Полное руководство по бухгалтерскому учету для блоггеров

Как фрилансер, вы несете ответственность за каждый аспект своего бизнеса — увеличение трафика, привлечение клиентов, зарабатывание денег и т. д. В связи с растущим давлением брать на себя больше проектов и совершенствовать свое мастерство, бухгалтерия никоим образом не находится в центре вашего внимания.

Мы не виним вас. В конце концов, бухгалтерия по своей сути уныла.

Проблема в том, что без точных книг у вас не будет точного представления о вашем финансовом положении. Бухгалтерский учет обеспечивает моментальную картину финансовой жизнеспособности вашей компании, а устаревшие или неточные записи создают «моментальный снимок», который не в фокусе.

Таким образом, хотя мы признаем, что бухгалтерия не обязательно доставляет удовольствие, получение прибыли, а также возврат денег в налоговый период вместо того, чтобы платить. Такого рода «забавные» финансовые данные могут быть получены только из точных книг.

Бухгалтерия для блоггеров

Основная функция бухгалтера — как вы могли догадаться — «ведение бухгалтерского учета» для бизнеса. Как блогер, вы будете вести книги (также известные как финансовые отчеты) для вашего собственного бизнеса. Цель бухгалтерского учета состоит в том, чтобы производить точные и актуальные финансовые отчеты, которые точно показывают, где был ваш бизнес и где он находится сейчас.

Бухгалтерия отличается от бухгалтерии. На самом деле, это скорее подмножество бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет включает в себя всю налоговую подготовку, бизнес-аудит и другие формы финансового анализа. Вместо этого бухгалтерский учет в основном фокусируется на двух основных задачах: категоризации и согласовании.

Категоризация

Каждая транзакция, относящаяся к вашему бизнесу, должна быть классифицирована. Транзакции, которые были правильно классифицированы — бухгалтерские книги, которые точно «велись», — дают выверенные счета и актуальные финансовые отчеты.

Категоризация начинается с «Плана счетов»: группы категорий, которую вы создали для своих бизнес-транзакций. Бухгалтерские программные продукты обычно создают для вас категории и подкатегории по умолчанию (например, «Активы» и «Дебиторская задолженность»), но вы всегда можете их настроить.

Ваш план счетов имеет несколько уровней. Например, хотя вы можете классифицировать транзакцию как «Поставки», эта транзакция будет подпадать под родительскую категорию «Офисные расходы», затем «Расходы» и, наконец, «Капитал владельца».

Что вам нужно знать, так это то, что ваши категории/счета в конечном итоге будут отражены в ваших финансовых отчетах и ​​ваших налогах. Важно правильно выбрать категорию, чтобы получить все свои списания и не переплатить.

Вот как выглядит категоризация в ZipBooks. Транзакции были автоматически импортированы с кредитной карты, но вы можете классифицировать их. Вы заметите, что для некоторых транзакций наше программное обеспечение на основе искусственного интеллекта предложило классификацию с указанием процента рядом с ней. Это число является нашей «оценкой уверенности», показывающей, насколько мы уверены в правильности определения категории.

ZipBooks узнает о ваших тенденциях в расходах, о том, как вы записываете транзакции и как вы классифицируете каждую запись — затем мы делаем предположение о классификации, облегчая вашу работу! Если вы обнаружите, что что-то классифицировано неправильно, просто внесите исправление, и ZipBooks научится на своих ошибках.

Примирение

Когда вы классифицируете свои расходы, вы также будете сверять транзакции. Согласование гарантирует, что ваши бухгалтерские записи совпадают с вашими банковскими выписками (как начальные, так и конечные балансы).

В прошлом согласование проводилось с помощью ручки и бумаги, путем создания бухгалтерских книг или книг. Затем он обновился до электронной таблицы. Теперь современное бухгалтерское программное обеспечение устраняет необходимость ручного ввода данных.

Облачные бухгалтерские продукты легко синхронизируются с вашим банком, автоматически регистрируя каждую транзакцию. Все, что вам нужно сделать, это зарегистрировать каждую транзакцию в категории, а затем убедиться, что она действительно произошла (или согласовать ее). Иногда системы синхронизации не идеальны — либо соединение с банком было отключено, либо кто-то в системе учета сделал что-то не так. Вот почему мы миримся.

Согласовать в ZipBooks легко. Поле вверху показывает, как сравниваются ваши книги (ZipBooks) и банковский баланс (Plaid Premier Checking). Это поможет вам точно знать, как далеко вы отклонились (в этом примере 987 долларов). Это дает вам простую отправную точку, чтобы узнать, как далеко вы должны пройти — это может быть даже одна транзакция на 987 долларов, которую вы пропустили!

Затем вы сопоставляете каждую транзакцию с банковской выпиской, нажимая галочку справа. В конце этого процесса, если баланс изначально был «отключен», сверка поможет вам найти любые отсутствующие, дублированные или неправильные транзакции и исправить их.

В качестве примечания: если вы еще этого не сделали, пожалуйста, разделите свои деловые и личные расходы. Если вы этого не сделаете, примирение превратится в кошмар. Чтобы разделить расходы, вам не нужно делать ничего особенного — просто обратитесь в свой текущий банк и откройте второй счет исключительно для деловых операций. Тогда доходы и расходы вашего бизнеса будут легко отслеживаться и все в одном месте.

Своевременность

Теперь, когда мы углубились в мельчайшие детали, давайте вернемся к основам. В чем даже самые опытные владельцы бизнеса терпят неудачу, так это в своевременности. Бухгалтерия может быть простой, даже легкой, если вы делаете это сразу .

Возьмите на себя обязательство регулярно вести свои книги, и эта задача будет занимать всего несколько минут здесь и там, а не часы или дни за один раз.

Внесите бухгалтерию в календарь. Сделайте это частью своей еженедельной рутины. Установите будильник на телефоне. Откладывание ваших книг только заставит вас бояться их делать еще больше — порочный, дорогостоящий и трудоемкий цикл.

Если вы отстаете более чем на шесть месяцев, подумайте о том, чтобы обратиться к профессиональному бухгалтеру, который поможет вам наверстать упущенное. Простите себя за бухгалтерский беспорядок и приступайте к работе. Бухгалтерия требует времени и ресурсов, но если вы сможете держать ее в курсе, она никогда не будет вас слишком сильно тянуть. Вместо этого бухгалтерия поможет вдохновить ваш финансовый рост.

Налоги

Хотя финансовые отчеты являются благом для вашего бизнеса, многие фрилансеры хотят знать о бухгалтерском учете, как он применяется к вашим налоговым требованиям и отчислениям.

Владельцы малого бизнеса и фрилансеры облагаются налогом на самозанятость, который также может включать расчетные ежеквартальные платежи. Будьте в курсе своего налогового календаря, чтобы не нести штрафы за просрочку платежей или штрафы за пропущенные платежи.

Фриланс также имеет свои налоговые льготы. Если вы ведете точный учет круглый год, вы сможете вычесть деловые расходы (включая командировки, офисные помещения, оборудование и т. д.), используя Приложение C (форма 1040). Помните, что вам нужно будет предоставить конкретные доказательства того, что эти списания действительно относятся к вашему бизнесу, что обеспечит надлежащее ведение бухгалтерского учета.

Другие полезные определения

Когда вы ведете собственную бухгалтерию, может быть полезно знать несколько других терминов:

• Двойная запись: стандарт бухгалтерского учета на сегодняшний день, двойная бухгалтерия вводит каждую транзакцию в двух местах, как по дебету, так и по кредиту. Если у вас есть интуитивно понятное бухгалтерское программное обеспечение, вам не придется слишком беспокоиться о том, как работает двойная запись. Просто знайте, что это поможет вам получить самые полезные отчеты для вашего бизнеса.
• Уравнение бухгалтерского учета: Активы = Пассивы + Собственный капитал; В бухгалтерии это уравнение всегда верно. Это отражено в вашем «Балансовом отчете».
  • Активы: какое-то имущество, имеющее ценность для бизнеса (денежные средства, товарно-материальные запасы, дебиторская задолженность).
  • Обязательства: долги предприятий (кредиты, остатки по кредитным картам)
  • Собственный капитал: представляет права владельца (или инвестора) на бизнес.

Облачное программное обеспечение для бухгалтерского учета

Хотя весь этот жаргон может показаться сложным, в современном мире это не обязательно. Времена картотеки в обувных коробках и таблиц Excel, сделанных своими руками, прошли. Облачное программное обеспечение для бухгалтерского учета — это бухгалтерское решение, которое искали блоггеры.

Облачные приложения сегодня являются нормой, они невероятно безопасны и просты в организации. Эти программные продукты доступны в любое время суток, с любой платформы и получают автоматические обновления — это особенно полезно для фрилансеров, которые всегда в пути.

Кроме того, многие бухгалтерские продукты предлагают бесплатный уровень для блоггеров, так что воспользуйтесь этим!

Автоматизированные отчеты

Прелесть в том, что если вы вели точные бухгалтерские книги, большинство бухгалтерских продуктов будут составлять для вас финансовые отчеты. Вам не нужно делать какие-либо сложные математические расчеты, чтобы просмотреть свое финансовое положение. Вы просто классифицируете транзакции и позволяете своему программному обеспечению делать тяжелую работу.

Вот пример отчета о прибылях и убытках, подготовленный ZipBooks. Мы берем все ваши категории, обрабатываем цифры в цифровом виде и представляем их в удобном для вас виде. Прибыли и доходы имеют цветовую кодировку и легко идентифицируются, поэтому вы можете увидеть данные, которые вам больше всего нужны, когда они вам нужны.

Назову три отчета, которые представляют наибольшую ценность для фрилансеров:

1. Балансовый отчет : Балансовый отчет называется таковым, потому что он выражает «сбалансированное» уравнение бухгалтерского учета (определенное выше). Общая сумма ваших активов должна равняться общей сумме ваших обязательств и собственного капитала вместе взятых. Если эти цифры не идентичны, у вас будут неточные бухгалтерские книги и вы подадите ошибочную налоговую декларацию.
2. Отчет о прибылях и убытках : в то время как балансовый отчет представляет момент времени, отчет о прибылях и убытках (или «отчет о прибылях и убытках») показывает ваши общие продажи и расходы за определенный период. Ваш чистый доход, или «результат», — это ваша прибыль, и это то, с чего вы платите налоги.
3. Отчет о движении денежных средств : хотя прибыль велика, она не обязательно равна наличным деньгам. Ваш отчет о движении денежных средств объединяет данные из отчета о прибылях и убытках и балансового отчета, чтобы дать вам сводную информацию о вашей денежной позиции.

Автоматизированные платежи

Скорее всего, как блогер, вы принимаете большую часть своих платежей в Интернете. Независимо от того, используете ли вы банковский перевод или платежный процессор, облачные бухгалтерские приложения автоматически синхронизируют ваши транзакции с вашими книгами. Это ускоряет примирение!

Например, в ZipBooks клиенты могут удобно платить прямо из своего счета. Это означает, что им потребуется меньше шагов для совершения платежа, а вам — быстрее. Эти транзакции автоматически заносятся в ваши бухгалтерские записи — вам на одну вещь меньше.

Мы также интегрируемся с основными платежными системами: Square, Stripe, PayPal и т. д. Таким образом, если у клиентов уже есть учетная запись Square и они не хотят вводить информацию о своей кредитной карте на странице счета, у них есть безопасность и удобство используя заранее установленную платформу.

Независимо от того, что клиенты предпочитают платить, ваш денежный поток увеличивается за счет автоматических платежей и программного обеспечения для облачного учета.

Автоматическое выставление счетов

Большинство программных продуктов для бухгалтерского учета также позволяют связать выставление счетов с вашими книгами (и, таким образом, также связать ваши платежи).

Это означает, что каждый отправляемый вами счет будет занесен в ваши записи как дебиторская задолженность. Когда клиенты заполнят счет, ваше бухгалтерское программное обеспечение будет точно знать, к какой категории отнести этот доход.

Кроме того, ZipBooks поможет вам узнать, как и когда ваши счета могут быть улучшены. Показатель качества счета-фактуры основан на тысячах точек данных. Мы расскажем вам, какие детали имеют значение и как их настроить, чтобы вы могли удерживать клиентов и получать деньги быстрее.

ZipBooks также сохраняет позиции для более быстрого выставления счетов, помогает отслеживать статус счетов, позволяет настраивать регулярные платежи и отправляет автоматические напоминания клиентам с опозданием.

Каждому бизнесу нужен эффективный способ получать наличные деньги. Автоматизация, обеспечиваемая облачными продуктами бухгалтерского учета, упрощает циклы выставления счетов.

Как насчет QuickBooks?

QuickBooks — безусловно, самое узнаваемое имя в области программного обеспечения для бухгалтерского учета. Они создают бухгалтерские решения с 1983 года и расширили свое первоначальное предложение для настольных компьютеров, включив в него онлайн-альтернативы, варианты оплаты, выставление счетов и многое другое.

Ограничения дизайна рабочего стола

QuickBooks разрабатывала свое программное обеспечение для настольных компьютеров на протяжении десятилетий, поэтому за ним обязательно стоит реальная сила и исследования. Однако, как мы уже объясняли, облачные решения для бухгалтерского учета особенно полезны для блоггеров, которые находятся в пути и нуждаются в своих бухгалтерских продуктах, чтобы обеспечить одинаковую производительность, независимо от того, находятся ли они дома или за границей.

Хотя QuickBooks предлагает онлайн-решение, это неудобная переделка их настольного пакета. Вам лучше выбрать программный продукт, созданный в облаке для облака. Облачные приложения постоянно обновляются в режиме реального времени и обеспечивают круглосуточный доступ и безопасность.

Планы QuickBooks 2019 начинаются с 299 долларов, а цены на QuickBooks Online варьируются от 10 до 150 долларов в месяц.

Введите ZipBooks

Мы создали ZipBooks для владельцев малого бизнеса, а не только для бухгалтеров. Таким образом, наш интерфейс прост, интеллектуален и доступен. И не говоря уже о том, что наше программное обеспечение бесплатное — навсегда!

Наш начальный план включает все, что вам нужно — выставление счетов, учет, управление контактами, простые отчеты, сбор отзывов и публикацию. Для предприятий, которые хотят сделать следующий шаг, мы предлагаем платные планы бухгалтерского учета и роста, начиная с 15 долларов США в месяц. Но для фрилансеров нашего бесплатного продукта будет более чем достаточно, чтобы успешно управлять своими книгами и вести свой бизнес.

Мы уже выделили некоторые функции, которые, по нашему мнению, делают наш продукт довольно крутым, но мы приглашаем вас попробовать его самостоятельно!

Бухгалтерия не должна пугать даже людей с наименее математическим складом ума. В то время как книги помогают вам увидеть, где находятся ваши финансы, механика бухгалтерского учета не требует финансового аналитика.

А если в вашей команде есть интеллектуальное программное обеспечение для бухгалтерского учета, ведение бухгалтерского учета станет проще простого.

Профиль автора

Этот гостевой пост был написан и предоставлен Джареном Николсом, главным операционным директором ZipBooks, бесплатной бухгалтерской программы для малого бизнеса. Джарен ранее был менеджером по продукту в Google и получил степень магистра делового администрирования в Гарвардской школе бизнеса.