La guida definitiva alla contabilità per i blogger

Come libero professionista, sei responsabile di ogni aspetto della tua attività: aumento del traffico, acquisizione di clienti, guadagno, ecc. Con la crescente pressione per intraprendere più progetti e migliorare il tuo mestiere, non è possibile che la contabilità sia in cima al tuo radar.

Non ti biasimiamo. Dopotutto, la contabilità è intrinsecamente noiosa.

Il problema è che, senza libri accurati, non avrai una visione accurata della tua situazione finanziaria. La contabilità fornisce un'istantanea della fattibilità finanziaria della tua azienda e i record che sono obsoleti o imprecisi creano un'"istantanea" che è sfocata.

Quindi, mentre ammettiamo che la contabilità non è necessariamente divertente, realizzare un profitto lo è, così come recuperare i soldi durante la stagione delle tasse invece di dover pagare. Questo tipo di dati finanziari "divertenti" può provenire solo da libri accurati.

Contabilità per blogger

La funzione principale di un contabile è, come puoi immaginare, "tenere i libri contabili" per un'azienda. Come blogger, gestirai i libri (ovvero i documenti finanziari) per la tua attività. L'obiettivo della contabilità è produrre rendiconti finanziari accurati e aggiornati che mostrino esattamente dove è stata la tua attività e dove si trova ora.

La contabilità è diversa dalla contabilità. In effetti, è più un sottoinsieme della contabilità. La contabilità comprende tutta la preparazione fiscale, la revisione aziendale e altre forme di analisi finanziaria. La contabilità si concentra invece principalmente su due compiti fondamentali: la categorizzazione e la riconciliazione.

Categorizzazione

Ogni transazione che riguarda la tua attività deve essere classificata. Le transazioni che sono state classificate correttamente - libri che sono stati accuratamente "conservati" - producono conti riconciliati e rendiconti finanziari aggiornati.

La categorizzazione inizia con un “Piano dei conti”: il gruppo di categorie che hai creato per le tue transazioni commerciali. I prodotti software di contabilità in genere creano categorie e sottocategorie predefinite per te (ad es. "Attività" e "Contabilità clienti"), ma puoi sempre anche personalizzarle.

Il tuo piano dei conti ha più livelli. Ad esempio, mentre potresti classificare una transazione come "Forniture", tale transazione rientrerebbe nella categoria principale di "Spese d'ufficio", quindi "Spese" e infine "Patrimonio del proprietario".

Quello che devi sapere è che le tue categorie/conti alla fine si rifletteranno sui tuoi rapporti finanziari e sulle tue tasse. La scelta della categoria corretta è essenziale, in modo da poter ottenere tutte le cancellazioni e non pagare più del dovuto.

Ecco come appare la categorizzazione in ZipBooks. Le transazioni sono state importate automaticamente da una carta di credito, ma sta a te classificarle. Noterai che su alcune transazioni, il nostro software basato sull'intelligenza artificiale ha suggerito una categorizzazione con una percentuale accanto. Questo numero è il nostro "punteggio di fiducia", che indica quanto siamo sicuri di aver ottenuto la categoria giusta.

ZipBooks apprende le tue tendenze di spesa, il modo in cui registri le transazioni e come classifichi ogni voce, quindi, proviamo a indovinare la categorizzazione, semplificandoti il ​​lavoro! Se trovi che qualcosa è classificato in modo errato, apporta semplicemente una correzione e ZipBooks imparerà dai suoi errori.

Riconciliazione

Mentre classifichi le tue spese, riconcilierai anche le transazioni. La riconciliazione garantisce che le tue registrazioni contabili corrispondano ai tuoi estratti conto bancari (sia saldi iniziali che finali).

In passato la riconciliazione avveniva con carta e penna, creando libri o libri contabili contabili. Quindi, è stato aggiornato al foglio di calcolo. Ora, il moderno software di contabilità elimina la necessità di qualsiasi immissione manuale dei dati.

I prodotti di contabilità basati su cloud si sincronizzano perfettamente con la tua banca, inserendo automaticamente ogni transazione. Tutto quello che devi fare è archiviare ogni transazione in una categoria, quindi verificare che sia realmente avvenuta (o riconciliarla). A volte, i sistemi di sincronizzazione non sono perfetti: o la connessione alla banca era interrotta o qualcuno nel sistema contabile ha fatto qualcosa di sbagliato. Per questo ci riconciliamo.

Riconciliare in ZipBooks è facile. La casella in alto mostra come confrontare i tuoi libri (ZipBooks) e il saldo bancario (Plaid Premier Checking). Questo ti aiuta a sapere esattamente quanto sei lontano ($ 987 in questo esempio). Questo ti dà un facile punto di partenza per sapere fino a che punto devi andare: potrebbe anche essere una singola transazione da $ 987 che ti stai perdendo!

Successivamente, abbini ogni transazione al tuo estratto conto facendo clic sul segno di spunta a destra. Al termine di tale processo, se il saldo era "fuori" all'inizio, la riconciliazione ti aiuta a trovare eventuali transazioni mancanti, duplicate o errate e a risolverle.

Come nota: se non l'hai già fatto, ti preghiamo di separare le tue spese aziendali e personali. Se non lo fai, la riconciliazione sarà un incubo. Per separare le spese, non devi fare nulla di speciale: contatta la tua banca attuale e apri un secondo conto esclusivamente per le transazioni commerciali. Quindi, le entrate e le spese della tua attività saranno facilmente tracciabili e tutte in un unico posto.

Tempestività

Ora che abbiamo scavato nel nocciolo della questione, torniamo alle basi. Dove anche gli imprenditori più esperti falliscono è la tempestività. La contabilità può essere semplice, persino facile, se lo fai subito .

Impegnati a mantenere regolarmente i tuoi libri e l'attività richiederà solo pochi minuti qua e là anziché ore o giorni alla volta.

Metti la contabilità nel calendario. Rendilo parte della tua routine settimanale. Imposta una sveglia sul tuo telefono. Procrastinare i tuoi libri ti farà solo temere di farli ancora di più, un circolo vizioso, costoso e dispendioso in termini di tempo.

Se hai più di sei mesi di ritardo, considera la possibilità di contattare un contabile professionista per aiutarti a farti coinvolgere. Perdonati per il tuo pasticcio di contabilità e mettiti al lavoro. La contabilità richiede tempo e risorse, ma se riesci a tenerne il controllo, non ti trascinerà mai troppo. Invece, la contabilità aiuterà a ispirare la tua crescita finanziaria.

Le tasse

Sebbene i rapporti finanziari siano un vantaggio per la tua attività, ciò che molti liberi professionisti vogliono sapere sulla contabilità è come si applica ai requisiti e alle detrazioni fiscali.

I proprietari di piccole imprese e i liberi professionisti sono soggetti alla tassa sul lavoro autonomo, che può includere anche pagamenti trimestrali stimati. Rimani aggiornato sul tuo calendario fiscale in modo da non incorrere in commissioni per ritardi o penali per mancati pagamenti.

Il freelance ha anche i suoi vantaggi fiscali. Se hai tenuto registri accurati tutto l'anno, sarai in grado di detrarre le spese aziendali (inclusi viaggi, uffici, attrezzature, ecc.) utilizzando un programma C (modulo 1040). Ricorda che dovrai fornire prove concrete che queste cancellazioni si applicano effettivamente alla tua attività, che fornirà una contabilità adeguata.

Altre definizioni utili

Quando stai facendo la tua contabilità, può essere utile conoscere alcuni altri termini:

• Doppia partita: lo standard per la contabilità oggi, la contabilità in partita doppia inserisce ogni transazione in due posti, sia come debito che come credito. Se disponi di un software di contabilità intuitivo, non dovrai preoccuparti troppo di come funziona la partita doppia. Sappi solo che ti aiuta a ottenere i rapporti più utili per la tua attività.
• Equazione contabile: attività = passività + patrimonio netto; In contabilità, questa equazione è sempre vera. Si riflette sul tuo "Bilancio".
  • Attività: una sorta di proprietà che ha valore per l'attività (contanti, inventario, crediti)
  • Passività: Debiti delle imprese (prestiti, saldi di carte di credito)
  • Capitale del proprietario: rappresenta il diritto del proprietario (o di un investitore) sull'attività

Software di contabilità basato su cloud

Anche se tutto quel gergo può sembrare complicato, nel mondo di oggi non deve esserlo. I giorni dell'archiviazione delle scatole da scarpe e dei fogli di calcolo excel fai-da-te sono finiti. Il software di contabilità basato sul cloud è la soluzione di contabilità che i blogger stavano cercando.

Le applicazioni basate su cloud sono oggi la norma e sono incredibilmente sicure e facili da organizzare. È possibile accedere a questi prodotti software in qualsiasi momento della giornata, da qualsiasi piattaforma e ricevere aggiornamenti automatici, questo è particolarmente utile per i liberi professionisti che sono sempre in movimento.

Inoltre, molti prodotti di contabilità offrono un livello gratuito per i blogger, quindi approfittane!

Rapporti automatizzati

Il bello è che, se hai tenuto libri contabili accurati, la maggior parte dei prodotti di contabilità produrrà rapporti finanziari per te. Non devi fare calcoli complicati per vedere la tua situazione finanziaria. Devi solo classificare le transazioni e lasciare che il tuo software faccia il lavoro pesante.

Ecco un esempio di un conto economico prodotto da ZipBooks. Prendiamo tutte le tue categorie, scricchioliamo i numeri digitalmente e li presentiamo in un modo che ti è utile. I profitti e le entrate sono codificati a colori e rapidamente identificabili, così puoi vedere i dati di cui hai più bisogno, quando ne hai bisogno.

Vorrei citare i tre report che sono di maggior valore per i freelance:

1. Lo Stato Patrimoniale : Lo Stato Patrimoniale è chiamato tale perché esprime un'equazione contabile “bilanciata” (definita sopra). Il totale delle tue attività deve essere uguale al totale delle tue passività e del patrimonio netto combinato. Se questi numeri non sono identici, avrai libri imprecisi e presenterai una dichiarazione dei redditi errata.
2. Il conto economico : mentre lo stato patrimoniale presenta un momento nel tempo, il conto economico (o "rendiconto profitti e perdite") mostra le vendite e le spese totali in un periodo specificato. Il tuo reddito netto, o la "linea inferiore", è il tuo profitto ed è ciò su cui paghi le tasse.
3. Il Rendiconto Finanziario : Anche se il profitto è ottimo, non è necessariamente uguale alla liquidità disponibile. Il tuo rendiconto finanziario combina i dati del conto economico e dello stato patrimoniale per fornirti un riepilogo della tua posizione di cassa.

Pagamenti automatizzati

Le probabilità sono che, come blogger, accetti la maggior parte dei tuoi pagamenti online. Indipendentemente dal fatto che utilizzi un bonifico bancario o un elaboratore di pagamento, le applicazioni di contabilità basate su cloud sono attrezzate per sincronizzare automaticamente le tue transazioni con i tuoi libri. Questo accelera la riconciliazione!

Ad esempio, in ZipBooks, i clienti possono comodamente pagare direttamente dalla fattura. Ciò significa meno passaggi per effettuare un pagamento e tu vieni pagato più velocemente. Queste transazioni vengono automaticamente inserite nei tuoi registri contabili, una cosa in meno di cui preoccuparti.

Ci integriamo anche con i principali processori di pagamento: Square, Stripe, PayPal, ecc. In questo modo, se i clienti hanno già un account Square e non vogliono inserire i dati della loro carta di credito nella pagina della fattura, hanno la sicurezza e la comodità di utilizzando una piattaforma prestabilita.

Indipendentemente da come i clienti scelgono di pagare, il tuo flusso di cassa è avvantaggiato dai pagamenti automatizzati e dal software di contabilità cloud.

Fatturazione automatizzata

La maggior parte dei prodotti software di contabilità ti consentirà anche di collegare la tua fatturazione ai tuoi libri (e quindi collegare anche i tuoi pagamenti).

Ciò significa che ogni fattura che invii sarà registrata nei tuoi archivi come crediti. Quando i clienti compilano una fattura, il tuo software di contabilità saprà esattamente dove classificare quel reddito.

Inoltre, ZipBooks ti aiuta a sapere come e quando le tue fatture potrebbero essere migliori. Il punteggio di qualità della tua fattura si basa su migliaia di punti dati. Ti diciamo quali dettagli contano e come modificarli in modo da poter mantenere i clienti ed essere pagati più velocemente.

ZipBooks salva anche le voci per una fatturazione più rapida, ti aiuta a tenere traccia dello stato delle fatture, ti consente di impostare pagamenti ricorrenti e invia promemoria automatici ai clienti che pagano in ritardo.

Ogni azienda ha bisogno di un modo efficiente per mantenere il denaro in entrata. L'automazione fornita dai prodotti di contabilità cloud semplifica l'accelerazione dei cicli di fatturazione.

E QuickBooks?

QuickBooks è di gran lunga il nome più riconoscibile nello spazio del software di contabilità. Creano soluzioni di contabilità dal 1983 e hanno ampliato la loro offerta desktop iniziale per includere alternative online, opzioni di pagamento, fatturazione e altro ancora.

Limitazioni del design del desktop

QuickBooks ha sviluppato il suo software desktop per decenni, quindi è destinato ad avere un vero potere e ricerca dietro di esso. Tuttavia, come abbiamo spiegato, le soluzioni di contabilità basate su cloud sono particolarmente utili per i blogger che sono in movimento e hanno bisogno che i loro prodotti di contabilità abbiano lo stesso vantaggio sia che si trovino in patria o all'estero.

Sebbene QuickBooks offra una soluzione online, è un imbarazzante rehashing del loro pacchetto desktop. È meglio scegliere un prodotto software creato sul cloud per il cloud. Le applicazioni cloud vengono aggiornate continuamente, in tempo reale e sono dotate di accesso e sicurezza 24 ore su 24.

I piani di QuickBooks 2019 partono da $ 299 e i prezzi di QuickBooks Online vanno da $ 10 a $ 150 al mese.

Entra in ZipBooks

Abbiamo creato ZipBooks pensando ai piccoli imprenditori, non solo ai contabili. Pertanto, la nostra interfaccia è semplice, intelligente e conveniente. E per non parlare del fatto che il nostro software è gratuito , per sempre!

Il nostro piano iniziale include tutto ciò di cui hai bisogno: fatturazione, contabilità, gestione dei contatti, report semplici, raccolta di recensioni e pubblicazione. Per le aziende che desiderano fare il passo successivo, offriamo contabilità a pagamento e piani di crescita a partire da $ 15 al mese. Ma per i liberi professionisti, il nostro prodotto gratuito sarà più che sufficiente per gestire con successo i tuoi libri e gestire la tua attività.

Abbiamo già evidenziato alcune delle caratteristiche che riteniamo rendano il nostro prodotto piuttosto interessante, ma ti invitiamo a provarlo di persona!

La contabilità non deve spaventare, anche per gli individui meno matematici. Mentre i libri ti aiutano a vedere dove sono le tue finanze, i meccanismi della contabilità non richiedono un analista finanziario.

E se hai un software di contabilità intelligente nella tua squadra, la contabilità sarà un gioco da ragazzi.

Profilo dell'autore

Questo guest post è stato scritto e fornito da Jaren Nichols, Chief Operating Officer di ZipBooks, software di contabilità gratuito per le piccole imprese. Jaren è stato in precedenza Product Manager presso Google e ha conseguito un MBA presso la Harvard Business School.