Automazione delle PR: i migliori strumenti che fanno il lavoro per te

Il lavoro di una persona PR a volte può essere alquanto estenuante. Scrivere comunicati stampa e altre comunicazioni sui media per promuovere i tuoi clienti e nutrire la loro immagine pubblica, preparare e tenere presentazioni, organizzare e partecipare a eventi, eseguire vari tipi di analisi per i tuoi clienti, utilizzare i social media in modo efficace o trovare influencer per promuovere determinati marchi - per nominare alcune attività di PR: tutte richiedono molto tempo e fatica.

Ma, poiché viviamo nell'era della tecnologia e dell'automazione, molte di queste attività di PR possono essere automatizzate. Come? Attraverso un processo chiamato PR automation. In poche parole, l'automazione delle PR significa utilizzare le moderne tecnologie per automatizzare alcune attività di PR per rendere più facile il lavoro dei professionisti delle PR, senza influenzare (negativamente) le relazioni che hanno speso così tanto tempo e tempo per costruire e sviluppare.

Quindi, l'automazione delle PR non "prenderà l'anima" dal tuo lavoro in alcun modo. Lo migliorerà solo automatizzando alcune attività piuttosto tecniche. In questo modo, può aiutarti a risparmiare tempo e concentrarti su altri segmenti non automatizzabili del tuo lavoro.

Tenendo presente questo, abbiamo deciso di comporre un elenco di alcune attività di PR che possono essere automatizzate tramite vari strumenti online.

#1 Pianifica i post sui social media con Buffer, Postify o Hootsuite

Come persona PR, conosci l'importanza di implementare i social media nella strategia generale di PR e marketing digitale del tuo cliente.

Al giorno d'oggi le persone interagiscono con i tuoi clienti principalmente attraverso i canali dei social media. Ecco perché è importante trasmettere un messaggio chiaro al pubblico sui social media e usarlo con saggezza.

Crea un'immagine del marchio potente, crea la presenza del marchio o cura la voce del marchio, il tutto facendo attenzione a non causare contraccolpi con i tuoi post. L'ultima cosa che vorresti è pubblicare qualcosa di insensibile.

Ma, anche per iniziare a costruire una relazione con il tuo pubblico attraverso i social media, devi prima iniziare a postare. Ed è meglio pubblicare regolarmente. In caso contrario, difficilmente il brand svilupperà una quantità favorevole di follower attraverso i quali potrebbe, a lungo andare, diffondere la propria voce e immagine. È qui che entra in gioco la prima attività di PR automatizzabile. Pianificazione e pubblicazione sui social media.

Se hai pubblicato manualmente sui social media, smetti di farlo adesso. Vari strumenti online lo faranno per te. In questo modo risparmierai tempo e ti concentrerai su altri compiti che hai nel piatto. E sì, lo sappiamo, ce ne sono molti.

Strumenti come Buffer, Postify o Hootsuite, che offrono tutti piani gratuiti, ti consentono di pianificare i tuoi post sui social media e quindi pubblicarli per te nel momento preciso in cui hai annotato. Ciò significa che una volta che hai impiegato alcuni minuti per pianificare i tuoi post, puoi continuare con altre attività senza preoccuparti di pubblicare sui social media. Se per qualche motivo non ti va di utilizzare strumenti di pianificazione speciali, alcuni canali di social media, come Facebook o Twitter, offrono la funzione stessa e ti consentono di pianificare facilmente i tuoi post gratuitamente.

#2 Scrivere e-mail e comunicati stampa

Un'altra parte cruciale del tuo lavoro come persona PR è scrivere comunicati stampa ed e-mail. Per avere un impatto, devono essere interessanti, grammaticalmente corretti e inviati alle persone giuste. Ecco alcuni strumenti che ti aiuteranno a ottenere il meglio dalle tue dichiarazioni scritte.

Rendi accattivanti i tuoi comunicati stampa con Prowly

Prowly offre varie funzionalità che faciliteranno il tuo lavoro di PR. Soprattutto quando si tratta di scrivere comunicati stampa. Può aiutarti ad analizzare come le persone reagiscono ai tuoi contenuti, favorire relazioni con i media a lungo termine, trovare i contatti mediatici giusti per la tua storia (puoi accedere a un database di oltre 1.000.000 di contatti), presentare la tua storia, personalizzare le tue e-mail , sincronizza e gestisci i tuoi contatti o prepara una redazione aggiornata. È adatto a qualsiasi esigenza di PR, dalle agenzie di PR ai team di PR interni e alle piccole imprese.

Il suo creatore di comunicati stampa ti consente di rendere i tuoi comunicati stampa accattivanti, automatizzabili e facili da scrivere. Può trascinare automaticamente i nomi dei contatti per te, rendendo ancora più semplice la parte di saluto ("Ciao, nome ") del comunicato stampa. Inoltre, con l'intuitivo creatore di comunicati stampa drag and drop di Prowly, puoi aggiungere post sui social media, foto, video o altri media al tuo comunicato stampa per rendere la tua notizia ancora più interessante per il lettore.

Una volta che hai scritto il tuo comunicato stampa, puoi facilmente condividerlo con tutti i suoi allegati tramite un semplice link. Prowly offre una prova gratuita di 7 giorni, quindi puoi provarla tu stesso subito dopo aver letto questo blog.

#3 Trova rapidamente indirizzi e-mail con Findthat, Email Hunter e Clearbit

Un testo potente e accattivante, ovviamente, non significa nulla se non sai a chi inviarlo. La ricerca manuale degli indirizzi e-mail delle persone attraverso i loro siti Web può essere un processo lungo e talvolta infruttuoso.

Fortunatamente per te, questa è un'altra attività di PR automatizzabile. La tua lista di email può essere composta in pochi click. Strumenti come Findthat, Email Hunter o Clearbit cercano e scoprono gli indirizzi e-mail pubblicamente disponibili per te in pochi secondi.

Tutti e tre gli strumenti hanno piani gratuiti disponibili. Potresti volerli controllare tu stesso.

Scrivi testi grammaticalmente corretti con Grammarly

Prima di iniziare a inviare le tue e-mail accattivanti e comunicati stampa agli indirizzi e-mail che hai trovato tramite Findthat, Email hunter o altri strumenti, è fondamentale verificare che siano scritti correttamente. La cattiva grammatica e l'ortografia nelle tue e-mail risulteranno poco professionali a chiunque le legga.

In questo segmento, il tuo alleato di riferimento è Grammarly. È un assistente di scrittura online gratuito e un correttore grammaticale automatizzato, che può anche essere facilmente aggiunto come estensione di Google Chrome. In questo modo, sei a un clic dal lasciare una buona impressione attraverso un testo grammaticalmente perfetto.

#4 Usa Mediatoolkit per il monitoraggio delle pubbliche relazioni

Per i professionisti delle PR, uno dei compiti più importanti è sapere cosa pensa il pubblico dei tuoi clienti. Soprattutto se la loro opinione non è così positiva. È qui che entra in gioco il monitoraggio delle pubbliche relazioni.

Gli strumenti di monitoraggio dei media come Mediatoolkit consentono ai professionisti delle PR di prevenire le crisi, gestire la reputazione del proprio marchio ed essere sempre al corrente di ciò che viene detto sui propri clienti online. Quando si utilizzano strumenti di monitoraggio dei media per il monitoraggio delle pubbliche relazioni, i professionisti delle pubbliche relazioni possono monitorare le menzioni online dei loro clienti sul Web per anticipare eventuali contraccolpi e rispondere rapidamente se si verifica.

Mediatoolkit può fornire agli esperti di pubbliche relazioni approfondite in quest'area. Monitora le menzioni per oltre 100 milioni di fonti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, in qualsiasi lingua. Sia che tu voglia usarlo sul tuo laptop o tramite l'app mobile se sei in movimento, il feed intuitivo di Mediatoolkit ti fornirà informazioni dettagliate su tutte le menzioni online delle tue parole chiave monitorate in tempo reale. Puoi scorrerli e capire dove si trovano i tuoi clienti agli occhi del pubblico. In questo modo saprai sempre se c'è qualcosa di cui dovresti preoccuparti.

Per tenere il passo con le tue menzioni più facilmente, la funzione Avvisi di Mediatoolkit ti fornisce notifiche in tempo reale. Ricevi queste notifiche ogni volta che viene visualizzata una nuova menzione della tua parola chiave monitorata. Puoi riceverli sulla tua e-mail, Slack o sull'app mobile. Mediatoolkit offre una prova gratuita, quindi puoi provare tu stesso questo strumento di monitoraggio dei media per vedere se soddisfa le tue esigenze.

# 5 Crea un elenco di influencer

Oltre alla gestione della reputazione e alla prevenzione delle crisi, i professionisti delle PR possono utilizzare il monitoraggio delle pubbliche relazioni per automatizzare ancora un'altra attività: creare un elenco di influencer.

Gli influencer sono persone che possono influenzare i potenziali utenti di un prodotto o servizio promuovendo gli articoli o il marchio sui social media. Sono diventati molto importanti per molti marchi e per i professionisti delle pubbliche relazioni, ovviamente.

Ma, invece di cercare gli influencer manualmente, strumenti di monitoraggio dei media come Mediatoolkit li troveranno per te. Creeranno anche un elenco di influencer che hanno parlato di più della tua query monitorata. Ad esempio, durante il monitoraggio delle parole chiave in Mediatoolkit, lo strumento ti fornirà un elenco dei principali influencer in base al numero di menzioni, ai migliori influencer per fonte e ai migliori influencer per copertura.

In questo modo, sai chi ha parlato di più della tua parola chiave monitorata, su quale canale e quanto era grande la sua portata, così puoi scegliere l'influencer più adatto alle tue esigenze.

Conclusione

È risaputo che il lavoro di una persona PR richiede molto tempo e fatica. Sfortunatamente, a volte quel tempo prezioso viene speso in compiti numerosi, piuttosto tecnici e noiosi. Fortunatamente, viviamo nell'era dell'automazione.

L'automazione delle PR sta diventando sempre più popolare tra le persone di PR, per una ragione. Molti professionisti delle PR stanno iniziando a rendersi conto che, utilizzando il supporto di strumenti intelligenti che svolgeranno quei compiti noiosi per loro, hanno la capacità di risparmiare tempo, concentrarsi su altri segmenti importanti del loro lavoro e fondamentalmente diventare un esercito maschile.

Quindi, se stai ancora valutando se automatizzare o meno determinate attività di PR, tutto ciò che dobbiamo dire è: fallo. Inizia usando gli strumenti che abbiamo menzionato e lascia che diventino l'alleato commerciale numero uno nel tuo nuovo esercito di un solo uomo.