Ghidul suprem de contabilitate pentru bloggeri

În calitate de liber profesionist, ești responsabil pentru fiecare aspect al afacerii tale - creșterea traficului, obținerea de clienți, câștigarea de bani etc. Având în vedere presiunea crescândă de a prelua mai multe proiecte și de a-ți îmbunătăți activitatea, nu există nicio posibilitate ca contabilitatea să fie în prim plan.

Nu te învinovățim. Contabilitatea este în mod inerent plictisitoare până la urmă.

Problema este că, fără cărți exacte, nu veți avea o imagine exactă asupra situației dvs. financiare. Contabilitatea oferă un instantaneu al viabilității financiare a companiei dvs., iar înregistrările care sunt învechite sau inexacte creează un „instantaneu” care nu este focalizat.

Deci, deși admitem că evidența contabilă nu este neapărat distractivă, a obține un profit este, la fel și a primi bani înapoi în sezonul fiscal în loc să datorați. Acest tip de date financiare „distractive” pot proveni doar din cărți exacte.

Contabilitate pentru bloggeri

Funcția principală a unui contabil este, după cum ați putea ghici, „păstrarea evidenței” pentru o afacere. În calitate de blogger, vei gestiona cărțile (alias înregistrările financiare) pentru propria ta afacere. Scopul evidenței contabile este de a produce situații financiare exacte și actualizate care să vă arate exact unde a fost afacerea dvs. și unde se află acum.

Contabilitatea este diferită de contabilitate. De fapt, este mai mult un subset al contabilității. Contabilitatea cuprinde toate pregătirile fiscale, auditarea afacerilor și alte forme de analiză financiară. Contabilitatea se concentrează în primul rând pe două sarcini de bază: clasificarea și reconcilierea.

Categorizare

Fiecare tranzacție care se referă la afacerea dvs. trebuie clasificată. Tranzacțiile care au fost clasificate corect – registrele care au fost „păstrate” cu acuratețe – produc conturi reconciliate și situații financiare actualizate.

Categorizarea începe cu un „plan de conturi”: grupul de categorii pe care l-ați creat pentru tranzacțiile dvs. de afaceri. Produsele software de contabilitate creează de obicei categorii și subcategorii implicite pentru dvs. (de exemplu, „Active” și „Conturi de încasat”), dar puteți oricând să le personalizați.

Planul dvs. de conturi are mai multe niveluri. De exemplu, în timp ce ați putea clasifica o tranzacție drept „Burnize”, tranzacția respectivă s-ar încadra în categoria părinte „Cheltuieli de birou”, apoi „Cheltuieli” și, în final, „Capitolul propriu”.

Ceea ce trebuie să știți este că categoriile/conturile dvs. se vor reflecta în cele din urmă în rapoartele dvs. financiare și impozitele. Alegerea categoriei corecte este esențială, astfel încât să puteți obține toate anulări și să nu plătiți în exces.

Așa arată clasificarea în ZipBooks. Tranzacțiile au fost importate automat de pe un card de credit, dar rămâne la latitudinea dvs. să le clasificați. Veți observa că pentru unele dintre tranzacții, software-ul nostru bazat pe inteligență artificială a sugerat o clasificare cu un procent alăturat. Acest număr este „scorul nostru de încredere”, indicând cât de încrezători suntem că am înțeles categoria corect.

ZipBooks învață despre tendințele dvs. în ceea ce privește cheltuielile, modul în care înregistrați tranzacțiile și modul în care clasificați fiecare intrare; apoi, ghicim despre clasificare, ușurându-vă munca! Dacă descoperiți că ceva este clasificat greșit, faceți pur și simplu o corectare, iar ZipBooks va învăța din greșelile sale.

Reconciliere

Pe măsură ce vă clasificați cheltuielile, veți reconcilia și tranzacțiile. Reconcilierea garantează că înregistrările dvs. contabile se potrivesc cu extrasele dvs. bancare (atât soldurile inițiale, cât și soldurile finale).

În trecut, reconcilierea se făcea cu pix și hârtie, creând registre contabile sau cărți. Apoi, a fost actualizat la foaia de calcul. Acum, software-ul modern de contabilitate elimină necesitatea oricărei introduceri manuale a datelor.

Produsele de contabilitate bazate pe cloud se sincronizează perfect cu banca dvs., atragând automat fiecare tranzacție. Tot ce trebuie să faci este să înregistrezi fiecare tranzacție într-o categorie, apoi să verifici dacă s-a întâmplat cu adevărat (sau să o reconciliezi). Uneori, sistemele de sincronizare nu sunt perfecte – fie conexiunea bancară a fost întreruptă, fie cineva din sistemul de contabilitate a făcut ceva greșit. Acesta este motivul pentru care ne împăcăm.

Reconcilierea în ZipBooks este ușoară. Caseta din partea de sus vă arată cum se compară cărțile dvs. (ZipBooks) și soldul bancar (Plaid Premier Checking). Acest lucru vă ajută să știți exact cât de departe sunteți (987 USD în acest exemplu). Acest lucru vă oferă un punct de pornire ușor pentru a ști cât de departe trebuie să mergeți - ar putea fi chiar o singură tranzacție de 987 USD pe care o pierdeți!

Apoi, potriviți fiecare tranzacție cu extrasul dvs. bancar făcând clic pe bifa din dreapta. La sfârșitul acelui proces, dacă soldul era „închis” pentru început, reconcilierea vă ajută să găsiți tranzacțiile lipsă, duplicate sau incorecte și să le remediați.

Ca o notă: dacă nu ați făcut acest lucru deja, vă rugăm să separați cheltuielile de afaceri și cele personale. Dacă nu o faci, reconcilierea va fi un coșmar. Pentru a separa cheltuielile, nu trebuie să faceți nimic extravagant - trebuie doar să contactați banca actuală și să deschideți un al doilea cont exclusiv pentru tranzacții comerciale. Apoi, veniturile și cheltuielile afacerii dvs. vor fi ușor de urmărit și toate într-un singur loc.

Promptitudine

Acum că am săpat în probleme, să revenim la elementele de bază. În cazul în care chiar și cei mai experimentați proprietari de afaceri sunt insuficienti este oportunitatea. Contabilitatea poate fi simplă, chiar ușoară, dacă o faci imediat .

Angajați-vă să vă întrețineți în mod regulat cărțile, iar sarcina va dura doar câteva minute ici și acolo, mai degrabă decât ore sau zile la un moment dat.

Pune contabilitatea în calendar. Fă-l parte din rutina ta săptămânală. Setați o alarmă pe telefon. Amânarea cărților nu va face decât să vă fie teamă să le faceți și mai mult - un ciclu vicios, costisitor și consumator de timp.

Dacă aveți mai mult de șase luni în urmă, luați în considerare contactarea unui contabil profesionist pentru a vă ajuta să fiți prins din urmă. Iartă-te pentru mizeria ta contabilă și apucă-te de treabă. Efectuarea contabilității necesită timp și resurse, dar dacă puteți rămâne în fruntea ei, nu vă va trage niciodată prea mult în jos. În schimb, contabilitatea vă va inspira creșterea financiară.

Impozite

În timp ce rapoartele financiare sunt un avantaj pentru afacerea dvs., ceea ce mulți freelanceri doresc să știe despre contabilitate este modul în care se aplică cerințelor și deducerilor dvs. fiscale.

Proprietarii de întreprinderi mici și independenții sunt supuși impozitului pe activități independente, care poate include și efectuarea de plăți trimestriale estimative. Rămâneți la curent cu calendarul dvs. fiscal, astfel încât să nu suportați taxe de întârziere sau penalități pentru plăți nepreluate.

Freelancing-ul are și beneficiile sale fiscale. Dacă ați ținut evidențe exacte pe tot parcursul anului, veți putea deduce cheltuielile de afaceri (inclusiv călătoria, spațiul de birou, echipamentul etc.) utilizând Anexa C (Formularul 1040). Amintiți-vă că va trebui să furnizați dovezi concrete că aceste anulări se aplică de fapt afacerii dvs., ceea ce o va oferi o contabilitate adecvată.

Alte definiții utile

Când vă faceți propria contabilitate, poate fi util să cunoașteți câțiva alți termeni:

• Înregistrare dublă: standardul de contabilitate de astăzi, contabilitatea în partidă dublă introduce fiecare tranzacție în două locuri, atât ca debit, cât și ca credit. Dacă aveți un software de contabilitate intuitiv, nu va trebui să vă faceți prea multe griji cu privire la modul în care funcționează intrarea dublă. Trebuie doar să știți că vă ajută să obțineți cele mai utile rapoarte pentru afacerea dvs.
• Ecuația contabilă: Active = Datorii + Capitaluri proprii; În contabilitate, această ecuație este întotdeauna adevărată. Se reflectă în „bilanţul” dumneavoastră.
  • Active: un fel de proprietate care are valoare pentru afacere (numerar, inventar, conturi de încasat)
  • Datorii: Datorii datorate de companii (împrumuturi, solduri carduri de credit)
  • Capitalul propriu: reprezintă creanța proprietarului (sau a unui investitor) asupra afacerii

Software de contabilitate bazat pe cloud

În timp ce tot acest jargon poate părea complicat, în lumea de astăzi, nu trebuie să fie. Zilele depunerii cutiei de pantofi și foilor de calcul Excel DIY au trecut. Software-ul de contabilitate bazat pe cloud este soluția de contabilitate pe care o caută bloggerii.

Aplicațiile bazate pe cloud sunt norma astăzi și sunt incredibil de sigure și ușor de organizat. Aceste produse software pot fi accesate în orice moment al zilei, de pe orice platformă și pot primi actualizări automate - acest lucru este deosebit de util pentru freelanceri care sunt mereu în mișcare.

În plus, multe produse de contabilitate oferă un nivel gratuit pentru bloggeri, așa că profitați de asta!

Rapoarte automatizate

Frumusețea este că, dacă ați ținut registre exacte, majoritatea produselor de contabilitate vor produce rapoarte financiare pentru dvs. Nu trebuie să faci nicio matematică complicată pentru a-ți vedea situația financiară. Doar categorizați tranzacțiile și lăsați software-ul dvs. să facă treaba grea.

Iată un exemplu de declarație de venit produsă de ZipBooks. Vă luăm toate categoriile, strângem numerele digital și le prezentăm într-un mod care vă este util. Profiturile și veniturile sunt codificate pe culori și pot fi identificate rapid, astfel încât să puteți vedea datele de care aveți cea mai mare nevoie, atunci când aveți nevoie.

Permiteți-mi să menționez cele trei rapoarte care sunt de cea mai mare valoare pentru freelanceri:

1. Bilanțul : Bilanțul se numește astfel deoarece exprimă o ecuație contabilă „echilibrată” (definită mai sus). Totalul activelor dvs. trebuie să fie egal cu totalul datoriilor și capitalurilor proprii combinate. Dacă aceste numere nu sunt identice, veți avea cărți inexacte și veți depune o declarație fiscală defectuoasă.
2. Declarația de venit : în timp ce bilanțul prezintă un moment în timp, Declarația de venit (sau „Declarația de profit și pierdere”) arată vânzările și cheltuielile dvs. totale pe o perioadă specificată. Venitul tău net, sau „concluzia” este profitul tău și pentru asta plătești impozite.
3. Declarația fluxului de numerar : Deși profitul este mare, nu este neapărat egal cu numerarul disponibil. Declarația dvs. de flux de numerar combină datele din Raportul de venit și din Bilanț pentru a vă oferi un rezumat al poziției dvs. de numerar.

Plăți automate

Şansele sunt că, în calitate de blogger, acceptaţi majoritatea plăţilor dvs. online. Indiferent dacă utilizați transfer bancar sau un procesor de plăți, aplicațiile de contabilitate bazate pe cloud sunt echipate pentru a vă sincroniza automat tranzacțiile cu cărțile dvs. Acest lucru accelerează reconcilierea!

De exemplu, în ZipBooks, clienții pot plăti în mod convenabil direct din factură. Acest lucru înseamnă mai puțini pași pentru ca aceștia să efectueze o plată și veți fi plătit mai repede. Aceste tranzacții sunt introduse automat în evidențele dvs. contabile - un lucru mai puțin de care să vă faceți griji.

Ne integrăm, de asemenea, cu principalii procesatori de plăți: Square, Stripe, PayPal, etc. În acest fel, dacă clienții au deja un cont Square și nu doresc să introducă informațiile cardului de credit pe pagina dvs. de factură, aceștia au securitatea și confortul folosind o platformă prestabilită.

Oricum clienții aleg să plătească, fluxul dvs. de numerar este beneficiat de plăți automate și de software-ul de contabilitate în cloud.

Facturare automată

Majoritatea produselor software de contabilitate vă vor permite, de asemenea, să vă conectați facturarea la cărțile dvs. (și, astfel, să vă conectați și plățile).

Aceasta înseamnă că fiecare factură pe care o trimiteți va fi introdusă în evidențele dvs. ca conturi de creanță. Când clienții completează o factură, software-ul dvs. de contabilitate va ști exact unde să clasifice acel venit.

În plus, ZipBooks vă ajută să știți cum și când ar putea fi mai bune facturile. Scorul dvs. de calitate al facturilor se bazează pe mii de puncte de date. Vă spunem ce detalii contează și cum să le modificați astfel încât să puteți păstra clienții și să fiți plătit mai repede.

ZipBooks salvează, de asemenea, elemente rând pentru o facturare mai rapidă, vă ajută să urmăriți starea facturilor, vă permite să configurați plăți recurente și să trimiteți mementouri automate clienților care plătesc întârziere.

Fiecare afacere are nevoie de o modalitate eficientă de a menține numerarul în intrare. Automatizarea oferită de produsele de contabilitate în cloud facilitează accelerarea ciclurilor de facturare.

Ce zici de QuickBooks?

QuickBooks este de departe cel mai recunoscut nume din spațiul software-ului de contabilitate. Ei construiesc soluții de contabilitate din 1983 și și-au extins oferta inițială Desktop pentru a include alternative online, opțiuni de plată, facturare și multe altele.

Limitări ale designului desktop

QuickBooks și-a dezvoltat software-ul desktop de zeci de ani, astfel încât este obligat să aibă o putere reală și cercetare în spate. Cu toate acestea, după cum am explicat, soluțiile de contabilitate bazate pe cloud sunt deosebit de utile pentru bloggerii care sunt în mișcare și au nevoie ca produsele lor de contabilitate să aibă același impact, indiferent dacă sunt acasă sau în străinătate.

În timp ce QuickBooks oferă o soluție online, este o re-hashing incomodă a pachetului lor desktop. Este mai bine să alegi un produs software care a fost construit pe cloud pentru cloud. Aplicațiile cloud sunt actualizate continuu, în timp real și vin cu acces 24 de ore și securitate.

Planurile QuickBooks 2019 încep de la 299 USD, iar prețurile QuickBooks Online variază de la 10 USD la 150 USD/lună.

Introduceți ZipBooks

Am creat ZipBooks având în vedere proprietarii de afaceri mici, nu doar contabili. Astfel, interfața noastră este simplă, inteligentă și accesibilă. Și să nu mai vorbim că software-ul nostru este gratuit - pentru totdeauna!

Planul nostru de pornire include tot ceea ce aveți nevoie - facturare, contabilitate, gestionarea contactelor, rapoarte simple, colectarea de recenzii și publicare. Pentru companiile care doresc să facă următorul pas, oferim contabilitate plătită și planuri de creștere, începând de la 15 USD/lună. Dar pentru freelanceri, produsul nostru gratuit va fi mai mult decât suficient pentru a vă gestiona cu succes cărțile și pentru a vă conduce afacerea.

Am evidențiat deja câteva dintre caracteristicile care considerăm că fac produsul nostru destul de tare, dar vă invităm să îl încercați singur!

Contabilitatea nu trebuie să fie înfricoșătoare, chiar și pentru cei mai puțin cu gânduri matematice. În timp ce cărțile vă ajută să vedeți unde sunt finanțele dvs., mecanica contabilității nu necesită un analist financiar.

Și dacă aveți un software de contabilitate inteligent în echipa dvs., contabilitatea va fi o briză.

Profilul autorului

Această postare pentru oaspeți a fost scrisă și furnizată de Jaren Nichols, Chief Operating Officer la ZipBooks, software de contabilitate gratuit pentru întreprinderile mici. Jaren a fost anterior manager de produs la Google și deține un MBA de la Harvard Business School.