10 Tipps zum Schreiben effektiver E-Mails: So bringen Sie Ihre Botschaft ans Ziel

Wie viele E-Mails erhalten Sie täglich? Gibt es viele davon, die Sie tatsächlich lesen? Haben Sie jemals darüber nachgedacht, was genau Sie dazu bringt, bestimmte Nachrichten zu öffnen und den Rest zu ignorieren? Wenn Sie jemals versucht haben, per E-Mail für etwas zu werben, müssen Sie bemerkt haben, dass einige E-Mail-Nachrichten effektiv sind, während andere fehlschlagen.

Es gibt viele Faktoren, die bestimmen, ob eine E-Mail Ihrem Zweck dient oder nicht. Egal, ob Sie E-Mail für Marketingzwecke, zwischenmenschliche oder geschäftliche Kommunikation verwenden, das Verfassen effektiver E-Mails ist eine der wesentlichen Fähigkeiten, um Ihre Botschaft zu vermitteln.

Was macht E-Mails effektiv?

Als Absender betrachten Sie Ihre E-Mails als etwas Besonderes und Einzigartiges, und das haben Sie zu Recht – schließlich geben Sie sich Mühe mit Ihrer Nachricht und erwarten, dass die Leute richtig reagieren. Aber stellen Sie sich vor: Weltweit werden täglich rund 144,8 E-Mails verschickt ! Private E-Mail-Nachrichten, Geschäftsangebote, Newsletter, Werbeaktionen, Anzeigen, Ankündigungen, Einladungen – es ist so einfach, sich in diesen endlosen Datenfluten zu verlieren.

Um treffsichere E-Mails zu schreiben, sollte man sich in erster Linie bewusst sein, was sie effektiv macht. Effektive E-Mails sind solche, die:

• Sind in erster Linie geöffnet;
• gelesen und verstanden werden;
• Machen Sie einen guten Eindruck auf einen Leser;
• Sind klar und einprägsam;
• Nehmen Sie sich nicht viel Zeit zum Durchlesen und Antworten;
• Ermutigen Sie einen Leser, zu reagieren oder Maßnahmen zu ergreifen.

Vor diesem Hintergrund müssen Sie beim Schreiben effektiver E-Mails Ihre Nachricht an den Geschmack und die Vorlieben Ihres Publikums anpassen und sich an die Tipps halten, die Sie unten finden.

1. Behalte deine Ziele im Hinterkopf

Wenn Sie eine E-Mail schreiben, tun Sie dies mit einem ganz klaren Ziel vor Augen, insbesondere wenn Sie sich mit E-Mail-Marketing befassen. Anscheinend würden Sie sich nicht die Mühe machen, ohne Grund irgendjemandem etwas zu schreiben. Folgendes möchten Sie mit Ihrer E-Mail erreichen:

• Informieren Sie Ihr Publikum und halten Sie es auf dem Laufenden;
• Erhalten Sie eine Antwort oder eine Antwort auf Ihre Frage;
• Ermutigen Sie die Empfänger zur weiteren Kommunikation, öffnen Sie sich für einen Dialog;
• Überzeugen Sie einen Empfänger zu einer bestimmten Aktion, z. B. zu Ihrer Website klicken , einen Newsletter abonnieren, einen Kauf tätigen usw.

Definieren Sie das Hauptziel und behalten Sie es während des gesamten Schreibprozesses im Hinterkopf. Versuchen Sie zu vermeiden, mehrere Ziele gleichzeitig zu verfolgen, da komplizierte Dinge bei E-Mails selten etwas Gutes verheißen.

2. Achte auf die Struktur

Wie jede andere Art von Erzählung besteht eine E-Mail aus mehreren strukturellen Teilen. Eine klare Struktur ist nicht nur eine Hommage an das traditionelle Briefschreiben. Es hilft Ihnen, konsistent zu sein und einem logischen Link zu folgen, Ihre Ideen in der richtigen Reihenfolge zu präsentieren, damit der Leser die Informationen auf die bequemste Weise aufnehmen und verstehen kann. Eine typische E-Mail besteht aus den folgenden Elementen:

• Betreff;
• Anrede;
• Einführung (Opener);
• Hauptteil (mit oder ohne Zwischenüberschriften);
• Call-to-Action (optional);
• Schließen;
• Kontaktdaten (optional).

Strukturverstöße können insbesondere in der Geschäftskommunikation als mangelnde Professionalität oder Nachlässigkeit gewertet werden. Darüber hinaus können sie die Leser daran hindern, Ihre Idee richtig zu verstehen.

3. Denke über deine Betreffzeile nach

Eine Betreffzeile ist das Erste, was ein Empfänger im Posteingang auf Ihre E-Mail trifft. Deshalb ist es so wichtig, damit einen guten Eindruck zu hinterlassen, nutzen Sie es als Verlockung für Ihre Leser. Ihre Betreffzeile muss den Lesern nicht nur erklären, was sie darin erwarten können, sondern sie auch dazu bringen, auf die E-Mail zu klicken. Hier sind einige Tipps zum Schreiben einer überzeugenden Betreffzeile:

• Vermeiden Sie allgemeine Formulierungen und Ausdrücke wie „Nur für Sie!“, „Eine einmalige Gelegenheit“ oder „Sehr wichtige Botschaft!!!“ denn E-Mails mit solchen Betreffzeilen werden in der Regel als Spam gewertet und sofort gelöscht.
• Eine gute Betreffzeile ist eine kurze Betreffzeile: Es wird berichtet, dass die optimale Länge für eine Betreffzeile 61-70 Zeichen beträgt. Längere Instanzen brauchen anscheinend mehr Zeit zum Lesen und sind nerviger. Kürzere sind weniger informativ und daher in den Augen der Leser weniger glaubwürdig.
• Achten Sie darauf, prägnant zu sein, aber vergessen Sie nicht, beschreibend genug zu sein. Ihre Betreffzeile sollte den Inhalt Ihrer E-Mail klar umreißen, ohne zu sehr ins Detail zu gehen. Es ist immer schön, etwas Raum für ein Geheimnis zu lassen, um den Leser zu ermutigen, Ihre E-Mail zu öffnen.
• Eine personalisierte Betreffzeile ist oft ein Schlüssel zum E-Mail-Erfolg. Es ist bekannt, dass die Nennung des Namens eines Empfängers in einer Betreffzeile die Klickrate deutlich erhöht .
• Machen Sie Ihre Betreffzeile durchsuchbar. Selbst wenn ein Leser Ihre E-Mail zunächst überspringen möchte, ist es gut möglich, dass er sie später öffnen möchte. Um die Suche im Posteingang eines Benutzers zu erleichtern, fügen Sie ein oder zwei einprägsame Schlüsselwörter in die Betreffzeile ein.

4. Beginnen Sie mit einer angemessenen Anrede

Die Anrede ist ein wesentlicher Bestandteil jeder E-Mail. Ohne sie wird Ihre Nachricht unvollständig und unkonzentriert sein. Sofern Sie keine Person angeben, die Sie ansprechen, wird Ihre Botschaft abstrakt wahrgenommen. Sie können nicht erwarten, dass sich ein Leser auf Ihre Idee bezieht und sich verlobt, wenn Sie sie nicht persönlich machen.

Personalisierung ist einer der Eckpfeiler beim Schreiben effektiver E-Mails. Daher kann die Angabe des Vornamens eines Lesers die Wahrscheinlichkeit erheblich erhöhen, dass Ihre E-Mail die Aufmerksamkeit erregt und schließlich geöffnet wird. Es wird bestätigt, dass E-Mails mit einer personalisierten Nachricht eine 13,1% höhere Öffnungsrate aufweisen .

Wenn Ihnen die Personalisierung von Anreden für jede E-Mail problematisch erscheint, überlegen Sie, welche Art von Begrüßung für Ihr Publikum am besten geeignet ist. Abhängig von Ihrer Nische können Ihre Anreden entweder formell (zB „Sehr geehrte Damen und Herren“) oder informell (zB „Hey there“ etc.) sein.

5. Erkläre in einem kurzen Opener, warum du schreibst

Direkt auf den Punkt zu kommen, ohne um den heißen Brei herumreden zu müssen, ist eine der Grundregeln für das Schreiben einer effektiven E-Mail. Zweifellos sollten Sie die Zeit Ihrer Leser respektieren, aber ohne eine angemessene Einführung zur Sache zu kommen, kann als Mangel an Respekt angesehen werden.

Eine Anfangszeile Ihrer E-Mail sollte kurz sein und dazu dienen, sich und den Betreff Ihrer Nachricht vorzustellen. Erklären Sie einfach, wer Sie sind und was Sie tun (falls erforderlich) und erwähnen Sie, warum Sie schreiben. Der Grund kann sein:

• Eine Anfrage machen;
• Nach Informationen fragen;
• Hilfe anbieten;
• Informationen geben;
• Jammern;
• Entschuldigung;
• Aufruf zum Handeln;
• Antworten.

Ein E-Mail-Öffner sollte nicht länger als ein oder zwei Sätze sein. Dies ist gerade genug, um den Boden für den Hauptteil Ihrer Nachricht zu bereiten.

6. Schreiben Sie einen prägnanten und informativen Hauptteil für Ihre E-Mail

Der Hauptteil ist zweifellos der wichtigste Teil einer E-Mail. Hier kommunizieren Sie die Grundidee Ihrer Botschaft, damit Sie auf jeden Fall am genauesten verstanden werden, beim Leser einen guten Eindruck hinterlassen und Ihre Ziele erreichen möchten. Dabei sind mehrere Empfehlungen zu berücksichtigen:

• Schreiben Sie kurz : Wenn Sie Ihrem Publikum schreiben, möchten Sie eine ganze Geschichte erzählen, jedes Detail erwähnen und Ihre Idee erklären, damit keine Zweifel mehr bestehen. Schließlich möchten Sie, dass andere die Dinge so sehen, wie Sie sie sehen. Aber versuche, dich nicht mitreißen zu lassen. Tatsache ist, dass Ihre Empfänger jeden Tag eine Menge E-Mails erhalten, in denen sie aufgefordert werden, dies zu lesen und das zu tun. Ihre Standardeinstellung ist natürlich, kostbare Zeit zu sparen, indem Sie Ihre E-Mails so schnell wie möglich bearbeiten. Wenn Ihr Leser also auf eine riesige Textwand stößt, wird die erste Reaktion der Ärger sein. Die Chancen, dass eine solche E-Mail gelesen und verstanden wird, sind erbärmlich gering. Es wird berichtet, dass die effektivsten E-Mails 50-125 Wörter lang sind und eine Öffnungsrate von über 50% aufweisen. Deshalb sollten Sie sich in Ihrer E-Mail nur auf die wichtigsten Fakten und Argumente konzentrieren und den Flaum weglassen.
• Schreiben Sie einfach : Versuchen Halten Sie die Sprache einfach und gestalten Sie den Leseprozess so mühelos wie möglich.
• Machen Sie den Text gut lesbar : Die meisten Leute lesen E-Mails nicht von Anfang bis Ende. Sie durchlaufen den Text schnell, um das Wesentliche zu erfassen. Um es Ihren Lesern zu erleichtern, ordnen Sie den Text so an, dass er angenehm zu scannen und angenehm anzusehen ist. Teilen Sie das Ganze in mehrere logische und leicht verdauliche Stücke auf und lassen Sie große Leerräume dazwischen. Wenn es sinnvoll ist, führen Sie mehrere Unterüberschriften ein. Ziehen Sie auch in Erwägung, nummerierte oder Aufzählungslisten zu verwenden, um Ihre Inhalte für eine einfachere Nutzung zu optimieren.
• Beschreiben Sie Ihre Vorteile : Wenn Sie eine Geschäfts- oder Marketing-E-Mail schreiben, ist es wichtig, Ihrem Publikum mitzuteilen, warum es gerade Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung ist, das sie glücklich macht. Jedes Mal, wenn jemand Ihre E-Mail öffnet, ist die erste Frage, die einem in den Sinn kommt: „Warum sollte es mich überhaupt interessieren?“. Es reicht nicht aus, großartige Eigenschaften Ihrer Marke oder Ihres Produkts aufzuzählen, um Ihre Kunden davon zu überzeugen, dass sie Sie brauchen. Erklären Sie Ihren Interessenten kurz, wie genau sie von Ihrer Wahl profitieren können, um ihnen einen zusätzlichen Anreiz zum Einsteigen zu geben.
• Seien Sie maßvoll mit Komplimenten : Ihrem Leser ein Kompliment zu machen kann eine nette Ergänzung zur E-Mail sein, aber nur, wenn das Kompliment wohlverdient ist und Sie es wirklich ernst meinen. Sich ohne ersichtlichen Grund zu ergänzen, nur um Ihrem Interessenten zu schmeicheln, ist eine schlechte Praxis, die Ihre Autorität untergraben und Ihre Professionalität in Frage stellen kann.
• Stellen Sie nicht zu viele Fragen : Fragen in E-Mails zu stellen ist in Ordnung. Versuchen Sie jedoch, den Empfänger nicht mit Anfragen zu überhäufen. Dies bezieht sich in erster Linie auf Marketing-E-Mails. Ihre Bemühungen sollten darauf ausgerichtet sein, die Aufmerksamkeit des Lesers zu erhalten. Fragen können leicht zu Ablenkung und Verwirrung führen.
• Behalten Sie einen neutralen Ton bei : Das Ausdrücken von Emotionen ist bei privaten Nachrichten üblich, sollte jedoch in Geschäfts- und Marketing-E-Mails vermieden werden. Es ist nicht akzeptabel, einer E-Mail eine nette emotionale Note zu geben, aber um Ihre professionelle Einstellung zu zeigen, sollten Sie alle Gefühle beiseite lassen. Dies hängt jedoch hauptsächlich von Ihrem Publikum und Ihrer Nische ab, in der Sie arbeiten. Wenn der emotionale Ton Ihnen helfen kann, Ihre Inhalte zugänglicher zu machen, gibt es keinen Grund, ihn nicht zu Ihrem Vorteil zu nutzen.
• Seien Sie höflich und freundlich : Nun, das versteht sich von selbst. Zeigen Sie dem Leser Ihren Respekt und Ihre positive Einstellung. Dies ist ein Schlüssel zu einer gesunden Kommunikation.

7. Verwenden Sie Bilder, um die Aufmerksamkeit zu erregen

Wer hat gesagt, dass Ihre E-Mail nur aus Text bestehen sollte? Visuelle Inhalte sind heutzutage äußerst beliebt, und wenn Sie sie nicht in Ihre E-Mail-Kampagne aufnehmen, könnte dies darauf hindeuten, dass Sie irgendwo in den 2000er Jahren festsitzen.

Zum Glück stehen Ihnen viele Optionen zur Verfügung, darunter Bilder, Animationen und Videos. Leider blockieren einige E-Mail-Anbieter bestimmte Arten von visuellen Inhalten, daher wird empfohlen, die Formatkompatibilität im Voraus zu überprüfen.

Stellen Sie außerdem sicher, dass die Grafiken, die Sie einfügen, erstklassig sind. Schlechte visuelle Elemente können viele Ihrer Leser abschrecken.

Und denken Sie natürlich daran, die Größe der Bilder zu optimieren: Sie möchten nicht, dass das Laden Ihrer E-Mail ewig dauert.

8. Vergessen Sie nicht, einen CTA und einen Link zu Ihrer Site anzugeben

Wenn Sie eine E-Mail an Ihre Kunden senden, möchten Sie, dass sie richtig darauf reagieren und sie überzeugen, eine bestimmte Aktion auszuführen. Zögern Sie nicht, Ihren Empfängern höfliche und sanfte Anweisungen für das weitere Vorgehen zu geben.

Angenommen, Sie haben eine Website auf Ning erstellt und eine kostenpflichtige Mitgliedschaft eingerichtet. Jetzt möchten Sie für Ihren Inhalt werben, indem Sie Ihre potenziellen Mitglieder ermutigen, sich zu Ihrem neuen Artikel durchzuklicken. Umreißen Sie einfach das Thema in Ihrer E-Mail und schließen Sie es mit etwas wie „Möchten Sie mehr wissen? Bitte besuchen Sie meine Website , um den ganzen Artikel zu lesen“, wobei das unterstrichene Wort ein anklickbarer Link ist. Leicht!

9. Schluss mit einem überzeugenden Schluss

Der Abschluss ist genauso wichtig wie die Einleitung, also lass es zählen. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail einen guten Nachgeschmack hinterlässt. Ihr Hauptziel ist es, bei Ihren Lesern einen guten Eindruck zu hinterlassen, daher ist es wichtig, Ihre Nachricht positiv zu beenden.

Erinnere dich an:

• Bedanken Sie sich bei Ihrem Leser für die Zeit und Aufmerksamkeit (oder bleiben Sie bei Ihrer Marke/wählen Sie sie aus);
• Fügen Sie einen freundlichen Kommentar hinzu, wie zum Beispiel „Einen schönen Tag noch!“;
• Fügen Sie einen abschließenden Satz hinzu (z. B. „Mit freundlichen Grüßen/Wünschen“, „Mit freundlichen Grüßen“ usw.);
• Unterschreiben Sie mit Ihrem eigenen Namen;
• Geben Sie Ihre Kontaktdaten an.

10. Immer Korrektur lesen

Auch wenn Sie denken, dass Ihre E-Mail ein Meisterwerk ist, nehmen Sie sich einen Moment Zeit und schenken Sie ihr einen zusätzlichen Blick. Bei Ihrem zweiten Durchlauf finden Sie möglicherweise Tippfehler, Rechtschreibfehler, Interpunktionsfehler und Grammatikfehler, die Sie vorher nicht sehen konnten. Natürlich kann das Versenden von E-Mails mit solchen Fehlern den Eindruck über Sie ernsthaft beeinträchtigen.

Letzte Worte

Das Schreiben effektiver E-Mails ist eine Frage der Übung und der Kenntnis Ihrer Zielgruppe. Solange Ihnen klar ist, an wen Sie schreiben und welche Beziehungen zwischen Ihnen und Ihrem Publikum bestehen, treffen Ihre E-Mails den Nagel auf den Kopf.

Versuchen Sie, die in diesem Artikel aufgeführten Tipps zu befolgen, haben Sie keine Angst vor Versuch und Irrtum und geben Sie immer Ihr Bestes, um Ihre Schreibfähigkeiten zu verbessern, während Sie fortfahren. Schreiben ist kein Hexenwerk, erfordert aber Geduld und Einsicht. Oh, und vergessen Sie nicht, Ihre E-Mail-Liste offen zu halten: Je mehr Verbindungen Sie haben, desto mehr Reichweite erhalten Sie.

Brenda Peterson

Brenda ist technische Spezialistin bei Ning

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