10 conseils pour rédiger des e-mails efficaces : comment faire passer votre message

Combien d'e-mails recevez-vous quotidiennement ? Y en a-t-il beaucoup que vous lisez réellement ? Avez-vous déjà pensé à ce qui vous pousse à ouvrir certains messages et à ignorer tout le reste ? Si vous avez déjà essayé de promouvoir quoi que ce soit par e-mail, vous devez avoir remarqué que certains e-mails sont efficaces, tandis que d'autres échouent.

De nombreux facteurs déterminent si un e-mail sert ou non votre objectif. Que vous utilisiez le courrier électronique à des fins de marketing, de communication interpersonnelle ou professionnelle, savoir rédiger des courriers électroniques efficaces est l'une des compétences essentielles pour vous aider à faire passer votre message.

Ce qui rend les e-mails efficaces

En tant qu'expéditeur, vous considérez vos e-mails comme spéciaux et uniques, et vous avez tout à fait le droit de le penser - après tout, vous mettez un effort dans votre message et attendez que les gens réagissent correctement. Mais imaginez seulement : environ 144,8 e-mails sont envoyés quotidiennement dans le monde ! E-mails privés, offres commerciales, newsletters, promotions, publicités, annonces, invitations - se perdre dans ces marées infinies de données est si facile.

Pour rédiger des e-mails qui font vraiment mouche, vous devez avant tout comprendre ce qui les rend efficaces. Les e-mails efficaces sont ceux qui :

• Sont ouverts en premier lieu ;
• Sont lus et compris ;
• Faites bonne impression sur un lecteur ;
• Sont clairs et mémorables ;
• Ne prenez pas beaucoup de temps pour lire et répondre ;
• Encouragez un lecteur à répondre ou à prendre des mesures.

Dans cette optique, rédiger des emails efficaces consiste à adapter votre message aux goûts et préférences de votre audience et à vous en tenir aux conseils que vous trouverez ci-dessous.

1. Gardez vos objectifs en tête

Chaque fois que vous écrivez un e-mail, vous le faites avec un objectif très clair en vue, en particulier lorsque vous traitez du marketing par e-mail. Apparemment, vous ne prendriez pas la peine d'écrire quoi que ce soit à qui que ce soit sans aucune raison. Voici ce que vous pourriez vouloir réaliser avec votre e-mail :

• Informez votre public et tenez-le au courant ;
• Obtenez une réponse ou une réponse à votre question;
• Encouragez les destinataires à communiquer davantage, ouvrez-vous au dialogue ;
• Convaincre un destinataire d'effectuer une action spécifique, par exemple cliquer sur votre site Web , s'inscrire à une newsletter, effectuer un achat, etc.

Définissez l'objectif principal et gardez-le en tête tout au long du processus d'écriture, et essayez d'éviter de poursuivre plusieurs objectifs à la fois car compliquer les choses est rarement de bon augure lorsqu'il s'agit d'e-mails.

2. Attention à la structure

Comme tout autre type de récit, un e-mail se compose de plusieurs parties structurelles. Une structure claire n'est pas seulement un hommage à l'écriture traditionnelle des lettres. Il vous aide à être cohérent et à suivre un lien logique, à présenter vos idées dans le bon ordre afin que le lecteur puisse absorber et comprendre les informations de la manière la plus pratique. Un e-mail type comprend les éléments suivants :

• Ligne d'objet ;
• Salutation;
• Introduction (ouverture);
• Corps principal (avec ou sans sous-titres);
• Appel à l'action (facultatif) ;
• Fermeture;
• Coordonnées (facultatif).

Les violations de structure peuvent être interprétées comme un manque de professionnalisme ou de négligence, en particulier lorsqu'il s'agit de communication d'entreprise. De plus, ils peuvent empêcher les lecteurs de comprendre correctement votre idée.

3. Réfléchissez à votre sujet

Une ligne d'objet est la première chose qu'un destinataire rencontre en trouvant votre e-mail dans la boîte de réception. C'est pourquoi il est si important de faire bonne impression avec, utilisez-le comme attrait pour vos lecteurs. Votre ligne d'objet doit non seulement expliquer aux lecteurs ce qu'ils peuvent s'attendre à trouver à l'intérieur, mais aussi les convaincre de cliquer sur l'e-mail. Voici quelques conseils pour rédiger une ligne d'objet convaincante :

• Évitez les phrases et expressions génériques comme « Seulement pour vous ! », « Une occasion unique » ou « Message très important !!! » car les e-mails avec des lignes d'objet comme celles-ci sont généralement considérés comme du spam et sont immédiatement supprimés.
• Une bonne ligne d'objet est une ligne d'objet courte : il est rapporté que la longueur optimale d'une ligne d'objet est de 61 à 70 caractères. Les instances plus longues prennent apparemment plus de temps à lire et sont plus ennuyeuses. Les plus courts sont moins informatifs et ont donc moins de crédibilité aux yeux des lecteurs.
• Soyez concis, mais n'oubliez pas d'être suffisamment descriptif. Votre ligne d'objet doit décrire clairement le contenu de votre e-mail sans entrer dans les détails. Il est toujours agréable de laisser de la place à un mystère pour inciter le lecteur à ouvrir votre email.
• Une ligne d'objet personnalisée est souvent la clé du succès des e-mails. Il est connu que mentionner le nom d'un destinataire dans une ligne d'objet augmente considérablement le taux de clics .
• Rendez votre ligne d'objet consultable. Même si un lecteur décide de sauter votre email dans un premier temps, il est fort possible qu'il veuille l'ouvrir plus tard. Pour faciliter la recherche dans la boîte de réception d'un utilisateur, incluez un ou deux mots-clés mémorables dans la ligne d'objet.

4. Commencez par une salutation appropriée

La salutation est une partie essentielle de tout e-mail. Sans cela, votre message sera incomplet et flou. À moins que vous ne précisiez une personne que vous approchez, votre message sera perçu de manière abstraite. Vous ne pouvez pas vous attendre à ce qu'un lecteur s'identifie à votre idée et s'engage si vous ne la rendez pas personnelle.

La personnalisation est l'une des pierres angulaires de la rédaction d'e-mails efficaces. Par conséquent, le fait d'inclure le prénom d'un lecteur peut augmenter considérablement les chances que votre e-mail retienne l'attention et soit finalement ouvert. Il est confirmé que les e-mails contenant un message personnalisé affichent des taux d'ouverture 13,1% plus élevés .

Si la personnalisation des salutations pour chaque e-mail vous semble problématique, réfléchissez au type de salutation le plus approprié pour votre public. En fonction de votre créneau, vos salutations peuvent être soit formelles (par exemple « Cher Monsieur/Madame ») ou informelles (par exemple « Hé là », etc.).

5. Expliquez pourquoi vous écrivez dans une brève introduction

Aller droit au but sans tourner autour du pot est l'une des règles fondamentales de la rédaction d'un e-mail efficace. Sans aucun doute, vous devez respecter le temps de vos lecteurs, mais se mettre au travail sans une introduction appropriée pourrait être considéré comme un manque de respect.

Une ligne d'ouverture de votre e-mail doit être brève et servir à vous présenter ainsi que le sujet de votre message. Expliquez simplement qui vous êtes et ce que vous faites (si nécessaire) et mentionnez pourquoi vous écrivez. La raison peut être :

• Faire une demande;
• Demander des informations;
• Offrir de l'aide;
• Donnant des informations;
• Se plaindre ;
• s'excuser ;
• Appel à l'action ;
• Répondre.

Un ouvreur d'e-mail ne doit pas dépasser une ou deux phrases. C'est juste assez pour préparer le terrain pour le corps principal de votre message.

6. Rédigez un corps principal concis et informatif pour votre e-mail

Le corps principal est sans aucun doute la partie la plus importante d'un e-mail. C'est là que vous communiquez l'idée principale de votre message, vous voulez donc absolument être compris de la manière la plus précise, faire bonne impression sur le lecteur et atteindre vos objectifs. Plusieurs recommandations sont à prendre en compte :

• Écrivez court : lorsque vous écrivez à votre public, vous voulez raconter une histoire complète, mentionner chaque détail et expliquer votre idée afin qu'il n'y ait plus de place pour les doutes. Après tout, vous souhaitez laisser les autres voir les choses comme vous les voyez. Mais essayez de ne pas vous emballer. Le fait est que chaque jour vos destinataires reçoivent des tas d'e-mails dans lesquels on leur demande de lire ceci et de faire cela. Naturellement, leur attitude par défaut est de gagner un temps précieux en traitant votre e-mail le plus rapidement possible. Donc, si votre lecteur rencontre un énorme mur de texte, la première réaction sera l'agacement. Les chances qu'un tel e-mail soit lu et compris sont pathétiquement faibles. Il est rapporté que les e-mails les plus efficaces sont aussi longs que 50-125 mots , avec un taux d'ouverture de plus de 50%. C'est pourquoi vous devez vous concentrer uniquement sur les faits et arguments essentiels dans votre e-mail, en laissant de côté les peluches.
• Écrivez simplement : en suivant la même logique, essayez de ne pas surcharger le texte de termes, d'abréviations, de jargon professionnel, etc. Vous voudrez peut-être démontrer votre professionnalisme et votre connaissance de l'industrie de cette manière, mais le résultat final peut être tout le contraire. Gardez la langue simple et rendez le processus de lecture aussi simple que possible.
• Rendre le texte bien numérisable : La plupart des gens ne lisent pas les e-mails du début à la fin. Ils parcourent le texte rapidement pour saisir l'essentiel. Pour faciliter la tâche de vos lecteurs, organisez le texte de manière à ce qu'il soit confortable à numériser et agréable à regarder. Divisez le tout en plusieurs morceaux logiques et faciles à digérer, en laissant de larges espaces vides entre les deux. Si cela a du sens, introduisez plusieurs sous-titres. Pensez également à utiliser des listes numérotées ou à puces pour optimiser votre contenu et en faciliter la consommation.
• Décrivez vos avantages : si vous écrivez un e-mail commercial ou marketing, il est crucial de faire savoir à votre public pourquoi c'est notamment votre produit ou service qui le rendra heureux. Chaque fois que quelqu'un ouvre votre e-mail, la première question qui vient à l'esprit est : « Pourquoi devrais-je m'en soucier ? ». Énumérer les grandes caractéristiques de votre marque ou de votre produit ne suffit pas pour convaincre vos clients qu'ils ont besoin de vous. Expliquez brièvement à vos prospects comment exactement ils peuvent bénéficier de votre choix afin de les inciter davantage à se joindre à nous.
• Soyez modéré avec les compliments : Faire un compliment à votre lecteur peut être un bon ajout à l'e-mail, mais seulement dans le cas où le compliment est bien mérité et que vous le pensez vraiment. Compléter sans raison apparente, juste pour flatter votre prospect, est une mauvaise pratique qui peut saper votre autorité et remettre en question votre professionnalisme.
• Ne posez pas trop de questions : Poser des questions par e-mail, c'est bien. Mais essayez de ne pas submerger le destinataire de demandes de renseignements. Il s'agit principalement des e-mails marketing. Vos efforts doivent être concentrés sur le maintien de l'attention du lecteur. Les questions peuvent facilement être source de distraction et de confusion.
• Gardez un ton neutre : exprimer des émotions est courant pour les messages privés mais doit être évité dans les e-mails commerciaux et marketing. Cela ne veut pas dire que donner à un e-mail une belle touche émotionnelle est inacceptable, mais pour montrer votre attitude professionnelle, vous voudrez laisser tous les sentiments de côté. Cependant, cela dépend principalement de votre public et du créneau dans lequel vous travaillez. Si le ton émotionnel peut vous aider à rendre votre contenu plus accessible, il n'y a aucune raison de ne pas l'utiliser à votre avantage.
• Soyez poli et amical : Eh bien, cela va sans dire. Montrez au lecteur votre respect et votre attitude positive. C'est la clé d'une communication saine.

7. Utilisez des visuels pour capter l'attention

Qui a dit que votre e-mail ne devait être que du texte ? Le contenu visuel est extrêmement populaire de nos jours, et ne pas l'inclure dans votre campagne d'e-mails pourrait suggérer que vous êtes coincé quelque part dans les années 2000.

Heureusement, de nombreuses options sont à votre disposition, notamment des images, des animations et des vidéos. Malheureusement, certains fournisseurs de messagerie bloquent certains types de contenus visuels, il est donc conseillé de vérifier au préalable la compatibilité des formats.

Assurez-vous également que les visuels que vous incluez sont de premier ordre. Des éléments visuels de mauvaise qualité peuvent détourner beaucoup de vos lecteurs.

Et bien sûr, n'oubliez pas d'optimiser la taille des images : vous ne voulez pas que votre email prenne une éternité à charger.

8. N'oubliez pas d'inclure un CTA et un lien vers votre site

En envoyant un email à vos clients, vous souhaitez qu'ils y réagissent correctement, les convainquent d'effectuer une action précise. N'hésitez pas à fournir à vos destinataires des instructions polies et douces pour d'autres actions.

Disons que vous avez créé un site Web sur Ning et configuré un abonnement payant. Vous souhaitez maintenant promouvoir votre contenu en encourageant vos membres potentiels à cliquer sur votre nouvel article. Décrivez simplement son sujet dans votre e-mail et terminez-le par quelque chose comme « Vous voulez en savoir plus ? Veuillez visiter mon site Web pour lire l'intégralité de l'article », où le mot souligné est un lien cliquable. Facile!

9. Détendez-vous avec une conclusion convaincante

La clôture est aussi importante que l'introduction, alors faites en sorte qu'elle compte. Assurez-vous que votre e-mail laisse un bon arrière-goût. Votre objectif principal est de faire bonne impression sur votre lecteur, il est donc essentiel de terminer votre message sur une note positive.

Se souvenir de:

• Remerciez votre lecteur pour le temps et l'attention (ou pour rester avec/choisir votre marque) ;
• Ajoutez un commentaire amical comme « Passez une bonne journée ! » ;
• Incluez une phrase de clôture (par exemple, « Meilleures salutations/souhaits », « Sincèrement », etc. );
• Signez avec votre propre nom ;
• Fournissez vos coordonnées.

10. Toujours relire

Même si vous pensez que votre e-mail est un chef-d'œuvre, prenez un moment de votre temps et jetez-y un coup d'œil supplémentaire. Lors de votre deuxième exécution, vous pourriez trouver des fautes de frappe, des fautes d'orthographe, des erreurs de ponctuation et des fautes de grammaire que vous ne pouviez pas voir auparavant. Inutile de dire que l'envoi d'e-mails contenant des défauts de ce genre peut sérieusement gâcher l'impression que vous vous faites.

Derniers mots

Rédiger des e-mails efficaces est une question de pratique et de connaissance de votre public. Tant que vous réalisez clairement à qui vous écrivez et quel type de relations existe entre vous et votre public, vos e-mails feront mouche.

Essayez de suivre les conseils énumérés dans cet article, ne craignez pas les essais et les erreurs et faites toujours de votre mieux pour améliorer vos compétences en rédaction au fur et à mesure. L'écriture n'est pas une science sorcier, mais cela demande de la patience et de la perspicacité. Oh, et n'oubliez pas de garder votre liste de diffusion ouverte : plus vous avez de connexions, plus vous aurez de portée.

Brenda Peterson

Brenda est spécialiste technique chez Ning

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