أتمتة العلاقات العامة: أفضل الأدوات التي تقوم بالعمل نيابة عنك

يمكن أن تكون وظيفة شخص العلاقات العامة مرهقة إلى حد ما في بعض الأحيان. كتابة البيانات الصحفية والاتصالات الإعلامية الأخرى للترويج لعملائك وتغذية صورتهم العامة ، وإعداد العروض التقديمية وإقامتها ، وتنظيم الأحداث وحضورها ، وإجراء أنواع مختلفة من التحليلات لعملائك ، واستخدام وسائل التواصل الاجتماعي بشكل فعال أو إيجاد المؤثرين للترويج لعلامات تجارية معينة - على سبيل المثال لا الحصر بعض مهام العلاقات العامة - كلها تستغرق الكثير من الوقت والجهد.

ولكن نظرًا لأننا نعيش في عصر التكنولوجيا والأتمتة ، يمكن أتمتة الكثير من مهام العلاقات العامة هذه. كيف؟ من خلال عملية تسمى أتمتة العلاقات العامة. ببساطة ، تعني أتمتة العلاقات العامة استخدام التقنيات الحديثة لأتمتة بعض مهام العلاقات العامة لجعل عمل محترفي العلاقات العامة أسهل ، دون التأثير (سلبًا) على العلاقات التي بذلوا فيها الكثير من الجهد والوقت في البناء والتطوير.

لذا ، فإن أتمتة العلاقات العامة لن "تخرج الروح" من وظيفتك بأي شكل من الأشكال. سيعززها فقط عن طريق أتمتة بعض المهام الفنية إلى حد ما. بهذه الطريقة ، يمكن أن تساعدك في توفير الوقت والتركيز على قطاعات أخرى غير قابلة للأتمتة من وظيفتك.

مع وضع ذلك في الاعتبار ، قررنا إنشاء قائمة ببعض مهام العلاقات العامة التي يمكن أتمتتها من خلال أدوات متنوعة عبر الإنترنت.

# 1 جدولة منشورات الوسائط الاجتماعية باستخدام Buffer أو Postify أو Hootsuite

بصفتك شخصًا في العلاقات العامة ، فأنت تعلم أهمية تطبيق وسائل التواصل الاجتماعي في العلاقات العامة واستراتيجية التسويق الرقمي لعميلك.

في الوقت الحاضر يتفاعل الأشخاص مع عملائك في الغالب من خلال قنوات التواصل الاجتماعي. لهذا السبب من المهم إعطاء رسالة واضحة للجمهور على وسائل التواصل الاجتماعي واستخدامها بحكمة.

أنشئ صورة قوية للعلامة التجارية ، أو أنشئ تواجدًا للعلامة التجارية ، أو قم برعاية صوت العلامة التجارية ، كل ذلك مع الحرص على عدم التسبب في أي رد فعل عنيف على مشاركاتك. آخر شيء تريده هو نشر شيء غير حساس.

ولكن حتى تبدأ في بناء علاقة مع جمهورك من خلال وسائل التواصل الاجتماعي ، عليك أن تبدأ بالنشر أولاً. ومن الأفضل أن تنشر بانتظام. وبخلاف ذلك ، فإن العلامة التجارية بالكاد ستنمي عددًا مناسبًا من المتابعين والتي يمكن من خلالها ، على المدى الطويل ، نشر صوتهم وصورتهم. هذا هو المكان الذي تأتي فيه أول مهمة علاقات عامة قابلة للأتمتة في المحادثة. الجدولة والنشر على وسائل التواصل الاجتماعي.

إذا كنت تنشر على وسائل التواصل الاجتماعي يدويًا ، فتوقف عن القيام بذلك الآن. أدوات متنوعة عبر الإنترنت ستفعل ذلك من أجلك. بهذه الطريقة ، ستوفر وقتك وتركز على المهام الأخرى التي لديك في صحنك. ونعم ، نعلم أن هناك الكثير منهم.

تتيح لك أدوات مثل Buffer أو Postify أو Hootsuite ، التي تقدم جميعها خططًا مجانية ، جدولة منشوراتك على وسائل التواصل الاجتماعي ثم نشرها لك في الوقت المحدد الذي سجلته. بمعنى ، بمجرد أن تستغرق بضع دقائق لجدولة منشوراتك ، يمكنك متابعة المهام الأخرى دون القلق بشأن النشر على وسائل التواصل الاجتماعي. إذا كنت لا ترغب في استخدام أي أدوات جدولة خاصة لسبب ما ، فإن بعض قنوات الوسائط الاجتماعية ، مثل Facebook أو Twitter ، تقدم الميزة نفسها وتتيح لك بسهولة جدولة منشوراتك مجانًا.

# 2 كتابة رسائل البريد الإلكتروني والبيانات الصحفية

جزء مهم آخر من وظيفتك كشخص علاقات عامة هو كتابة البيانات الصحفية ورسائل البريد الإلكتروني. لكي يكون لها أي تأثير ، يجب أن تكون مثيرة للاهتمام ، وصحيحة نحويًا ، وأن يتم إرسالها إلى الأشخاص المناسبين. فيما يلي بعض الأدوات التي ستساعدك في الحصول على أفضل النتائج من بياناتك المكتوبة.

اجعل نشراتك الصحفية ملفتة للنظر مع براولي

تقدم Prowly العديد من الميزات التي من شأنها أن تسهل عملك في العلاقات العامة. خاصة عندما يتعلق الأمر بكتابة البيانات الصحفية. يمكن أن يساعدك في تحليل كيفية تفاعل الأشخاص مع المحتوى الخاص بك ، وتعزيز العلاقات الإعلامية طويلة المدى ، والعثور على جهات الاتصال الإعلامية المناسبة لقصتك (يمكنك الوصول إلى قاعدة بيانات تضم أكثر من 1000000 جهة اتصال) ، وترويج قصتك ، وتخصيص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ومزامنة وإدارة جهات الاتصال الخاصة بك أو إعداد غرفة أخبار محدثة. إنها مناسبة لأي احتياج للعلاقات العامة ، من وكالات العلاقات العامة إلى فرق العلاقات العامة الداخلية والشركات الصغيرة.

يمكّنك منشئ البيانات الصحفية من جعل بياناتك الصحفية لافتة للنظر وقابلة للتشغيل الآلي ، وسهلة الكتابة. يمكنه تلقائيًا سحب أسماء جهات الاتصال نيابة عنك ، مما يجعل جزء التحية ("مرحبًا ، الاسم الأول") من البيان الصحفي أسهل. علاوة على ذلك ، مع منشئ البيانات الصحفية بالسحب والإفلات البديهي من Prowly ، يمكنك إضافة منشورات وسائل التواصل الاجتماعي أو الصور أو مقاطع الفيديو أو الوسائط الأخرى إلى بيانك الصحفي لجعل قصتك الإخبارية أكثر إثارة للاهتمام للقارئ.

بمجرد كتابة البيان الصحفي الخاص بك ، يمكنك بسهولة مشاركته مع جميع مرفقاته من خلال رابط واحد بسيط. تقدم Prowly نسخة تجريبية مجانية لمدة 7 أيام ، لذا يمكنك تجربتها بنفسك بعد قراءة هذه المدونة مباشرة.

# 3 اعثر على عناوين البريد الإلكتروني بسرعة باستخدام Findthat و Email Hunter و Clearbit

لا يعني النص القوي والملفت للنظر ، بالطبع ، شيئًا إذا كنت لا تعرف إلى من ترسله. يمكن أن يكون البحث يدويًا عن عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص من خلال مواقع الويب الخاصة بهم عملية طويلة وغير مثمرة في بعض الأحيان.

لحسن الحظ بالنسبة لك ، هذه مهمة علاقات عامة أخرى قابلة للأتمتة. يمكن تكوين قائمة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ببضع نقرات. أدوات مثل Findthat أو Email Hunter أو Clearbit تقوم بالبحث عن عناوين البريد الإلكتروني المتاحة للجميع واكتشافها في بضع ثوانٍ.

جميع الأدوات الثلاثة لديها خطط مجانية متاحة. قد ترغب في التحقق منها بنفسك.

اكتب نصوصًا صحيحة نحويًا باستخدام Grammarly

قبل أن تبدأ في إرسال رسائل البريد الإلكتروني والنشرات الصحفية اللافتة للنظر إلى عناوين البريد الإلكتروني التي عثرت عليها عبر Findthat أو Email Hunter أو أدوات أخرى ، من الضروري التحقق من كتابتها بشكل صحيح. إن القواعد النحوية والإملائية السيئة في رسائل البريد الإلكتروني ستظهر على أنها غير مهنية لأي شخص يقرأها.

في هذا المقطع ، حليفك المفضل هو Grammarly. إنه مساعد كتابة مجاني عبر الإنترنت ومدقق نحوي آلي ، ويمكن أيضًا إضافته بسهولة كملحق في Google Chrome. بهذه الطريقة ، أنت على بعد نقرة واحدة من ترك انطباع جيد من خلال نص مثالي نحويًا.

# 4 استخدم Mediatoolkit لمراقبة العلاقات العامة

بالنسبة لمحترفي العلاقات العامة ، تتمثل إحدى أهم المهام في معرفة رأي الجمهور في عملائك. خاصة إذا لم يكن رأيهم إيجابيًا. هذا هو المكان الذي تدخل فيه مراقبة العلاقات العامة في المحادثة.

تسمح أدوات مراقبة الوسائط مثل Mediatoolkit لمتخصصي العلاقات العامة بمنع الأزمات وإدارة سمعة علامتهم التجارية والاطلاع دائمًا على ما يقال عن عملائهم عبر الإنترنت. عند استخدام أدوات مراقبة الوسائط لمراقبة العلاقات العامة ، يمكن لمحترفي العلاقات العامة مراقبة إشارات عملائهم عبر الإنترنت عبر الويب لتوقع أي رد فعل عنيف والاستجابة لها بسرعة إذا حدث ذلك.

ميدياتولكيت يمكن أن تزود خبراء العلاقات العامة برؤية ثاقبة في هذا المجال. تراقب الإشارات لأكثر من 100 مليون مصدر على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، بأي لغة. سواء كنت ترغب في استخدامه على الكمبيوتر المحمول الخاص بك ، أو عبر تطبيق الهاتف المحمول إذا كنت تتنقل ، فإن موجز Mediatoolkit سهل الاستخدام يمنحك نظرة ثاقبة على جميع الإشارات عبر الإنترنت للكلمات الرئيسية المتعقبة في الوقت الفعلي. يمكنك التمرير عبرها وفهم المكان الذي يقف فيه عملاؤك في أعين الجمهور. بهذه الطريقة ، ستعرف دائمًا ما إذا كان هناك أي شيء يجب أن تقلق بشأنه.

لتسهيل مواكبة الإشارات الخاصة بك ، توفر لك ميزة التنبيهات في Mediatoolkit إشعارات في الوقت الفعلي. تتلقى هذه الإخطارات كلما ظهرت إشارة جديدة لكلمتك الرئيسية المتعقبة. يمكنك استقبالها على بريدك الإلكتروني أو تطبيق Slack أو تطبيق الهاتف المحمول. تقدم Mediatoolkit نسخة تجريبية مجانية ، لذا يمكنك تجربة أداة مراقبة الوسائط هذه بنفسك لمعرفة ما إذا كانت تناسب احتياجاتك.

# 5 أنشئ قائمة بالمؤثرين

إلى جانب إدارة السمعة ومنع الأزمات ، يمكن لمحترفي العلاقات العامة استخدام مراقبة العلاقات العامة لأتمتة مهمة أخرى - إنشاء قائمة بالمؤثرين.

المؤثرون هم الأشخاص الذين يمكنهم التأثير على المستخدمين المحتملين لمنتج أو خدمة من خلال الترويج للعناصر أو العلامة التجارية على وسائل التواصل الاجتماعي. لقد أصبحوا مهمين جدًا للعديد من العلامات التجارية ومحترفي العلاقات العامة بالطبع.

ولكن بدلاً من البحث عن المؤثرين يدويًا ، ستجد أدوات مراقبة الوسائط مثل Mediatoolkit لك. سيقومون أيضًا بإنشاء قائمة بالمؤثرين الذين تحدثوا أكثر عن استفسارك المتعقب. على سبيل المثال ، عند تتبع الكلمات الرئيسية في Mediatoolkit ، ستمنحك الأداة قائمة بأهم المؤثرين حسب عدد الإشارات ، وأهم المؤثرين حسب المصدر ، وأهم المؤثرين حسب مدى الوصول.

بهذه الطريقة ، تعرف من تحدث عن كلمتك الرئيسية التي تم تتبعها أكثر من غيرها ، وعلى أي قناة ومدى انتشارها ، حتى تتمكن من اختيار المؤثر الذي يناسب احتياجاتك بشكل أفضل.

خاتمة

من المعروف أن وظيفة الشخص المسؤول عن العلاقات العامة تتطلب الكثير من الوقت والجهد. لسوء الحظ ، يتم أحيانًا إنفاق هذا الوقت الثمين في العديد من المهام التقنية والمملة. لحسن الحظ ، نحن نعيش في عصر الأتمتة.

أصبحت أتمتة العلاقات العامة أكثر شيوعًا بين موظفي العلاقات العامة ، لسبب ما. بدأ الكثير من ممارسي العلاقات العامة في إدراك أنه من خلال استخدام دعم الأدوات الذكية التي ستؤدي تلك المهام المملة لهم ، فإن لديهم القدرة على توفير وقتهم ، والتركيز على قطاعات مهمة أخرى من عملهم ، ويصبحون أساسًا واحدًا- جيش الرجل.

لذا ، إذا كنت لا تزال تفكر فيما إذا كنت تريد أتمتة بعض مهام العلاقات العامة أم لا ، فكل ما علينا قوله هو - افعلها. ابدأ باستخدام الأدوات التي ذكرناها واجعلهم يصبحون الحليف التجاري الأول في جيشك الجديد المكون من رجل واحد.