PR Automation: เครื่องมือที่ดีที่สุดที่เหมาะกับคุณ

งานของเจ้าหน้าที่ประชาสัมพันธ์บางครั้งอาจค่อนข้างเหนื่อย การเขียนข่าวประชาสัมพันธ์และการสื่อสารทางสื่ออื่นๆ เพื่อส่งเสริมลูกค้าของคุณและหล่อเลี้ยงภาพลักษณ์ของพวกเขา การเตรียมและการนำเสนอ การจัดระเบียบและการเข้าร่วมกิจกรรม การวิเคราะห์ประเภทต่างๆ ให้กับลูกค้าของคุณ การใช้โซเชียลมีเดียอย่างมีประสิทธิภาพ หรือการค้นหาผู้มีอิทธิพลเพื่อโปรโมตแบรนด์บางแบรนด์ งานประชาสัมพันธ์สองสามงาน - ทั้งหมดใช้เวลาและความพยายามอย่างมาก

แต่เนื่องจากเราอยู่ในยุคของเทคโนโลยีและระบบอัตโนมัติ งานประชาสัมพันธ์เหล่านี้จำนวนมากจึงเป็นแบบอัตโนมัติได้ ยังไง? ผ่านกระบวนการที่เรียกว่า PR อัตโนมัติ พูดง่ายๆ ก็คือ ระบบ PR อัตโนมัติหมายถึงการใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัยในการทำให้งาน PR บางอย่างเป็นอัตโนมัติ เพื่อทำให้งานของผู้เชี่ยวชาญด้าน PR ง่ายขึ้น โดยไม่ (ในทางลบ) ส่งผลกระทบต่อความสัมพันธ์ที่พวกเขาได้ใช้ความพยายามและเวลาอย่างมากในการสร้างและพัฒนา

ดังนั้น ระบบ PR อัตโนมัติจะไม่ "ดึงจิตวิญญาณ" ออกจากงานของคุณแต่อย่างใด มันจะปรับปรุงโดยทำให้งานด้านเทคนิคค่อนข้างอัตโนมัติ ด้วยวิธีนี้ จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและมุ่งเน้นไปที่ส่วนอื่นๆ ที่ไม่ใช่งานอัตโนมัติของคุณ

เมื่อคำนึงถึงสิ่งนี้ เราจึงตัดสินใจเขียนรายการงานประชาสัมพันธ์บางรายการที่สามารถทำงานอัตโนมัติผ่านเครื่องมือออนไลน์ต่างๆ

#1 ตั้งเวลาโพสต์โซเชียลมีเดียด้วย Buffer, Postify หรือ Hootsuite

ในฐานะเจ้าหน้าที่ประชาสัมพันธ์ คุณทราบถึงความสำคัญของการนำโซเชียลมีเดียไปใช้ในกลยุทธ์การประชาสัมพันธ์และการตลาดดิจิทัลทั่วไปของลูกค้าของคุณ

ทุกวันนี้ผู้คนโต้ตอบกับลูกค้าของคุณเป็นส่วนใหญ่ผ่านช่องทางโซเชียลมีเดีย ด้วยเหตุนี้การส่งข้อความที่ชัดเจนไปยังผู้ชมบนโซเชียลมีเดียจึงเป็นเรื่องสำคัญและควรใช้อย่างชาญฉลาด

สร้างภาพลักษณ์ของแบรนด์ที่ทรงพลัง สร้างภาพลักษณ์ของแบรนด์ หรือดูแลจัดการเสียงของแบรนด์ ทั้งหมดนี้ในขณะที่ระมัดระวังไม่ให้เกิดการตอบโต้ใดๆ กับโพสต์ของคุณ สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือการโพสต์บางสิ่งที่ไม่ละเอียดอ่อน

แต่ในการเริ่มสร้างความสัมพันธ์กับผู้ชมของคุณผ่านโซเชียลมีเดีย คุณต้องเริ่มโพสต์ก่อน และเป็นการดีที่สุดที่จะโพสต์เป็นประจำ มิฉะนั้น แบรนด์จะแทบจะไม่เพิ่มจำนวนผู้ติดตามที่น่าพอใจซึ่งในระยะยาวสามารถเผยแพร่เสียงและภาพของพวกเขาได้ นี่คือจุดที่งาน PR อัตโนมัติงานแรกเข้ามาในการสนทนา กำหนดการและโพสต์บนโซเชียลมีเดีย

หากคุณเคยโพสต์บนโซเชียลมีเดียด้วยตนเอง ให้หยุดทำทันที เครื่องมือออนไลน์ต่างๆ จะทำเพื่อคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณจะประหยัดเวลาและมุ่งความสนใจไปที่งานอื่นๆ ที่คุณได้รับ และใช่ เรารู้ว่ามีพวกมันมากมาย

เครื่องมือต่างๆ เช่น Buffer, Postify หรือ Hootsuite ซึ่งทั้งหมดเสนอแผนฟรี ช่วยให้คุณสามารถกำหนดเวลาโพสต์บนโซเชียลมีเดีย แล้วโพสต์ให้คุณในเวลาที่แน่นอนที่คุณจดบันทึกไว้ ความหมาย เมื่อคุณใช้เวลาสักครู่ในการกำหนดเวลาโพสต์ของคุณ คุณสามารถทำงานอื่นๆ ได้โดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการโพสต์บนโซเชียลมีเดีย หากด้วยเหตุผลบางอย่างที่คุณไม่ต้องการใช้เครื่องมือจัดกำหนดการพิเศษใดๆ ช่องทางโซเชียลมีเดีย เช่น Facebook หรือ Twitter เสนอคุณสมบัตินี้ด้วยตนเอง และให้คุณกำหนดเวลาโพสต์ของคุณได้ฟรีอย่างง่ายดาย

#2 การเขียนอีเมลและข่าวประชาสัมพันธ์

อีกส่วนที่สำคัญในงานของคุณในฐานะเจ้าหน้าที่ประชาสัมพันธ์คือการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์และอีเมล ในการสร้างผลกระทบใดๆ พวกเขาต้องมีความน่าสนใจ ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ และส่งไปยังผู้ที่เหมาะสม ต่อไปนี้คือเครื่องมือบางส่วนที่จะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษร

ทำให้ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณสะดุดตาด้วย Prowly

Prowly นำเสนอคุณสมบัติต่างๆ ที่จะช่วยให้งานประชาสัมพันธ์ของคุณง่ายขึ้น โดยเฉพาะเมื่อต้องเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ มันสามารถช่วยคุณวิเคราะห์ว่าผู้คนตอบสนองต่อเนื้อหาของคุณอย่างไร ส่งเสริมความสัมพันธ์ทางสื่อในระยะยาว ค้นหาผู้ติดต่อสื่อที่เหมาะสมสำหรับเรื่องราวของคุณ (คุณสามารถเข้าถึงฐานข้อมูลที่มีผู้ติดต่อมากกว่า 1,000,000 คน) นำเสนอเรื่องราวของคุณ ปรับแต่งอีเมลของคุณ ซิงค์และจัดการผู้ติดต่อของคุณหรือเตรียมห้องข่าวที่ทันสมัย เหมาะสำหรับทุกความต้องการด้านการประชาสัมพันธ์ ตั้งแต่หน่วยงานประชาสัมพันธ์ไปจนถึงทีมประชาสัมพันธ์ภายในองค์กรและธุรกิจขนาดเล็ก

ผู้สร้างข่าวประชาสัมพันธ์ช่วยให้คุณสร้างข่าวประชาสัมพันธ์ที่สะดุดตาและเป็นอัตโนมัติและเขียนได้ง่าย มันสามารถลากชื่อผู้ติดต่อให้คุณโดยอัตโนมัติ ทำให้ส่วนทักทาย (“สวัสดี ชื่อ ”) ของข่าวประชาสัมพันธ์ง่ายยิ่งขึ้น นอกจากนี้ ด้วยเครื่องมือสร้างข่าวประชาสัมพันธ์แบบลากและวางที่ใช้งานง่ายของ Prowly คุณสามารถเพิ่มโพสต์บนโซเชียลมีเดีย รูปภาพ วิดีโอ หรือสื่ออื่นๆ ลงในข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ เพื่อทำให้เรื่องราวข่าวของคุณน่าสนใจยิ่งขึ้นสำหรับผู้อ่าน

เมื่อคุณได้เขียนข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณแล้ว คุณสามารถแบ่งปันกับเอกสารแนบทั้งหมดได้อย่างง่ายดายผ่านลิงก์ง่ายๆ เพียงลิงก์เดียว Prowly เสนอการทดลองใช้ฟรี 7 วัน ดังนั้นคุณสามารถทดลองใช้เองได้ทันทีหลังจากอ่านบล็อกนี้

#3 ค้นหาที่อยู่อีเมลอย่างรวดเร็วด้วย Findthat, Email Hunter และ Clearbit

แน่นอนว่าข้อความที่ทรงพลังและสะดุดตานั้นไม่มีความหมายอะไรหากคุณไม่รู้ว่าจะส่งไปให้ใคร การค้นหาที่อยู่อีเมลของบุคคลด้วยตนเองผ่านเว็บไซต์ของตนอาจเป็นกระบวนการที่ยาวนานและไร้ผลในบางครั้ง

โชคดีสำหรับคุณ นี่เป็นอีกหนึ่งงานประชาสัมพันธ์อัตโนมัติ รายชื่ออีเมลของคุณสามารถเขียนได้ในไม่กี่คลิก เครื่องมือเช่น Findthat, Email Hunter หรือ Clearbit ค้นหาและค้นพบที่อยู่อีเมลที่เปิดเผยต่อสาธารณะสำหรับคุณในไม่กี่วินาที

เครื่องมือทั้งสามมีแผนบริการฟรี คุณอาจต้องการตรวจสอบด้วยตัวเอง

เขียนข้อความที่ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ด้วย Grammarly

ก่อนที่คุณจะเริ่มส่งอีเมลและข่าวประชาสัมพันธ์ที่สะดุดตาไปยังที่อยู่อีเมลที่คุณพบผ่าน Findthat โปรแกรมค้นหาอีเมล หรือเครื่องมืออื่นๆ สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบว่าเขียนอย่างถูกต้อง ไวยากรณ์และการสะกดคำที่ไม่ดีในอีเมลของคุณจะถือว่าไม่เป็นมืออาชีพสำหรับใครก็ตามที่อ่านอีเมลเหล่านี้

ในส่วนนี้ พันธมิตรที่คุณควรเข้าร่วมคือ Grammarly เป็นผู้ช่วยเขียนออนไลน์ฟรีและตัวตรวจสอบไวยากรณ์อัตโนมัติ ซึ่งสามารถเพิ่มเป็นส่วนขยายของ Google Chrome ได้อย่างง่ายดาย ด้วยวิธีนี้ คุณก็จะคลิกทิ้งความประทับใจดีๆ ผ่านข้อความที่สมบูรณ์แบบตามหลักไวยากรณ์ได้เพียงคลิกเดียว

#4 ใช้ Mediatoolkit เพื่อติดตามการประชาสัมพันธ์

สำหรับมืออาชีพด้านการประชาสัมพันธ์ งานที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งคือการรู้ว่าสาธารณชนคิดอย่างไรกับลูกค้าของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าความคิดเห็นของพวกเขาไม่เป็นไปในเชิงบวก นี่คือที่ที่การตรวจสอบการประชาสัมพันธ์เข้ามาในการสนทนา

เครื่องมือตรวจสอบสื่อ เช่น Mediatoolkit ช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์สามารถป้องกันวิกฤต จัดการชื่อเสียงของแบรนด์ และรับทราบเกี่ยวกับสิ่งที่ลูกค้าพูดเกี่ยวกับลูกค้าทางออนไลน์อยู่เสมอ เมื่อใช้เครื่องมือตรวจสอบสื่อเพื่อติดตามการประชาสัมพันธ์ ผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์สามารถตรวจสอบการกล่าวถึงลูกค้าทางออนไลน์ผ่านเว็บเพื่อคาดการณ์ฟันเฟืองและตอบกลับอย่างรวดเร็วหากเกิดขึ้น

Mediatoolkit สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกที่ยอดเยี่ยมแก่ผู้เชี่ยวชาญด้าน PR ในด้านนี้ มันตรวจสอบการกล่าวถึงกว่า 100 ล้านแหล่ง 24/7 ในทุกภาษา ไม่ว่าคุณจะต้องการใช้บนแล็ปท็อปหรือผ่านแอพมือถือ หากคุณกำลังเดินทาง ฟีดที่ใช้งานง่ายของ Mediatoolkit จะให้ข้อมูลเชิงลึกแก่คุณเกี่ยวกับการกล่าวถึงออนไลน์ของคำหลักที่คุณติดตามในแบบเรียลไทม์ คุณสามารถเลื่อนดูพวกเขาและทำความเข้าใจว่าลูกค้าของคุณยืนอยู่ตรงไหนในสายตาของสาธารณชน ด้วยวิธีนี้ คุณจะรู้เสมอว่ามีอะไรที่คุณควรกังวลหรือไม่

เพื่อให้การติดตามการกล่าวถึงของคุณง่ายขึ้น ฟีเจอร์ Alerts ของ Mediatoolkit จะให้การแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์แก่คุณ คุณจะได้รับการแจ้งเตือนเหล่านี้ทุกครั้งที่มีการกล่าวถึงคำสำคัญที่ติดตามของคุณใหม่ปรากฏขึ้น คุณสามารถรับได้ทางอีเมล์ Slack หรือแอพมือถือของคุณ Mediatoolkit เสนอให้ทดลองใช้งานฟรี คุณจึงลองใช้เครื่องมือตรวจสอบสื่อด้วยตนเองเพื่อดูว่าเหมาะกับความต้องการของคุณหรือไม่

#5 สร้างรายชื่อผู้มีอิทธิพล

นอกจากการจัดการชื่อเสียงและการป้องกันวิกฤตแล้ว ผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์สามารถใช้การติดตามการประชาสัมพันธ์เพื่อทำให้งานอื่นเป็นไปโดยอัตโนมัติ นั่นคือการสร้างรายชื่อผู้มีอิทธิพล

ผู้มีอิทธิพลคือบุคคลที่สามารถมีอิทธิพลต่อผู้ใช้ที่มีศักยภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการโดยการส่งเสริมสินค้าหรือแบรนด์บนโซเชียลมีเดีย พวกเขาได้กลายเป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับแบรนด์ต่างๆ และแน่นอนว่าเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์

แต่แทนที่จะมองหาผู้มีอิทธิพลด้วยตนเอง เครื่องมือตรวจสอบสื่อ เช่น Mediatoolkit จะค้นหาพวกเขาให้คุณ พวกเขายังจะสร้างรายชื่อผู้มีอิทธิพลที่พูดคุยเกี่ยวกับข้อความค้นหาที่คุณติดตามมากที่สุด ตัวอย่างเช่น เมื่อติดตามคำหลักใน Mediatoolkit เครื่องมือจะให้รายชื่อผู้มีอิทธิพลสูงสุดตามจำนวนการกล่าวถึง ผู้มีอิทธิพลสูงสุดตามแหล่งที่มา และผู้มีอิทธิพลสูงสุดตามการเข้าถึง

ด้วยวิธีนี้ คุณจะรู้ว่าใครพูดถึงคีย์เวิร์ดที่คุณติดตามมากที่สุด ในช่องใดและเข้าถึงได้มากเพียงใด คุณจึงเลือกผู้มีอิทธิพลที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณได้ดีที่สุด

บทสรุป

เป็นที่ทราบกันดีอยู่แล้วว่างานของเจ้าหน้าที่ประชาสัมพันธ์ต้องใช้เวลาและความพยายามอย่างมาก น่าเสียดายที่บางครั้งเวลาอันมีค่านั้นถูกใช้ไปกับงานจำนวนมากที่ค่อนข้างซับซ้อนและน่าเบื่อ โชคดีที่เราอยู่ในยุคของการทำงานอัตโนมัติ

ด้วยเหตุผลบางประการในการประชาสัมพันธ์ระบบอัตโนมัติกำลังเป็นที่นิยมมากขึ้นเรื่อยๆ ผู้ปฏิบัติงานประชาสัมพันธ์จำนวนมากเริ่มตระหนักว่าการใช้เครื่องมืออัจฉริยะช่วยทำงานที่น่าเบื่อให้กับพวกเขา พวกเขาสามารถประหยัดเวลา มุ่งเน้นไปที่ส่วนสำคัญอื่น ๆ ของงาน และกลายเป็นหนึ่ง- กองทัพมนุษย์

ดังนั้น หากคุณยังคงครุ่นคิดว่าจะทำงาน PR บางอย่างให้เป็นอัตโนมัติหรือไม่ สิ่งที่เราพูดก็คือ – ลงมือทำ เริ่มต้นด้วยการใช้เครื่องมือที่เราพูดถึงและปล่อยให้พวกเขากลายเป็นพันธมิตรทางธุรกิจอันดับหนึ่งในกองทัพคนใหม่ของคุณ