撰写有效电子邮件的 10 个技巧：如何传达您的信息

您每天收到多少封电子邮件？ 你真的读过很多吗？ 你有没有想过究竟是什么让你打开某些消息而忽略所有其他消息？ 如果您曾经尝试通过电子邮件宣传任何东西，您一定已经注意到，有些电子邮件恰好是有效的，而另一些则失败了。

有很多因素可以决定电子邮件是否符合您的目的。 无论您是将电子邮件用于营销目的、人际交往还是商务交流，知道如何撰写有效的电子邮件都是帮助您传达信息的基本技能之一。

什么使电子邮件有效

作为发件人，您认为您的电子邮件特别而独特，并且您完全有权这么认为——毕竟，您努力处理您的邮件并期望人们做出适当的反应。 但只能想象：全世界每天大约发送 144.8 封电子邮件！ 私人电子邮件、商业优惠、时事通讯、促销、广告、公告、邀请——在这些无休止的数据浪潮中迷失是很容易的。

要撰写真正到位的电子邮件，您首先应该了解是什么使它们有效。 有效的电子邮件是那些：

• 首先打开;
• 被阅读和理解；
• 给读者留下好印象；
• 清晰易记；
• 不要花太多时间阅读和回复；
• 鼓励读者做出回应或采取行动。

考虑到这一点，编写有效的电子邮件就是根据受众的口味和偏好调整您的信息，并坚持您可以在下面找到的提示。

1. 牢记你的目标

每当您写一封电子邮件时，您都会有一个非常明确的目的，尤其是在处理电子邮件营销时。 显然，你不会无缘无故地给任何人写任何东西。 以下是您可能希望通过电子邮件实现的目标：

• 通知您的听众并让他们了解最新情况；
• 获得答复或回答您的问题；
• 鼓励接受者进一步沟通，敞开心扉进行对话；
• 说服收件人执行特定操作，例如点击进入您的网站、注册新闻通讯、进行购买等。

定义主要目标并在整个写作过程中牢记它，并尽量避免同时追求多个目标，因为在电子邮件方面，复杂的事情很少是好兆头。

2. 注意结构

就像任何其他类型的叙述一样，一封电子邮件由几个结构部分组成。 清晰的结构不仅仅是对传统信函写作的致敬。 它可以帮助您保持一致并遵循逻辑链接，以正确的顺序呈现您的想法，以便读者能够以最方便的方式吸收和理解信息。 典型的电子邮件由以下元素组成：

• 主题行;
• 敬礼；
• 介绍（开场白）；
• 主体（带或不带副标题）；
• 号召性用语（可选）；
• 闭幕；
• 联系方式（可选）。

违反结构可被视为缺乏专业精神或粗心大意，尤其是在业务沟通方面。 更重要的是，它们可能会阻止读者正确理解您的想法。

3. 把一些想法放在你的主题行中

主题行是收件人在收件箱中查找您的电子邮件时遇到的第一件事。 这就是为什么给它留下好印象如此重要的原因，用它来吸引你的读者。 您的主题行不仅必须向读者解释他们可以期待在里面找到什么，还必须说服他们点击电子邮件。 以下是撰写令人信服的主题行的一些提示：

• 避免使用通用短语和表达方式，例如“只为你！”、“千载难逢的机会”或“非常重要的信息！！！” 因为带有此类主题行的电子邮件通常被视为垃圾邮件并立即删除。
• 一个好的主题行是一个简短的主题行：据报道，主题行的最佳长度是 61-70 个字符。 更长的实例显然需要更多的时间来阅读并且更烦人。 较短的内容信息量较少，因此在读者眼中的可信度较低。
• 头脑简洁，但不要忘记足够的描述性。 您的主题行应该清楚地概述您的电子邮件的内容，而不必太详细。 留下一些神秘的空间以鼓励读者打开您的电子邮件总是很好的。
• 个性化的主题行通常是电子邮件成功的关键。 众所周知，在主题行中提及收件人的姓名会显着提高点击率。
• 使您的主题行可搜索。 即使读者一开始决定跳过您的电子邮件，他/她也很可能想稍后再打开它。 为了便于在用户的收件箱中进行搜索，请在主题行中包含一两个令人难忘的关键字。

4. 从正确的称呼开始

称呼是任何电子邮件的重要组成部分。 没有它，您的信息将是不完整和没有重点的。 除非您指定要接触的人，否则您的信息将被抽象地感知。 如果您不将其个性化，您就不能指望读者与您的想法产生联系并参与其中。

个性化是编写有效电子邮件的基石之一。 因此，包括读者的名字可以大大增加您的电子邮件获得关注并最终被打开的机会。 经证实，包含个性化信息的电子邮件的打开率提高了 13.1% 。

如果您对每封电子邮件的个性化称呼都有问题，请考虑哪种问候方式最适合您的听众。 根据您的细分市场，您的称呼可以是正式的（例如“亲爱的先生/女士”）或非正式的（例如“嘿嘿”等）。

5. 用简短的开场白解释你为什么写作

直截了当而不是绕圈子是写一封有效电子邮件的核心规则之一。 毫无疑问，您应该尊重读者的时间，但是在没有适当介绍的情况下开始做正事可能会被视为缺乏尊重。

电子邮件的开头一行应该简短，目的是介绍您自己和邮件主题。 简单地解释你是谁，你做什么（如有必要），并说明你为什么写作。 原因可能是：

• 提出要求;
• 索取资料；
• 提供帮助;
• 提供资讯;
• 抱怨；
• 道歉；
• 呼吁采取行动；
• 回复。

一封电子邮件开场白不应超过一两句话。 这足以为您的消息的主体做好准备。

6. 为您的电子邮件编写简洁且内容丰富的正文

正文无疑是电子邮件中最重要的部分。 这是您传达信息主要思想的地方，因此您肯定希望以最准确的方式被理解，给读者留下良好的印象，并实现您的目标。 有几个建议需要考虑：

• 写短：当你给你的听众写信时，你想讲一个完整的故事，提到每一个细节，并解释你的想法，这样就没有更多的疑问了。 毕竟，您希望让他人以您看待事物的方式看待事物。 但尽量不要得意忘形。 事实是，您的收件人每天都会收到大量电子邮件，要求他们阅读此内容并执行此操作。 当然，他们的默认态度是通过尽快处理您的电子邮件来节省宝贵的时间。 因此，如果您的读者遇到巨大的文字墙，第一反应将是烦恼。 阅读和理解此类电子邮件的机会非常小。 据报道，最有效的电子邮件长达50-125字，打开率超过50%。 这就是为什么你应该只关注电子邮件中的核心事实和论点，而忽略掉那些乱七八糟的东西。
• 简单写：遵循同样的逻辑，尽量不要用术语、缩写、专业术语等使文本负担过重。您可能想通过这种方式展示您的专业性和行业洞察力，但最终结果可能恰恰相反。 保持语言简单，使阅读过程尽可能轻松。
• 使文本易于浏览：大多数人不会从头到尾阅读电子邮件。 他们快速通读课文以掌握要点。 为了让您的读者更轻松，请安排文本，使其浏览起来舒适且赏心悦目。 将整个事情分成几个合乎逻辑且易于消化的块，在它们之间留下宽阔的空白空间。 如果有意义，请引入几个副标题。 此外，请考虑使用编号或项目符号列表来优化您的内容，以便于使用。
• 概述你的好处：如果你写一封商业或营销电子邮件，让你的听众知道为什么你的产品或服务会让他们开心是至关重要的。 每次有人打开您的电子邮件时，首先想到的问题是：“我为什么要关心？”。 列举您的品牌或产品的强大功能并不足以让您的客户相信他们需要您。 简要解释一下您的潜在客户，他们可以从选择您中获得哪些好处，从而为他们提供额外的加入激励。
• 适度的赞美：让你的读者赞美是电子邮件的一个很好的补充，但前提是赞美是当之无愧的，而且你是认真的。 无缘无故地补充，只是为了讨好你的潜在客户，是一种不好的做法，会破坏你的权威并使你的专业精神受到质疑。
• 不要问太多问题：在电子邮件中提问是可以的。 但尽量不要用询问压倒收件人。 这主要是指营销电子邮件。 你的努力应该集中在保持读者的注意力上。 问题很容易引起分心和困惑。
• 保持中立的语气：表达情感在私人信息中很常见，但在商业和营销电子邮件中应避免。 这并不是说给电子邮件带来良好的情感接触是不可接受的，但是为了显示您的专业态度，您需要将任何情绪放在一边。 然而，这主要取决于你的受众和你工作的利基。如果情感基调可以帮助你让你的内容更平易近人，那么没有理由不利用它来发挥你的优势。
• 礼貌和友好：嗯，这是不言而喻的。 向读者展示你的尊重和积极的态度。 这是健康沟通的关键。

7. 使用视觉效果来吸引注意力

谁说你的电子邮件应该全是文本？ 视觉内容如今非常流行，如果不将其包含在您的电子邮件活动中，可能会表明您被困在 2000 年代的某个地方。

值得庆幸的是，您可以使用多种选择，包括图像、动画和视频。 不幸的是，一些电子邮件提供商会阻止某些类型的视觉内容，因此建议提前检查格式兼容性。

此外，请确保您包含的视觉效果是一流的。 质量差的视觉元素会使许多读者望而却步。

当然，请记住优化图像的大小：您不希望您的电子邮件永远加载。

8. 不要忘记包含 CTA 和指向您网站的链接

向您的客户发送电子邮件，您希望他们做出正确的反应，说服他们执行特定的操作。 不要犹豫，向您的收件人提供礼貌而温和的指示，以便他们采取进一步行动。

假设您在Ning上创建了一个网站并设置了付费会员。 现在您想通过鼓励您的潜在成员点击您的新文章来宣传您的内容。 只需在您的电子邮件中概述其主题，然后用“想知道更多？ 请访问我的网站阅读整篇文章”，其中带下划线的词是可点击的链接。 简单！

9. 以令人信服的结尾收尾

结束语和介绍一样重要，所以让它重要。 确保您的电子邮件留下美好的回味。 你的主要目标是给你的读者留下好印象，因此，以积极的方式结束你的信息是至关重要的。

记得：

• 感谢您的读者的时间和关注（或坚持/选择您的品牌）；
• 发表友好的评论，例如“祝您有美好的一天！”；
• 包括一个结束语（例如“最好的问候/祝福”、“真诚的”等）；
• 用自己的名字签名；
• 提供您的联系方式。

10. 始终校对

即使您认为您的电子邮件是杰作，也请花点时间多看一眼。 在第二次运行时，您可能会发现以前看不到的拼写错误、拼写错误、标点错误和语法错误。 不用说，发送包含此类缺陷的电子邮件会严重破坏对您的印象。

最后的话

编写有效的电子邮件是一个练习和了解你的听众的问题。 只要你清楚地意识到你写给谁以及你和你的听众之间的关系是什么样的，你的电子邮件就会一针见血。

尝试遵循本文中列出的提示，不要害怕反复试验，并始终尽最大努力提高写作技巧。 写作不是一门火箭科学，但它确实需要耐心和洞察力。 哦，别忘了让您的电子邮件列表保持开放式：您拥有的联系越多，您获得的外展范围就越广。

布伦达·彼得森

Brenda 是 Ning 的技术专家

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