効果的なメールを書くための10のヒント：メッセージを伝える方法
公開: 2018-05-24毎日何通のメールを受け取りますか？ あなたが実際に読んだものはたくさんありますか？ 特定のメッセージを開いて残りをすべて無視する理由を正確に考えたことはありますか？ 電子メールを介して何かを宣伝しようとしたことがある場合は、効果的な電子メールメッセージもあれば、失敗する電子メールメッセージもあることに気付いたはずです。
メールがあなたの目的を果たすかどうかを決定する要因はたくさんあります。 マーケティング目的、対人コミュニケーション、またはビジネスコミュニケーションのいずれで電子メールを使用する場合でも、効果的な電子メールの作成方法を知ることは、メッセージを伝えるために不可欠なスキルの1つです。
メールを効果的にするもの
送信者として、あなたはあなたの電子メールを特別でユニークであると考えます、そしてあなたはそう考える権利があります–結局のところ、あなたはあなたのメッセージに努力を注ぎ、人々が適切に反応することを期待します。 しかし、想像してみてください。世界中で毎日約144.8通のメールが送信されています。 プライベートな電子メールメッセージ、ビジネスオファー、ニュースレター、プロモーション、広告、発表、招待状–これらの無限のデータの流れに迷うのはとても簡単です。
本当にその場でヒットする電子メールを書くためには、何よりもまず、それらが効果的である理由を理解する必要があります。 効果的なメールとは、次のようなものです。
- そもそも開かれています。
- 読んで理解している;
- 読者に良い印象を与える。
- 明確で記憶に残る。
- 読んで返信するのにあまり時間をかけないでください。
- 読者に応答または行動を促す。
これを念頭に置いて、効果的なメールを書くことは、あなたのメッセージをあなたの聴衆の好みや好みに適合させ、あなたが以下に見つけることができるヒントに固執することの問題です。
あなたの目標を念頭に置いてください
あなたが電子メールを書くときはいつでも、特にあなたが電子メールマーケティングを扱うとき、あなたは目に見える非常に明確な目的でそれをします。 どうやら、理由もなく誰かに何かを書くことを気にしないでしょう。 メールで達成したいことは次のとおりです。
- 視聴者に知らせて、最新の状態に保ちます。
- 質問に対する回答または回答を取得します。
- 受信者にさらなるコミュニケーションを促し、対話を開きます。
- 受信者に特定のアクションを実行するように説得します。たとえば、クリックしてWebサイトにアクセスしたり、ニュースレターにサインアップしたり、購入したりします。
主な目標を定義し、執筆プロセス全体を通してそれを念頭に置き、電子メールに関しては複雑なことはめったに前兆とならないため、一度に複数の目的を追求することは避けてください。 
構造に注意してください
他の種類の物語と同じように、電子メールはいくつかの構造的な部分で構成されています。 明確な構造は、伝統的な手紙の書き方への単なるオマージュではありません。 読者が最も便利な方法で情報を吸収して理解できるように、一貫性を保ち、論理的なリンクをたどり、正しい順序でアイデアを提示するのに役立ちます。 一般的な電子メールは、次の要素で構成されています。
- 件名;
- 敬礼;
- はじめに（オープナー）;
- 本体（小見出しありまたはなし）;
- 召喚状（オプション）;
- 閉鎖;
- 連絡先の詳細（オプション）。
構造違反は、特にビジネスコミュニケーションに関しては、専門性の欠如または不注意と見なすことができます。 さらに、読者があなたの考えを正しく理解するのを妨げる可能性があります。
件名に考えを入れてください
件名は、受信者が受信トレイであなたの電子メールを見つけるのに最初に遭遇するものです。 だからこそ、良い印象を与えることがとても重要であり、読者の誘惑としてそれを使用してください。 件名には、読者が内部で何を見つけることができるかを説明するだけでなく、電子メールをクリックするように説得する必要があります。 説得力のある件名を書くためのヒントを次に示します。
- 「あなただけのために！」、「一生に一度の機会」、「非常に重要なメッセージ!!!」などの一般的なフレーズや表現は避けてください。 このような件名の電子メールは通常スパムと見なされ、すぐに削除されます。
- 適切な件名は短い件名です。件名の最適な長さは61〜70文字であると報告されています。 インスタンスが長いほど、読むのに時間がかかり、煩わしいようです。 短いものは情報量が少ないため、読者の目には信頼性が低くなります。
- 簡潔であることを心がけてください、しかし十分に説明的であることを忘れないでください。 件名には、詳細に立ち入ることなく、メールの内容を明確に示す必要があります。 読者にあなたの電子メールを開くように促すために、謎のためにいくらかのスペースを残すことは常に素晴らしいことです。
- パーソナライズされた件名は、多くの場合、電子メールの成功の鍵となります。 件名に受信者の名前を記載すると、クリック率が大幅に向上することが知られています。
- 件名を検索可能にします。 読者が最初にあなたの電子メールをスキップすることを決定したとしても、彼/彼女が後でそれを開きたいと思う可能性は十分にあります。 ユーザーの受信トレイ内での検索を容易にするために、件名に1つまたは2つの覚えやすいキーワードを含めます。
適切な敬礼から始める
敬礼は、あらゆる電子メールの重要な部分です。 それがないと、メッセージは不完全で焦点が定まらないでしょう。 あなたが近づいている人を指定しない限り、あなたのメッセージは抽象的に知覚されます。 あなたがそれを個人的にしなければ、読者があなたのアイデアに関係し、関与することを期待することはできません。
パーソナライズは、効果的なメールを作成するための基礎の1つです。 したがって、読者の名を含めると、電子メールが注意を引き付けて最終的に開かれる可能性が大幅に高まります。 パーソナライズされたメッセージを含む電子メールは、 13.1％高い開封率を誇ることが確認されています。
すべての電子メールの敬礼をパーソナライズすることが問題になると思われる場合は、どのような挨拶が聴衆にとって最も適切かを検討してください。 あなたのニッチに応じて、あなたの敬礼は公式（例：「DearSir / Madam」）または非公式（例：「Heythere」など）のいずれかになります。 
簡単なオープナーで書いている理由を説明してください
茂みの周りを殴らずにポイントにまっすぐに到達することは、効果的な電子メールを書くためのコアルールの1つです。 間違いなく、読者の時間を尊重する必要がありますが、適切な紹介なしにビジネスに取り掛かることは、尊重の欠如と見なされる可能性があります。
メールの冒頭の行は簡潔で、自己紹介とメッセージの件名を説明する目的で使用する必要があります。 あなたが誰で、何をしているのか（必要な場合）を説明し、なぜ書いているのかを説明してください。 理由は次のとおりです。
- リクエストを行う;
- 情報を求めます;
- 助けを申し出る;
- 与えられた情報;
- 文句を言う;
- 謝罪;
- 行動を促す;
- 返信します。
メールオープナーは1〜2文以内にする必要があります。 これはあなたのメッセージの本文のための土台を準備するのにちょうど十分です。
メールの簡潔で有益な本文を書く
本体は間違いなく電子メールの最も重要な部分です。 ここでメッセージの主なアイデアを伝えます。そのため、最も正確に理解し、読者に良い印象を与え、目的を達成する必要があります。 考慮すべきいくつかの推奨事項があります。
- 短く書く：聴衆に手紙を書くとき、あなたは完全な話をし、すべての詳細に言及し、疑いの余地がないようにあなたの考えを説明したいと思います。 結局のところ、あなたは他の人にあなたが見ているように物事を見せたいのです。 しかし、夢中にならないようにしてください。 実際のところ、受信者は毎日、これを読んで実行するように求められる大量の電子メールを受け取ります。 当然、彼らのデフォルトの態度は、あなたの電子メールをできるだけ早く処理することによって貴重な時間を節約することです。 したがって、読者が巨大なテキストの壁に遭遇した場合、最初の反応は煩わしさです。 そのような電子メールが読まれて理解される可能性は、哀れなほど小さいです。 最も効果的なメールは50〜125語で、開封率は50％を超えると報告されています。 そのため、メールの主要な事実と議論のみに焦点を当て、綿毛を省く必要があります。
- 簡単に書く：同じ論理に従って、用語、略語、専門用語などでテキストに負担をかけないようにします。この方法でプロ意識と業界の洞察を示したいと思うかもしれませんが、最終的な結果は正反対になる可能性があります。 言語をシンプルに保ち、読書プロセスを可能な限り楽にします。
- テキストをスキャンしやすくする：ほとんどの人は最初から最後までメールを読みません。 彼らはテキストをすばやく読み、要点を把握します。 読者が読みやすいように、スキャンしやすく、見やすいようにテキストを配置します。 全体をいくつかの論理的で簡単に消化できるチャンクに分割し、間に広い空白スペースを残します。 理にかなっている場合は、いくつかの小見出しを導入します。 また、番号付きリストまたは箇条書きリストを使用してコンテンツを最適化し、消費しやすくすることを検討してください。
- メリットの概要：ビジネスやマーケティングのメールを作成する場合は、視聴者に、なぜそれがあなたの製品やサービスであるかを知らせることが重要です。 誰かがあなたの電子メールを開くたびに、頭に浮かぶ最初の質問は、「なぜ私も気にする必要があるのか」です。 ブランドや製品の優れた機能を列挙するだけでは、クライアントにあなたが必要であることを納得させるには不十分です。 見込み客に、乗り込むための追加のインセンティブを与えるために、あなたを選ぶことでどれほど正確に利益を得ることができるかを簡単に説明します。
- 褒め言葉で適度に：読者を褒め言葉にすることは、電子メールへの素晴らしい追加になる可能性がありますが、褒め言葉が十分に値する場合にのみ、あなたは本当にそれを意味します。 明確な理由なしに補完することは、あなたの見通しを平らにするためだけに、あなたの権威を弱体化させ、あなたのプロ意識を疑問視する可能性のある悪い習慣です。
- あまり多くの質問をしないでください：電子メールで質問することはただし、問い合わせで受信者を圧倒しないようにしてください。 これは主にマーケティングメールを指します。 あなたの努力は読者の注意を保つことに集中されるべきです。 質問は簡単に気を散らして混乱を引き起こす可能性があります。
- 中立的な口調を保つ：感情を表現することはプライベートメッセージでは一般的ですが、ビジネスやマーケティングの電子メールでは避ける必要があります。 電子メールに素敵な感情的なタッチを与えることが受け入れられないということではありませんが、あなたの専門的な態度を示すために、あなたはどんな感情も脇に置いておきたいでしょう。 ただし、これは主に視聴者とあなたが働いているニッチに依存します。感情的なトーンがコンテンツをより親しみやすくするのに役立つ場合、それを有利に使用しない理由はありません。
- 礼儀正しく友好的であること：まあ、これは言うまでもありません。 読者にあなたの尊敬と前向きな姿勢を示してください。 これは健全なコミュニケーションの鍵です。
ビジュアルを使用して注意を引く
あなたのメールはすべてテキストでなければならないと誰が言いましたか？ ビジュアルコンテンツは最近非常に人気があり、メールキャンペーンに含めないことは、2000年代のどこかで立ち往生していることを示唆している可能性があります。
ありがたいことに、画像、アニメーション、ビデオなど、自由に使えるオプションがたくさんあります。 残念ながら、一部の電子メールプロバイダーは特定の種類のビジュアルコンテンツをブロックするため、事前にフォーマットの互換性を確認することをお勧めします。
また、含めるビジュアルが一流であることを確認してください。 質の悪い視覚要素は、多くの読者を遠ざける可能性があります。
そしてもちろん、画像のサイズを最適化することを忘れないでください。メールの読み込みに永遠にかかることは望ましくありません。
CTAとサイトへのリンクを含めることを忘れないでください
顧客に電子メールを送信するには、顧客がそれに適切に反応し、特定のアクションを実行するように説得する必要があります。 受信者に、さらなる行動のための丁寧で穏やかな指示を提供することを躊躇しないでください。
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説得力のある締めくくりでそれを締めくくる
締めくくりは紹介と同じくらい重要なので、それを重要視してください。 あなたの電子メールが良い後味を残すことを確認してください。 あなたの主な目標はあなたの読者に良い印象を与えることです、それで、あなたのメッセージを前向きなメモで終わらせることが重要です。
覚えておいてください：
- 時間と注意を払ってくれた読者に感謝します（またはあなたのブランドにとどまる/選択する）。
- 「良い一日を！」のような親しみやすいコメントを投げてください。
- 締めくくりのフレーズを含めます（例：「よろしく/お願いします」、「よろしくお願いします」など）。
- 自分の名前で署名します。
- 連絡先の詳細を入力してください。
常に校正
あなたの電子メールが傑作だと思っていても、少し時間を取って、それをさらに一瞥してください。 2回目の実行では、以前は見られなかったタイプミス、スペルミス、句読点の誤り、文法の誤りが見つかる可能性があります。 言うまでもなく、この種の欠陥を含む電子メールを送信すると、あなたの印象を著しく損なう可能性があります。
最後の言葉
効果的なメールを書くことは練習の問題であり、あなたの聴衆を知ることです。 あなたが誰に手紙を書いているのか、そしてあなたとあなたの聴衆との間にどのような関係があるのかをはっきりと理解している限り、あなたの電子メールは頭に釘付けになります。
この記事に記載されているヒントに従うようにしてください。試行錯誤を恐れず、常に最善を尽くしてライティングスキルを向上させてください。 書くことはロケット科学ではありませんが、忍耐と洞察が必要です。 ああ、そしてあなたの電子メールリストをオープンエンドに保つことを忘れないでください：あなたが持っている接続が多ければ多いほど、あなたはより広いアウトリーチを得るでしょう。
