10 نصائح لكتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة: كيفية توصيل رسالتك
نشرت: 2018-05-24كم عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تصلك يوميا؟ هل هناك الكثير منهم تقرأه بالفعل؟ هل فكرت يومًا ما الذي يجعلك تفتح رسائل معينة وتتجاهل الباقي؟ إذا كنت قد حاولت في أي وقت الترويج لأي شيء عبر البريد الإلكتروني ، فلا بد أنك لاحظت أن بعض رسائل البريد الإلكتروني تكون فعالة ، بينما يفشل البعض الآخر.
هناك عدد كبير من العوامل التي تحدد ما إذا كان البريد الإلكتروني يخدم غرضك أم لا. بغض النظر عما إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني لأغراض تسويقية أو اتصالات شخصية أو تجارية ، فإن معرفة كيفية كتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة هي إحدى المهارات الأساسية لمساعدتك في توصيل رسالتك.
ما الذي يجعل رسائل البريد الإلكتروني فعالة
بصفتك مرسلًا ، فأنت تعتبر رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك خاصة وفريدة من نوعها ، ولديك كل الحق في التفكير في ذلك - بعد كل شيء ، فإنك تبذل جهدًا في رسالتك وتتوقع أن يتفاعل الناس بشكل صحيح. لكن تخيل فقط: يتم إرسال حوالي 144.8 رسالة بريد إلكتروني يوميًا إلى جميع أنحاء العالم ! رسائل البريد الإلكتروني الخاصة ، وعروض الأعمال ، والنشرات الإخبارية ، والعروض الترويجية ، والإعلانات ، والإعلانات ، والدعوات - من السهل جدًا أن تضيع في هذه الموجات اللانهائية من البيانات.
لكتابة رسائل بريد إلكتروني تصل إلى المكان حقًا ، يجب عليك أولاً وقبل كل شيء أن تدرك ما يجعلها فعالة. رسائل البريد الإلكتروني الفعالة هي تلك التي:
- يتم فتحها في المقام الأول ؛
- تقرأ وتفهم ؛
- ترك انطباع جيد لدى القارئ ؛
- واضحة ولا تنسى.
- لا تأخذ الكثير من الوقت للقراءة والرد ؛
- شجع القارئ على الرد أو اتخاذ إجراء.
مع وضع ذلك في الاعتبار ، فإن كتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة هي مسألة تكييف رسالتك مع أذواق وتفضيلات جمهورك والالتزام بالنصائح التي يمكنك العثور عليها أدناه.
ضع أهدافك في الاعتبار
عندما تكتب بريدًا إلكترونيًا ، فإنك تفعل ذلك بهدف واضح جدًا في الأفق ، خاصةً عندما تتعامل مع التسويق عبر البريد الإلكتروني. على ما يبدو ، لن تهتم بكتابة أي شيء لأي شخص دون سبب على الإطلاق. إليك ما قد ترغب في تحقيقه من خلال بريدك الإلكتروني:
- أبلغ جمهورك وابقهم على اطلاع دائم ؛
- احصل على رد أو إجابة لسؤالك ؛
- تشجيع المتلقين لمزيد من التواصل ، والانفتاح على الحوار ؛
- إقناع المستلم بتنفيذ إجراء معين ، مثل النقر للوصول إلى موقع الويب الخاص بك ، أو الاشتراك في رسالة إخبارية ، أو إجراء عملية شراء ، وما إلى ذلك.
حدد الهدف الرئيسي وضعه في الاعتبار طوال عملية الكتابة ، وحاول تجنب السعي وراء عدة أهداف في وقت واحد لأن تعقيد الأمور نادرًا ما يبشر بالخير عندما يتعلق الأمر برسائل البريد الإلكتروني. 
مانع الهيكل
تمامًا مثل أي نوع آخر من السرد ، يتكون البريد الإلكتروني من عدة أجزاء هيكلية. الهيكل الواضح ليس مجرد تكريم لكتابة الرسائل التقليدية. يساعدك على أن تكون متسقًا واتباع ارتباط منطقي ، وتقديم أفكارك بالتسلسل الصحيح حتى يتمكن القارئ من استيعاب المعلومات وفهمها بالطريقة الأكثر ملاءمة. يتكون البريد الإلكتروني النموذجي من العناصر التالية:
- سطر الموضوع؛
- تحية؛
- مقدمة (فتاحة) ؛
- الجسم الرئيسي (مع أو بدون عناوين فرعية) ؛
- الحث على اتخاذ إجراء (اختياري) ؛
- إغلاق؛
- تفاصيل الاتصال (اختياري).
يمكن اعتبار انتهاكات الهيكلية على أنها نقص في الاحتراف أو الإهمال ، خاصة عندما يتعلق الأمر بالاتصالات التجارية. علاوة على ذلك ، قد تمنع القراء من فهم فكرتك بشكل صحيح.
ضع بعض التفكير في سطر الموضوع الخاص بك
سطر الموضوع هو أول شيء يواجهه المستلم في العثور على بريدك الإلكتروني في البريد الوارد. هذا هو السبب في أنه من المهم جدًا ترك انطباع جيد باستخدامه ، واستخدامه كإغراء لقرائك. يجب ألا يشرح سطر الموضوع للقراء فقط ما يمكن أن يتوقعوا العثور عليه بالداخل ، بل يجب أيضًا إقناعهم بالنقر فوق البريد الإلكتروني. فيما يلي بعض النصائح لكتابة سطر موضوع مقنع:
- تجنب العبارات والتعبيرات العامة مثل "فقط لأجلك!" أو "فرصة تتكرر في العمر" أو "رسالة مهمة جدًا !!!" كرسائل بريد إلكتروني تحتوي على سطور مثل هذه عادةً ما يتم اعتبارها رسائل غير مرغوب فيها ويتم حذفها على الفور.
- سطر الموضوع الجيد هو سطر موضوع قصير: تم الإبلاغ عن أن الطول الأمثل لسطر الموضوع هو 61-70 حرفًا. يبدو أن الحالات الأطول تستغرق وقتًا أطول في القراءة وتكون أكثر إزعاجًا. الأقصر منها تكون أقل إفادة وبالتالي فهي أقل مصداقية في نظر القراء.
- احرص على الإيجاز ولكن لا تنس أن تكون وصفيًا بدرجة كافية. يجب أن يحدد سطر الموضوع بوضوح محتوى بريدك الإلكتروني دون الخوض في التفاصيل. من الجيد دائمًا ترك بعض المساحة للغموض لتشجيع القارئ على فتح بريدك الإلكتروني.
- غالبًا ما يكون سطر الموضوع المخصص هو مفتاح نجاح البريد الإلكتروني. من المعروف أن ذكر اسم المستلم في سطر الموضوع يزيد بشكل كبير من نسبة النقر إلى الظهور .
- اجعل سطر الموضوع الخاص بك قابلاً للبحث. حتى إذا قرر القارئ تخطي بريدك الإلكتروني في البداية ، فمن المحتمل جدًا أنه سيرغب في فتحه لاحقًا. لتسهيل البحث داخل صندوق الوارد للمستخدم ، قم بتضمين كلمة رئيسية واحدة أو اثنتين في سطر الموضوع.
ابدأ بتحية مناسبة
التحية جزء أساسي من أي بريد إلكتروني. بدونها ، ستكون رسالتك غير مكتملة وغير مركزة. ما لم تحدد شخصًا تقترب منه ، فسيتم فهم رسالتك بشكل مجرد. لا يمكنك توقع ارتباط القارئ بفكرتك والانخراط إذا لم تجعلها شخصية.
يعد التخصيص أحد الركائز الأساسية لكتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة. لذلك ، فإن تضمين الاسم الأول للقارئ يمكن أن يزيد بشكل كبير من فرص بريدك الإلكتروني في جذب الانتباه وفتحه في النهاية. تم التأكيد على أن رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على رسالة شخصية تتميز بمعدلات فتح أعلى بنسبة 13.1٪ .
إذا كان تخصيص التحية لكل بريد إلكتروني يبدو مشكلة بالنسبة لك ، ففكر في نوع التحية الأنسب لجمهورك. اعتمادًا على مكانتك ، يمكن أن تكون تحياتك إما رسمية (على سبيل المثال "سيدي العزيز / سيدتي") أو غير رسمية (على سبيل المثال "مرحبًا هناك" ، إلخ). 
اشرح سبب كتابتك في افتتاحية مختصرة
يعد الوصول مباشرة إلى النقطة المهمة دون الالتفاف حول الأدغال إحدى القواعد الأساسية لكتابة بريد إلكتروني فعال. لا شك في أنه يجب عليك احترام وقت القراء ، ولكن الانطلاق في العمل دون مقدمة مناسبة قد يُعتبر عدم احترام.
يجب أن يكون السطر الافتتاحي لبريدك الإلكتروني موجزًا وأن يخدم غرض التعريف بنفسك وموضوع رسالتك. اشرح ببساطة من أنت وماذا تفعل (إذا لزم الأمر) واذكر سبب كتابتك. يمكن أن يكون السبب:
- تقديم طلب؛
- طلب للحصول على معلومات؛
- عرض المساعدة؛
- إعطاء المعلومات ؛
- شكوى
- الاعتذار
- الدعوة إلى العمل ؛
- الرد.
يجب ألا تزيد رسالة فتح البريد الإلكتروني عن جملة أو جملتين. هذا يكفي فقط لإعداد الأرضية لجوهر رسالتك.
اكتب نصًا رئيسيًا موجزًا وغنيًا بالمعلومات لبريدك الإلكتروني
النص الأساسي هو بلا شك أهم جزء في رسالة البريد الإلكتروني. هذا هو المكان الذي توصل فيه الفكرة الرئيسية لرسالتك ، لذلك تريد بالتأكيد أن يتم فهمك بأكثر الطرق دقة ، وأن تترك انطباعًا جيدًا لدى القارئ ، وتحقق أهدافك. هناك العديد من التوصيات التي يجب مراعاتها:
- اكتب باختصار : عندما تكتب إلى جمهورك ، فأنت تريد أن تروي قصة كاملة ، وتذكر كل التفاصيل ، وتشرح فكرتك حتى لا يكون هناك مساحة للشكوك. بعد كل شيء ، أنت ترغب في السماح للآخرين برؤية الأشياء بالطريقة التي تراها بها. لكن حاول ألا تنجرف. الحقيقة هي أنه كل يوم يتلقى المستلمون مجموعة من رسائل البريد الإلكتروني التي يُطلب منهم قراءة هذا والقيام بذلك. بطبيعة الحال ، فإن موقفهم الافتراضي هو توفير الوقت الثمين من خلال التعامل مع بريدك الإلكتروني في أسرع وقت ممكن. لذلك إذا واجه القارئ جدارًا ضخمًا من النص ، فسيكون رد الفعل الأول هو الانزعاج. فرص قراءة مثل هذا البريد الإلكتروني وفهمها ضئيلة بشكل مثير للشفقة. يُذكر أن رسائل البريد الإلكتروني الأكثر فاعلية هي التي يتراوح طولها بين 50 و 125 كلمة ، وتتفاخر بمعدل فتح يزيد عن 50٪. هذا هو السبب في أنك يجب أن تركز فقط على الحقائق والحجج الأساسية في بريدك الإلكتروني ، مع ترك الزغب.
- اكتب ببساطة : باتباع نفس المنطق ، حاول ألا ترهق النص بالمصطلحات ، والاختصارات ، والمصطلحات المهنية ، وما إلى ذلك. قد ترغب في إثبات مهنيتك وبصيرة الصناعة بهذه الطريقة ، ولكن النتيجة النهائية يمكن أن تكون عكس ذلك تمامًا. اجعل اللغة بسيطة واجعل عملية القراءة سهلة قدر الإمكان.
- اجعل النص قابلاً للمسح الضوئي جيدًا : لا يقرأ معظم الأشخاص رسائل البريد الإلكتروني من البداية إلى النهاية. يمرون عبر النص بسرعة لفهم النقطة الرئيسية. لتسهيل الأمر على القراء ، رتب النص بحيث يكون مسحه ضوئيًا مريحًا وممتعًا للنظر إليه. قسّم كل شيء إلى عدة أجزاء منطقية وسهلة الهضم ، تاركًا فراغات واسعة بينهما. إذا كان ذلك منطقيًا ، أدخل عدة عناوين فرعية. أيضًا ، ضع في اعتبارك استخدام القوائم المرقمة أو النقطية لتحسين المحتوى الخاص بك لتسهيل الاستهلاك.
- حدد الفوائد الخاصة بك : إذا كتبت بريدًا إلكترونيًا خاصًا بالعمل أو التسويق ، فمن الضروري أن تدع جمهورك يعرف سبب كون منتجك أو خدمتك هي التي ستجعلهم سعداء. في كل مرة يفتح فيها شخص ما بريدك الإلكتروني ، يكون السؤال الأول الذي يتبادر إلى الذهن هو: "لماذا يجب أن أهتم؟". لا يكفي تعداد الميزات الرائعة لعلامتك التجارية أو منتجك لإقناع عملائك بأنهم بحاجة إليك. اشرح آفاقك بإيجاز كيف يمكنهم الاستفادة من اختيارك لمنحهم حافزًا إضافيًا للقفز على متن المركب.
- كن معتدلاً مع المجاملات : يمكن أن يكون تقديم مجاملة للقارئ إضافة لطيفة إلى البريد الإلكتروني ، ولكن فقط في حالة استحقاق المجاملة جيدًا وتعنيها حقًا. التكميل بدون سبب واضح ، فقط لإرضاء العميل المحتمل ، هو ممارسة سيئة يمكن أن تقوض سلطتك وتضع مهنتك موضع تساؤل.
- لا تطرح الكثير من الأسئلة : لا بأس من طرح الأسئلة في رسائل البريد الإلكتروني. لكن حاول ألا ترهق المتلقي بالاستفسارات. يشير هذا في المقام الأول إلى رسائل البريد الإلكتروني التسويقية. يجب أن تركز جهودك على جذب انتباه القارئ. يمكن للأسئلة بسهولة أن تسبب الإلهاء والارتباك.
- حافظ على نبرة محايدة : يعد التعبير عن المشاعر أمرًا شائعًا بالنسبة للرسائل الخاصة ولكن يجب تجنبها في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل والتسويق. لا يعني ذلك أن إعطاء رسالة بريد إلكتروني لمسة عاطفية لطيفة أمر غير مقبول ، ولكن لإظهار موقفك المهني ، سترغب في ترك أي مشاعر جانبًا. ومع ذلك ، يعتمد هذا في الغالب على جمهورك والمكان الذي تعمل فيه. إذا كانت النغمة العاطفية يمكن أن تساعدك في جعل المحتوى الخاص بك أكثر سهولة ، فلا يوجد سبب لعدم استخدامه لصالحك.
- كن مهذبًا وودودًا : حسنًا ، هذا بديهي. أظهر للقارئ احترامك وموقفك الإيجابي. هذا هو مفتاح التواصل الصحي.
استخدم المرئيات لجذب الانتباه
من قال أن بريدك الإلكتروني يجب أن يكون كله نصًا؟ يحظى المحتوى المرئي بشعبية كبيرة في الوقت الحاضر ، وقد يوحي عدم تضمينه في حملة البريد الإلكتروني الخاصة بك بأنك عالق في مكان ما في العقد الأول من القرن الحادي والعشرين.
لحسن الحظ ، هناك الكثير من الخيارات تحت تصرفك ، بما في ذلك الصور والرسوم المتحركة ومقاطع الفيديو. لسوء الحظ ، يحظر بعض موفري البريد الإلكتروني أنواعًا معينة من المحتوى المرئي ، لذلك يُنصح بالتحقق من توافق التنسيق مسبقًا.
تأكد أيضًا من أن العناصر المرئية التي تقوم بتضمينها هي من الدرجة الأولى. يمكن أن تؤدي العناصر المرئية ذات الجودة الرديئة إلى إبعاد العديد من القراء.
وبالطبع ، تذكر تحسين حجم الصور: فأنت لا تريد أن يستغرق تحميل بريدك الإلكتروني وقتًا طويلاً.
لا تنس تضمين CTA ورابط إلى موقعك
عند إرسال بريد إلكتروني إلى عملائك ، فأنت تريد منهم أن يتفاعلوا معه بشكل صحيح ، وإقناعهم بتنفيذ إجراء معين. لا تتردد في تزويد المستلمين بتعليمات مهذبة ولطيفة لاتخاذ مزيد من الإجراءات.
لنفترض أنك أنشأت موقعًا على شبكة الإنترنت على Ning وأنشأت عضوية مدفوعة. الآن تريد الترويج للمحتوى الخاص بك عن طريق تشجيع الأعضاء المحتملين على النقر للوصول إلى مقالتك الجديدة. ما عليك سوى تحديد موضوعها في بريدك الإلكتروني وختمه بشيء مثل "هل تريد معرفة المزيد؟ يرجى زيارة موقع الويب الخاص بي لقراءة المقال بالكامل "، حيث تكون الكلمة التي تحتها خط عبارة عن رابط قابل للنقر عليه. سهل!
اختتمها بختام مقنع
الختام لا يقل أهمية عن المقدمة ، لذا اجعله مهمًا. تأكد من أن بريدك الإلكتروني يترك طعمًا جيدًا. هدفك الأساسي هو ترك انطباع جيد لدى القارئ ، لذلك من الضروري إنهاء رسالتك بملاحظة إيجابية.
تذكر أن:
- اشكر القارئ على الوقت والاهتمام (أو البقاء مع / اختيار علامتك التجارية) ؛
- ضع تعليقًا ودودًا مثل "أتمنى لك يومًا سعيدًا!"
- قم بتضمين عبارة ختامية (على سبيل المثال ، "مع أطيب التحيات / التمنيات" ، "المخلص لك" ، وما إلى ذلك) ؛
- التوقيع باسمك ؛
- قدم تفاصيل الاتصال الخاصة بك.
دائما التدقيق اللغوي
حتى إذا كنت تعتقد أن بريدك الإلكتروني هو تحفة فنية ، خذ لحظة من وقتك وألقِ نظرة خاطفة عليها. في الجولة الثانية ، قد تجد أخطاء إملائية وأخطاء إملائية وعلامات ترقيم وسفرات نحوية لم تكن تراها من قبل. وغني عن القول أن إرسال رسائل بريد إلكتروني تحتوي على عيوب من هذا النوع يمكن أن يفسد الانطباع عنك بشكل خطير.
الكلمات الأخيرة
كتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة هي مسألة ممارسة ومعرفة جمهورك. طالما أنك تدرك بوضوح من تكتب إليه ونوع العلاقات بينك وبين جمهورك ، فإن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك سوف تصطدم برأسك.
حاول اتباع النصائح المذكورة في هذه المقالة ، ولا تخف من التجربة والخطأ ، وابذل قصارى جهدك دائمًا لتحسين مهاراتك في الكتابة مع تقدمك في العمل. الكتابة ليست علم صاروخ ، لكنها تتطلب الصبر والبصيرة. أوه ، ولا تنسَ إبقاء قائمة بريدك الإلكتروني مفتوحة: فكلما زاد عدد الاتصالات لديك ، زاد التواصل الذي ستحصل عليه.
