Der ultimative Leitfaden zur Buchhaltung für Blogger

Als Freiberufler sind Sie für jeden Aspekt Ihres Unternehmens verantwortlich – den Verkehr steigern, Kunden gewinnen, Geld verdienen usw. Angesichts des wachsenden Drucks, mehr Projekte anzunehmen und Ihr Handwerk zu verbessern, steht die Buchhaltung auf keinen Fall ganz oben auf Ihrem Radar.

Wir machen Ihnen keine Vorwürfe. Buchhaltung ist schließlich von Natur aus langweilig.

Das Problem ist, dass Sie ohne genaue Bücher keinen genauen Überblick über Ihre finanzielle Situation haben. Die Buchhaltung bietet eine Momentaufnahme der finanziellen Lebensfähigkeit Ihres Unternehmens, und veraltete oder ungenaue Aufzeichnungen erstellen eine „Momentaufnahme“, die unscharf ist.

Wir geben also zu, dass Buchhaltung nicht unbedingt Spaß macht, aber einen Gewinn zu erzielen, und damit Geld zurück zur Steuersaison zu bekommen, anstatt es zu schulden. Diese Art von „lustigen“ Finanzdaten kann nur aus genauen Büchern stammen.

Buchhaltung für Blogger

Die Hauptaufgabe eines Buchhalters ist – wie Sie sich vielleicht vorstellen können – „die Bücher zu führen“ für ein Unternehmen. Als Blogger verwalten Sie die Bücher (auch bekannt als Finanzunterlagen) für Ihr eigenes Unternehmen. Das Ziel der Buchhaltung ist es, genaue und aktuelle Finanzberichte zu erstellen, die Ihnen genau zeigen, wo Ihr Unternehmen war und wo es jetzt ist.

Die Buchhaltung unterscheidet sich vom Rechnungswesen. Tatsächlich ist es eher eine Teilmenge der Buchhaltung. Die Buchhaltung umfasst alle Steuervorbereitungen, Betriebsprüfungen und andere Formen der Finanzanalyse. Die Buchhaltung konzentriert sich stattdessen hauptsächlich auf zwei grundlegende Aufgaben: Kategorisierung und Abstimmung.

Kategorisierung

Jede Transaktion, die Ihr Unternehmen betrifft, muss kategorisiert werden. Transaktionen, die korrekt kategorisiert wurden – Bücher, die genau „geführt“ wurden – führen zu abgestimmten Konten und aktuellen Jahresabschlüssen.

Die Kategorisierung beginnt mit einem „Kontenplan“: der Gruppe von Kategorien, die Sie für Ihre Geschäftstransaktionen erstellt haben. Buchhaltungssoftwareprodukte erstellen normalerweise Standardkategorien und Unterkategorien für Sie (z. B. „Vermögenswerte“ und „Forderungen“), aber Sie können sie auch jederzeit anpassen.

Ihr Kontenplan hat mehrere Ebenen. Während Sie beispielsweise eine Transaktion als „Materialien“ kategorisieren könnten, würde diese Transaktion unter die übergeordnete Kategorie „Büroausgaben“, dann „Ausgaben“ und schließlich „Eigenkapital“ fallen.

Was Sie wissen müssen, ist, dass sich Ihre Kategorien/Konten letztendlich in Ihren Finanzberichten und Ihren Steuern widerspiegeln. Die Wahl der richtigen Kategorie ist wichtig, damit Sie alle Ihre Abschreibungen erhalten und nicht zu viel bezahlen.

So sieht die Kategorisierung in ZipBooks aus. Transaktionen wurden automatisch von einer Kreditkarte importiert, aber es liegt an Ihnen, sie zu kategorisieren. Sie werden feststellen, dass unsere KI-gestützte Software bei einigen Transaktionen eine Kategorisierung mit einem Prozentsatz daneben vorgeschlagen hat. Diese Zahl ist unser „Vertrauenswert“, der angibt, wie sicher wir sind, dass wir die richtige Kategorie gewählt haben.

ZipBooks lernt Ihre Ausgabentrends, die Art und Weise, wie Sie Transaktionen aufzeichnen, und wie Sie jeden Eintrag kategorisieren – dann raten wir bei der Kategorisierung, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern! Wenn Sie feststellen, dass etwas falsch kategorisiert ist, nehmen Sie einfach eine Korrektur vor und ZipBooks lernt aus den Fehlern.

Versöhnung

Wenn Sie Ihre Ausgaben kategorisieren, gleichen Sie auch Transaktionen ab. Die Abstimmung garantiert, dass Ihre Buchhaltungsunterlagen mit Ihren Kontoauszügen (sowohl Anfangs- als auch Endsalden) übereinstimmen.

In der Vergangenheit wurde die Abstimmung mit Stift und Papier durchgeführt, indem Buchhaltungsbücher oder -bücher erstellt wurden. Dann wurde es auf die Tabelle aktualisiert. Moderne Buchhaltungssoftware macht jetzt die manuelle Dateneingabe überflüssig.

Cloudbasierte Buchhaltungsprodukte synchronisieren sich nahtlos mit Ihrer Bank und ziehen jede Transaktion automatisch ein. Alles, was Sie tun müssen, ist jede Transaktion in einer Kategorie zu archivieren und dann zu überprüfen, ob sie wirklich passiert ist (oder sie abzugleichen). Gelegentlich sind die Synchronisierungssysteme nicht perfekt – entweder war die Bankverbindung unterbrochen oder jemand im Buchhaltungssystem hat etwas falsch gemacht. Deshalb versöhnen wir uns.

Der Abgleich in ZipBooks ist einfach. Das Feld oben zeigt Ihnen, wie Ihre Bücher (ZipBooks) und Ihr Kontostand (Plaid Premier Checking) abschneiden. Dies hilft Ihnen, genau zu wissen, wie weit Sie entfernt sind (in diesem Beispiel 987 $). Dies gibt Ihnen einen einfachen Ausgangspunkt, um zu wissen, wie weit Sie gehen müssen – es könnte sogar eine einzelne 987-Dollar-Transaktion sein, die Ihnen entgeht!

Als Nächstes ordnen Sie jede Transaktion Ihrem Kontoauszug zu, indem Sie rechts auf das Häkchen klicken. Am Ende dieses Prozesses, wenn der Saldo von Anfang an „aus“ war, hilft Ihnen der Abgleich dabei, fehlende, doppelte oder falsche Transaktionen zu finden und zu beheben.

Als Hinweis: Falls Sie dies noch nicht getan haben, trennen Sie bitte Ihre geschäftlichen und privaten Ausgaben. Wenn Sie das nicht tun, wird die Versöhnung ein Albtraum. Um die Ausgaben zu trennen, müssen Sie nichts Besonderes tun – wenden Sie sich einfach an Ihre aktuelle Bank und eröffnen Sie ein zweites Konto ausschließlich für geschäftliche Transaktionen. Dann sind die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens leicht nachvollziehbar und alles an einem Ort.

Aktualität

Nachdem wir uns nun mit dem Wesentlichen befasst haben, kehren wir zu den Grundlagen zurück. Wo selbst die erfahrensten Geschäftsinhaber zu kurz kommen, ist die Aktualität. Buchhaltung kann unkompliziert, sogar einfach sein, wenn Sie es sofort tun .

Verpflichten Sie sich, Ihre Bücher regelmäßig zu pflegen, und die Aufgabe dauert hier und da nur ein paar Minuten, anstatt Stunden oder Tage am Stück.

Buchhaltung in den Kalender eintragen. Machen Sie es zu einem Teil Ihrer wöchentlichen Routine. Stellen Sie einen Alarm auf Ihrem Telefon ein. Wenn Sie Ihre Bücher aufschieben, werden Sie sich nur noch mehr davor fürchten, sie zu tun – ein Teufelskreis, kostspieliger und zeitaufwändiger Kreislauf.

Wenn Sie mehr als sechs Monate im Rückstand sind, wenden Sie sich an einen professionellen Buchhalter, der Ihnen hilft, aufzuholen. Verzeihen Sie sich Ihr Buchhaltungschaos und machen Sie sich an die Arbeit. Buchhaltung braucht Zeit und Ressourcen, aber wenn Sie den Überblick behalten können, wird es Sie nie zu sehr nach unten ziehen. Stattdessen wird die Buchhaltung dazu beitragen, Ihr finanzielles Wachstum zu inspirieren.

Steuern

Während Finanzberichte ein Segen für Ihr Unternehmen sind, möchten viele Freiberufler über die Buchhaltung wissen, wie sie sich auf Ihre Steueranforderungen und -abzüge bezieht.

Kleinunternehmer und Freiberufler unterliegen der Selbstständigensteuer, die auch geschätzte vierteljährliche Zahlungen beinhalten kann. Behalten Sie den Überblick über Ihren Steuerkalender, damit Ihnen keine Verzugsgebühren oder Strafen für versäumte Zahlungen entstehen.

Auch die Freiberuflichkeit hat ihre steuerlichen Vorteile. Wenn Sie das ganze Jahr über genaue Aufzeichnungen geführt haben, können Sie Geschäftsausgaben (einschließlich Reisen, Büroraum, Ausrüstung usw.) mithilfe von Schedule C (Formular 1040) abziehen. Denken Sie daran, dass Sie konkrete Nachweise erbringen müssen, dass diese Abschreibungen tatsächlich auf Ihr Unternehmen zutreffen, was eine ordnungsgemäße Buchführung vorweisen kann.

Andere hilfreiche Definitionen

Wenn Sie Ihre eigene Buchhaltung führen, kann es hilfreich sein, ein paar andere Begriffe zu kennen:

• Doppelte Eintragung: Der heutige Standard für die Buchhaltung, die doppelte Buchführung, trägt jede Transaktion an zwei Stellen ein, sowohl als Belastung als auch als Haben. Wenn Sie eine intuitive Buchhaltungssoftware haben, müssen Sie sich nicht allzu viele Gedanken darüber machen, wie doppelte Einträge funktionieren. Sie müssen nur wissen, dass es Ihnen dabei hilft, die nützlichsten Berichte für Ihr Unternehmen zu erhalten.
• Rechnungsgleichung: Vermögenswerte = Verbindlichkeiten + Eigenkapital; In der Buchhaltung gilt diese Gleichung immer . Es spiegelt sich in Ihrer „Bilanz“ wider.
  • Vermögenswerte: Eine Art von Eigentum, das einen Wert für das Unternehmen hat (Barmittel, Inventar, Forderungen)
  • Verbindlichkeiten: Schulden der Unternehmen (Kredite, Kreditkartenguthaben)
  • Eigenkapital: Repräsentiert den Anspruch des Eigentümers (oder eines Investors) auf das Unternehmen

Cloudbasierte Buchhaltungssoftware

Während all dieser Jargon vielleicht kompliziert geklungen hat, muss er es in der heutigen Welt nicht sein. Die Zeiten der Schuhkartonablage und DIY-Excel-Tabellen sind vorbei. Cloudbasierte Buchhaltungssoftware ist die Buchhaltungslösung, nach der Blogger gesucht haben.

Cloudbasierte Anwendungen sind heute die Norm und sie sind unglaublich sicher und einfach zu organisieren. Auf diese Softwareprodukte kann zu jeder Tageszeit und von jeder Plattform zugegriffen werden und sie werden automatisch aktualisiert – das ist besonders nützlich für Freelancer, die viel unterwegs sind.

Außerdem bieten viele Buchhaltungsprodukte ein kostenloses Kontingent für Blogger an, also nutzen Sie das!

Automatisierte Berichte

Das Schöne ist, wenn Sie genaue Bücher geführt haben, erstellen die meisten Buchhaltungsprodukte Finanzberichte für Sie. Sie müssen keine komplizierten Berechnungen anstellen, um Ihre finanzielle Situation anzuzeigen. Sie kategorisieren einfach Transaktionen und lassen Ihre Software die schwere Arbeit erledigen.

Hier ist ein Beispiel für eine von ZipBooks erstellte Gewinn- und Verlustrechnung. Wir nehmen alle Ihre Kategorien, knacken die Zahlen digital und präsentieren sie auf eine Weise, die für Sie nützlich ist. Gewinne und Einkommen sind farbcodiert und schnell identifizierbar, sodass Sie die Daten, die Sie am meisten benötigen, sehen können, wenn Sie sie brauchen.

Lassen Sie mich die drei Berichte nennen, die für Freiberufler von größtem Wert sind:

1. Die Bilanz : Die Bilanz wird so genannt, weil sie eine „ausgeglichene“ Rechnungslegungsgleichung (wie oben definiert) ausdrückt. Die Summe Ihres Vermögens muss der Summe Ihrer Verbindlichkeiten und Ihres Eigenkapitals entsprechen. Wenn diese Nummern nicht identisch sind, haben Sie ungenaue Bücher und reichen eine fehlerhafte Steuererklärung ein.
2. Die Gewinn- und Verlustrechnung: Während die Bilanz einen bestimmten Zeitpunkt darstellt, zeigt die Gewinn- und Verlustrechnung (oder „Gewinn- und Verlustrechnung“) Ihre gesamten Verkäufe und Ausgaben über einen bestimmten Zeitraum. Ihr Nettoeinkommen oder das „Bottom Line“ ist Ihr Gewinn, und darauf zahlen Sie Steuern.
3. Die Kapitalflussrechnung : Obwohl der Gewinn großartig ist, entspricht er nicht unbedingt dem Kassenbestand. Ihre Kapitalflussrechnung kombiniert Daten aus dem Einkommensbericht und der Bilanz, um Ihnen einen Überblick über Ihre Kassenlage zu geben.

Automatisierte Zahlungen

Wahrscheinlich akzeptieren Sie als Blogger die meisten Ihrer Zahlungen online. Unabhängig davon, ob Sie Banküberweisung oder einen Zahlungsprozessor verwenden, Cloud-basierte Buchhaltungsanwendungen sind so ausgestattet, dass sie Ihre Transaktionen automatisch mit Ihren Büchern synchronisieren. Das beschleunigt die Versöhnung!

Bei ZipBooks können Kunden beispielsweise bequem direkt von ihrer Rechnung bezahlen. Dies bedeutet weniger Schritte für sie, um eine Zahlung vorzunehmen, und Sie werden schneller bezahlt. Diese Transaktionen werden automatisch in Ihre Buchhaltung eingetragen – eine Sache weniger, um die Sie sich kümmern müssen.

Wir integrieren auch mit den wichtigsten Zahlungsabwicklern: Square, Stripe, PayPal usw. Wenn Kunden bereits ein Square-Konto haben und ihre Kreditkarteninformationen nicht auf Ihrer Rechnungsseite eingeben möchten, haben sie die Sicherheit und den Komfort von über eine vorgefertigte Plattform.

Wie auch immer die Kunden bezahlen, Ihr Cashflow profitiert von automatisierten Zahlungen und Cloud-Buchhaltungssoftware.

Automatisierte Rechnungsstellung

Die meisten Buchhaltungssoftwareprodukte ermöglichen es Ihnen auch, Ihre Rechnungsstellung mit Ihren Büchern zu verknüpfen (und somit auch Ihre Zahlungen).

Das bedeutet, dass jede von Ihnen gesendete Rechnung in Ihren Unterlagen als Debitorenbuchhaltung erfasst wird. Wenn Kunden eine Rechnung ausfüllen, weiß Ihre Buchhaltungssoftware genau, wo diese Einnahmen zu kategorisieren sind.

Darüber hinaus hilft Ihnen ZipBooks zu wissen, wie und wann Ihre Rechnungen besser sein könnten. Ihr Rechnungsqualitätsfaktor basiert auf Tausenden von Datenpunkten. Wir sagen Ihnen, welche Details wichtig sind und wie Sie sie optimieren können, damit Sie Kunden halten und schneller bezahlt werden.

ZipBooks speichert auch Einzelposten für eine schnellere Rechnungsstellung, hilft Ihnen, den Status von Rechnungen zu verfolgen, ermöglicht Ihnen die Einrichtung wiederkehrender Zahlungen und sendet automatische Erinnerungen an säumige Kunden.

Jedes Unternehmen braucht eine effiziente Methode, um den Geldeingang aufrechtzuerhalten. Die Automatisierung, die von Cloud-Buchhaltungsprodukten bereitgestellt wird, vereinfacht die Beschleunigung von Rechnungszyklen.

Was ist mit QuickBooks?

QuickBooks ist bei weitem der bekannteste Name im Bereich Buchhaltungssoftware. Sie entwickeln seit 1983 Buchhaltungslösungen und haben ihr ursprüngliches Desktop-Angebot um Online-Alternativen, Zahlungsoptionen, Rechnungsstellung und mehr erweitert.

Einschränkungen des Desktop-Designs

QuickBooks entwickelt seine Desktop-Software seit Jahrzehnten, daher steckt dahinter zwangsläufig eine echte Leistung und Forschung. Wie wir bereits erklärt haben, sind Cloud-basierte Buchhaltungslösungen jedoch besonders nützlich für Blogger, die unterwegs sind und ihre Buchhaltungsprodukte benötigen, um die gleiche Leistung zu erbringen, egal ob sie zu Hause oder im Ausland sind.

Während QuickBooks eine Online-Lösung anbietet, ist es eine umständliche Neuauflage ihres Desktop-Pakets. Entscheiden Sie sich besser für ein Softwareprodukt, das in der Cloud für die Cloud entwickelt wurde. Cloud-Anwendungen werden kontinuierlich in Echtzeit aktualisiert und verfügen über 24-Stunden-Zugriff und -Sicherheit.

QuickBooks 2019-Pläne beginnen bei 299 $ und QuickBooks Online-Preise reichen von 10 bis 150 $/Monat.

Geben Sie ZipBooks ein

Wir haben ZipBooks für Kleinunternehmer entwickelt, nicht nur für Buchhalter. Daher ist unsere Schnittstelle einfach, intelligent und erschwinglich. Und ganz zu schweigen davon, dass unsere Software kostenlos ist – für immer!

Unser Starterplan enthält alles, was Sie brauchen – Rechnungsstellung, Buchhaltung, Kontaktverwaltung, einfache Berichte, Sammeln und Veröffentlichen von Bewertungen. Für Unternehmen, die den nächsten Schritt machen möchten, bieten wir kostenpflichtige Buchhaltungs- und Wachstumspläne ab 15 $/Monat an. Aber für Freiberufler ist unser kostenloses Produkt mehr als genug, um Ihre Bücher erfolgreich zu verwalten und Ihr Geschäft zu führen.

Wir haben bereits einige der Funktionen hervorgehoben, die unserer Meinung nach unser Produkt ziemlich cool machen, aber wir laden Sie ein, es selbst auszuprobieren!

Buchhaltung muss nicht beängstigend sein, selbst für die am wenigsten mathematisch versierten Personen. Während Bücher Ihnen helfen, zu sehen, wo Ihre Finanzen stehen, erfordern die Mechanismen der Buchhaltung keinen Finanzanalysten.

Und wenn Sie eine intelligente Buchhaltungssoftware in Ihrem Team haben, wird die Buchhaltung zum Kinderspiel.

Autorenprofil

Dieser Gastbeitrag wurde geschrieben und bereitgestellt von Jaren Nichols, Chief Operating Officer bei ZipBooks, einer kostenlosen Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen. Jaren war zuvor Produktmanager bei Google und hat einen MBA der Harvard Business School.