Otomasi PR: Alat Terbaik Yang Bekerja Untuk Anda

Pekerjaan seorang PR terkadang bisa sangat melelahkan. Menulis siaran pers dan komunikasi media lainnya untuk mempromosikan klien Anda dan memelihara citra publik mereka, menyiapkan dan mengadakan presentasi, mengatur dan menghadiri acara, melakukan berbagai macam analisis untuk klien Anda, menggunakan media sosial secara efektif atau menemukan influencer untuk mempromosikan merek tertentu – sebut saja beberapa tugas PR – semuanya membutuhkan banyak waktu dan usaha.

Namun, karena kita hidup di era teknologi dan otomatisasi, banyak tugas PR ini dapat diotomatisasi. Bagaimana? Melalui proses yang disebut otomatisasi PR. Sederhananya, otomatisasi PR berarti menggunakan teknologi modern untuk mengotomatisasi tugas PR tertentu untuk membuat pekerjaan profesional PR lebih mudah, tanpa (secara negatif) mempengaruhi hubungan yang telah mereka habiskan begitu banyak usaha dan waktu untuk membangun dan mengembangkan.

Jadi, otomatisasi PR tidak akan "mengambil jiwa" dari pekerjaan Anda dengan cara apa pun. Ini hanya akan meningkatkannya dengan mengotomatiskan beberapa tugas yang agak teknis. Dengan begitu, ini dapat membantu Anda menghemat waktu dan fokus pada segmen lain dari pekerjaan Anda yang tidak otomatis.

Dengan mengingat hal ini, kami memutuskan untuk membuat daftar beberapa tugas PR yang dapat diotomatisasi melalui berbagai alat online.

#1 Jadwalkan posting media sosial dengan Buffer, Postify atau Hootsuite

Sebagai orang PR, Anda tahu pentingnya menerapkan media sosial ke dalam PR umum dan strategi pemasaran digital klien Anda.

Saat ini orang berinteraksi dengan klien Anda sebagian besar melalui saluran media sosial. Itulah mengapa penting untuk memberikan pesan yang jelas kepada audiens di media sosial dan menggunakannya dengan bijak.

Buat citra merek yang kuat, bangun kehadiran merek, atau kurasi suara merek, sambil berhati-hati agar tidak menimbulkan reaksi apa pun dengan pos Anda. Hal terakhir yang Anda inginkan adalah memposting sesuatu yang tidak sensitif.

Namun, bahkan untuk mulai membangun hubungan dengan audiens Anda melalui media sosial, Anda harus mulai memposting terlebih dahulu. Dan yang terbaik adalah memposting secara teratur. Jika tidak, merek tidak akan menumbuhkan jumlah pengikut yang menguntungkan yang dalam jangka panjang dapat menyebarkan suara dan citra mereka. Di sinilah tugas PR otomatis pertama masuk ke dalam percakapan. Penjadwalan dan posting di media sosial.

Jika selama ini Anda memposting di media sosial secara manual, hentikan sekarang juga. Berbagai alat online akan melakukannya untuk Anda. Dengan begitu, Anda akan menghemat waktu dan fokus pada tugas lain yang ada di piring Anda. Dan ya, kita tahu, ada banyak dari mereka.

Alat-alat seperti Buffer, Postify, atau Hootsuite, yang semuanya menawarkan paket gratis, memungkinkan Anda menjadwalkan posting Anda di media sosial dan kemudian mempostingnya untuk Anda tepat pada waktu yang Anda catat. Artinya, setelah Anda meluangkan beberapa menit untuk menjadwalkan posting Anda, Anda dapat melanjutkan tugas-tugas lain tanpa khawatir tentang posting di media sosial. Jika karena alasan tertentu Anda tidak suka menggunakan alat penjadwalan khusus, beberapa saluran media sosial, seperti Facebook atau Twitter, menawarkan fitur itu sendiri dan memungkinkan Anda menjadwalkan posting Anda dengan mudah secara gratis.

#2 Menulis email dan siaran pers

Bagian penting lainnya dari pekerjaan Anda sebagai orang PR adalah menulis siaran pers dan email. Untuk memiliki dampak apa pun, mereka harus menarik, secara tata bahasa benar, dan dikirim ke orang yang tepat. Berikut adalah beberapa alat yang akan membantu Anda mendapatkan yang terbaik dari pernyataan tertulis Anda.

Buat siaran pers Anda menarik dengan Prowly

Prowly menawarkan berbagai fitur yang akan memudahkan pekerjaan PR Anda. Terutama dalam hal menulis siaran pers. Ini dapat membantu Anda menganalisis bagaimana orang bereaksi terhadap konten Anda, membina hubungan media jangka panjang, menemukan kontak media yang tepat untuk cerita Anda (Anda dapat mengakses database lebih dari 1 000 000 kontak), mempromosikan cerita Anda, mempersonalisasi email Anda , sinkronkan, dan kelola kontak Anda atau siapkan ruang redaksi terkini. Sangat cocok untuk semua kebutuhan PR, mulai dari agensi PR hingga tim PR internal dan bisnis kecil.

Pembuat siaran persnya memungkinkan Anda membuat siaran pers Anda menarik dan dapat diotomatisasi, dan mudah untuk ditulis. Ini dapat secara otomatis menyeret nama kontak untuk Anda, membuat bagian ucapan ("Hai, nama depan ") dari siaran pers menjadi lebih mudah. Selain itu, dengan pembuat siaran pers seret dan lepas yang intuitif dari Prowly, Anda dapat menambahkan posting media sosial, foto, video, atau media lain ke siaran pers Anda untuk membuat berita Anda lebih menarik bagi pembaca.

Setelah Anda menulis siaran pers, Anda dapat dengan mudah membagikannya dengan semua lampirannya melalui satu tautan sederhana. Prowly menawarkan uji coba 7 hari gratis, sehingga Anda dapat mencobanya sendiri setelah membaca blog ini.

#3 Temukan alamat email dengan cepat dengan Findthat, Email Hunter, dan Clearbit

Teks yang kuat dan menarik, tentu saja, tidak berarti apa-apa jika Anda tidak tahu harus mengirimnya ke siapa. Mencari alamat email orang secara manual melalui situs web mereka bisa menjadi proses yang panjang dan terkadang tidak membuahkan hasil.

Beruntung bagi Anda, ini adalah tugas PR otomatis lainnya. Daftar email Anda dapat disusun dalam beberapa klik. Alat seperti Findthat, Email Hunter, atau Clearbit mencari dan menemukan alamat email yang tersedia untuk umum untuk Anda dalam beberapa detik.

Ketiga alat ini memiliki paket gratis yang tersedia. Anda mungkin ingin memeriksanya sendiri.

Tulis teks yang benar secara tata bahasa dengan Grammarly

Sebelum Anda mulai mengirimkan e-mail dan siaran pers yang menarik ke alamat e-mail yang Anda temukan melalui Findthat, Email hunter, atau alat lain, sangat penting untuk memastikan bahwa mereka ditulis dengan benar. Tata bahasa dan ejaan yang buruk dalam email Anda akan dianggap tidak profesional bagi siapa pun yang membacanya.

Di segmen ini, sekutu utama Anda adalah Grammarly. Ini adalah asisten penulisan online gratis dan pemeriksa tata bahasa otomatis, yang juga dapat dengan mudah ditambahkan sebagai ekstensi Google Chrome. Dengan begitu, Anda hanya perlu satu klik untuk meninggalkan kesan yang baik melalui teks yang secara tata bahasa sempurna.

#4 Gunakan Mediatoolkit untuk pemantauan hubungan masyarakat

Untuk profesional PR, salah satu tugas terpenting adalah mengetahui apa yang dipikirkan publik tentang klien Anda. Apalagi jika pendapat mereka tidak begitu positif. Di sinilah pemantauan hubungan masyarakat masuk ke dalam percakapan.

Alat pemantauan media seperti Mediatoolkit memungkinkan profesional PR untuk mencegah krisis, mengelola reputasi merek mereka, dan selalu mengetahui apa yang dikatakan tentang klien mereka secara online. Saat menggunakan alat pemantauan media untuk pemantauan hubungan masyarakat, profesional PR dapat memantau penyebutan online klien mereka di seluruh web untuk mengantisipasi reaksi balik dan meresponsnya dengan cepat jika itu terjadi.

Mediatoolkit dapat memberi pakar PR dengan wawasan yang luar biasa di bidang ini. Ini memantau sebutan untuk 100+ juta sumber 24/7, dalam bahasa apa pun. Baik Anda ingin menggunakannya di laptop, atau melalui aplikasi seluler jika Anda sedang bepergian, umpan ramah pengguna Mediatoolkit akan memberi Anda wawasan tentang semua penyebutan online dari kata kunci terlacak Anda secara real-time. Anda dapat menelusurinya dan memahami di mana posisi klien Anda di mata publik. Dengan begitu, Anda akan selalu tahu jika ada sesuatu yang perlu Anda khawatirkan.

Agar lebih mudah mengikuti sebutan Anda, fitur Peringatan Mediatoolkit memberi Anda pemberitahuan waktu nyata. Anda menerima pemberitahuan ini setiap kali penyebutan baru kata kunci terlacak Anda muncul. Anda dapat menerimanya di email, Slack, atau aplikasi seluler Anda. Mediatoolkit menawarkan uji coba gratis, sehingga Anda dapat mencoba alat pemantauan media ini sendiri untuk melihat apakah itu sesuai dengan kebutuhan Anda.

#5 Buat daftar influencer

Selain manajemen reputasi dan pencegahan krisis, profesional PR dapat menggunakan pemantauan hubungan masyarakat untuk mengotomatisasi tugas lain – membuat daftar pemberi pengaruh.

Influencer adalah orang-orang yang dapat mempengaruhi calon pengguna suatu produk atau layanan dengan mempromosikan item atau merek di media sosial. Mereka telah menjadi sangat penting bagi banyak merek, dan profesional PR, tentu saja.

Namun, alih-alih mencari influencer secara manual, alat pemantauan media seperti Mediatoolkit akan menemukannya untuk Anda. Mereka bahkan akan membuat daftar influencer yang paling banyak berbicara tentang kueri terlacak Anda. Misalnya, saat melacak kata kunci di Mediatoolkit, alat ini akan memberi Anda daftar pemberi pengaruh teratas menurut jumlah sebutan, pemberi pengaruh teratas menurut sumber, dan pemberi pengaruh teratas menurut jangkauan.

Dengan begitu, Anda tahu siapa yang paling banyak membicarakan kata kunci terlacak Anda, di saluran mana dan seberapa besar jangkauannya, sehingga Anda dapat memilih influencer yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Kesimpulan

Ini adalah fakta yang diketahui bahwa pekerjaan orang PR membutuhkan banyak waktu dan usaha. Sayangnya, terkadang waktu berharga itu dihabiskan untuk banyak tugas yang agak teknis dan membosankan. Untungnya, kita hidup di zaman otomatisasi.

Otomatisasi PR menjadi semakin populer di kalangan orang-orang PR, karena suatu alasan. Banyak praktisi PR mulai menyadari bahwa, dengan menggunakan dukungan alat pintar yang akan melakukan tugas-tugas membosankan untuk mereka, mereka memiliki kemampuan untuk menghemat waktu mereka, fokus pada segmen penting lainnya dari pekerjaan mereka dan pada dasarnya menjadi satu- tentara pria.

Jadi, jika Anda masih mempertimbangkan apakah akan mengotomatisasi tugas PR tertentu atau tidak, yang harus kami katakan adalah – lakukanlah. Mulailah dengan menggunakan alat yang telah kami sebutkan dan biarkan mereka menjadi sekutu bisnis nomor satu di pasukan satu orang baru Anda.