博客記賬終極指南

作為一名自由職業者，您要對業務的各個方面負責——增加流量、吸引客戶、賺錢等。隨著承擔更多項目和提高技能的壓力越來越大，簿記不可能成為您關注的焦點。

我們不怪你。 畢竟簿記本質上是枯燥的。

問題是，如果沒有準確的書籍，您將無法準確了解自己的財務狀況。 會計提供貴公司財務可行性的快照，過時或不准確的記錄會創建一個失焦的“快照”。

因此，雖然我們承認簿記不一定很有趣，但賺錢才是樂趣，在納稅季節拿回錢而不是欠款也是如此。 這種“有趣”的財務數據只能來自準確的賬本。

博客記賬

正如您可能猜到的那樣，簿記員的主要功能是為企業“記賬”。 作為博主，您將為自己的業務管理賬簿（也稱為財務記錄）。 簿記的目標是生成準確和最新的財務報表，準確地向您展示您的業務過去和現在的位置。

簿記不同於會計。 事實上，它更像是會計的一個子集。 會計包括所有稅務準備、業務審計和其他形式的財務分析。 相反，簿記主要關注兩個基本任務：分類和核對。

分類

與您的業務相關的每筆交易都需要進行分類。 正確分類的交易——準確“保存”的賬簿——會產生核對賬目和最新的財務報表。

分類從“會計科目表”開始：您為業務交易創建的一組類別。 會計軟件產品通常會為您創建默認類別和子類別（例如“資產”和“應收賬款”），但您也可以隨時自定義。

您的會計科目表有多個級別。 例如，雖然您可能將交易歸類為“供應”，但該交易將屬於“辦公費用”的父類別，然後是“費用”，最後是“所有者權益”。

您需要知道的是，您的類別/賬戶最終將反映在您的財務報告和稅收中。 選擇正確的類別是必不可少的，這樣您就可以獲得所有的沖銷並且不會多付。

這就是 ZipBooks 中的分類。 交易已從信用卡自動導入，但您可以對其進行分類。 您會注意到，在某些交易中，我們的人工智能軟件建議了一個分類，旁邊有一個百分比。 這個數字是我們的“信心得分”，表明我們對正確分類的信心。

ZipBooks 了解您的消費趨勢、您記錄交易的方式以及您如何對每個條目進行分類——然後，我們對分類進行猜測，讓您的工作更輕鬆！ 如果您發現某些內容分類錯誤，只需進行更正，ZipBooks 就會從錯誤中吸取教訓。

和解

當您對支出進行分類時，您還將核對交易。 對賬保證您的會計記錄與您的銀行對賬單（包括期初餘額和期末餘額）相符。

過去，對賬是用筆和紙完成的，創建會計分類賬或賬簿。 然後，它升級到電子表格。 現在，現代會計軟件消除了任何手動數據輸入的需要。

基於雲的會計產品與您的銀行無縫同步，自動提取每筆交易。 您所要做的就是將每筆交易記錄在一個類別中，然後驗證它是否真的發生（或協調它）。 有時，同步系統並不完美——要么是銀行連接斷開，要么是會計系統中的某個人做錯了事。 這就是我們和解的原因。

在 ZipBooks 中進行協調很容易。 頂部的框顯示您的書籍 (ZipBooks) 和銀行餘額 (Plaid Premier Checking) 的比較情況。 這可以幫助您準確了解您離公司有多遠（本例中為 987 美元）。 這為您提供了一個簡單的起點來了解您必須走多遠——它甚至可能是您遺漏的一筆 987 美元的交易！

接下來，您通過單擊右側的複選標記將每筆交易與您的銀行對帳單相匹配。 在該過程結束時，如果餘額一開始就“關閉”，對賬可以幫助您找到任何丟失、重複或不正確的交易，並修復它們。

請注意：如果您還沒有這樣做，請將您的業務和個人支出分開。 如果你不這樣做，和解將是一場噩夢。 要分開支出，您不必做任何花哨的事情 - 只需聯繫您當前的銀行並專門為商業交易開設第二個賬戶。 然後，您的業務收入和支出將很容易追踪並集中在一個地方。

時效性

現在我們已經深入了解了細節，讓我們回到基礎。 即使是最有經驗的企業主也無法做到及時性。 簿記可以很簡單，甚至很容易，如果你馬上做的話。

承諾定期維護您的書籍，這項任務只需幾分鐘即可完成，而不是一次幾個小時或幾天。

將簿記放在日曆中。 讓它成為你每週例行公事的一部分。 在手機上設置鬧鐘。 拖延你的書只會讓你更害怕做它們——一個惡性的、昂貴的和耗時的循環。

如果您落後六個月以上，請考慮聯繫專業簿記員以幫助您趕上進度。 原諒自己的會計混亂並開始工作。 簿記確實需要時間和資源，但如果你能掌握它，它永遠不會拖累你太多。 相反，簿記將有助於激發您的財務增長。

稅收

雖然財務報告對您的業務有好處，但許多自由職業者想了解簿記是如何適用於您的稅收要求和扣除額。

小企業主和自由職業者需繳納自僱稅，其中還包括估計的季度付款。 隨時掌握您的納稅日曆，這樣您就不會因錯過付款而產生任何滯納金或罰款。

自由職業也有稅收優惠。 如果您全年保持準確的記錄，您將能夠使用附表 C（表格 1040）扣除業務費用（包括差旅、辦公空間、設備等）。 請記住，您需要提供具體證據證明這些核銷實際上適用於您的業務，而適當的簿記將提供這些證據。

其他有用的定義

當您進行自己的簿記時，了解一些其他術語可能會有所幫助：

• 複式記賬法：當今的會計標準，複式記賬法在兩個地方輸入每筆交易，既作為藉方又作為貸方。 如果您有一個直觀的會計軟件，您就不必太擔心複式記賬的工作原理。 只要知道它可以幫助您獲得對您的業務最有用的報告。
• 會計等式：資產=負債+所有者權益； 在簿記中，這個等式總是正確的。 它反映在您的“資產負債表”上。
  • 資產：對企業有價值的某種財產（現金、庫存、應收賬款）
  • 負債：企業欠下的債務（貸款、信用卡餘額）
  • 所有者權益：代表所有者（或投資者）對企業的要求

基於雲的會計軟件

雖然所有這些行話可能聽起來很複雜，但在當今世界，它不必如此。 鞋盒歸檔和 DIY excel 電子表格的日子已經一去不復返了。 基於雲的會計軟件是博主一直在尋找的簿記解決方案。

基於雲的應用程序是當今的常態，它們非常安全且易於組織。 這些軟件產品可以在一天中的任何時間從任何平台訪問並接收自動更新——這對於總是在旅途中的自由職業者特別有用。

此外，許多會計產品為博主提供免費套餐，因此請充分利用它！

自動報告

美妙之處在於，如果您保留了準確的賬簿，大多數會計產品都會為您生成財務報告。 您無需進行任何復雜的數學運算即可查看您的財務狀況。 您只需對交易進行分類，然後讓您的軟件完成繁重的工作。

這是 ZipBooks 製作的損益表示例。 我們採用您的所有類別，以數字方式處理數字，並以對您有用的方式呈現它們。 利潤和收入採用顏色編碼，可快速識別，因此您可以在需要時查看最需要的數據。

讓我提一下對自由職業者最有價值的三份報告：

1. 資產負債表：資產負債表之所以這樣稱呼，是因為它表達了一個“平衡”的會計等式（如上定義）。 您的資產總額需要等於您的負債和權益的總和。 如果這些數字不相同，您將擁有不准確的賬簿並提交錯誤的納稅申報表。
2. 損益表：雖然資產負債表顯示了某個時間點，但損益表（或“損益表”）顯示了您在特定時期內的總銷售額和費用。 您的淨收入或“底線”是您的利潤，也是您納稅的依據。
3. 現金流量表：雖然利潤很大，但不一定等於手頭現金。 您的現金流量表結合了收入報告和資產負債表中的數據，以便為您提供現金頭寸摘要。

自動付款

作為博主，您很可能會在線接受大部分付款。 無論您使用銀行轉賬還是支付處理器，基於雲的會計應用程序都可以自動將您的交易與您的賬簿同步。 這加速了和解！

例如，在 ZipBooks 中，客戶可以方便地直接從他們的發票中付款。 這意味著他們付款的步驟更少，您可以更快地獲得付款。 這些交易會自動輸入到您的會計記錄中，您無需擔心。

我們還與主要的支付處理器集成：Square、Stripe、PayPal 等。這樣，如果客戶已經擁有 Square 帳戶並且不想在您的發票頁面上輸入他們的信用卡信息，他們將獲得安全性和便利性使用預先建立的平台。

無論客戶選擇如何付款，您的現金流都受益於自動支付和雲會計軟件。

自動開票

大多數會計軟件產品還允許您將發票鏈接到您的賬簿（因此也可以鏈接您的付款）。

這意味著您發送的每張發票都將作為應收賬款記錄在您的記錄中。 當客戶填寫發票時，您的會計軟件將確切知道該收入的分類位置。

此外，ZipBooks 可以幫助您了解如何以及何時可以更好地處理您的發票。 您的發票質量得分基於數千個數據點。 我們會告訴您哪些細節很重要以及如何調整它們，這樣您就可以留住客戶並更快地獲得報酬。

ZipBooks 還保存行項目以加快開票速度，幫助您跟踪發票狀態，允許您設置定期付款並向遲付款客戶發送自動提醒。

每個企業都需要一種有效的方式來保持現金流入。雲會計產品提供的自動化使得加快發票週期變得容易。

快書呢？

QuickBooks 是迄今為止會計軟件領域最知名的名稱。 自 1983 年以來，他們一直在構建會計解決方案，並將其最初的桌面產品擴展到包括在線替代方案、支付選項、發票等。

桌面設計的局限性

QuickBooks 幾十年來一直在開發他們的桌面軟件，因此它背後必然有一些真正的力量和研究。 然而，正如我們已經解釋的那樣，基於雲的會計解決方案對於那些在旅途中需要他們的會計產品來打包同樣的衝擊力的博主特別有用，無論他們是在國內還是國外。

雖然 QuickBooks 確實提供了在線解決方案，但它是對他們的桌麵包的尷尬重新散列。 您最好為雲選擇基於雲構建的軟件產品。 雲應用程序不斷實時更新，並提供 24 小時訪問和安全性。

QuickBooks 2019 計劃的起價為 299 美元，QuickBooks Online 的定價範圍從每月 10 美元到 150 美元不等。

輸入 ZipBooks

我們創建 ZipBooks 時考慮到了小企業主，而不僅僅是會計師。 因此，我們的界面簡單、智能且價格合理。 更不用說，我們的軟件是免費的——永遠免費！

我們的入門計劃包括您需要的一切——發票、會計、聯繫人管理、簡單報告、審查收集和發布。 對於希望邁出下一步的企業，我們確實提供了每月 15 美元起的付費會計和增長計劃。 但對於自由職業者來說，我們的免費產品足以成功管理您的書籍並經營您的業務。

我們已經強調了一些我們認為使我們的產品非常酷的功能，但我們邀請您自己嘗試一下！

記賬並不可怕，即使對於最不具備數學頭腦的人也是如此。 雖然書籍確實可以幫助您了解您的財務狀況，但簿記機制並不需要財務分析師。

如果您的團隊中有智能會計軟件，簿記將變得輕而易舉。

作者簡介

這篇客座文章由 ZipBooks 的首席運營官 Jaren Nichols 撰寫和提供，ZipBooks 是面向小型企業的免費會計軟件。 Jaren 之前是 Google 的產品經理，並擁有哈佛商學院的 MBA 學位。