10 wskazówek dotyczących pisania skutecznych wiadomości e-mail: jak dotrzeć ze swoją wiadomością?

Ile e-maili otrzymujesz dziennie? Czy jest wiele z nich, które faktycznie czytasz? Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, co sprawia, że ​​otwierasz określone wiadomości, a resztę ignorujesz? Jeśli kiedykolwiek próbowałeś promować coś przez e-mail, musiałeś zauważyć, że niektóre wiadomości e-mail są skuteczne, podczas gdy inne zawodzą.

Istnieje wiele czynników, które decydują o tym, czy wiadomość e-mail służy Twojemu celowi, czy nie. Bez względu na to, czy używasz poczty e-mail do celów marketingowych, komunikacji interpersonalnej czy biznesowej, umiejętność pisania skutecznych wiadomości e-mail jest jedną z podstawowych umiejętności, które pomogą Ci dotrzeć do wiadomości.

Co sprawia, że ​​e-maile są skuteczne

Jako nadawca uważasz swoje e-maile za wyjątkowe i niepowtarzalne i masz pełne prawo tak myśleć – w końcu wkładasz wysiłek w swoją wiadomość i oczekujesz, że ludzie odpowiednio zareagują. Ale wyobraź sobie: codziennie na całym świecie wysyłanych jest około 144,8 e-maili ! Prywatne wiadomości e-mail, oferty biznesowe, biuletyny, promocje, reklamy, ogłoszenia, zaproszenia – zagubienie się w tych niekończących się falach danych jest tak łatwe.

Aby pisać e-maile, które naprawdę trafiają w sedno, należy przede wszystkim zdać sobie sprawę z tego, co sprawia, że ​​są one skuteczne. Skuteczne e-maile to te, które:

• Są otwierane w pierwszej kolejności;
• są czytane i rozumiane;
• Zrób dobre wrażenie na czytelniku;
• są jasne i niezapomniane;
• Nie poświęcaj dużo czasu na przeczytanie i odpowiedź;
• Zachęć czytelnika do odpowiedzi lub podjęcia działań.

Mając to na uwadze, pisanie skutecznych e-maili to kwestia dostosowania przekazu do gustów i preferencji odbiorców oraz trzymanie się wskazówek, które znajdziesz poniżej.

1. Pamiętaj o swoich celach

Za każdym razem, gdy piszesz e-mail, robisz to z bardzo jasnym celem, zwłaszcza gdy zajmujesz się e-mail marketingiem. Najwyraźniej nie zawracałbyś sobie głowy pisaniem nikomu czegokolwiek bez powodu. Oto, co możesz chcieć osiągnąć dzięki swojemu e-mailowi:

• Informuj swoich odbiorców i aktualizuj ich;
• Uzyskaj odpowiedź lub odpowiedź na swoje pytanie;
• Zachęć odbiorców do dalszej komunikacji, otwórz się na dialog;
• Przekonaj odbiorcę do wykonania określonej akcji, np. przejścia do Twojej witryny , zapisania się do newslettera, dokonania zakupu itp.

Zdefiniuj główny cel i pamiętaj o nim przez cały proces pisania i staraj się unikać realizacji kilku celów naraz, ponieważ komplikowanie rzeczy rzadko wróży dobrze, jeśli chodzi o e-maile.

2. Uważaj na strukturę

Jak każdy inny rodzaj narracji, e-mail składa się z kilku części strukturalnych. Przejrzysta struktura to nie tylko hołd dla tradycyjnego pisania listów. Pomaga być konsekwentnym i podążać za logicznym powiązaniem, prezentować swoje pomysły we właściwej kolejności, tak aby czytelnik mógł przyswoić i zrozumieć informacje w najwygodniejszy sposób. Typowy e-mail składa się z następujących elementów:

• Wiersz tematu;
• Pozdrowienie;
• Wprowadzenie (otwieracz);
• Treść główna (z podpozycjami lub bez);
• Wezwanie do działania (opcjonalnie);
• Zamknięcie;
• Dane kontaktowe (opcjonalnie).

Naruszenia struktury mogą być odbierane jako brak profesjonalizmu lub niedbalstwa, zwłaszcza jeśli chodzi o komunikację biznesową. Co więcej, mogą uniemożliwić czytelnikom prawidłowe zrozumienie Twojego pomysłu.

3. Zastanów się nad swoim tematem

Wiersz tematu jest pierwszą rzeczą, jaką odbiorca napotyka, gdy znajduje Twój e-mail w skrzynce odbiorczej. Dlatego tak ważne jest, aby zrobić nim dobre wrażenie, wykorzystać go jako kuszenie dla swoich czytelników. Twój wiersz tematu musi nie tylko wyjaśniać czytelnikom, czego mogą się spodziewać w środku, ale także przekonywać ich do kliknięcia e-maila. Oto kilka wskazówek, jak napisać przekonujący temat:

• Unikaj ogólnych zwrotów i wyrażeń, takich jak „Tylko dla Ciebie!”, „Jedyna w życiu okazja” lub „Bardzo ważna wiadomość!!!” ponieważ wiadomości e-mail z takimi wierszami tematu są zwykle traktowane jako spam i natychmiast usuwane.
• Dobry wiersz tematu to krótki wiersz tematu: podobno optymalna długość wiersza tematu to 61-70 znaków. Dłuższe instancje najwyraźniej zajmują więcej czasu i są bardziej denerwujące. Krótsze są mniej pouczające, a co za tym idzie mają mniejszą wiarygodność w oczach czytelników.
• Pamiętaj, aby być zwięzłym, ale nie zapomnij być wystarczająco opisowy. Twój wiersz tematu powinien wyraźnie określać treść wiadomości e-mail bez wchodzenia w szczegóły. Zawsze dobrze jest zostawić trochę miejsca na tajemnicę, aby zachęcić czytelnika do otwarcia e-maila.
• Spersonalizowany wiersz tematu jest często kluczem do sukcesu wiadomości e-mail. Wiadomo, że wymienienie nazwiska odbiorcy w temacie wiadomości znacznie zwiększa współczynnik klikalności .
• Spraw, aby Twój wiersz tematu był możliwy do przeszukiwania. Nawet jeśli czytelnik zdecyduje się najpierw pominąć Twój e-mail, jest całkiem możliwe, że będzie chciał go później otworzyć. Aby ułatwić wyszukiwanie w skrzynce odbiorczej użytkownika, umieść w temacie jedno lub dwa zapadające w pamięć słowa kluczowe.

4. Zacznij od odpowiedniego pozdrowienia

Zwrot grzecznościowy jest istotną częścią każdego e-maila. Bez tego Twoja wiadomość będzie niekompletna i nieostra. Jeśli nie określisz osoby, do której się zbliżasz, Twoja wiadomość będzie odbierana abstrakcyjnie. Nie możesz oczekiwać, że czytelnik odniesie się do twojego pomysłu i zaangażuje się, jeśli nie uczynisz go osobistym.

Personalizacja to jeden z fundamentów pisania skutecznych wiadomości e-mail. Dlatego uwzględnienie imienia czytelnika może znacznie zwiększyć szanse, że Twój e-mail przyciągnie uwagę i ostatecznie zostanie otwarty. Potwierdzono, że e-maile zawierające spersonalizowaną wiadomość mają 13,1% wyższy współczynnik otwarć .

Jeśli personalizowanie pozdrowienia dla każdego e-maila wydaje Ci się problematyczne, zastanów się, jaki rodzaj powitania jest najbardziej odpowiedni dla Twoich odbiorców. W zależności od Twojej niszy Twoje pozdrowienia mogą być formalne (np. „Szanowny Panie/Szanowna Pani”) lub nieformalne (np. „Cześć” itp.).

5. Wyjaśnij, dlaczego piszesz w krótkim otwieraczu

Od razu do rzeczy bez owijania w bawełnę jest jedną z podstawowych zasad pisania skutecznego e-maila. Bez wątpienia należy szanować czas swoich czytelników, ale zabranie się do pracy bez odpowiedniego wprowadzenia można uznać za brak szacunku.

Pierwsza linijka Twojego e-maila powinna być krótka i służyć przedstawieniu Ciebie oraz tematu Twojej wiadomości. Po prostu wyjaśnij, kim jesteś i co robisz (jeśli to konieczne) i wspomnij, dlaczego piszesz. Powodem może być:

• Składam prośbę;
• Pytając o informacje;
• Oferować pomoc;
• Udzielanie informacji;
• Narzekanie;
• przepraszając;
• Wezwanie do działania;
• Odpowiadanie.

Otwieracz wiadomości e-mail nie powinien być dłuższy niż jedno lub dwa zdania. To wystarczy, aby przygotować grunt pod główną treść wiadomości.

6. Napisz zwięzłą i pouczającą treść swojego e-maila

Treść główna jest bez wątpienia najważniejszą częścią e-maila. W tym miejscu przekazujesz główną ideę swojego przekazu, więc zdecydowanie chcesz być zrozumiany w jak najdokładniejszy sposób, zrobić dobre wrażenie na czytelniku i osiągnąć swoje cele. Istnieje kilka zaleceń, które należy wziąć pod uwagę:

• Napisz krótko : kiedy piszesz do odbiorców, chcesz opowiedzieć całą historię, wspomnieć o każdym szczególe i wyjaśnić swój pomysł, aby nie było już miejsca na wątpliwości. W końcu chcesz, aby inni widzieli rzeczy tak, jak ty je widzisz. Ale staraj się nie dać się ponieść emocjom. Faktem jest, że każdego dnia Twoi odbiorcy otrzymują mnóstwo e-maili, w których są proszeni o przeczytanie tego i zrobienie tego. Oczywiście ich domyślnym podejściem jest oszczędzanie cennego czasu poprzez jak najszybsze zajęcie się wiadomością e-mail. Jeśli więc czytelnik napotka ogromną ścianę tekstu, pierwszą reakcją będzie irytacja. Szanse na przeczytanie i zrozumienie takiego e-maila są żałośnie małe. Według doniesień najskuteczniejsze wiadomości e-mail mają długość 50-125 słów , przy czym współczynnik otwarć wynosi ponad 50%. Dlatego w swoim e-mailu powinieneś skoncentrować się tylko na podstawowych faktach i argumentach, pomijając niejasności.
• Pisz po prostu : Kierując się tą samą logiką, staraj się nie przeciążać tekstu terminami, skrótami, fachowym żargonem itp. Możesz w ten sposób zademonstrować swój profesjonalizm i rozeznanie w branży, ale efekt końcowy może być wręcz przeciwny. Utrzymuj prosty język i spraw, aby proces czytania przebiegał tak łatwo, jak to tylko możliwe.
• Spraw, aby tekst był dobrze czytelny : większość ludzi nie czyta e-maili od początku do końca. Szybko przechodzą przez tekst, aby uchwycić główny punkt. Aby ułatwić czytelnikom, ułóż tekst tak, aby był wygodny do skanowania i przyjemny dla oka. Podziel całość na kilka logicznych i łatwo przyswajalnych kawałków, pozostawiając między nimi szerokie puste przestrzenie. Jeśli ma to sens, wprowadź kilka podtytułów. Rozważ również użycie list numerowanych lub wypunktowanych, aby zoptymalizować zawartość pod kątem łatwiejszej konsumpcji.
• Przedstaw korzyści : jeśli piszesz e-mail biznesowy lub marketingowy, ważne jest, aby poinformować odbiorców, dlaczego to właśnie Twój produkt lub usługa ich uszczęśliwią. Za każdym razem, gdy ktoś otwiera Twój e-mail, pierwsze pytanie, które przychodzi do głowy, to: „Dlaczego powinno mnie to w ogóle obchodzić?”. Wymienienie świetnych cech Twojej marki lub produktu nie wystarczy, aby przekonać klientów, że Cię potrzebują. Wyjaśnij krótko swoim potencjalnym klientom, jak dokładnie mogą skorzystać z wyboru Ciebie, aby dać im dodatkową zachętę do wskoczenia na pokład.
• Zachowaj umiar w komplementach : uczynienie Dopełnianie bez wyraźnego powodu, tylko po to, by schlebiać potencjalnemu klientowi, jest złą praktyką, która może podważyć Twój autorytet i podważyć Twój profesjonalizm.
• Nie zadawaj zbyt wielu pytań : zadawanie pytań w e-mailach jest w porządku. Staraj się jednak nie przytłaczać odbiorcy zapytaniami. Dotyczy to przede wszystkim e-maili marketingowych. Twoje wysiłki powinny skupiać się na utrzymaniu uwagi czytelnika. Pytania mogą łatwo rozpraszać uwagę i wprowadzać w błąd.
• Zachowaj neutralny ton : wyrażanie emocji jest powszechne w przypadku wiadomości prywatnych, ale należy tego unikać w e-mailach biznesowych i marketingowych. Nie oznacza to, że nadawanie e-mailowi ​​miłego emocjonalnego akcentu jest niedopuszczalne, ale aby pokazać swoje profesjonalne podejście, odłóż na bok wszelkie sentymenty. Zależy to jednak głównie od odbiorców i niszy, w której pracujesz. Jeśli ton emocjonalny może sprawić, że Twoje treści będą bardziej przystępne, nie ma powodu, aby nie wykorzystywać go na swoją korzyść.
• Bądź uprzejmy i przyjazny : Cóż, to jest oczywiste. Okaż czytelnikowi swój szacunek i pozytywne nastawienie. To klucz do zdrowej komunikacji.

7. Użyj wizualizacji, aby przyciągnąć uwagę

Kto powiedział, że Twój e-mail powinien zawierać cały tekst? Treści wizualne są obecnie niezwykle popularne i nieuwzględnienie ich w kampanii e-mailowej może sugerować, że utknąłeś gdzieś w 2000 roku.

Na szczęście masz do dyspozycji wiele opcji, w tym obrazy, animacje i filmy. Niestety, niektórzy dostawcy poczty e-mail blokują określone rodzaje treści wizualnych, dlatego zaleca się wcześniejsze sprawdzenie zgodności formatu.

Upewnij się również, że wizualizacje, które dołączasz, są na najwyższym poziomie. Elementy wizualne niskiej jakości mogą odstraszyć wielu czytelników.

I oczywiście pamiętaj, aby zoptymalizować rozmiar obrazów: nie chcesz, aby ładowanie wiadomości e-mail trwało wiecznie.

8. Nie zapomnij dołączyć CTA i linku do swojej witryny

Wysyłając e-mail do swoich klientów, chcesz, aby odpowiednio na niego zareagowali, przekonaj ich do wykonania określonej akcji. Nie wahaj się przekazać swoim odbiorcom uprzejmych i łagodnych instrukcji dotyczących dalszych działań.

Załóżmy, że utworzyłeś witrynę internetową w serwisie Ning i założyłeś płatne członkostwo. Teraz chcesz promować swoje treści, zachęcając potencjalnych członków do przechodzenia do nowego artykułu. Po prostu opisz jego temat w e-mailu i podsumuj coś w stylu „Chcesz dowiedzieć się więcej? Zapraszam na moją stronę, aby przeczytać cały artykuł”, gdzie podkreślone słowo jest klikalnym linkiem. Łatwo!

9. Zrelaksuj się dzięki przekonującemu zamknięciu

Zakończenie jest równie ważne jak wstęp, więc niech się liczy. Upewnij się, że Twój e-mail pozostawia dobry posmak. Twoim głównym celem jest zrobienie dobrego wrażenia na czytelniku, dlatego ważne jest, aby zakończyć swoją wiadomość pozytywnym akcentem.

Pamiętaj by:

• Podziękuj czytelnikowi za poświęcony czas i uwagę (lub pozostanie przy/wybraniu swojej marki);
• Wrzuć przyjazny komentarz, taki jak „Miłego dnia!”;
• Uwzględnij frazę zamykającą (np. „Pozdrawiam/życzenia”, „Z poważaniem” itp.);
• Podpisz własnym imieniem;
• Podaj swoje dane kontaktowe.

10. Zawsze sprawdzaj

Nawet jeśli uważasz, że Twój e-mail to arcydzieło, poświęć chwilę i obejrzyj go dodatkowo. Podczas drugiego uruchomienia możesz znaleźć literówki, błędy ortograficzne, błędy interpunkcyjne i błędy gramatyczne, których wcześniej nie widziałeś. Nie trzeba dodawać, że wysyłanie e-maili zawierających tego rodzaju wady może poważnie zepsuć wrażenie na tobie.

Ostatnie słowa

Pisanie skutecznych e-maili to kwestia praktyki i znajomości odbiorców. Dopóki wyraźnie zdasz sobie sprawę z tego, do kogo piszesz i jakie są relacje między Tobą a Twoimi odbiorcami, Twoje e-maile będą trafiać w sedno.

Staraj się postępować zgodnie ze wskazówkami wymienionymi w tym artykule, nie bój się prób i błędów i zawsze staraj się doskonalić swoje umiejętności pisania w miarę postępów. Pisanie nie jest nauką rakietową, ale wymaga cierpliwości i wglądu. Aha, i nie zapomnij, aby Twoja lista e-mailowa była otwarta: im więcej masz kontaktów, tym szerszy zasięg uzyskasz.

Brenda Peterson

Brenda jest specjalistą technicznym w Ning

Zobacz wszystkie posty