Blogcular için En İyi Defter Tutma Rehberi

Serbest çalışan biri olarak, işinizin her yönünden sorumlusunuz - trafiği artırmak, müşteri kazanmak, para kazanmak vb. Daha fazla proje üstlenmek ve zanaatınızı geliştirmek için artan baskıyla, muhasebenin radarınızda yüksek olmasının hiçbir yolu yok.

Seni suçlamıyoruz. Sonuçta, defter tutma doğası gereği sıkıcıdır.

Sorun şu ki, doğru kitaplar olmadan mali durumunuz hakkında doğru bir görüşe sahip olamayacaksınız. Muhasebe, şirketinizin finansal uygulanabilirliğinin bir anlık görüntüsünü sağlar ve güncelliğini yitirmiş veya yanlış olan kayıtlar, odak dışı bir "anlık görüntü" oluşturur.

Bu nedenle, defter tutmanın mutlaka eğlenceli olmadığını kabul etsek de, kâr etmek eğlencelidir ve dolayısıyla vergi sezonunda borçlu olmak yerine parayı geri almaktır. Bu tür “eğlenceli” finansal veriler ancak doğru kitaplardan gelebilir.

Blogcular için Defter Tutma

Bir muhasebecinin birincil işlevi - tahmin edebileceğiniz gibi - bir işletme için “kitap tutmak”. Bir blogcu olarak, kendi işiniz için kitapları (diğer bir deyişle finansal kayıtları) yöneteceksiniz. Defter tutmanın amacı, işletmenizin tam olarak nerede olduğunu ve şu anda nerede olduğunu gösteren doğru ve güncel mali tablolar üretmektir.

Muhasebe, muhasebeden farklıdır. Aslında, daha çok muhasebenin bir alt kümesidir. Muhasebe, tüm vergi hazırlığını, işletme denetimini ve diğer finansal analiz biçimlerini kapsar. Defter tutma, bunun yerine öncelikle iki temel göreve odaklanır: sınıflandırma ve uzlaşma.

sınıflandırma

İşletmenizle ilgili her işlemin kategorilere ayrılması gerekir. Doğru şekilde kategorize edilmiş işlemler (doğru bir şekilde "tutulmuş" defterler) mutabık kalınan hesaplar ve güncel mali tablolar üretir.

Sınıflandırma, bir "Hesap Planı" ile başlar: ticari işlemleriniz için oluşturduğunuz kategoriler grubu. Muhasebe yazılımı ürünleri genellikle sizin için varsayılan kategoriler ve alt kategoriler oluşturur (örn. “Varlıklar” ve “Alacak Hesapları”), ancak her zaman özelleştirebilirsiniz.

Hesap Planınızın birden fazla seviyesi vardır. Örneğin, bir işlemi "Malzemeler" olarak kategorize edebilirken, bu işlem "Ofis Giderleri", ardından "Giderler" ve son olarak "Sahibinin Sermayesi" ana kategorisine girer.

Bilmeniz gereken, kategorilerinizin/hesaplarınızın nihayetinde mali raporlarınıza ve vergilerinize yansıtılacağıdır. Tüm zararlarınızı alabilmeniz ve fazla ödeme yapmamanız için doğru kategoriyi seçmek çok önemlidir.

ZipBook'larda sınıflandırma böyle görünür. İşlemler bir kredi kartından otomatik olarak içe aktarılmıştır, ancak bunları sınıflandırmak size kalmıştır. Yapay zeka destekli yazılımımızın bazı işlemlerde yanında bir yüzde ile bir kategorizasyon önerdiğini fark edeceksiniz. Bu sayı, kategoriyi doğru anladığımızdan ne kadar emin olduğumuzu gösteren “güven puanımızdır”.

ZipBooks, harcama eğilimlerinizi, işlemleri kaydetme şeklinizi ve her girişi nasıl kategorize ettiğinizi öğrenir; ardından, kategorizasyon konusunda bir tahminde bulunarak işinizi kolaylaştırır! Bir şeyin yanlış kategorize edildiğini fark ederseniz, sadece bir düzeltme yapın ve ZipBooks hatalarından ders alacaktır.

Mutabakat

Harcamalarınızı kategorize ederken, işlemleri de uzlaştıracaksınız. Mutabakat, muhasebe kayıtlarınızın banka hesap özetlerinizle (hem başlangıç ​​hem de bitiş bakiyeleri) eşleşmesini garanti eder.

Eskiden mutabakat kağıt kalemle yapılır, muhasebe defterleri veya defterleri oluşturulurdu. Ardından, elektronik tabloya yükseltildi. Artık modern muhasebe yazılımı, herhangi bir manuel veri girişi ihtiyacını ortadan kaldırıyor.

Bulut tabanlı muhasebe ürünleri, bankanızla sorunsuz bir şekilde senkronize olur ve her işlemi otomatik olarak alır. Tek yapmanız gereken, her işlemi bir kategoride dosyalamak, ardından gerçekten olduğunu doğrulamak (veya uzlaştırmak). Bazen, senkronizasyon sistemleri mükemmel değildir - ya banka bağlantısı kapalıdır ya da muhasebe sistemindeki biri yanlış bir şey yapmıştır. Bu yüzden barışıyoruz.

ZipBooks'ta uzlaştırmak kolaydır. En üstteki kutu, kitaplarınızın (ZipBook'lar) ve banka bakiyenizin (Plaid Premier Checking) nasıl karşılaştırıldığını gösterir. Bu, tam olarak ne kadar uzakta olduğunuzu bilmenize yardımcı olur (bu örnekte 987 $). Bu size ne kadar ileri gitmeniz gerektiğini anlamanız için kolay bir başlangıç ​​noktası sağlar - kaçırdığınız tek bir 987$'lık işlem bile olabilir!

Ardından, sağdaki onay işaretini tıklayarak her işlemi banka ekstrenizle eşleştirirsiniz. Bu sürecin sonunda, başlangıçta bakiye "kapalı" ise mutabakat, eksik, mükerrer veya yanlış işlemleri bulmanıza ve düzeltmenize yardımcı olur.

Not: Henüz yapmadıysanız lütfen lütfen iş ve kişisel harcamalarınızı ayırın. Eğer yapmazsan, uzlaşma bir kabus olacak. Harcamaları ayırmak için süslü bir şey yapmanıza gerek yok - sadece mevcut bankanızla iletişime geçin ve yalnızca ticari işlemler için ikinci bir hesap açın. Ardından, işletmenizin gelir ve giderleri tek bir yerde kolayca izlenebilir olacaktır.

zamanlılık

Şimdi işin özüne indiğimize göre, temel bilgilere geri dönelim. En deneyimli işletme sahiplerinin bile yetersiz kaldığı yer dakikliktir. Hemen yaparsanız, muhasebe basit, hatta kolay olabilir.

Kitaplarınızı düzenli olarak korumayı taahhüt edin ve görev, bir seferde saatler veya günler yerine burada burada sadece birkaç dakika sürecektir.

Muhasebeyi takvime koyun. Haftalık rutininizin bir parçası haline getirin. Telefonunuzda bir alarm kurun. Kitaplarınızı ertelemek, yalnızca onları yapmaktan daha fazla korkmanıza neden olur - kısır, maliyetli ve zaman alıcı bir döngü.

Altı aydan daha uzun süre geride kaldıysanız, yakalanmanıza yardımcı olması için profesyonel bir muhasebeciyle iletişime geçmeyi düşünün. Muhasebe karmaşanız için kendinizi affedin ve işe koyulun. Defter tutma zaman ve kaynak gerektirir, ancak bunun üstünde kalabilirseniz, sizi asla çok fazla aşağı çekmez. Bunun yerine, defter tutma finansal büyümenize ilham vermeye yardımcı olacaktır.

vergiler

Mali raporlar işletmeniz için bir nimet olsa da, birçok serbest çalışanın defter tutma hakkında bilmek istediği şey, bunun vergi gereksinimleriniz ve kesintileriniz için nasıl uygulanacağıdır.

Küçük işletme sahipleri ve serbest çalışanlar, tahmini üç aylık ödemeleri de içerebilen serbest meslek vergisine tabidir. Kaçırılan ödemeler için herhangi bir gecikme ücreti veya cezaya maruz kalmamak için vergi takviminizi takip edin.

Freelance çalışmanın vergi avantajları da vardır. Yıl boyunca doğru kayıtlar tuttuysanız, bir Çizelge C (Form 1040) kullanarak işletme giderlerini (seyahat, ofis alanı, ekipman vb. dahil) düşebileceksiniz. Bu iptallerin gerçekten işiniz için geçerli olduğuna dair somut kanıtlar sağlamanız gerekeceğini ve uygun muhasebenin sağlayacağını unutmayın.

Diğer yardımcı tanımlar

Kendi muhasebenizi yaparken, birkaç terim daha bilmek yardımcı olabilir:

• Çift Giriş: Bugün muhasebe standardı olan çift girişli defter tutma, her işlemi hem borç hem de alacak olarak iki yerden girer. Sezgisel bir muhasebe yazılımınız varsa, çift girişin nasıl çalıştığı konusunda çok fazla endişelenmenize gerek kalmayacak. Sadece işletmeniz için en faydalı raporları almanıza yardımcı olduğunu bilin.
• Muhasebe Denklemi: Varlıklar = Borçlar + Özsermaye; Muhasebede bu denklem her zaman doğrudur. “Bilançonuza” yansıtılır.
  • Varlıklar: İşletme için değeri olan bir tür mülk (nakit, envanter, alacak hesapları)
  • Yükümlülükler: İşletmelerin borçlu olduğu borçlar (krediler, kredi kartı bakiyeleri)
  • Sahibinin Sermayesi: İşletme sahibinin (veya bir yatırımcının) işletme üzerindeki iddiasını temsil eder.

Bulut Tabanlı Muhasebe Yazılımı

Tüm bu jargon kulağa karmaşık gelse de, bugünün dünyasında öyle olması gerekmiyor. Ayakkabı kutusu dosyalama ve DIY excel elektronik tablolarının günleri geride kaldı. Bulut tabanlı muhasebe yazılımı, blog yazarlarının aradığı defter tutma çözümüdür.

Bulut tabanlı uygulamalar günümüzde normdur ve inanılmaz derecede güvenlidir ve organize edilmesi kolaydır. Bu yazılım ürünlerine günün herhangi bir saatinde herhangi bir platformdan erişilebilir ve otomatik güncellemeler alınabilir; bu özellikle sürekli hareket halinde olan serbest çalışanlar için faydalıdır.

Ayrıca, birçok muhasebe ürünü blogcular için ücretsiz bir katman sunar, bu nedenle bundan yararlanın!

Otomatik raporlar

Güzel olan şu ki, eğer doğru defterler tuttuysanız, çoğu muhasebe ürünü sizin için finansal raporlar üretecektir. Mali durumunuzu görmek için karmaşık bir matematik yapmanız gerekmez. Siz sadece işlemleri kategorilere ayırın ve ağır işleri yazılımınızın yapmasına izin verin.

İşte ZipBooks tarafından üretilen bir Gelir Tablosu örneği. Tüm kategorilerinizi alıyor, sayıları dijital olarak kırıyor ve işinize yarayacak şekilde sunuyoruz. Karlar ve Gelirler renklerle kodlanmıştır ve hızlı bir şekilde tanımlanabilir, böylece en çok ihtiyacınız olan verileri ihtiyaç duyduğunuz anda görebilirsiniz.

Serbest çalışanlar için en büyük değeri olan üç rapordan bahsetmeme izin verin:

1. Bilanço : Bilanço, “dengeli” bir muhasebe denklemini (yukarıda tanımlanmıştır) ifade ettiği için böyle adlandırılır. Varlıklarınızın toplamı, borçlarınızın ve özkaynaklarınızın toplamına eşit olmalıdır. Bu sayılar aynı değilse, yanlış defterleriniz olacak ve hatalı vergi beyannamesi vereceksiniz.
2. Gelir Tablosu : Bilanço zaman içinde bir an sunarken, Gelir Tablosu (veya “Kar ve Zarar Tablosu”) belirli bir dönem boyunca toplam satış ve giderlerinizi gösterir. Net geliriniz veya "sonuç", sizin kârınızdır ve bunun üzerinden vergi ödersiniz.
3. Nakit Akışı Tablosu : Kâr büyük olsa da, eldeki nakit paraya eşit olması gerekmez. Nakit Akış Tablonuz, size nakit pozisyonunuzun bir özetini vermek için Gelir Raporu ve Bilançodaki verileri birleştirir.

Otomatik ödemeler

Bir blogcu olarak, ödemelerinizin çoğunu çevrimiçi olarak kabul ediyorsunuz. İster banka havalesi ister ödeme işlemcisi kullanın, bulut tabanlı muhasebe uygulamaları, işlemlerinizi kitaplarınızla otomatik olarak senkronize edecek şekilde donatılmıştır. Bu uzlaşmayı hızlandırır!

Örneğin, ZipBooks'ta müşteriler kolayca doğrudan faturalarından ödeme yapabilirler. Bu, ödeme yapmaları için daha az adım ve daha hızlı ödeme almanız anlamına gelir. Bu işlemler otomatik olarak muhasebe kayıtlarınıza girilir; endişelenmeniz gereken bir şey daha kaldı.

Ayrıca ana ödeme işlemcileri ile de entegre oluyoruz: Square, Stripe, PayPal, vb. Bu şekilde, müşterilerin zaten bir Square hesabı varsa ve kredi kartı bilgilerini fatura sayfanıza girmek istemiyorlarsa, güvenlik ve rahatlığına sahip olurlar. önceden kurulmuş bir platform kullanarak.

Müşteriler nasıl ödemeyi seçerse seçsin, nakit akışınızdan otomatik ödemeler ve bulut muhasebesi yazılımı yararlanır.

Otomatik faturalandırma

Çoğu muhasebe yazılımı ürünü, faturalandırmanızı kitaplarınıza bağlamanıza (ve dolayısıyla ödemelerinizi de bağlamanıza) olanak tanır.

Bu, gönderdiğiniz her faturanın alacak hesabı olarak kayıtlarınıza girileceği anlamına gelir. Müşteriler bir faturayı doldurduğunda, muhasebe yazılımınız bu geliri tam olarak nerede kategorize edeceğini bilecektir.

Ayrıca ZipBooks, faturalarınızın nasıl ve ne zaman daha iyi olabileceğini bilmenize yardımcı olur. Fatura Kalite Puanınız binlerce veri noktasına dayanmaktadır. Müşterileri elinizde tutabilmeniz ve daha hızlı ödeme alabilmeniz için hangi ayrıntıların önemli olduğunu ve bunları nasıl değiştireceğinizi söylüyoruz.

ZipBooks ayrıca daha hızlı faturalandırma için satır öğelerini kaydeder, faturaların durumunu izlemenize yardımcı olur, yinelenen ödemeler ayarlamanıza olanak tanır ve geç ödeme yapan müşterilere otomatik hatırlatıcılar gönderir.

Her işletme, nakit akışını sağlamak için verimli bir yola ihtiyaç duyar. Bulut muhasebesi ürünlerinin sağladığı otomasyon, faturalandırma döngülerini hızlandırmayı kolaylaştırır.

QuickBooks'tan ne haber?

QuickBooks, muhasebe yazılımı alanında açık ara en çok tanınan isimdir. 1983'ten beri muhasebe çözümleri geliştiriyorlar ve ilk Masaüstü tekliflerini Çevrimiçi alternatifleri, ödeme seçeneklerini, faturalandırmayı ve daha fazlasını içerecek şekilde genişlettiler.

Masaüstü tasarımının sınırlamaları

QuickBooks, Masaüstü yazılımlarını onlarca yıldır geliştiriyor, bu nedenle arkasında gerçek bir güce ve araştırmaya sahip olması gerekiyor. Bununla birlikte, açıkladığımız gibi, bulut tabanlı muhasebe çözümleri, hareket halinde olan ve ister yurtiçinde ister yurtdışında olsun, muhasebe ürünlerinin aynı gücü paketlemesine ihtiyaç duyan blogcular için özellikle yararlıdır.

QuickBooks çevrimiçi bir çözüm sunarken, masaüstü paketlerinin garip bir şekilde yeniden karıştırılması. Bulut için bulut üzerinde oluşturulmuş bir yazılım ürünü seçmeniz daha iyi olur. Bulut uygulamaları sürekli olarak, gerçek zamanlı olarak güncellenir ve 24 saat erişim ve güvenlik ile birlikte gelir.

QuickBooks 2019 planları 299 dolardan başlıyor ve QuickBooks Online fiyatlandırması ayda 10 ila 150 dolar arasında değişiyor.

ZipBook'ları Girin

ZipBook'ları sadece muhasebecileri değil, küçük işletme sahiplerini de düşünerek oluşturduk. Böylece arayüzümüz basit, akıllı ve uygun fiyatlı. Ayrıca, yazılımımız sonsuza kadar ücretsizdir !

Başlangıç ​​planımız, faturalama, muhasebe, iletişim yönetimi, basit raporlar, inceleme toplama ve yayınlama gibi ihtiyacınız olan her şeyi içerir. Bir sonraki adımı atmak isteyen işletmeler için aylık 15$'dan başlayan ücretli muhasebe ve büyüme planları sunuyoruz. Ancak serbest çalışanlar için ücretsiz ürünümüz kitaplarınızı başarıyla yönetmek ve işinizi yürütmek için fazlasıyla yeterli olacaktır.

Ürünümüzü oldukça havalı hale getirdiğini düşündüğümüz bazı özellikleri zaten vurguladık, ancak sizi kendiniz denemeye davet ediyoruz!

Defter tutma, en az matematiksel zekaya sahip bireyler için bile korkutucu olmak zorunda değildir. Kitaplar, mali durumunuzun nerede olduğunu görmenize yardımcı olurken, defter tutma mekaniği bir mali analist gerektirmez.

Ve ekibinizde akıllı bir muhasebe yazılımınız varsa, defter tutma çok kolay olacaktır.

Yazar profili

Bu konuk yazısı, küçük işletmeler için ücretsiz muhasebe yazılımı ZipBooks'un Operasyon Direktörü Jaren Nichols tarafından yazılmış ve sağlanmıştır. Jaren daha önce Google'da Ürün Müdürüydü ve Harvard Business School'dan MBA derecesi aldı.