10 consejos para escribir correos electrónicos eficaces: cómo transmitir su mensaje

¿Cuántos correos electrónicos recibes al día? ¿Hay muchos de ellos que realmente leíste? ¿Alguna vez has pensado qué es exactamente lo que te hace abrir ciertos mensajes e ignorar el resto? Si alguna vez ha intentado promocionar algo a través del correo electrónico, debe haber notado que algunos mensajes de correo electrónico resultan ser efectivos, mientras que otros fallan.

Hay muchos factores que determinan si un correo electrónico sirve para su propósito o no. No importa si usa el correo electrónico con fines de marketing, comunicación interpersonal o comercial, saber cómo escribir correos electrónicos efectivos es una de las habilidades esenciales para ayudarlo a transmitir su mensaje.

Que hace que los correos electrónicos sean efectivos

Como remitente, consideras que tus correos electrónicos son especiales y únicos, y tienes todo el derecho a pensar que sí; después de todo, pones un esfuerzo en tu mensaje y esperas que las personas reaccionen correctamente. Pero imagínense: ¡ diariamente se envían alrededor de 144,8 correos electrónicos en todo el mundo ! Mensajes de correo electrónico privados, ofertas comerciales, boletines informativos, promociones, anuncios, anuncios, invitaciones: perderse en estas mareas interminables de datos es muy fácil.

Para escribir correos electrónicos que realmente den en el clavo, debe, ante todo, darse cuenta de qué los hace efectivos. Los correos electrónicos efectivos son aquellos que:

• Se abren en primer lugar;
• Se leen y comprenden;
• Da una buena impresión al lector;
• Son claros y memorables;
• No se tome mucho tiempo para leer y responder;
• Anime al lector a responder o actuar.

Con esto en mente, escribir correos electrónicos efectivos es una cuestión de adaptar su mensaje a los gustos y preferencias de su audiencia y ceñirse a los consejos que puede encontrar a continuación.

1. Ten en cuenta tus metas

Siempre que escribe un correo electrónico, lo hace con un propósito muy claro a la vista, especialmente cuando se trata de marketing por correo electrónico. Aparentemente, no te molestarías en escribirle nada a nadie sin ningún motivo. Esto es lo que podría querer lograr con su correo electrónico:

• Informe a su audiencia y manténgala actualizada;
• Obtenga una respuesta o una respuesta a su pregunta;
• Anime a los destinatarios a una mayor comunicación, ábrase al diálogo;
• Convencer a un destinatario para que lleve a cabo una acción específica, por ejemplo, hacer clic en su sitio web , suscribirse a un boletín informativo, realizar una compra, etc.

Defina el objetivo principal y téngalo en cuenta durante todo el proceso de redacción, y trate de evitar perseguir varios objetivos a la vez, ya que complicar las cosas rara vez es un buen augurio cuando se trata de correos electrónicos.

2. Cuidado con la estructura

Al igual que cualquier otro tipo de narrativa, un correo electrónico consta de varias partes estructurales. Una estructura clara no es solo un homenaje a la escritura de cartas tradicional. Le ayuda a ser consistente y seguir un vínculo lógico, presentar sus ideas en la secuencia correcta para que el lector pueda absorber y comprender la información de la manera más conveniente. Un correo electrónico típico se compone de los siguientes elementos:

• Línea de asunto;
• Saludo;
• Introducción (abridor);
• Cuerpo principal (con o sin subpartidas);
• Llamada a la acción (opcional);
• Clausura;
• Datos de contacto (opcional).

Las violaciones de estructura se pueden considerar como falta de profesionalismo o descuido, especialmente cuando se trata de la comunicación empresarial. Además, pueden impedir que los lectores comprendan correctamente su idea.

3. Piense un poco en su línea de asunto

Una línea de asunto es lo primero que encuentra un destinatario al encontrar su correo electrónico en la bandeja de entrada. Por eso es tan importante dar una buena impresión con él, utilizarlo como aliciente para tus lectores. Su asunto no solo debe explicar a los lectores lo que pueden esperar encontrar dentro, sino también convencerlos de que hagan clic en el correo electrónico. A continuación, se ofrecen algunos consejos para escribir una línea de asunto convincente:

• Evite frases y expresiones genéricas como "¡Solo para usted!", "Oportunidad única en la vida" o "¡Mensaje muy importante!" ya que los correos electrónicos con asuntos como estos generalmente se toman como spam y se eliminan de inmediato.
• Una buena línea de asunto es una línea de asunto corta: se informa que la longitud óptima para una línea de asunto es de 61 a 70 caracteres. Las instancias más largas aparentemente toman más tiempo para leer y son más molestas. Los más cortos son menos informativos y, por lo tanto, tienen menos credibilidad a los ojos de los lectores.
• Tenga cuidado de ser conciso, pero no olvide ser lo suficientemente descriptivo. Su línea de asunto debe describir claramente el contenido de su correo electrónico sin entrar mucho en detalles. Siempre es bueno dejar un espacio para un misterio para animar al lector a abrir su correo electrónico.
• Una línea de asunto personalizada es a menudo la clave para el éxito del correo electrónico. Se sabe que mencionar el nombre de un destinatario en una línea de asunto aumenta significativamente la tasa de clics .
• Haga que su línea de asunto se pueda buscar. Incluso si un lector decide omitir su correo electrónico al principio, es muy posible que quiera abrirlo más tarde. Para facilitar la búsqueda en la bandeja de entrada de un usuario, incluya una o dos palabras clave memorables en la línea de asunto.

4. Comience con un saludo adecuado

El saludo es una parte esencial de cualquier correo electrónico. Sin él, su mensaje estará incompleto y desenfocado. A menos que especifique una persona a la que se está acercando, su mensaje se percibirá de manera abstracta. No puede esperar que un lector se relacione con su idea y se comprometa si no la convierte en algo personal.

La personalización es una de las piedras angulares de la redacción de correos electrónicos eficaces. Por lo tanto, incluir el nombre de un lector puede aumentar en gran medida las posibilidades de que su correo electrónico capte la atención y finalmente se abra. Se confirma que los correos electrónicos que contienen un mensaje personalizado cuentan con tasas de apertura un 13,1% más altas .

Si personalizar los saludos para cada correo electrónico le parece problemático, considere qué tipo de saludo es el más apropiado para su audiencia. Dependiendo de su nicho, sus saludos pueden ser formales (por ejemplo, "Estimado señor / señora") o informales (por ejemplo, "Hola", etc.).

5. Explica por qué estás escribiendo en una breve introducción.

Ir directo al grano sin andar por las ramas es una de las reglas básicas para escribir un correo electrónico eficaz. Sin duda, debe respetar el tiempo de sus lectores, pero ponerse manos a la obra sin una presentación adecuada podría considerarse una falta de respeto.

Una línea de apertura de su correo electrónico debe ser breve y tener el propósito de presentarse a sí mismo y al asunto de su mensaje. Simplemente explique quién es usted y qué hace (si es necesario) y mencione por qué está escribiendo. El motivo puede ser:

• Haciendo una solicitud;
• Pidiendo información;
• Ofreciendo ayuda;
• Dando informacion;
• Quejumbroso;
• Disculparse;
• Llamando a la acción;
• Respondiendo.

Un abridor de correo electrónico no debe tener más de una o dos oraciones. Esto es suficiente para preparar el terreno para el cuerpo principal de su mensaje.

6. Escriba un cuerpo principal conciso e informativo para su correo electrónico

El cuerpo principal es sin duda la parte más importante de un correo electrónico. Aquí es donde comunica la idea principal de su mensaje, por lo que definitivamente desea ser entendido de la manera más precisa, causar una buena impresión en el lector y lograr sus objetivos. Hay varias recomendaciones a tener en cuenta:

• Escribe brevemente : cuando escribes a tu audiencia, quieres contar una historia completa, mencionar cada detalle y explicar tu idea para que no haya más espacio para las dudas. Después de todo, desea que los demás vean las cosas como usted las ve. Pero trata de no dejarte llevar. El hecho es que todos los días sus destinatarios reciben montones de correos electrónicos en los que se les pide que lean esto y hagan aquello. Naturalmente, su actitud predeterminada es ahorrar el valioso tiempo tratando con su correo electrónico lo más rápido posible. Entonces, si su lector se encuentra con un gran muro de texto, la primera reacción será la molestia. Las posibilidades de que un correo electrónico de este tipo sea leído y entendido son patéticamente pequeñas. Se informa que los correos electrónicos más efectivos son de hasta 50-125 palabras , con una tasa de apertura superior al 50%. Es por eso que debe enfocarse solo en los hechos y argumentos centrales en su correo electrónico, dejando de lado las pelusas.
• Escriba simplemente : Siguiendo la misma lógica, trate de no sobrecargar el texto con términos, abreviaturas, jerga profesional, etc. Es posible que desee demostrar su profesionalismo y conocimiento de la industria de esta manera, pero el resultado final puede ser todo lo contrario. Mantenga el lenguaje simple y haga que el proceso de lectura sea lo más sencillo posible.
• Haga que el texto se pueda escanear bien : la mayoría de las personas no lee los correos electrónicos de principio a fin. Repasan el texto rápidamente para captar el punto principal. Para facilitar las cosas a sus lectores, organice el texto de modo que sea cómodo de escanear y agradable de ver. Divida todo en varios fragmentos lógicos y fácilmente digeribles, dejando amplios espacios en blanco en el medio. Si tiene sentido, introduzca varios subtítulos. Además, considere usar listas numeradas o con viñetas para optimizar su contenido y facilitar su consumo.
• Describe tus beneficios : si escribes un correo electrónico comercial o de marketing, es fundamental que le hagas saber a tu audiencia por qué es tu producto o servicio lo que los hará felices. Cada vez que alguien abre su correo electrónico, la primera pregunta que me viene a la mente es: "¿Por qué debería importarme?". Enumerar las grandes características de su marca o producto no es suficiente para convencer a sus clientes de que lo necesitan. Explique a sus prospectos brevemente cómo pueden beneficiarse exactamente de su elección a fin de darles un incentivo adicional por participar.
• Sea moderado con los cumplidos : Hacer un cumplido a su lector puede ser una buena adición al correo electrónico, pero solo en caso de que el cumplido sea bien merecido y lo diga en serio. Complementar sin motivo aparente, solo para halagar a su prospecto, es una mala práctica que puede socavar su autoridad y poner en tela de juicio su profesionalismo.
• No hagas demasiadas preguntas : hacer preguntas por correo electrónico está bien. Pero trate de no abrumar al destinatario con preguntas. Esto se refiere principalmente a los correos electrónicos de marketing. Sus esfuerzos deben centrarse en mantener la atención del lector. Las preguntas pueden causar distracción y confusión fácilmente.
• Mantenga un tono neutral : expresar emociones es común en los mensajes privados, pero debe evitarse en los correos electrónicos comerciales y de marketing. No quiere decir que darle un toque emocional agradable a un correo electrónico sea inaceptable, pero para mostrar su actitud profesional, querrá dejar cualquier sentimiento a un lado. Sin embargo, esto depende principalmente de tu audiencia y del nicho en el que trabajes. Si el tono emocional puede ayudarte a hacer que tu contenido sea más accesible, no hay razón para no usarlo en tu beneficio.
• Sea cortés y amigable : Bueno, esto es evidente. Muestre al lector su respeto y actitud positiva. Ésta es la clave para una comunicación saludable.

7. Usa imágenes para captar la atención

¿Quién dijo que su correo electrónico debería ser todo texto? El contenido visual es extremadamente popular hoy en día, y no incluirlo en su campaña de correo electrónico podría sugerir que está atrapado en algún lugar en la década de 2000.

Afortunadamente, hay muchas opciones a su disposición, incluidas imágenes, animaciones y videos. Desafortunadamente, algunos proveedores de correo electrónico bloquean ciertos tipos de contenido visual, por lo que se recomienda verificar la compatibilidad del formato con anticipación.

Además, asegúrese de que las imágenes que incluya sean de primera categoría. Los elementos visuales de mala calidad pueden alejar a muchos de sus lectores.

Y, por supuesto, recuerde optimizar el tamaño de las imágenes: no quiere que su correo electrónico tarde una eternidad en cargarse.

8. No olvide incluir una llamada a la acción y un enlace a su sitio.

Al enviar un correo electrónico a sus clientes, desea que reaccionen correctamente, convéncelos de realizar una acción específica. No dude en proporcionar a sus destinatarios instrucciones amables y amables para acciones posteriores.

Digamos que ha creado un sitio web en Ning y ha configurado una membresía paga. Ahora desea promover su contenido animando a sus miembros potenciales a hacer clic en su nuevo artículo. Simplemente describa el tema en su correo electrónico y resuélvalo con algo como “¿Quiere saber más? Visite mi sitio web para leer el artículo completo ”, donde la palabra subrayada es un enlace en el que se puede hacer clic. ¡Fácil!

9. Relájate con un cierre convincente

El cierre es tan importante como la introducción, así que haz que cuente. Asegúrese de que su correo electrónico deje un buen regusto. Su objetivo principal es causar una buena impresión en su lector, por lo tanto, es vital terminar su mensaje con una nota positiva.

Recuerda:

• Agradezca a su lector por el tiempo y la atención (o por quedarse / elegir su marca);
• Agregue un comentario amistoso como "¡Que tenga un buen día!";
• Incluya una frase de cierre (por ejemplo, "Saludos / deseos", "Atentamente", etc.);
• Firme con su propio nombre;
• Proporcione sus datos de contacto.

10. Siempre revisa

Incluso si crees que tu correo electrónico es una obra maestra, tómate un momento de tu tiempo y échale un vistazo adicional. En su segunda ejecución, es posible que encuentre errores tipográficos, errores ortográficos, errores de puntuación y errores gramaticales que no podía ver antes. No hace falta decir que enviar correos electrónicos que contengan defectos de este tipo puede estropear seriamente la impresión sobre usted.

Ultimas palabras

Escribir correos electrónicos efectivos es una cuestión de práctica y de conocer a tu audiencia. Siempre que sepa claramente a quién le está escribiendo y qué tipo de relaciones hay entre usted y su audiencia, sus correos electrónicos darán en el clavo.

Trate de seguir los consejos que se enumeran en este artículo, no tema la prueba y el error y siempre haga todo lo posible para mejorar sus habilidades de escritura a medida que avanza. Escribir no es una ciencia espacial, pero requiere paciencia y perspicacia. Ah, y no olvide mantener su lista de correo electrónico abierta: cuantas más conexiones tenga, mayor alcance obtendrá.

Brenda Peterson

Brenda es especialista técnica en Ning

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