Le guide ultime de la comptabilité pour les blogueurs

En tant que pigiste, vous êtes responsable de tous les aspects de votre entreprise : augmenter le trafic, attirer des clients, gagner de l'argent, etc. Avec la pression croissante pour entreprendre plus de projets et améliorer votre métier, il n'y a aucun moyen que la comptabilité soit une priorité pour vous.

Nous ne vous en voulons pas. La comptabilité est intrinsèquement ennuyeuse après tout.

Le problème est que, sans livres précis, vous n'aurez pas une vision précise de votre situation financière. La comptabilité fournit un instantané de la viabilité financière de votre entreprise et les enregistrements obsolètes ou inexacts créent un « instantané » flou.

Ainsi, bien que nous admettions que la comptabilité n'est pas nécessairement amusante, faire un profit l'est, tout comme récupérer de l'argent à la saison des impôts au lieu de devoir. Ce type de données financières « amusantes » ne peut provenir que de livres précis.

Comptabilité pour les blogueurs

La fonction principale d'un comptable est, comme vous pouvez le deviner, de "tenir les livres" d'une entreprise. En tant que blogueur, vous gérerez les livres (c'est-à-dire les dossiers financiers) de votre propre entreprise. L'objectif de la comptabilité est de produire des états financiers précis et à jour qui vous montrent exactement où votre entreprise a été et où elle se trouve maintenant.

La comptabilité est différente de la comptabilité. En fait, il s'agit plutôt d'un sous-ensemble de la comptabilité. La comptabilité englobe toute la préparation des déclarations de revenus, l'audit d'entreprise et d'autres formes d'analyse financière. La comptabilité se concentre principalement sur deux tâches de base : la catégorisation et le rapprochement.

Catégorisation

Chaque transaction qui concerne votre entreprise doit être catégorisée. Les transactions qui ont été correctement catégorisées – les livres qui ont été correctement « tenus » – produisent des comptes rapprochés et des états financiers à jour.

La catégorisation commence par un « plan comptable » : le groupe de catégories que vous avez créé pour vos transactions commerciales. Les produits logiciels de comptabilité créent généralement pour vous des catégories et des sous-catégories par défaut (par exemple, "Actifs" et "Comptes clients"), mais vous pouvez toujours les personnaliser également.

Votre plan comptable comporte plusieurs niveaux. Par exemple, bien que vous puissiez classer une transaction dans la catégorie "Fournitures", cette transaction relèverait de la catégorie parente "Dépenses de bureau", puis "Dépenses" et enfin "Capitaux propres".

Ce que vous devez savoir, c'est que vos catégories/comptes seront finalement reflétés sur vos rapports financiers et vos impôts. Le choix de la bonne catégorie est essentiel, afin que vous puissiez obtenir toutes vos radiations et ne pas surpayer.

Voici à quoi ressemble la catégorisation dans ZipBooks. Les transactions ont été importées automatiquement depuis une carte de crédit, mais c'est à vous de les catégoriser. Vous remarquerez que sur certaines des transactions, notre logiciel alimenté par l'IA a suggéré une catégorisation avec un pourcentage à côté. Ce nombre est notre «score de confiance», indiquant à quel point nous sommes convaincus que nous avons bien choisi la catégorie.

ZipBooks apprend vos tendances en matière de dépenses, la façon dont vous enregistrez les transactions et la façon dont vous catégorisez chaque entrée. Ensuite, nous devinons la catégorisation, ce qui vous facilite la tâche ! Si vous trouvez que quelque chose est mal catégorisé, faites simplement une correction et ZipBooks apprendra de ses erreurs.

Réconciliation

Au fur et à mesure que vous classez vos dépenses, vous rapprocherez également les transactions. La réconciliation garantit que vos documents comptables correspondent à vos relevés bancaires (à la fois les soldes de début et de fin).

Dans le passé, le rapprochement se faisait avec un stylo et du papier, créant des registres comptables ou des livres. Ensuite, il est passé à la feuille de calcul. Désormais, les logiciels de comptabilité modernes éliminent le besoin de toute saisie manuelle de données.

Les produits de comptabilité basés sur le cloud se synchronisent de manière transparente avec votre banque, récupérant automatiquement chaque transaction. Il vous suffit de classer chaque transaction dans une catégorie, puis de vérifier qu'elle s'est réellement produite (ou de la rapprocher). Parfois, les systèmes de synchronisation ne sont pas parfaits, soit la connexion bancaire était coupée, soit quelqu'un dans le système comptable a fait quelque chose de mal. C'est pourquoi nous nous réconcilions.

La réconciliation dans ZipBooks est facile. La case en haut vous montre comment vos livres (ZipBooks) et votre solde bancaire (Plaid Premier Checking) se comparent. Cela vous aide à savoir exactement à quelle distance vous vous trouvez (987 $ dans cet exemple). Cela vous donne un point de départ facile pour savoir jusqu'où vous devez aller - il pourrait même s'agir d'une seule transaction de 987 $ qu'il vous manque !

Ensuite, vous associez chaque transaction à votre relevé bancaire en cliquant sur la coche à droite. À la fin de ce processus, si le solde était « désactivé » au départ, le rapprochement vous aide à trouver les transactions manquantes, en double ou incorrectes et à les corriger.

Remarque : si vous ne l'avez pas déjà fait, veuillez séparer vos dépenses professionnelles et personnelles. Si vous ne le faites pas, la réconciliation sera un cauchemar. Pour séparer les dépenses, vous n'avez rien à faire d'extraordinaire : il vous suffit de contacter votre banque actuelle et d'ouvrir un deuxième compte exclusivement pour les transactions commerciales. Ensuite, les revenus et les dépenses de votre entreprise seront facilement traçables et en un seul endroit.

Opportunité

Maintenant que nous avons creusé dans le vif du sujet, revenons à l'essentiel. Là où même les propriétaires d'entreprise les plus expérimentés échouent, c'est la rapidité d'exécution. La comptabilité peut être simple, voire facile, si vous la faites tout de suite .

Engagez-vous à maintenir régulièrement vos livres et la tâche ne prendra que quelques minutes ici et là plutôt que des heures ou des jours à la fois.

Mettez la comptabilité dans le calendrier. Intégrez-le à votre routine hebdomadaire. Réglez une alarme sur votre téléphone. Procrastiner vos livres ne fera que vous redouter encore plus de les faire - un cercle vicieux, coûteux et chronophage.

Si vous avez plus de six mois de retard, pensez à contacter un comptable professionnel pour vous aider à vous rattraper. Pardonnez-vous votre gâchis comptable et mettez-vous au travail. La comptabilité prend du temps et des ressources, mais si vous pouvez rester au top, cela ne vous ralentira jamais trop. Au lieu de cela, la comptabilité contribuera à inspirer votre croissance financière.

Impôts

Bien que les rapports financiers soient une aubaine pour votre entreprise, ce que de nombreux pigistes veulent savoir sur la comptabilité, c'est comment elle s'applique à vos exigences et déductions fiscales.

Les propriétaires de petites entreprises et les indépendants sont soumis à la taxe sur le travail indépendant, qui peut également inclure des paiements trimestriels estimés. Tenez-vous au courant de votre calendrier fiscal afin de ne pas encourir de frais de retard ou de pénalités pour les paiements manqués.

Le travail à la pige a aussi ses avantages fiscaux. Si vous avez conservé des registres précis toute l'année, vous pourrez déduire les dépenses professionnelles (y compris les déplacements, les bureaux, l'équipement, etc.) en utilisant une annexe C (formulaire 1040). N'oubliez pas que vous devrez fournir des preuves concrètes que ces radiations s'appliquent réellement à votre entreprise, ce que fournira une comptabilité appropriée.

Autres définitions utiles

Lorsque vous faites votre propre comptabilité, il peut être utile de connaître quelques autres termes :

• Entrée double : la norme en matière de comptabilité aujourd'hui, la comptabilité en partie double saisit chaque transaction à deux endroits, à la fois en débit et en crédit. Si vous disposez d'un logiciel de comptabilité intuitif, vous n'aurez pas trop à vous soucier du fonctionnement de la double saisie. Sachez simplement que cela vous aide à obtenir les rapports les plus utiles pour votre entreprise.
• Équation comptable : Actif = Passif + Capitaux propres ; En comptabilité, cette équation est toujours vraie. Cela se reflète sur votre « Bilan ».
  • Actifs : Une sorte de propriété qui a de la valeur pour l'entreprise (espèces, inventaire, comptes débiteurs)
  • Passif : Dettes dues par les entreprises (prêts, soldes de cartes de crédit)
  • Capitaux propres du propriétaire : représente la créance du propriétaire (ou d'un investisseur) sur l'entreprise

Logiciel de comptabilité basé sur le cloud

Bien que tout ce jargon puisse sembler compliqué, dans le monde d'aujourd'hui, cela n'a pas à l'être. L'époque du classement des boîtes à chaussures et des feuilles de calcul Excel de bricolage est révolue. Le logiciel de comptabilité basé sur le cloud est la solution de comptabilité que les blogueurs recherchent.

Les applications basées sur le cloud sont la norme aujourd'hui et elles sont incroyablement sécurisées et faciles à organiser. Ces produits logiciels sont accessibles à tout moment de la journée, depuis n'importe quelle plate-forme et reçoivent des mises à jour automatiques, ce qui est particulièrement utile pour les indépendants qui sont toujours en déplacement.

De plus, de nombreux produits comptables offrent un niveau gratuit pour les blogueurs, alors profitez-en !

Rapports automatisés

La beauté est que si vous avez tenu des livres précis, la plupart des produits comptables produiront des rapports financiers pour vous. Vous n'avez pas à faire de calculs compliqués pour voir votre situation financière. Il vous suffit de catégoriser les transactions et de laisser votre logiciel faire le gros du travail.

Voici un exemple de compte de résultat produit par ZipBooks. Nous prenons toutes vos catégories, calculons les chiffres numériquement et les présentons d'une manière qui vous est utile. Les bénéfices et les revenus sont codés par couleur et rapidement identifiables, de sorte que vous pouvez voir les données dont vous avez le plus besoin, quand vous en avez besoin.

Permettez-moi de mentionner les trois rapports les plus précieux pour les indépendants :

1. Le Bilan : Le Bilan est appelé ainsi car il exprime une équation comptable « équilibrée » (définie ci-dessus). Le total de vos actifs doit être égal au total de vos passifs et de vos capitaux propres combinés. Si ces chiffres ne sont pas identiques, vous aurez des livres inexacts et produirez une déclaration de revenus erronée.
2. Le compte de résultat : Alors que le bilan présente un moment dans le temps, le compte de résultat (ou « état des profits et pertes ») montre le total de vos ventes et dépenses sur une période spécifiée. Votre revenu net, ou le « résultat net », est votre bénéfice, et c'est sur quoi vous payez des impôts.
3. L'état des flux de trésorerie : bien que le profit soit important, il n'est pas nécessairement égal à l'argent disponible. Votre état des flux de trésorerie combine les données du rapport sur les revenus et du bilan afin de vous donner un résumé de votre position de trésorerie.

Paiements automatisés

En tant que blogueur, il y a de fortes chances que vous acceptiez la plupart de vos paiements en ligne. Que vous utilisiez un virement bancaire ou un processeur de paiement, les applications de comptabilité basées sur le cloud sont équipées pour synchroniser automatiquement vos transactions avec vos livres. Cela accélère la réconciliation !

Par exemple, dans ZipBooks, les clients peuvent facilement payer directement à partir de leur facture. Cela signifie moins d'étapes pour eux pour effectuer un paiement et vous êtes payé plus rapidement. Ces transactions sont automatiquement saisies dans vos registres comptables, une chose de moins à vous soucier.

Nous intégrons également les principaux processeurs de paiement : Square, Stripe, PayPal, etc. De cette façon, si les clients ont déjà un compte Square et ne souhaitent pas saisir leurs informations de carte de crédit sur votre page de facturation, ils bénéficient de la sécurité et de la commodité de à l'aide d'une plate-forme préétablie.

Quelle que soit la manière dont les clients choisissent de payer, votre flux de trésorerie bénéficie de paiements automatisés et d'un logiciel de comptabilité cloud.

Facturation automatisée

La plupart des logiciels de comptabilité vous permettront également de lier votre facturation à vos livres (et donc de lier également vos paiements).

Cela signifie que chaque facture que vous envoyez sera enregistrée dans vos dossiers en tant que comptes débiteurs. Lorsque les clients remplissent une facture, votre logiciel de comptabilité saura exactement où catégoriser ce revenu.

De plus, ZipBooks vous aide à savoir comment et quand vos factures pourraient être améliorées. Votre niveau de qualité des factures est basé sur des milliers de points de données. Nous vous disons quels détails sont importants et comment les modifier afin que vous puissiez fidéliser vos clients et être payé plus rapidement.

ZipBooks enregistre également les éléments de ligne pour une facturation plus rapide, vous aide à suivre l'état des factures, vous permet de configurer des paiements récurrents et envoie des rappels automatisés aux clients en retard de paiement.

Chaque entreprise a besoin d'un moyen efficace de conserver ses liquidités. L'automatisation fournie par les produits de comptabilité cloud facilite l'accélération des cycles de facturation.

Qu'en est-il de QuickBooks ?

QuickBooks est de loin le nom le plus reconnaissable dans le domaine des logiciels de comptabilité. Ils créent des solutions de comptabilité depuis 1983 et ont élargi leur offre de bureau initiale pour inclure des alternatives en ligne, des options de paiement, la facturation, etc.

Limites de la conception de bureau

QuickBooks développe son logiciel de bureau depuis des décennies, il doit donc avoir un réel pouvoir et de la recherche derrière lui. Cependant, comme nous l'avons expliqué, les solutions de comptabilité basées sur le cloud sont particulièrement utiles pour les blogueurs qui sont en déplacement et qui ont besoin que leurs produits comptables aient le même punch, qu'ils soient chez eux ou à l'étranger.

Bien que QuickBooks offre une solution en ligne, il s'agit d'un re-hachage maladroit de leur package de bureau. Il est préférable de choisir un produit logiciel conçu sur le cloud pour le cloud. Les applications cloud sont mises à jour en continu, en temps réel et bénéficient d'un accès et d'une sécurité 24h/24.

Les plans QuickBooks 2019 commencent à 299 $ et les prix de QuickBooks en ligne varient de 10 $ à 150 $/mois.

Entrez ZipBooks

Nous avons créé ZipBooks en pensant aux propriétaires de petites entreprises, pas seulement aux comptables. Ainsi, notre interface est simple, intelligente et abordable. Et sans oublier que notre logiciel est gratuit — pour toujours !

Notre plan de démarrage comprend tout ce dont vous avez besoin : facturation, comptabilité, gestion des contacts, rapports simples, collecte d'avis et publication. Pour les entreprises qui souhaitent passer à l'étape suivante, nous proposons des plans de comptabilité et de croissance payants à partir de 15 $/mois. Mais pour les indépendants, notre produit gratuit sera plus que suffisant pour gérer avec succès vos livres et gérer votre entreprise.

Nous avons déjà mis en évidence certaines des fonctionnalités qui, selon nous, rendent notre produit plutôt cool, mais nous vous invitons à l'essayer par vous-même !

La comptabilité n'a pas à faire peur, même aux personnes les moins mathématiciennes. Bien que les livres vous aident à voir où en sont vos finances, les mécanismes de la comptabilité ne nécessitent pas d'analyste financier.

Et si vous avez un logiciel de comptabilité intelligent dans votre équipe, la tenue de livres sera un jeu d'enfant.

Profil de l'auteur

Ce billet invité a été écrit et fourni par Jaren Nichols, directeur de l'exploitation chez ZipBooks, logiciel de comptabilité gratuit pour les petites entreprises. Jaren était auparavant chef de produit chez Google et est titulaire d'un MBA de la Harvard Business School.