La guía definitiva de contabilidad para blogueros

Como trabajador independiente, usted es responsable de todos los aspectos de su negocio: aumentar el tráfico, conseguir clientes, ganar dinero, etc. Con la creciente presión para asumir más proyectos y mejorar su oficio, no hay forma de que la contabilidad ocupe un lugar destacado en su radar.

No te culpamos. La contabilidad es intrínsecamente aburrida después de todo.

El problema es que, sin libros precisos, no tendrá una visión precisa de su situación financiera. La contabilidad proporciona una instantánea de la viabilidad financiera de su empresa y los registros que están desactualizados o son inexactos crean una "instantánea" que está fuera de foco.

Entonces, si bien admitimos que la contabilidad no es necesariamente divertida, obtener ganancias sí lo es, y también lo es recuperar el dinero en la temporada de impuestos en lugar de adeudarlo. Este tipo de datos financieros "divertidos" solo puede provenir de libros precisos.

Contabilidad para blogueros

La función principal de un tenedor de libros es, como puede suponer, "llevar los libros" para un negocio. Como bloguero, administrará los libros (también conocidos como registros financieros) de su propio negocio. El objetivo de la contabilidad es producir estados financieros precisos y actualizados que le muestren exactamente dónde ha estado su negocio y dónde está ahora.

La teneduría de libros es diferente de la contabilidad. De hecho, es más un subconjunto de la contabilidad. La contabilidad abarca toda la preparación de impuestos, la auditoría comercial y otras formas de análisis financiero. La contabilidad se enfoca principalmente en dos tareas básicas: categorización y reconciliación.

Categorización

Cada transacción que pertenece a su negocio necesita ser categorizada. Las transacciones que se han categorizado correctamente (libros que se han "llevado" con precisión) producen cuentas conciliadas y estados financieros actualizados.

La categorización comienza con un "Plan de cuentas": el grupo de categorías que ha creado para sus transacciones comerciales. Los productos de software de contabilidad suelen crear categorías y subcategorías predeterminadas para usted (por ejemplo, "Activos" y "Cuentas por cobrar"), pero también puede personalizarlas siempre.

Su plan de cuentas tiene varios niveles. Por ejemplo, si bien puede categorizar una transacción como "Suministros", esa transacción se incluiría en la categoría principal de "Gastos de oficina", luego "Gastos" y finalmente "Patrimonio del propietario".

Lo que necesita saber es que sus categorías/cuentas finalmente se reflejarán en sus informes financieros y sus impuestos. Elegir la categoría correcta es esencial para que pueda obtener todas sus amortizaciones y no pagar de más.

Así es como se ve la categorización en ZipBooks. Las transacciones se han importado automáticamente desde una tarjeta de crédito, pero depende de usted categorizarlas. Notará que en algunas de las transacciones, nuestro software impulsado por IA ha sugerido una categorización con un porcentaje al lado. Este número es nuestro "puntaje de confianza", que indica qué tan seguros estamos de haber acertado en la categoría.

ZipBooks aprende sobre sus tendencias en el gasto, la forma en que registra las transacciones y cómo categoriza cada entrada; luego, adivinamos la categorización, ¡lo que facilita su trabajo! Si encuentra que algo está mal categorizado, simplemente haga una corrección y ZipBooks aprenderá de sus errores.

Reconciliación

A medida que clasifica sus gastos, también conciliará las transacciones. La conciliación garantiza que sus registros contables coincidan con sus extractos bancarios (saldos iniciales y finales).

En el pasado, la conciliación se hacía con lápiz y papel, creando libros o libros contables. Luego, se actualizó a la hoja de cálculo. Ahora, el software de contabilidad moderno elimina la necesidad de cualquier ingreso manual de datos.

Los productos de contabilidad basados ​​en la nube se sincronizan perfectamente con su banco, registrando cada transacción automáticamente. Todo lo que tiene que hacer es archivar cada transacción en una categoría y luego verificar que realmente sucedió (o conciliarla). En ocasiones, los sistemas de sincronización no son perfectos, ya sea que la conexión del banco no funciona o alguien en el sistema de contabilidad hizo algo mal. Por eso nos reconciliamos.

Conciliar en ZipBooks es fácil. El cuadro en la parte superior le muestra cómo se comparan sus libros (ZipBooks) y su saldo bancario (Plaid Premier Checking). Esto le ayuda a saber exactamente qué tan lejos está ($987 en este ejemplo). Esto le brinda un punto de partida fácil para saber qué tan lejos tiene que llegar, ¡incluso podría ser una sola transacción de $ 987 lo que se está perdiendo!

A continuación, haga coincidir cada transacción con su extracto bancario haciendo clic en la marca de verificación a la derecha. Al final de ese proceso, si el saldo estaba "apagado" al principio, la conciliación lo ayuda a encontrar transacciones faltantes, duplicadas o incorrectas y corregirlas.

Como nota: si aún no lo ha hecho, por favor, separe sus gastos comerciales y personales. Si no lo hace, la reconciliación será una pesadilla. Para separar los gastos, no tiene que hacer nada complicado: simplemente comuníquese con su banco actual y abra una segunda cuenta exclusivamente para transacciones comerciales. Entonces, los ingresos y gastos de su negocio serán fácilmente rastreables y todo en un solo lugar.

Oportunidad

Ahora que hemos profundizado en el meollo de la cuestión, volvamos a lo básico. Donde incluso los dueños de negocios más experimentados se quedan cortos es en la puntualidad. La contabilidad puede ser sencilla, incluso fácil, si lo hace de inmediato .

Comprométase a mantener regularmente sus libros y la tarea solo le llevará unos minutos aquí y allá en lugar de horas o días a la vez.

Ponga la contabilidad en el calendario. Hazlo parte de tu rutina semanal. Pon una alarma en tu teléfono. Procrastinar tus libros solo hará que temes hacerlo aún más: un círculo vicioso, costoso y que consume mucho tiempo.

Si tiene más de seis meses de retraso, considere ponerse en contacto con un tenedor de libros profesional para que lo ayude a ponerse al día. Perdónate por tu lío contable y ponte manos a la obra. La contabilidad requiere tiempo y recursos, pero si puede mantenerse al tanto, nunca lo arrastrará demasiado. En cambio, la contabilidad ayudará a inspirar su crecimiento financiero.

Impuestos

Si bien los informes financieros son una gran ayuda para su negocio, lo que muchos trabajadores autónomos quieren saber sobre la contabilidad es cómo se aplica a sus requisitos y deducciones fiscales.

Los propietarios de pequeñas empresas y los trabajadores autónomos están sujetos al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, que también puede incluir la realización de pagos trimestrales estimados. Manténgase al tanto de su calendario fiscal para no incurrir en cargos por pagos atrasados ​​ni multas por pagos atrasados.

Trabajar por cuenta propia también tiene sus ventajas fiscales. Si ha mantenido registros precisos durante todo el año, podrá deducir los gastos comerciales (incluidos los viajes, el espacio de oficina, el equipo, etc.) mediante el Anexo C (Formulario 1040). Recuerde que deberá proporcionar evidencia concreta de que estas cancelaciones realmente se aplican a su negocio, lo que proporcionará una contabilidad adecuada.

Otras definiciones útiles

Cuando realiza su propia contabilidad, puede ser útil conocer algunos otros términos:

• Doble entrada: el estándar para la contabilidad actual, la contabilidad de doble entrada ingresa cada transacción en dos lugares, como débito y como crédito. Si tiene un software de contabilidad intuitivo, no tendrá que preocuparse demasiado por cómo funciona la doble entrada. Solo sepa que lo ayuda a obtener los informes más útiles para su negocio.
• Ecuación Contable: Activos = Pasivos + Patrimonio Neto; En contabilidad, esta ecuación siempre es cierta. Se refleja en su “Balance General”.
  • Activos: algún tipo de propiedad que tiene valor para el negocio (efectivo, inventario, cuentas por cobrar)
  • Pasivos: Deudas adeudadas por las empresas (préstamos, saldos de tarjetas de crédito)
  • Patrimonio del propietario: Representa el derecho del propietario (o del inversionista) sobre el negocio.

Software de contabilidad basado en la nube

Si bien toda esa jerga puede parecer complicada, en el mundo actual no tiene por qué serlo. Los días de archivar cajas de zapatos y hojas de cálculo de Excel de bricolaje se han ido. El software de contabilidad basado en la nube es la solución de contabilidad que los blogueros han estado buscando.

Las aplicaciones basadas en la nube son la norma hoy en día y son increíblemente seguras y fáciles de organizar. Se puede acceder a estos productos de software en cualquier momento del día, desde cualquier plataforma y recibir actualizaciones automáticas; esto es particularmente útil para los autónomos que siempre están en movimiento.

Además, muchos productos de contabilidad ofrecen un nivel gratuito para blogueros, ¡así que aprovéchalo!

Informes automatizados

La belleza es que, si ha llevado libros precisos, la mayoría de los productos de contabilidad generarán informes financieros para usted. No tiene que hacer cálculos matemáticos complicados para ver su situación financiera. Simplemente clasifica las transacciones y deja que tu software haga el trabajo pesado.

Aquí hay un ejemplo de una declaración de ingresos producida por ZipBooks. Tomamos todas sus categorías, analizamos los números digitalmente y los presentamos de una manera que sea útil para usted. Las ganancias y los ingresos están codificados por colores y se pueden identificar rápidamente, para que pueda ver los datos que más necesita, cuando los necesita.

Permítanme mencionar los tres informes que son de mayor valor para los autónomos:

1. El Balance : El Balance se llama así porque expresa una ecuación contable “equilibrada” (definida anteriormente). El total de sus activos debe ser igual al total de sus pasivos y capital combinados. Si estos números no son idénticos, tendrá libros inexactos y presentará una declaración de impuestos defectuosa.
2. El estado de resultados : mientras que el balance presenta un momento en el tiempo, el estado de resultados (o "Estado de pérdidas y ganancias") muestra sus ventas y gastos totales durante un período específico. Su ingreso neto, o el “resultado final”, es su ganancia, y es sobre lo que paga impuestos.
3. Estado de flujo de efectivo : si bien las ganancias son excelentes, no necesariamente equivalen a efectivo disponible. Su estado de flujo de efectivo combina datos del informe de ingresos y el balance general para brindarle un resumen de su posición de efectivo.

Pagos automatizados

Lo más probable es que, como bloguero, acepte la mayoría de sus pagos en línea. Ya sea que utilice una transferencia bancaria o un procesador de pagos, las aplicaciones de contabilidad basadas en la nube están equipadas para sincronizar automáticamente sus transacciones con sus libros. ¡Esto acelera la reconciliación!

Por ejemplo, en ZipBooks, los clientes pueden pagar convenientemente directamente desde su factura. Esto significa menos pasos para que realicen un pago y usted recibe el pago más rápido. Estas transacciones se ingresan automáticamente en sus registros contables, una cosa menos de la que preocuparse.

También nos integramos con los principales procesadores de pago: Square, Stripe, PayPal, etc. De esta manera, si los clientes ya tienen una cuenta de Square y no desean ingresar la información de su tarjeta de crédito en la página de su factura, tienen la seguridad y la comodidad de utilizando una plataforma preestablecida.

Sin embargo, los clientes eligen pagar, su flujo de caja se beneficia de los pagos automatizados y el software de contabilidad en la nube.

Facturación automatizada

La mayoría de los productos de software de contabilidad también le permitirán vincular su facturación a sus libros (y, por lo tanto, también vincular sus pagos).

Esto significa que cada factura que envíe se ingresará en sus registros como cuentas por cobrar. Cuando los clientes completen una factura, su software de contabilidad sabrá exactamente dónde categorizar esos ingresos.

Además, ZipBooks te ayuda a saber cómo y cuándo podrían mejorar tus facturas. El nivel de calidad de su factura se basa en miles de puntos de datos. Le decimos qué detalles importan y cómo modificarlos para que pueda mantener a los clientes y recibir pagos más rápido.

ZipBooks también guarda elementos de línea para una facturación más rápida, lo ayuda a rastrear el estado de las facturas, le permite configurar pagos recurrentes y envía recordatorios automáticos a los clientes que se retrasan en el pago.

Todas las empresas necesitan una manera eficiente de mantener el ingreso de efectivo. La automatización proporcionada por los productos de contabilidad en la nube facilita la aceleración de los ciclos de facturación.

¿Qué pasa con QuickBooks?

QuickBooks es, con mucho, el nombre más reconocible en el espacio del software de contabilidad. Han estado creando soluciones de contabilidad desde 1983 y han ampliado su oferta de escritorio inicial para incluir alternativas en línea, opciones de pago, facturación y más.

Limitaciones del diseño de escritorio

QuickBooks ha estado desarrollando su software de escritorio durante décadas, por lo que seguramente tendrá algo de poder real e investigación detrás. Sin embargo, como hemos explicado, las soluciones de contabilidad basadas en la nube son particularmente útiles para los bloggers que están en movimiento y necesitan que sus productos de contabilidad tengan el mismo impacto, ya sea que estén en casa o en el extranjero.

Si bien QuickBooks ofrece una solución en línea, es una repetición incómoda de su paquete de escritorio. Es mejor elegir un producto de software creado en la nube para la nube. Las aplicaciones en la nube se actualizan continuamente, en tiempo real y cuentan con acceso y seguridad las 24 horas.

Los planes de QuickBooks 2019 comienzan en $ 299 y los precios de QuickBooks Online varían de $ 10 a $ 150 por mes.

Introduzca ZipBooks

Creamos ZipBooks pensando en los propietarios de pequeñas empresas, no solo en los contadores. Por lo tanto, nuestra interfaz es simple, inteligente y asequible. Y sin mencionar que nuestro software es gratuito , ¡para siempre!

Nuestro plan de inicio incluye todo lo que necesita: facturación, contabilidad, administración de contactos, informes simples, recopilación de reseñas y publicación. Para las empresas que buscan dar el siguiente paso, ofrecemos planes de crecimiento y contabilidad pagados a partir de $ 15 / mes. Pero para los autónomos, nuestro producto gratuito será más que suficiente para gestionar con éxito sus libros y gestionar su negocio.

Ya hemos resaltado algunas de las características que creemos que hacen que nuestro producto sea genial, ¡pero lo invitamos a que lo pruebe usted mismo!

La contabilidad no tiene por qué asustar, ni siquiera a las personas con menos conocimientos matemáticos. Si bien los libros lo ayudan a ver dónde están sus finanzas, la mecánica de la contabilidad no requiere un analista financiero.

Y si tiene un software de contabilidad inteligente en su equipo, la contabilidad será muy sencilla.

Perfil del autor

Esta publicación de invitado fue escrita y proporcionada por Jaren Nichols, director de operaciones de ZipBooks, software de contabilidad gratuito para pequeñas empresas. Jaren fue Gerente de Producto en Google y tiene un MBA de la Escuela de Negocios de Harvard.