Kompletny przewodnik po księgowości dla blogerów

Jako freelancer jesteś odpowiedzialny za każdy aspekt swojej działalności — zwiększenie ruchu, pozyskiwanie klientów, zarabianie pieniędzy itp. Przy rosnącej presji na podejmowanie większej liczby projektów i ulepszanie swojego rzemiosła nie ma mowy, aby księgowość była wysoko na twoim radarze.

Nie obwiniamy cię. W końcu księgowość jest z natury nudna.

Problem polega na tym, że bez dokładnych ksiąg nie będziesz miał dokładnego obrazu swojej sytuacji finansowej. Rachunkowość zapewnia obraz kondycji finansowej firmy, a przestarzałe lub niedokładne zapisy tworzą „migawkę”, która jest nieostra.

Tak więc, chociaż przyznajemy, że prowadzenie ksiąg rachunkowych niekoniecznie jest zabawne, osiąganie zysków jest, podobnie jak odzyskiwanie pieniędzy w sezonie podatkowym zamiast płacenia. Tego rodzaju „zabawne” dane finansowe mogą pochodzić tylko z dokładnych ksiąg.

Księgowość dla blogerów

Podstawową funkcją księgowego jest – jak można się domyślić – „prowadzenie ksiąg” dla firmy. Jako bloger będziesz zarządzać księgami (czyli dokumentacją finansową) swojej własnej firmy. Celem księgowości jest sporządzanie dokładnych i aktualnych sprawozdań finansowych, które pokazują dokładnie, gdzie była Twoja firma i gdzie jest teraz.

Księgowość różni się od rachunkowości. W rzeczywistości jest to bardziej podzbiór rachunkowości. Rachunkowość obejmuje wszelkie przygotowania podatkowe, audyt biznesowy i inne formy analizy finansowej. Księgowość skupia się przede wszystkim na dwóch podstawowych zadaniach: kategoryzacji i uzgadnianiu.

Kategoryzacja

Każda transakcja, która dotyczy Twojej firmy, musi być skategoryzowana. Transakcje, które zostały prawidłowo skategoryzowane — księgi, które zostały dokładnie „prowadzone” — tworzą uzgodnione konta i aktualne sprawozdania finansowe.

Kategoryzacja zaczyna się od „Planu kont”: grupy kategorii utworzonych dla transakcji biznesowych. Oprogramowanie księgowe zazwyczaj tworzy dla Ciebie domyślne kategorie i podkategorie (np. „Aktywa” i „Należności”), ale zawsze możesz je również dostosować.

Twój plan kont ma wiele poziomów. Na przykład, chociaż możesz zaklasyfikować transakcję jako „Dostawy”, transakcja ta będzie należeć do kategorii nadrzędnej „Wydatki biurowe”, następnie „Wydatki” i wreszcie „Kapitał własny właściciela”.

Musisz wiedzieć, że Twoje kategorie/konta zostaną ostatecznie odzwierciedlone w Twoich raportach finansowych i podatkach. Wybór właściwej kategorii jest niezbędny, abyś mógł uzyskać wszystkie swoje odpisy i nie przepłacać.

Tak wygląda kategoryzacja w ZipBooks. Transakcje zostały automatycznie zaimportowane z karty kredytowej, ale od Ciebie zależy, czy je skategoryzujesz. Zauważysz, że w przypadku niektórych transakcji nasze oprogramowanie oparte na sztucznej inteligencji zasugerowało kategoryzację z wartością procentową obok. Ta liczba to nasz „wynik zaufania”, wskazujący, jak bardzo jesteśmy pewni, że otrzymaliśmy właściwą kategorię.

ZipBooks dowiaduje się o Twoich trendach w wydatkach, sposobie rejestrowania transakcji i kategoryzowaniu każdego wpisu — a następnie zgadujemy, jak kategoryzacja jest łatwiejsza! Jeśli okaże się, że coś jest źle sklasyfikowane, po prostu wprowadź poprawkę, a ZipBooks będzie uczyć się na swoich błędach.

Pojednanie

Kategoryzując wydatki, uzgadniasz również transakcje. Reconciliation gwarantuje, że Twoje zapisy księgowe są zgodne z wyciągami bankowymi (zarówno salda początkowe, jak i końcowe).

W przeszłości pojednanie odbywało się za pomocą pióra i papieru, tworząc księgi rachunkowe lub księgi. Następnie został uaktualniony do arkusza kalkulacyjnego. Obecnie nowoczesne oprogramowanie księgowe eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych.

Produkty księgowe oparte na chmurze bezproblemowo synchronizują się z Twoim bankiem, automatycznie pobierając każdą transakcję. Wystarczy, że zarejestrujesz każdą transakcję w kategorii, a następnie zweryfikujesz, czy rzeczywiście się wydarzyła (lub ją pogodzić). Czasami systemy synchronizacji nie są doskonałe — albo połączenie z bankiem było wyłączone, albo ktoś w systemie księgowym zrobił coś złego. Dlatego się godzimy.

Pojednanie w ZipBooks jest łatwe. Pole u góry pokazuje porównanie Twoich książek (ZipBooks) i salda bankowego (Plaid Premier Checking). Pomaga to dokładnie wiedzieć, jak daleko jesteś (987 USD w tym przykładzie). Daje to łatwy punkt wyjścia, aby wiedzieć, jak daleko musisz się posunąć — może to być nawet pojedyncza transakcja o wartości 987 USD, której tracisz!

Następnie porównujesz każdą transakcję z wyciągiem bankowym, klikając znacznik wyboru po prawej stronie. Pod koniec tego procesu, jeśli saldo było „wyzerowane”, uzgadnianie pomaga znaleźć brakujące, zduplikowane lub nieprawidłowe transakcje i je naprawić.

Uwaga: jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, prosimy o oddzielenie wydatków biznesowych i osobistych. Jeśli tego nie zrobisz, pojednanie będzie koszmarem. Aby oddzielić wydatki, nie musisz robić nic wymyślnego — wystarczy skontaktować się ze swoim obecnym bankiem i otworzyć drugie konto przeznaczone wyłącznie na transakcje biznesowe. Dzięki temu dochody i wydatki Twojej firmy będą łatwo identyfikowane i wszystko w jednym miejscu.

Aktualność

Teraz, gdy zagłębiliśmy się w sedno sprawy, wróćmy do podstaw. Tam, gdzie zawodzą nawet najbardziej doświadczeni właściciele firm, jest terminowość. Prowadzenie księgowości może być proste, a nawet łatwe, jeśli zrobisz to od razu .

Zobowiąż się do regularnej konserwacji książek, a zadanie zajmie tylko kilka minut tu i tam, a nie godziny lub dni na raz.

Umieść księgowość w kalendarzu. Uczyń to częścią swojej cotygodniowej rutyny. Ustaw alarm w telefonie. Odwlekanie książek sprawi, że będziesz bać się ich robienia jeszcze bardziej – błędne, kosztowne i czasochłonne cykl.

Jeśli masz więcej niż sześć miesięcy spóźnienia, rozważ skontaktowanie się z profesjonalnym księgowym, który pomoże Ci nadrobić zaległości. Wybacz sobie bałagan księgowy i zabierz się do pracy. Prowadzenie księgowości wymaga czasu i zasobów, ale jeśli możesz być na topie, nigdy nie zmniejszy się zbytnio. Zamiast tego księgowość pomoże zainspirować Twój rozwój finansowy.

Podatki

Chociaż raporty finansowe są dobrodziejstwem dla Twojej firmy, wielu freelancerów chce wiedzieć o księgowości, jak odnosi się ona do Twoich wymagań podatkowych i odliczeń.

Właściciele małych firm i freelancerzy podlegają podatkowi od samozatrudnienia, który może również obejmować dokonywanie szacunkowych płatności kwartalnych. Bądź na bieżąco ze swoim kalendarzem podatkowym, aby nie ponosić żadnych opłat za opóźnienia lub kar za nieodebrane płatności.

Freelancing ma również swoje korzyści podatkowe. Jeśli prowadzisz dokładne rejestry przez cały rok, będziesz mógł odliczyć wydatki służbowe (w tym podróże, przestrzeń biurową, sprzęt itp.) za pomocą harmonogramu C (formularz 1040). Pamiętaj, że będziesz musiał przedstawić konkretne dowody, że te odpisy faktycznie dotyczą Twojej firmy, co zapewni właściwe prowadzenie księgowości.

Inne przydatne definicje

Kiedy prowadzisz własną księgowość, pomocne może być poznanie kilku innych terminów:

• Podwójny zapis: obecnie standard księgowania, księgowanie z podwójnym zapisem wprowadza każdą transakcję w dwóch miejscach, zarówno jako debetową, jak i kredytową. Jeśli masz intuicyjne oprogramowanie księgowe, nie musisz się zbytnio martwić o działanie podwójnego wpisu. Po prostu wiedz, że pomaga Ci to uzyskać najbardziej przydatne raporty dla Twojej firmy.
• Równanie księgowe: Aktywa = Pasywa + Kapitał własny; W księgowości to równanie jest zawsze prawdziwe. Jest to odzwierciedlone w Twoim „Bilansie”.
  • Aktywa: Jakiś rodzaj nieruchomości, która ma wartość dla firmy (gotówka, zapasy, należności)
  • Pasywa: Zadłużenia przedsiębiorstw (pożyczki, salda kart kredytowych)
  • Kapitał własny: reprezentuje roszczenie właściciela (lub inwestora) w stosunku do firmy

Oprogramowanie księgowe oparte na chmurze

Choć cały ten żargon może wydawać się skomplikowany, w dzisiejszym świecie nie musi tak być. Czasy wypełniania pudełek po butach i arkuszy kalkulacyjnych DIY Excel już minęły. Oprogramowanie księgowe oparte na chmurze to rozwiązanie księgowe, którego szukali blogerzy.

Aplikacje oparte na chmurze są dziś normą i są niezwykle bezpieczne i łatwe do zorganizowania. Dostęp do tych programów można uzyskać o każdej porze dnia, z dowolnej platformy i otrzymywać automatyczne aktualizacje — jest to szczególnie przydatne dla freelancerów, którzy są zawsze w ruchu.

Ponadto wiele produktów księgowych oferuje blogerom bezpłatny poziom, więc skorzystaj z tego!

Zautomatyzowane raporty

Piękno polega na tym, że jeśli prowadzisz dokładne księgi, większość produktów księgowych będzie generować raporty finansowe za Ciebie. Nie musisz wykonywać skomplikowanej matematyki, aby sprawdzić swoją sytuację finansową. Po prostu kategoryzujesz transakcje i pozwalasz swojemu oprogramowaniu wykonać ciężkie zadania.

Oto przykład rachunku zysków i strat wyprodukowanego przez ZipBooks. Bierzemy wszystkie Twoje kategorie, przetwarzamy cyfrowo liczby i przedstawiamy je w sposób, który jest dla Ciebie przydatny. Zyski i dochody są oznaczone kolorami i można je szybko zidentyfikować, dzięki czemu możesz zobaczyć dane, których najbardziej potrzebujesz, kiedy ich potrzebujesz.

Pozwolę sobie wspomnieć o trzech raportach, które mają największą wartość dla freelancerów:

1. Bilans : Bilans jest nazywany takim, ponieważ wyraża „zbilansowane” równanie księgowe (zdefiniowane powyżej). Suma Twoich aktywów musi być równa sumie Twoich zobowiązań i kapitału własnego. Jeśli te numery nie są identyczne, będziesz mieć niedokładne księgi i złożyć wadliwe zeznanie podatkowe.
2. Rachunek zysków i strat : Podczas gdy bilans przedstawia moment w czasie, rachunek zysków i strat (lub „Rachunek zysków i strat”) pokazuje całkowitą sprzedaż i wydatki w określonym okresie. Twój dochód netto lub „dolna linia” to Twój zysk i od niego płacisz podatki.
3. Oświadczenie o przepływach pieniężnych : Chociaż zysk jest świetny, niekoniecznie równa się gotówce w kasie. Rachunek przepływów pieniężnych łączy dane z raportu dochodów i bilansu w celu uzyskania podsumowania pozycji gotówkowej.

Płatności automatyczne

Szanse są takie, że jako bloger akceptujesz większość swoich płatności online. Niezależnie od tego, czy korzystasz z przelewu bankowego, czy procesora płatności, aplikacje księgowe oparte na chmurze są przystosowane do automatycznej synchronizacji Twoich transakcji z księgami. To przyspiesza pojednanie!

Na przykład w ZipBooks klienci mogą wygodnie płacić bezpośrednio z faktury. Oznacza to dla nich mniej kroków, aby dokonać płatności, a Ty szybciej otrzymujesz zapłatę. Transakcje te są automatycznie wprowadzane do ewidencji księgowej – o jedną rzecz mniej, o którą musisz się martwić.

Integrujemy się również z głównymi procesorami płatności: Square, Stripe, PayPal itp. W ten sposób, jeśli klienci mają już konto Square i nie chcą podawać informacji o swojej karcie kredytowej na stronie faktury, mają bezpieczeństwo i wygodę za pomocą wcześniej ustalonej platformy.

Niezależnie od tego, jak klienci zdecydują się zapłacić, Twoje przepływy pieniężne będą czerpać korzyści z automatycznych płatności i oprogramowania księgowego w chmurze.

Automatyczne fakturowanie

Większość oprogramowania księgowego umożliwia również powiązanie fakturowania z księgami (a tym samym również powiązanie płatności).

Oznacza to, że każda wysłana przez Ciebie faktura zostanie wpisana do Twoich ewidencji jako należności. Gdy klienci wypełnią fakturę, Twoje oprogramowanie księgowe będzie dokładnie wiedziało, gdzie kategoryzować ten dochód.

Ponadto ZipBooks pomaga dowiedzieć się, jak i kiedy Twoje faktury mogą być lepsze. Twój Wynik Jakości faktury opiera się na tysiącach punktów danych. Powiemy Ci, które szczegóły mają znaczenie i jak je poprawić, abyś mógł zatrzymać klientów i szybciej otrzymywać płatności.

ZipBooks zapisuje również pozycje w celu szybszego fakturowania, pomaga śledzić status faktur, umożliwia konfigurowanie płatności cyklicznych i wysyła automatyczne przypomnienia do klientów spóźniających się z płatnościami.

Każda firma potrzebuje skutecznego sposobu na utrzymanie napływu gotówki. Automatyzacja zapewniana przez produkty księgowe w chmurze ułatwia przyspieszenie cykli fakturowania.

A co z QuickBooks?

QuickBooks to zdecydowanie najbardziej rozpoznawalna nazwa w przestrzeni oprogramowania księgowego. Tworzą rozwiązania księgowe od 1983 roku i rozszerzyli swoją początkową ofertę komputerów stacjonarnych o alternatywy online, opcje płatności, fakturowanie i wiele innych.

Ograniczenia projektowania pulpitu

QuickBooks rozwija swoje oprogramowanie na komputery stacjonarne od dziesięcioleci, dlatego musi mieć za sobą prawdziwą moc i badania. Jednak, jak już wyjaśniliśmy, rozwiązania księgowe oparte na chmurze są szczególnie przydatne dla blogerów, którzy są w ruchu i potrzebują, aby ich produkty księgowe były tak samo skuteczne, niezależnie od tego, czy są w kraju, czy za granicą.

Chociaż QuickBooks oferuje rozwiązanie online, jest to niezręczne ponowne haszowanie ich pakietu na komputery stacjonarne. Lepiej jest wybrać oprogramowanie, które zostało zbudowane w chmurze dla chmury. Aplikacje w chmurze są aktualizowane w sposób ciągły, w czasie rzeczywistym i zapewniają całodobowy dostęp i bezpieczeństwo.

Plany QuickBooks 2019 zaczynają się od 299 USD, a ceny QuickBooks Online wahają się od 10 do 150 USD miesięcznie.

Wejdź do Książek pocztowych

Stworzyliśmy ZipBooki z myślą o właścicielach małych firm, a nie tylko o księgowych. Dzięki temu nasz interfejs jest prosty, inteligentny i niedrogi. Nie wspominając już o tym, że nasze oprogramowanie jest bezpłatne — na zawsze!

Nasz plan startowy zawiera wszystko, czego potrzebujesz — fakturowanie, księgowość, zarządzanie kontaktami, proste raporty, gromadzenie i publikowanie recenzji. Firmom, które chcą zrobić kolejny krok, oferujemy płatną księgowość i plany rozwoju już od 15 USD/miesiąc. Jednak dla freelancerów nasz darmowy produkt będzie więcej niż wystarczający do skutecznego zarządzania książkami i prowadzenia firmy.

Podkreśliliśmy już niektóre funkcje, które naszym zdaniem sprawiają, że nasz produkt jest całkiem fajny, ale zapraszamy do wypróbowania go samemu!

Prowadzenie ksiąg rachunkowych nie musi przerażać nawet najmniej myślących matematycznie osób. Chociaż książki pomagają ci zobaczyć, gdzie są twoje finanse, mechanika księgowości nie wymaga analityka finansowego.

A jeśli masz w swoim zespole inteligentne oprogramowanie księgowe, prowadzenie ksiąg rachunkowych będzie dziecinnie proste.

Profil autora

Ten gościnny post został napisany i dostarczony przez Jarena Nicholsa, dyrektora ds. operacyjnych w ZipBooks, bezpłatnym oprogramowaniu księgowym dla małych firm. Jaren był wcześniej Product Managerem w Google i posiada tytuł MBA na Harvard Business School.