10 dicas para escrever e-mails eficazes: como divulgar sua mensagem

Quantos emails você recebe diariamente? Existem muitos deles que você realmente leu? Você já pensou o que exatamente o faz abrir certas mensagens e ignorar todas as outras? Se você já tentou promover algo por e-mail, deve ter notado que algumas mensagens de e-mail são eficazes, enquanto outras falham.

Existem muitos fatores que determinam se um e-mail atende a sua finalidade ou não. Não importa se você usa e-mail para fins de marketing, comunicação interpessoal ou empresarial, saber escrever e-mails eficazes é uma das habilidades essenciais para ajudá-lo a passar sua mensagem.

O que torna os e-mails eficazes

Como remetente, você considera seus e-mails especiais e únicos e tem todo o direito de pensar assim - afinal, você se esforça em sua mensagem e espera que as pessoas reajam de maneira adequada. Mas imagine só: cerca de 144,8 emails são enviados diariamente em todo o mundo ! Mensagens de e-mail privadas, ofertas comerciais, boletins informativos, promoções, anúncios, anúncios, convites - perder-se nessas marés infinitas de dados é tão fácil.

Para escrever e-mails que realmente acertem o alvo, você deve, antes de mais nada, perceber o que os torna eficazes. Emails eficazes são aqueles que:

• São abertos em primeiro lugar;
• São lidos e compreendidos;
• Cause uma boa impressão no leitor;
• São claros e memoráveis;
• Não demore muito para ler e responder;
• Incentive o leitor a responder ou agir.

Com isso em mente, escrever e-mails eficazes é uma questão de adaptar sua mensagem aos gostos e preferências do seu público e seguir as dicas que você encontra a seguir.

1. Mantenha seus objetivos em mente

Sempre que você escreve um e-mail, você o faz com um propósito muito claro em vista, especialmente quando você lida com marketing por e-mail. Aparentemente, você não se incomodaria em escrever nada para ninguém sem motivo algum. Aqui está o que você pode querer alcançar com seu e-mail:

• Informe seu público e mantenha-o atualizado;
• Obtenha uma resposta ou uma resposta à sua pergunta;
• Incentive os destinatários a novas comunicações, abra-se para um diálogo;
• Convencer um destinatário a realizar uma ação específica, por exemplo, clicar no seu site , inscrever-se para receber um boletim informativo, fazer uma compra, etc.

Defina o objetivo principal e mantenha-o em mente durante todo o processo de redação, e tente evitar perseguir vários objetivos ao mesmo tempo, pois complicar as coisas raramente é um bom presságio quando se trata de e-mails.

2. Cuidado com a estrutura

Assim como qualquer outro tipo de narrativa, um e-mail consiste em várias partes estruturais. Uma estrutura clara não é apenas uma homenagem à escrita tradicional de cartas. Ajuda você a ser consistente e seguir um link lógico, a apresentar suas ideias na sequência certa para que o leitor possa absorver e compreender as informações da maneira mais conveniente. Um e-mail típico é composto dos seguintes elementos:

• Linha de assunto;
• Saudação;
• Introdução (abridor);
• Corpo principal (com ou sem subtítulos);
• Call-to-action (opcional);
• Fechamento;
• Detalhes de contato (opcional).

Violações de estrutura podem ser interpretadas como falta de profissionalismo ou descuido, especialmente quando se trata de comunicação empresarial. Além disso, eles podem impedir os leitores de compreender sua ideia corretamente.

3. Pense um pouco na sua linha de assunto

Uma linha de assunto é a primeira coisa que um destinatário encontra ao encontrar seu e-mail na caixa de entrada. Por isso é tão importante causar uma boa impressão com ele, use-o como um atrativo para seus leitores. Sua linha de assunto não deve apenas explicar aos leitores o que eles podem esperar encontrar lá dentro, mas também convencê-los a clicar no e-mail. Aqui estão algumas dicas para escrever um assunto convincente:

• Evite frases e expressões genéricas como “Só para você!”, “Oportunidade única na vida” ou “Mensagem muito importante !!!” pois e-mails com assuntos como esses geralmente são considerados spam e excluídos imediatamente.
• Uma boa linha de assunto é uma linha de assunto curta: é relatado que o comprimento ideal para uma linha de assunto é 61-70 caracteres. Instâncias mais longas aparentemente levam mais tempo para serem lidas e são mais irritantes. Os mais curtos são menos informativos e, portanto, têm menos credibilidade aos olhos dos leitores.
• Lembre-se de ser conciso, mas não se esqueça de ser suficientemente descritivo. Sua linha de assunto deve delinear claramente o conteúdo do seu e-mail, sem entrar em detalhes. É sempre bom deixar algum espaço para um mistério para encorajar o leitor a abrir seu e-mail.
• Uma linha de assunto personalizada costuma ser a chave para o sucesso do e-mail. É sabido que mencionar o nome de um destinatário em uma linha de assunto aumenta significativamente a taxa de cliques .
• Torne sua linha de assunto pesquisável. Mesmo que um leitor decida pular seu e-mail no início, é bem possível que ele deseje abri-lo mais tarde. Para facilitar a pesquisa na caixa de entrada do usuário, inclua uma ou duas palavras-chave memoráveis ​​na linha de assunto.

4. Comece com uma saudação adequada

A saudação é uma parte essencial de qualquer e-mail. Sem ele, sua mensagem ficará incompleta e desfocada. A menos que você especifique uma pessoa de quem está se aproximando, sua mensagem será percebida de maneira abstrata. Você não pode esperar que um leitor se identifique com sua ideia e se envolva se você não a tornar pessoal.

Personalização é um dos pilares para escrever e-mails eficazes. Portanto, incluir o primeiro nome de um leitor pode aumentar muito as chances de seu e-mail chamar a atenção e, eventualmente, ser aberto. Confirma-se que os emails com mensagem personalizada apresentam taxas de abertura 13,1% superiores .

Se personalizar saudações para cada e-mail parece problemático para você, considere o tipo de saudação mais apropriado para o seu público. Dependendo do seu nicho, suas saudações podem ser formais (por exemplo, “Prezado Senhor / Senhora”) ou informais (por exemplo, “Olá”, etc.).

5. Explique por que você está escrevendo em um abridor de breves

Ir direto ao ponto sem rodeios é uma das regras básicas para escrever um e-mail eficaz. Sem dúvida, você deve respeitar o tempo de seus leitores, mas começar a trabalhar sem uma introdução adequada pode ser considerado falta de respeito.

Uma linha de abertura de seu e-mail deve ser breve e servir ao propósito de apresentar você e o assunto de sua mensagem. Simplesmente explique quem você é e o que faz (se necessário) e mencione por que está escrevendo. O motivo pode ser:

• Fazendo um pedido;
• Pedindo informação;
• Oferecendo ajuda;
• Dar informações;
• Reclamando;
• Desculpando-se;
• Chamada para a ação;
• Respondendo.

Um abridor de e-mail não deve ter mais do que uma ou duas frases. Isso é apenas o suficiente para preparar o terreno para o corpo principal de sua mensagem.

6. Escreva um corpo principal conciso e informativo para o seu e-mail

O corpo principal é, sem dúvida, a parte mais importante de um e-mail. É aqui que você comunica a ideia principal da sua mensagem, então definitivamente deseja ser compreendido da maneira mais precisa, causar uma boa impressão no leitor e atingir seus objetivos. Existem várias recomendações a serem levadas em consideração:

• Escreva resumidamente : ao escrever para o seu público, você quer contar uma história completa, mencionar cada detalhe e explicar sua ideia para que não haja mais espaço para dúvidas. Afinal, você deseja que os outros vejam as coisas da maneira como você as vê. Mas tente não se empolgar. O fato é que todos os dias seus destinatários recebem um monte de e-mails nos quais são solicitados a ler isso e aquilo. Naturalmente, a atitude padrão deles é economizar tempo precioso lidando com seu e-mail o mais rápido possível. Portanto, se o seu leitor encontrar uma grande parede de texto, a primeira reação será o aborrecimento. As chances de um e-mail ser lido e compreendido são pateticamente pequenas. É relatado que os e-mails mais eficazes chegam a 50-125 palavras , apresentando uma taxa de abertura de mais de 50%. É por isso que você deve se concentrar apenas nos fatos e nos argumentos essenciais em seu e-mail, deixando de lado o boato.
• Escreva de forma simples : seguindo a mesma lógica, tente não sobrecarregar o texto com termos, abreviações, jargão profissional, etc. Você pode querer demonstrar seu profissionalismo e visão do setor dessa forma, mas o resultado final pode ser exatamente o contrário. Mantenha a linguagem simples e torne o processo de leitura o mais fácil possível.
• Torne o texto bem legível : a maioria das pessoas não lê e-mails do início ao fim. Eles percorrem o texto rapidamente para compreender o ponto principal. Para facilitar as coisas para seus leitores, organize o texto de forma que seja confortável de digitalizar e agradável de olhar. Divida a coisa toda em vários pedaços lógicos e de fácil digestão, deixando grandes espaços em branco entre eles. Se fizer sentido, introduza vários subtítulos. Além disso, considere o uso de listas numeradas ou com marcadores para otimizar seu conteúdo e facilitar o consumo.
• Descreva seus benefícios : Se você escreve um e-mail comercial ou de marketing, é crucial que seu público saiba por que seu produto ou serviço o deixará feliz. Cada vez que alguém abre seu e-mail, a primeira pergunta que vem à mente é: “Por que eu deveria me importar?”. Enumerar grandes características de sua marca ou produto não é suficiente para convencer seus clientes de que eles precisam de você. Explique resumidamente aos seus clientes em potencial como exatamente eles podem se beneficiar ao escolher você, a fim de dar-lhes um incentivo extra para embarcarem nele.
• Seja moderado com os elogios : Fazer um elogio ao seu leitor pode ser uma boa adição ao e-mail, mas apenas no caso de o elogio ser bem merecido e você realmente quiser. Complementar sem motivo aparente, apenas para bajular seu cliente potencial, é uma prática ruim que pode minar sua autoridade e colocar seu profissionalismo em questão.
• Não faça muitas perguntas : Mas tente não sobrecarregar o destinatário com perguntas. Isso se refere principalmente a e-mails de marketing. Seus esforços devem se concentrar em manter a atenção do leitor. As perguntas podem facilmente causar distração e confusão.
• Mantenha um tom neutro : expressar emoções é comum para mensagens privadas, mas deve ser evitado em emails comerciais e de marketing. Não quer dizer que dar a um e-mail um toque emocional agradável seja inaceitável, mas para mostrar sua atitude profissional, você vai querer deixar quaisquer sentimentos de lado. No entanto, isso depende principalmente do seu público e nicho em que você trabalha. Se o tom emocional pode ajudá-lo a tornar seu conteúdo mais acessível, não há razão para não usá-lo em seu benefício.
• Seja educado e amigável : Bem, nem é preciso dizer. Mostre ao leitor seu respeito e atitude positiva. Esta é a chave para uma comunicação saudável.

7. Use recursos visuais para captar a atenção

Quem disse que seu e-mail deve ser todo texto? O conteúdo visual é extremamente popular hoje em dia, e não incluí-lo em sua campanha por e-mail pode sugerir que você está preso em algum lugar nos anos 2000.

Felizmente, existem muitas opções à sua disposição, incluindo imagens, animações e vídeos. Infelizmente, alguns provedores de e-mail bloqueiam certos tipos de conteúdo visual, por isso é aconselhável verificar a compatibilidade do formato com antecedência.

Além disso, certifique-se de que os recursos visuais incluídos são de primeira linha. Elementos visuais de baixa qualidade podem afastar muitos de seus leitores.

E, claro, lembre-se de otimizar o tamanho das imagens: você não quer que seu e-mail demore muito para carregar.

8. Não se esqueça de incluir um CTA e um link para seu site

Enviando um e-mail para seus clientes, você deseja que eles reajam a ele de maneira adequada, convencê-los a realizar uma ação específica. Não hesite em fornecer aos destinatários instruções educadas e gentis para ações futuras.

Digamos que você criou um site no Ning e configurou uma assinatura paga. Agora você deseja promover o seu conteúdo, incentivando os membros em potencial a clicarem no seu novo artigo. Basta delinear o tópico em seu e-mail e encerrar com algo como “Quer saber mais? Visite meu site para ler o artigo completo ”, onde a palavra sublinhada é um link clicável. Fácil!

9. Encerre com um fechamento convincente

O fechamento é tão importante quanto a introdução, então faça valer a pena. Certifique-se de que seu e-mail deixe um gosto residual. Seu objetivo principal é causar uma boa impressão no leitor, portanto, é vital encerrar sua mensagem com uma nota positiva.

Lembrar de:

• Agradeça ao seu leitor pelo tempo e atenção (ou por ficar / escolher sua marca);
• Adicione um comentário amigável como “Tenha um bom dia!”;
• Inclua uma frase de encerramento (por exemplo, “Atenciosamente”, “Atenciosamente”, etc.);
• Assine com seu próprio nome;
• Forneça seus dados de contato.

10. Sempre revisar

Mesmo se você achar que seu e-mail é uma obra-prima, reserve um momento do seu tempo e dê uma olhada nele. Em sua segunda execução, você pode encontrar erros de digitação, erros de ortografia, erros de pontuação e lapsos de gramática que você não podia ver antes. Não é preciso dizer que enviar e-mails que contenham falhas desse tipo pode estragar seriamente a impressão sobre você.

Palavras finais

Escrever e-mails eficazes é uma questão de prática e de conhecer o seu público. Contanto que você perceba claramente para quem está escrevendo e que tipo de relações existem entre você e seu público, seus e-mails acertarão em cheio.

Tente seguir as dicas listadas neste artigo, não tema a tentativa e erro e sempre faça o possível para melhorar suas habilidades de escrita à medida que avança. Escrever não é uma ciência espacial, mas requer paciência e discernimento. Ah, e não se esqueça de manter sua lista de e-mail aberta: quanto mais conexões você tiver, maior será o alcance.

Brenda Peterson

Brenda é especialista técnica no Ning

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