10 советов по написанию эффективных писем: как донести свое сообщение

Сколько писем вы получаете ежедневно? Многие ли из них вы на самом деле читаете? Вы когда-нибудь задумывались, что именно заставляет вас открывать определенные сообщения и игнорировать все остальные? Если вы когда-либо пытались продвигать что-либо с помощью электронной почты, вы, должно быть, замечали, что некоторые сообщения электронной почты оказываются эффективными, а другие - нет.

Существует множество факторов, которые определяют, служит ли электронное письмо вашей цели или нет. Независимо от того, используете ли вы электронную почту для маркетинговых целей, межличностного или делового общения, умение писать эффективные электронные письма является одним из важных навыков, которые помогут донести ваше сообщение.

Что делает электронные письма эффективными

Как отправитель вы считаете свои электронные письма особенными и уникальными, и вы имеете полное право так думать - в конце концов, вы прилагаете усилия к своему сообщению и ожидаете, что люди отреагируют должным образом. Но только представьте: около 144,8 писем отправляются ежедневно по всему миру ! Частные сообщения электронной почты, деловые предложения, информационные бюллетени, рекламные акции, объявления, объявления, приглашения - так легко потеряться в этих бесконечных потоках данных.

Чтобы писать электронные письма, которые действительно понравятся, вы должны, прежде всего, понять, что делает их эффективными. Эффективные электронные письма - это те, которые:

• Открываются в первую очередь;
• Читаются и понимаются;
• Произвести хорошее впечатление на читателя;
• Ясны и запоминаются;
• Не занимайте много времени, чтобы прочитать и ответить;
• Поощряйте читателя ответить или предпринять действия.

Имея это в виду, написание эффективных электронных писем - это вопрос адаптации вашего сообщения к вкусам и предпочтениям вашей аудитории и следования советам, которые вы можете найти ниже.

1. Помните о своих целях

Всякий раз, когда вы пишете электронное письмо, вы делаете это с очень ясной целью, особенно когда вы имеете дело с электронным маркетингом. Видимо, ты бы не стал никому ничего писать без всякой причины. Вот чего вы, возможно, захотите достичь с помощью электронной почты:

• Информируйте свою аудиторию и держите их в курсе;
• Получите ответ или ответ на свой вопрос;
• Поощрять получателей к дальнейшему общению, открываться для диалога;
• Убедите получателя выполнить определенное действие, например, перейти на ваш веб-сайт , подписаться на рассылку новостей, совершить покупку и т. Д.

Определите основную цель и помните о ней на протяжении всего процесса написания и постарайтесь не преследовать сразу несколько целей, поскольку когда дело доходит до электронных писем, усложнение вещей редко сулит ничего хорошего.

2. Обратите внимание на структуру

Как и любой другой тип повествования, электронное письмо состоит из нескольких структурных частей. Четкая структура - это не просто дань уважения традиционному письму. Это поможет вам быть последовательным и следовать логической связи, излагать свои идеи в правильной последовательности, чтобы читатель мог усвоить и осмыслить информацию наиболее удобным способом. Типичное электронное письмо состоит из следующих элементов:

• Сюжетная линия;
• Приветствие;
• Введение (открывающая);
• Основная часть (с подзаголовками или без них);
• Призыв к действию (необязательно);
• Закрытие;
• Контактные данные (необязательно).

Нарушения структуры можно принять за непрофессионализм или невнимательность, особенно если речь идет о деловом общении. Более того, они могут помешать читателям правильно понять вашу идею.

3. Подумайте о своей теме

Тема письма - это первое, с чем сталкивается получатель, находя ваше письмо в почтовом ящике. Вот почему так важно произвести им хорошее впечатление, использовать как соблазн для ваших читателей. Ваша тема должна не только объяснять читателям, что они могут ожидать внутри, но и убеждать их нажать на письмо. Вот несколько советов, как написать убедительную тему письма:

• Избегайте общих фраз и выражений, таких как «Только для тебя!», «Уникальная возможность» или «Очень важное сообщение !!!» поскольку электронные письма с такими строками темы обычно считаются спамом и немедленно удаляются.
• Хорошая строка темы - это короткая строка темы: сообщается, что оптимальная длина строки темы составляет 61-70 символов. Более длинные экземпляры, по-видимому, требуют больше времени для чтения и больше раздражают. Более короткие менее информативны и, следовательно, вызывают меньше доверия в глазах читателей.
• Будьте лаконичны, но не забывайте быть достаточно информативным. Тема письма должна четко обрисовывать содержание письма, не вдаваясь в подробности. Всегда приятно оставлять место для тайны, чтобы побудить читателя открыть ваше письмо.
• Персонализированная тема письма часто является ключом к успеху электронного письма. Известно, что упоминание имени получателя в теме письма значительно увеличивает CTR .
• Сделайте вашу строку темы доступной для поиска. Даже если читатель сначала решит пропустить ваше письмо, вполне возможно, что он захочет открыть его позже. Чтобы облегчить поиск в почтовом ящике пользователя, включите одно или два запоминающихся ключевых слова в строку темы.

4. Начните с правильного приветствия

Приветствие - неотъемлемая часть любого электронного письма. Без него ваше сообщение будет неполным и несфокусированным. Если вы не укажете человека, к которому вы приближаетесь, ваше сообщение будет воспринято абстрактно. Вы не можете ожидать, что читатель отнесется к вашей идее и увлечется, если вы не сделаете ее личной.

Персонализация - один из краеугольных камней создания эффективных электронных писем. Следовательно, добавление имени читателя может значительно увеличить шансы на то, что ваше письмо привлечет внимание и в конечном итоге будет открыто. Подтверждено, что электронные письма, содержащие персонализированные сообщения, открываются на 13,1% выше .

Если персонализировать приветствие для каждого электронного письма кажется вам проблематичным, подумайте, какое приветствие будет наиболее подходящим для вашей аудитории. В зависимости от вашей ниши, ваше приветствие может быть формальным (например, «Уважаемый господин / госпожа») или неформальным (например, «Привет» и т. Д.).

5. Объясните, почему вы пишете в кратком вступлении

Переходить прямо к делу, не оглядываясь назад, - одно из основных правил написания эффективного электронного письма. Несомненно, вы должны уважать время своих читателей, но приступить к делу без должного представления можно рассматривать как неуважение.

Первая строка вашего электронного письма должна быть краткой и служить для представления вас и темы вашего сообщения. Просто объясните, кто вы и чем занимаетесь (при необходимости), и укажите, почему вы пишете. Причина может быть:

• Сделать запрос;
• Запрашивая информацию;
• Оказание помощи;
• Давая информацию;
• Жалоба;
• Извинения;
• Призыв к действию;
• Отвечаю.

Открывалка для писем не должна быть длиннее одного или двух предложений. Этого достаточно, чтобы подготовить почву для основной части вашего сообщения.

6. Напишите краткую и информативную основную часть своего электронного письма.

Основной текст, несомненно, является самой важной частью электронного письма. Здесь вы передаете основную идею вашего сообщения, поэтому вы определенно хотите, чтобы вас поняли наиболее точно, произвести хорошее впечатление на читателя и достичь своих целей. Следует учесть несколько рекомендаций:

• Пишите кратко : когда вы пишете своей аудитории, вы хотите рассказать полную историю, упомянуть каждую деталь и объяснить свою идею, чтобы не было больше места для сомнений. В конце концов, вы хотите, чтобы другие видели вещи так, как вы их видите. Но постарайтесь не увлекаться. Дело в том, что каждый день ваши получатели получают пачки писем, в которых их просят прочитать это и сделать то. Естественно, по умолчанию они стараются сэкономить драгоценное время, обработав вашу электронную почту как можно быстрее. Так что, если ваш читатель встретит огромную стену текста, первой реакцией будет раздражение. Шансы на то, что такое письмо будет прочитано и понято, ничтожно малы. Сообщается, что наиболее эффективные электронные письма состоят из 50–125 слов , а процент открытий превышает 50%. Вот почему вам следует сосредоточиться только на основных фактах и ​​аргументах в своем электронном письме, не обращая внимания на ерунду.
• Пишите просто : следуя той же логике, постарайтесь не перегружать текст терминами, сокращениями, профессиональным жаргоном и т. Д. Таким образом вы можете продемонстрировать свой профессионализм и понимание отрасли, но конечный результат может быть прямо противоположным. Держите язык простым и делайте процесс чтения максимально легким.
• Сделайте текст хорошо читаемым : большинство людей не читают электронные письма от начала до конца. Они быстро просматривают текст, чтобы понять суть. Чтобы облегчить задачу читателям, расположите текст так, чтобы его было удобно сканировать и на него было приятно смотреть. Разделите все на несколько логичных и легко усваиваемых кусков, оставляя между ними широкие пробелы. Если это имеет смысл, введите несколько подзаголовков. Кроме того, рассмотрите возможность использования нумерованных или маркированных списков, чтобы оптимизировать контент и упростить его использование.
• Обозначьте свои преимущества : если вы пишете деловое или маркетинговое электронное письмо, важно, чтобы ваша аудитория знала, почему именно ваш продукт или услуга сделает их счастливыми. Каждый раз, когда кто-то открывает ваше электронное письмо, первый вопрос, который приходит на ум: «Почему мне это вообще должно быть?». Перечислить отличные особенности вашего бренда или продукта недостаточно, чтобы убедить ваших клиентов в том, что вы им нужны. Кратко объясните своим потенциальным клиентам, как именно они могут извлечь выгоду, выбрав вас, чтобы дать им дополнительный стимул для прыжка на борт.
• Будьте умеренными с комплиментами : Дополнять без видимой причины, просто чтобы польстить вашему потенциальному клиенту, - плохая практика, которая может подорвать ваш авторитет и поставить под вопрос ваш профессионализм.
• Не задавайте слишком много вопросов : задавать вопросы по электронной почте - это нормально. Но постарайтесь не заваливать получателя вопросами. В первую очередь это относится к маркетинговым письмам. Ваши усилия должны быть сосредоточены на удержании внимания читателя. Вопросы могут легко отвлечь и сбить с толку.
• Сохраняйте нейтральный тон : выражение эмоций является обычным явлением в личных сообщениях, но этого следует избегать в деловых и маркетинговых письмах. Нельзя сказать, что придавать электронному письму приятный эмоциональный оттенок недопустимо, но, чтобы показать свое профессиональное отношение, вы захотите оставить в стороне любые сантименты. Однако это в основном зависит от вашей аудитории и ниши, в которой вы работаете. Если эмоциональный тон может помочь вам сделать ваш контент более доступным, нет причин не использовать его в своих интересах.
• Будьте вежливы и дружелюбны : это само собой разумеется. Покажите читателю свое уважение и позитивный настрой. Это залог здорового общения.

7. Используйте визуальные эффекты, чтобы привлечь внимание

Кто сказал, что ваше электронное письмо должно быть полностью текстовым? Визуальный контент сейчас чрезвычайно популярен, и отсутствие его включения в вашу электронную рассылку может означать, что вы застряли где-то в 2000-х.

К счастью, в вашем распоряжении множество опций, включая изображения, анимацию и видео. К сожалению, некоторые провайдеры электронной почты блокируют определенные типы визуального контента, поэтому рекомендуется заранее проверить совместимость формата.

Кроме того, убедитесь, что визуальные эффекты, которые вы добавляете, находятся на высшем уровне. Плохое качество визуальных элементов может отпугнуть многих ваших читателей.

И, конечно же, не забудьте оптимизировать размер изображений: вы не хотите, чтобы ваша электронная почта загружалась бесконечно.

8. Не забудьте включить призыв к действию и ссылку на свой сайт.

Отправляя электронное письмо своим клиентам, вы хотите, чтобы они правильно на него отреагировали, убедили их выполнить определенное действие. Не стесняйтесь давать своим получателям вежливые и мягкие инструкции для дальнейших действий.

Допустим, вы создали веб-сайт на Ning и настроили платное членство. Теперь вы хотите продвигать свой контент, поощряя потенциальных участников переходить к вашей новой статье. Просто укажите тему письма в письме и завершите его чем-то вроде «Хотите узнать больше? Посетите мой веб-сайт, чтобы прочитать всю статью », где подчеркнутое слово является интерактивной ссылкой. Легкий!

9. Завершите это убедительным закрытием

Завершение так же важно, как и вступление, поэтому учитывайте его. Убедитесь, что ваше письмо оставляет хорошее послевкусие. Ваша основная цель - произвести хорошее впечатление на читателя, поэтому очень важно закончить свое сообщение на положительной ноте.

Запомни:

• Поблагодарите своего читателя за время и внимание (или за то, что вы остаетесь с / выбираете ваш бренд);
• Добавьте дружеский комментарий вроде «Хорошего дня!»;
• Включите заключительную фразу (например, «С уважением / пожеланиями», «Искренне Ваш» и т. Д.);
• Подпишите свое имя;
• Укажите свои контактные данные.

10. Всегда корректируйте

Даже если вы думаете, что ваша электронная почта - шедевр, уделите немного времени и взгляните на нее поближе. При втором запуске вы можете обнаружить опечатки, орфографические ошибки, ошибки пунктуации и грамматические ошибки, которых раньше не видели. Излишне говорить, что отправка электронных писем с такими недостатками может серьезно испортить впечатление о вас.

Заключительные слова

Написание эффективных электронных писем - это вопрос практики и знания своей аудитории. Пока вы четко понимаете, кому вы пишете и какие отношения существуют между вами и вашей аудиторией, ваши электронные письма попадут в точку.

Постарайтесь следовать советам, перечисленным в этой статье, не бойтесь проб и ошибок и всегда делайте все возможное, чтобы улучшить свои письменные навыки по ходу дела. Письмо - это не ракетостроение, но оно требует терпения и проницательности. Да, и не забывайте, что список адресов электронной почты должен быть открытым: чем больше у вас связей, тем шире охват.

Бренда Петерсон

Бренда - технический специалист в Ning

Просмотреть все сообщения