효과적인 이메일 작성을 위한 10가지 팁: 메시지를 전달하는 방법

당신은 하루에 얼마나 많은 이메일을 받습니까? 실제로 읽고 계시는 분들이 많으시죠? 정확히 어떤 메시지를 열고 나머지는 모두 무시하는지 생각해 본 적이 있습니까? 이메일을 통해 무엇인가를 홍보하려고 시도한 적이 있다면 일부 이메일 메시지는 효과가 있는 반면 다른 메시지는 실패한다는 사실을 알아차렸을 것입니다.

이메일이 귀하의 목적에 부합하는지 여부를 결정하는 많은 요소가 있습니다. 마케팅 목적으로 이메일을 사용하든 대인 관계 또는 비즈니스 커뮤니케이션을 위해 사용하든 효과적인 이메일 작성 방법을 아는 것은 메시지를 전달하는 데 도움이 되는 필수 기술 중 하나입니다.

이메일이 효과적인 이유

발신자로서 귀하는 귀하의 이메일을 특별하고 독특하다고 생각하며 그렇게 생각할 모든 권리가 있습니다. 결국 귀하는 메시지에 노력을 기울이고 사람들이 적절하게 반응하기를 기대합니다. 하지만 상상해 보십시오. 전 세계적으로 매일 약 144.8개의 이메일이 전송됩니다 ! 개인 이메일 메시지, 비즈니스 제안, 뉴스레터, 판촉, 광고, 공지 사항, 초대장 등 끝없는 데이터의 물결에 휩싸이기 쉽습니다.

실제로 적중하는 이메일을 작성하려면 무엇보다도 먼저 이메일을 효과적으로 만드는 것이 무엇인지 깨달아야 합니다. 효과적인 이메일은 다음과 같습니다.

• 처음에 열렸습니다.
• 읽고 이해합니다.
• 독자에게 좋은 인상을 남기십시오.
• 명확하고 기억에 남습니다.
• 자세히 읽고 답장하는 데 많은 시간을 들이지 마십시오.
• 독자가 응답하거나 조치를 취하도록 독려하십시오.

이를 염두에 두고 효과적인 이메일을 작성하려면 청중의 취향과 선호도에 맞게 메시지를 수정하고 아래에서 찾을 수 있는 팁을 준수해야 합니다.

1. 목표를 염두에 두십시오.

이메일을 작성할 때마다, 특히 이메일 마케팅을 다룰 때 매우 분명한 목적을 가지고 작성합니다. 분명히 아무 이유 없이 아무에게도 글을 쓰지 않을 것입니다. 이메일로 달성할 수 있는 것은 다음과 같습니다.

• 청중에게 알리고 최신 정보를 유지하십시오.
• 귀하의 질문에 대한 답변이나 답변을 얻으십시오.
• 추가 의사 소통을 위해 수신자를 격려하고 대화를 시작하십시오.
• 수신자가 특정 작업을 수행하도록 설득하십시오(예: 클릭연결 웹사이트 , 뉴스레터 신청, 구매 등).

주요 목표를 정의하고 작성 과정에서 그것을 염두에 두십시오. 이메일에 관해서는 복잡한 일이 거의 좋지 않은 징조이므로 한 번에 여러 목표를 추구하지 마십시오.

2. 구조를 염두에 두십시오

다른 유형의 내러티브와 마찬가지로 이메일은 여러 구조적 부분으로 구성됩니다. 명확한 구조는 전통적인 편지 쓰기에 대한 경의만이 아닙니다. 일관성을 유지하고 논리적 링크를 따르고 올바른 순서로 아이디어를 제시하여 독자가 가장 편리한 방식으로 정보를 흡수하고 이해할 수 있도록 도와줍니다. 일반적인 이메일은 다음 요소로 구성됩니다.

• 제목 줄;
• 인사말;
• 소개(오프너);
• 본문(소제목이 있거나 없는);
• 클릭 유도문안(선택 사항)
• 폐쇄;
• 연락처 세부 정보(선택 사항).

구조 위반은 특히 비즈니스 커뮤니케이션과 관련하여 전문성 부족이나 부주의로 간주될 수 있습니다. 또한 독자가 귀하의 아이디어를 올바르게 이해하지 못할 수도 있습니다.

3. 제목에 생각을 넣어보세요

제목 줄은 받는 사람이 받은 편지함에서 이메일을 찾는 첫 번째 항목입니다. 그렇기 때문에 좋은 인상을 남기고 독자를 유인하는 수단으로 사용하는 것이 중요합니다. 제목은 독자에게 내용을 설명할 뿐만 아니라 이메일을 클릭하도록 설득해야 합니다. 다음은 설득력 있는 제목을 작성하기 위한 몇 가지 팁입니다.

• "너에게만!", "일생에 한 번뿐인 기회" 또는 "매우 중요한 메시지!!!"와 같은 일반적인 구문과 표현을 피하십시오. 이와 같은 제목이 있는 이메일은 일반적으로 스팸으로 간주되어 즉시 삭제됩니다.
• 좋은 제목 줄이 짧은 제목입니다 : 제목 줄을위한 최적의 길이는 61-70 자입니다 것으로 알려졌다. 더 긴 인스턴스는 분명히 읽는 데 더 많은 시간이 걸리고 더 짜증납니다. 짧은 것은 덜 유익하고 따라서 독자의 눈에 덜 신뢰를 줍니다.
• 간결하지만 충분히 설명하는 것을 잊지 마십시오. 제목 줄은 자세히 설명하지 않고 이메일 내용을 명확하게 요약해야 합니다. 독자가 귀하의 이메일을 열도록 장려하기 위해 미스터리를 위한 약간의 공간을 남겨두는 것은 항상 좋은 일입니다.
• 개인화된 제목은 종종 이메일 성공의 열쇠입니다. 제목 줄에 수신자의 이름을 언급 하면 클릭률이 크게 증가하는 것으로 알려져 있습니다.
• 제목을 검색 가능하게 만드십시오. 독자가 처음에 이메일을 건너뛰기로 결정하더라도 나중에 열어보고 싶어할 가능성이 큽니다. 사용자의 받은 편지함 내에서 검색을 용이하게 하려면 제목 줄에 하나 또는 두 개의 기억에 남는 키워드를 포함하십시오.

4. 적절한 인사로 시작

인사말은 모든 이메일의 필수적인 부분입니다. 그것 없이는 메시지가 불완전하고 초점이 맞지 않을 것입니다. 접근하는 사람을 지정하지 않으면 메시지가 추상적으로 인식됩니다. 독자가 당신의 아이디어에 공감하고 그것을 개인적으로 만들지 않으면 참여하기를 기대할 수 없습니다.

개인화는 효과적인 이메일 작성의 초석 중 하나입니다. 따라서 독자의 이름을 포함하면 이메일이 주의를 끌고 결국 열릴 가능성이 크게 증가할 수 있습니다. 개인화된 메시지가 포함된 이메일은 13.1% 더 높은 공개율을 자랑하는 것으로 확인되었습니다 .

모든 이메일에 대한 인사말을 개인화하는 것이 문제가 되는 것 같으면 청중에게 가장 적합한 인사말 종류를 고려하십시오. 틈새 시장에 따라 인사말은 공식적(예: "Dear Sir/Madam") 또는 비공식적(예: "Hey there" 등)이 될 수 있습니다.

5. 간략한 시작 부분에서 글을 쓰는 이유를 설명하세요.

무리하지 않고 바로 요점을 파악하는 것은 효과적인 이메일 작성의 핵심 규칙 중 하나입니다. 의심할 여지 없이 독자의 시간을 존중해야 하지만 적절한 소개 없이 사업에 임하는 것은 존중의 결여로 간주될 수 있습니다.

이메일의 시작 줄은 짧고 자신과 메시지 제목을 소개할 목적으로 작성해야 합니다. 당신이 누구이며 무엇을 하는지(필요한 경우) 설명하고 왜 글을 쓰는지 언급하십시오. 이유는 다음과 같습니다.

• 요청하다;
• 정보 요청
• 도움 제공
• 정보 제공
• 불평;
• 사과하다
• 행동 촉구;
• 답장.

이메일 오프너는 한두 문장을 넘지 않아야 합니다. 이것은 메시지의 본문을 위한 기초를 준비하기에 충분합니다.

6. 이메일에 대해 간결하고 유익한 본문을 작성하십시오.

본문은 의심할 여지 없이 이메일에서 가장 중요한 부분입니다. 이것은 메시지의 주요 아이디어를 전달하는 곳이므로 가장 정확한 방식으로 이해되고 독자에게 좋은 인상을 주고 목표를 달성하기를 원합니다. 고려해야 할 몇 가지 권장 사항이 있습니다.

• 짧게 쓰기 : 청중에게 글을 쓸 때 전체 스토리를 말하고 모든 세부 사항을 언급하고 더 이상 의심의 여지가 없도록 아이디어를 설명하고 싶습니다. 결국, 당신은 다른 사람들이 당신이 보는 방식으로 사물을 보게 하고 싶어합니다. 그러나 도취되지 않으려고 노력하십시오. 사실, 당신의 받는 사람은 매일 많은 양의 이메일을 받고 이 내용을 읽고 하라고 요청합니다. 당연히 그들의 기본 태도는 가능한 한 빨리 이메일을 처리하여 소중한 시간을 절약하는 것입니다. 따라서 독자가 거대한 텍스트 벽을 만난다면 첫 번째 반응은 짜증이 날 것입니다. 그러한 이메일을 읽고 이해할 수 있는 기회는 한심할 정도로 적습니다. 가장 효과적인 이메일은 50~125단어 정도로 , 50% 이상의 오픈율을 자랑한다. 이것이 이메일의 핵심 사실과 주장에만 집중해야 하는 이유입니다.
• 간단하게 작성 하십시오. 동일한 논리에 따라 용어, 약어, 전문적인 전문 용어 등으로 텍스트에 과도한 부담을 주지 마십시오. 이러한 방식으로 전문성과 업계 통찰력을 보여주고 싶을 수도 있지만 최종 결과는 정반대일 수 있습니다. 언어를 단순하게 유지하고 읽기 과정을 가능한 한 수월하게 만드십시오.
• 텍스트를 잘 읽을 수 있도록 설정: 대부분의 사람들은 이메일을 처음부터 끝까지 읽지 않습니다. 그들은 요점을 파악하기 위해 빠르게 텍스트를 훑어봅니다. 독자가 쉽게 읽을 수 있도록 텍스트를 스캔하기 쉽고 보기 좋게 배열하십시오. 전체를 논리적이고 쉽게 소화할 수 있는 여러 덩어리로 나누고 사이에 넓은 공백을 남겨둡니다. 의미가 있다면 여러 소제목을 도입하십시오. 또한 번호 매기기 또는 글머리 기호 목록을 사용하여 콘텐츠를 보다 쉽게 ​​사용할 수 있도록 최적화하는 것을 고려하십시오.
• 혜택 개요 : 비즈니스 또는 마케팅 이메일을 작성하는 경우 청중에게 왜 제품이나 서비스가 만족스러운지 알려주는 것이 중요합니다. 누군가가 귀하의 이메일을 열 때마다 가장 먼저 떠오르는 질문은 "내가 왜 신경을 써야 합니까?"입니다. 브랜드나 제품의 훌륭한 기능을 열거하는 것만으로는 고객이 당신을 필요로 한다는 확신을 가질 수 없습니다. 귀하의 잠재 고객이 귀하를 선택함으로써 정확히 어떤 이점을 얻을 수 있는지 간략하게 설명하여 가입에 대한 추가 인센티브를 제공하십시오.
• 칭찬은 적당히 하세요: 독자를 칭찬하는 것은 이메일에 추가할 수 있는 좋은 방법입니다. 그러나 칭찬을 받을 자격이 있고 진심으로 말하는 경우에만 해당됩니다. 단지 당신의 잠재 고객에게 아첨하기 위해 명백한 이유 없이 보완하는 것은 당신의 권위를 약화시키고 당신의 전문성에 의문을 제기할 수 있는 나쁜 습관입니다.
• 너무 많은 질문을 하지 마십시오 : 이메일로 질문하는 것은 괜찮습니다. 그러나 질문으로 받는 사람을 압도하지 마십시오. 이것은 주로 마케팅 이메일을 나타냅니다. 독자의 관심을 유지하는 데 노력을 집중해야 합니다. 질문은 쉽게 주의를 산만하게 하고 혼란을 야기할 수 있습니다.
• 중립적인 어조 유지 : 감정을 표현하는 것은 사적인 메시지에 일반적이지만 비즈니스 및 마케팅 이메일에서는 피해야 합니다. 이메일에 좋은 감정적 터치를 주는 것이 용납되지 않는다는 것은 아니지만 전문적인 태도를 보여주기 위해 감정은 제쳐두고 싶을 것입니다. 그러나 이는 주로 청중과 작업하는 틈새 시장에 따라 다릅니다. 감정적인 어조가 콘텐츠를 보다 쉽게 ​​접근할 수 있도록 하는 데 도움이 된다면 이를 유리하게 사용하지 않을 이유가 없습니다.
• 예의 바르고 친근하게 대하십시오 . 독자에게 존경심과 긍정적인 태도를 보여주십시오. 이것은 건강한 의사 소통의 열쇠입니다.

7. 시선을 사로잡는 시각 자료 사용

이메일이 모두 텍스트여야 한다고 누가 말했습니까? 시각적 콘텐츠는 오늘날 매우 인기가 있으며 이메일 캠페인에 시각적 콘텐츠를 포함하지 않으면 2000년대 어딘가에 갇혀 있음을 암시할 수 있습니다.

고맙게도 이미지, 애니메이션 및 비디오를 포함하여 원하는 대로 선택할 수 있는 옵션이 많이 있습니다. 안타깝게도 일부 이메일 제공업체는 특정 유형의 시각적 콘텐츠를 차단하므로 사전에 형식 호환성을 확인하는 것이 좋습니다.

또한 포함하는 영상이 최고 수준인지 확인하십시오. 품질이 좋지 않은 시각적 요소는 많은 독자를 외면할 수 있습니다.

물론 이미지 크기를 최적화하는 것을 잊지 마십시오. 이메일을 로드하는 데 시간이 오래 걸리는 것을 원하지 않습니다.

8. CTA와 사이트 링크를 포함하는 것을 잊지 마십시오.

고객에게 이메일을 보낼 때 고객이 적절하게 반응하고 특정 작업을 수행하도록 설득할 수 있습니다. 추가 조치에 대한 정중하고 부드러운 지침을 받는 사람에게 주저하지 마십시오.

Ning 에서 웹사이트를 만들고 유료 멤버십을 설정 했다고 가정해 보겠습니다 . 이제 잠재 회원이 새 기사를 클릭하도록 유도하여 콘텐츠를 홍보하고 싶습니다. 이메일에서 주제를 간략하게 설명하고 "더 알고 싶으십니까? 전체 기사를 읽으려면 내 웹 사이트 를 방문 하십시오.”, 밑줄이 그어진 단어는 클릭 가능한 링크입니다. 쉬운!

9. 설득력 있는 마무리로 마무리

마무리는 도입만큼 중요하므로 중요하게 생각하십시오. 이메일이 좋은 여운을 남기는지 확인하십시오. 주요 목표는 독자에게 좋은 인상을 주는 것이므로 긍정적인 메시지로 메시지를 마무리하는 것이 중요합니다.

기억해:

• 독자에게 시간과 관심을 기울여 주셔서 감사합니다(또는 브랜드를 유지/선택).
• "좋은 하루 되세요!"와 같은 친절한 댓글을 남겨주세요.
• 닫는 문구를 포함하십시오(예: "안부/소원", "진심으로" 등).
• 자신의 이름으로 서명하십시오.
• 연락처 정보를 제공하세요.

10. 항상 교정

이메일이 걸작이라고 생각하더라도 잠시 시간을 내어 자세히 살펴보십시오. 두 번째 실행에서는 이전에 볼 수 없었던 오타, 철자 오류, 구두점 오류 및 문법 오류를 발견할 수 있습니다. 말할 필요도 없이, 이런 종류의 결함이 포함된 이메일을 보내는 것은 당신에 대한 인상을 심각하게 망칠 수 있습니다.

마지막 단어

효과적인 이메일을 작성하는 것은 연습과 청중을 아는 것입니다. 당신이 누구에게 편지를 쓰고 있고 당신과 당신의 청중 사이에 어떤 관계가 있는지 분명히 깨닫는 한, 당신의 이메일은 머리에 못을 박을 것입니다.

이 기사에 나열된 팁을 따르고 시행 착오를 두려워하지 말고 항상 글을 쓰면서 실력을 향상시키기 위해 최선을 다하십시오. 글쓰기는 로켓 과학은 아니지만 인내와 통찰력이 필요합니다. 아, 그리고 이메일 목록을 개방형으로 유지하는 것을 잊지 마십시오. 더 많은 연결이 있을수록 더 폭넓은 지원을 받을 수 있습니다.

브렌다 피터슨

Brenda는 Ning의 기술 전문가입니다.

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