10 เคล็ดลับสำหรับการเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพ: วิธีส่งข้อความของคุณไปทั่ว
เผยแพร่แล้ว: 2018-05-24คุณได้รับอีเมลวันละกี่ฉบับ? มีหลายคนที่คุณอ่านจริงหรือไม่? คุณเคยคิดบ้างไหมว่าอะไรที่ทำให้คุณเปิดข้อความบางข้อความและเพิกเฉยต่อข้อความที่เหลือทั้งหมด? หากคุณเคยพยายามโปรโมตสิ่งใดผ่านอีเมล คุณต้องสังเกตว่าข้อความอีเมลบางข้อความมีประสิทธิภาพ ในขณะที่บางข้อความล้มเหลว
มีปัจจัยมากมายที่กำหนดว่าอีเมลจะตอบสนองวัตถุประสงค์ของคุณหรือไม่ ไม่ว่าคุณจะใช้อีเมลเพื่อวัตถุประสงค์ทางการตลาด การสื่อสารระหว่างบุคคลหรือทางธุรกิจ การรู้วิธีเขียนอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพเป็นหนึ่งในทักษะที่จำเป็นที่จะช่วยให้คุณถ่ายทอดข้อความได้ทั่วถึง
อะไรทำให้อีเมลมีประสิทธิภาพ
ในฐานะผู้ส่ง คุณถือว่าอีเมลของคุณมีความพิเศษและไม่เหมือนใคร และคุณมีสิทธิ์ทุกอย่างที่จะคิดอย่างนั้น ท้ายที่สุด คุณทุ่มเทความพยายามให้กับข้อความของคุณและคาดหวังให้ผู้คนตอบสนองอย่างเหมาะสม แต่ลองนึกภาพดู: มีการส่งอีเมล ประมาณ 144.8 ฉบับทุกวันทั่วโลก ! ข้อความอีเมลส่วนตัว, ข้อเสนอทางธุรกิจ, จดหมายข่าว, โปรโมชั่น, โฆษณา, ประกาศ, คำเชิญ – การหลงทางในกระแสข้อมูลที่ไม่สิ้นสุดเหล่านี้ทำได้ง่ายมาก
ในการเขียนอีเมลที่ตรงประเด็น อันดับแรก คุณควรตระหนักว่าอะไรทำให้อีเมลมีประสิทธิภาพ อีเมลที่มีประสิทธิภาพคืออีเมลที่:
- ถูกเปิดในครั้งแรก;
- มีการอ่านและทำความเข้าใจ
- สร้างความประทับใจให้ผู้อ่าน
- มีความชัดเจนและน่าจดจำ
- อย่าใช้เวลามากในการอ่านและตอบกลับ
- กระตุ้นให้ผู้อ่านตอบสนองหรือดำเนินการ
เมื่อคำนึงถึงสิ่งนี้ การเขียนอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพเป็นเรื่องของการปรับข้อความของคุณให้เข้ากับรสนิยมและความชอบของผู้ชมของคุณ และปฏิบัติตามเคล็ดลับที่คุณจะพบด้านล่าง
ตั้งเป้าหมายไว้ให้ดี
เมื่อใดก็ตามที่คุณเขียนอีเมล คุณต้องทำโดยมีจุดประสงค์ที่ชัดเจนโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณจัดการกับการตลาดผ่านอีเมล เห็นได้ชัดว่าคุณจะไม่ต้องเขียนอะไรถึงใครเลยโดยไม่มีเหตุผลเลย นี่คือสิ่งที่คุณอาจต้องการบรรลุด้วยอีเมลของคุณ:
- แจ้งผู้ฟังของคุณและอัพเดทอยู่เสมอ
- รับคำตอบหรือคำตอบสำหรับคำถามของคุณ
- ส่งเสริมให้ผู้รับมีการสื่อสารเพิ่มเติม เปิดกว้างสำหรับการสนทนา
- โน้มน้าวให้ผู้รับดำเนินการบางอย่าง เช่น คลิกผ่านไปยัง เว็บไซต์ของคุณ สมัครรับจดหมายข่าว ซื้อสินค้า ฯลฯ
กำหนดเป้าหมายหลักและจดจำไว้ตลอดกระบวนการเขียน และพยายามหลีกเลี่ยงการดำเนินการตามวัตถุประสงค์หลายอย่างในคราวเดียว เนื่องจากสิ่งที่ซับซ้อนมักไม่ค่อยเป็นลางดีเมื่อพูดถึงอีเมล 
คำนึงถึงโครงสร้าง
เช่นเดียวกับการเล่าเรื่องประเภทอื่นๆ อีเมลประกอบด้วยส่วนโครงสร้างหลายส่วน โครงสร้างที่ชัดเจนไม่ได้เป็นเพียงการแสดงความเคารพต่อการเขียนจดหมายแบบดั้งเดิมเท่านั้น ช่วยให้คุณมีความสม่ำเสมอและทำตามลิงก์ที่มีเหตุผล นำเสนอความคิดของคุณตามลำดับที่ถูกต้อง เพื่อให้ผู้อ่านสามารถซึมซับและเข้าใจข้อมูลในวิธีที่สะดวกที่สุด อีเมลทั่วไปประกอบด้วยองค์ประกอบต่อไปนี้:
- หัวเรื่อง;
- คำทักทาย;
- บทนำ (ผู้เปิด);
- เนื้อหาหลัก (มีหรือไม่มีหัวข้อย่อย);
- คำกระตุ้นการตัดสินใจ (ไม่บังคับ);
- ปิด;
- รายละเอียดการติดต่อ (ไม่บังคับ)
การละเมิดโครงสร้างอาจถือเป็นการขาดความเป็นมืออาชีพหรือความประมาท โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงการสื่อสารทางธุรกิจ ยิ่งไปกว่านั้น ยังอาจทำให้ผู้อ่านไม่เข้าใจความคิดของคุณอย่างถูกต้อง
ใส่ความคิดลงไปในหัวเรื่องของคุณ
หัวเรื่องเป็นสิ่งแรกที่ผู้รับพบในอีเมลของคุณในกล่องจดหมาย นั่นคือเหตุผลที่การสร้างความประทับใจที่ดีกับมันเป็นสิ่งสำคัญมากเพื่อใช้เป็นสิ่งล่อใจผู้อ่านของคุณ หัวเรื่องของคุณต้องไม่เพียงแค่อธิบายให้ผู้อ่านทราบถึงสิ่งที่พวกเขาสามารถคาดหวังได้จากภายในเท่านั้น แต่ยังต้องโน้มน้าวให้พวกเขาคลิกอีเมลด้วย ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการในการเขียนหัวเรื่องที่น่าเชื่อ:
- หลีกเลี่ยงวลีและสำนวนทั่วไป เช่น “สำหรับคุณเท่านั้น!” “โอกาสครั้งเดียวในชีวิต” หรือ “ข้อความสำคัญมาก!!!” เนื่องจากอีเมลที่มีหัวเรื่องเช่นนี้มักถูกมองว่าเป็นสแปมและถูกลบทันที
- หัวเรื่องที่ดีคือหัวเรื่องสั้น: มี รายงาน ว่าความยาวที่เหมาะสมที่สุดสำหรับหัวเรื่องคือ 61-70 อักขระ กรณีที่ยาวขึ้นเห็นได้ชัดว่าใช้เวลาในการอ่านมากขึ้นและน่ารำคาญมากขึ้น อันที่สั้นกว่านั้นให้ข้อมูลน้อยกว่าและด้วยเหตุนี้จึงมีความน่าเชื่อถือน้อยกว่าในสายตาของผู้อ่าน
- ใจรัดกุม แต่อย่าลืมบรรยายให้เพียงพอ หัวเรื่องของคุณควรร่างเนื้อหาของอีเมลอย่างชัดเจนโดยไม่ต้องลงรายละเอียด เป็นเรื่องดีเสมอที่จะเว้นที่ว่างไว้สำหรับเรื่องลึกลับเพื่อสนับสนุนให้ผู้อ่านเปิดอีเมลของคุณ
- หัวเรื่องส่วนบุคคลมักเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จของอีเมล เป็นที่ทราบกันดีว่าการเอ่ยชื่อผู้รับในหัวเรื่องจะ เพิ่มอัตราการคลิกผ่าน อย่างมาก
- ทำให้หัวเรื่องของคุณค้นหาได้ แม้ว่าผู้อ่านจะตัดสินใจข้ามอีเมลของคุณในตอนแรก แต่ก็ค่อนข้างเป็นไปได้ที่เขา/เธอต้องการเปิดอ่านในภายหลัง เพื่อความสะดวกในการค้นหาภายในกล่องจดหมายของผู้ใช้ ให้ใส่คำหลักที่น่าจดจำหนึ่งหรือสองคำในบรรทัดเรื่อง
เริ่มต้นด้วยการทักทายที่เหมาะสม
คำทักทายเป็นส่วนสำคัญของอีเมลทุกฉบับ หากไม่มีข้อความนี้ ข้อความของคุณจะไม่สมบูรณ์และไม่โฟกัส เว้นแต่คุณจะระบุบุคคลที่คุณกำลังเข้าใกล้ ข้อความของคุณจะถูกรับรู้อย่างเป็นนามธรรม คุณไม่สามารถคาดหวังให้ผู้อ่านเชื่อมโยงกับความคิดของคุณและมีส่วนร่วมได้ถ้าคุณไม่ทำให้เป็นเรื่องส่วนตัว
การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณเป็นหนึ่งในรากฐานที่สำคัญของการเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพ ดังนั้น การรวมชื่อผู้อ่านสามารถเพิ่มโอกาสที่อีเมลของคุณจะจับความสนใจและเปิดออกได้ในที่สุด มีการยืนยันว่าอีเมลที่มีข้อความส่วนบุคคลโม้ 13.1% อัตราการเปิดสูงขึ้น
หากการทักทายในแบบของคุณสำหรับอีเมลทุกฉบับดูเหมือนจะเป็นปัญหาสำหรับคุณ ให้พิจารณาว่าคำทักทายแบบใดที่เหมาะสมที่สุดสำหรับผู้ฟังของคุณ คำทักทายของคุณอาจเป็นได้ทั้งแบบเป็นทางการ (เช่น “เรียนท่านเจ้าคุณ”) หรือไม่เป็นทางการ (เช่น “สวัสดี” เป็นต้น) ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับช่องของคุณ 
อธิบายว่าทำไมคุณถึงเขียนตัวเปิดสั้น ๆ
การเขียนอีเมลให้ตรงประเด็นโดยไม่ต้องพูดถึงประเด็นร้อนคือกฎหลักข้อหนึ่งในการเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพ ไม่ต้องสงสัยเลย คุณควรเคารพเวลาของผู้อ่าน แต่การทำธุรกิจโดยปราศจากการแนะนำที่เหมาะสมอาจถือเป็นการขาดความเคารพ
บรรทัดเริ่มต้นของอีเมลควรสั้นและใช้เพื่อแนะนำตัวเองและหัวเรื่องของข้อความ เพียงอธิบายว่าคุณเป็นใครและทำอะไร (ถ้าจำเป็น) และบอกว่าทำไมคุณถึงเขียน เหตุผลอาจเป็น:
- การร้องขอ;
- สอบถามข้อมูล;
- ให้ความช่วยเหลือ;
- การให้ข้อมูล;
- บ่น;
- ขอโทษ;
- การเรียกร้องให้ดำเนินการ;
- กำลังตอบกลับ
ตัวเปิดอีเมลไม่ควรยาวเกินหนึ่งหรือสองประโยค เท่านี้ก็เพียงพอแล้วในการเตรียมพื้นฐานสำหรับเนื้อหาหลักของข้อความของคุณ
เขียนเนื้อหาหลักที่กระชับและให้ข้อมูลสำหรับอีเมลของคุณ
เนื้อหาหลักเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของอีเมลอย่างไม่ต้องสงสัย นี่คือที่ที่คุณสื่อสารแนวคิดหลักของข้อความของคุณ ดังนั้นคุณจึงต้องการเป็นที่เข้าใจในวิธีที่ถูกต้องที่สุด สร้างความประทับใจที่ดีให้กับผู้อ่าน และบรรลุวัตถุประสงค์ของคุณ มีคำแนะนำหลายประการที่ควรพิจารณา:
- เขียนสั้น ๆ : เมื่อคุณเขียนถึงผู้ฟังของคุณ คุณต้องการบอกเล่าเรื่องราวทั้งหมด กล่าวถึงทุกรายละเอียด และอธิบายแนวคิดของคุณเพื่อไม่ให้มีที่ว่างสำหรับข้อสงสัยอีกต่อไป ท้ายที่สุดคุณต้องการให้คนอื่นเห็นสิ่งต่าง ๆ ในแบบที่คุณเห็น แต่พยายามไม่หลงทาง ความจริงก็คือ ในแต่ละวัน ผู้รับของคุณจะได้รับอีเมลจำนวนมากที่พวกเขาถูกขอให้อ่านและทำเช่นนั้น โดยปกติทัศนคติเริ่มต้นของพวกเขาคือการประหยัดเวลาอันมีค่าโดยจัดการกับอีเมลของคุณโดยเร็วที่สุด ดังนั้น หากผู้อ่านของคุณพบกับข้อความจำนวนมาก ปฏิกิริยาแรกจะทำให้เกิดความรำคาญ โอกาสในการอ่านและทำความเข้าใจอีเมลดังกล่าวมีน้อยอย่างน่าสมเพช มีรายงานว่าอีเมลที่มีประสิทธิภาพสูงสุดนั้นมีความยาว 50-125 คำ โดยมีอัตราการเปิดมากกว่า 50% นั่นคือเหตุผลที่คุณควรเน้นเฉพาะข้อเท็จจริงและข้อโต้แย้งหลักในอีเมลของคุณเท่านั้น
- เขียนง่ายๆ : ใช้ตรรกะเดียวกันนี้ อย่าพยายามใช้คำศัพท์ ตัวย่อ ศัพท์เฉพาะทางวิชาชีพ ฯลฯ หนักเกินไป คุณอาจต้องการแสดงความเป็นมืออาชีพและความเข้าใจในอุตสาหกรรมในลักษณะนี้ แต่ผลลัพธ์ที่ได้อาจตรงกันข้าม รักษาภาษาให้เรียบง่ายและทำให้กระบวนการอ่านเป็นเรื่องง่ายที่สุด
- ทำให้ข้อความสามารถสแกนได้ดี : คนส่วนใหญ่ไม่อ่านอีเมลตั้งแต่ต้นจนจบ พวกเขาวิ่งผ่านข้อความอย่างรวดเร็วเพื่อเข้าใจประเด็นหลัก เพื่อให้ผู้อ่านของคุณง่ายขึ้น ให้จัดเรียงข้อความเพื่อให้ง่ายต่อการสแกนและน่ามอง แบ่งสิ่งทั้งหมดออกเป็นชิ้นๆ ที่มีเหตุผลและย่อยง่าย เว้นช่องว่างกว้างๆ ไว้ตรงกลาง ถ้ามันสมเหตุสมผล ให้แนะนำหัวข้อย่อยหลายๆ หัวข้อ นอกจากนี้ ให้พิจารณาใช้รายการที่มีตัวเลขหรือสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเนื้อหาของคุณเพื่อการบริโภคที่ง่ายขึ้น
- สรุปประโยชน์ของคุณ : หากคุณเขียนอีเมลธุรกิจหรือการตลาด จำเป็นต้องแจ้งให้ผู้ชมทราบว่าเหตุใดผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณจึงทำให้พวกเขามีความสุขได้ ทุกครั้งที่มีคนเปิดอีเมลของคุณ คำถามแรกที่เข้ามาในหัวก็คือ: “ทำไมฉันต้องสนใจด้วย” การแจกแจงคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมของแบรนด์หรือผลิตภัณฑ์ของคุณไม่เพียงพอที่จะทำให้ลูกค้าเชื่อว่าพวกเขาต้องการคุณ อธิบายผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าของคุณโดยสังเขปว่าพวกเขาจะได้รับประโยชน์จากการเลือกคุณอย่างไร เพื่อที่จะจูงใจพวกเขาให้ก้าวขึ้นไปบนเรือ
- พอประมาณกับคำชม : การทำให้ผู้อ่านของคุณชมเชยอาจเป็นส่วนเสริมที่ดีในอีเมล แต่ในกรณีที่คำชมนั้นสมควรได้รับและคุณหมายความตามนั้นจริงๆ การเสริมเติมโดยไม่มีเหตุผลชัดเจน เพียงเพื่อประจบผู้มีแนวโน้มจะเป็นแนวปฏิบัติที่ไม่ดีที่สามารถบ่อนทำลายอำนาจหน้าที่ของคุณและทำให้ความเป็นมืออาชีพของคุณเป็นปัญหา
- อย่าถามคำถามมากเกินไป : ถามคำถามในอีเมลก็ได้ แต่พยายามอย่าครอบงำผู้รับด้วยการสอบถาม หมายถึงอีเมลการตลาดเป็นหลัก ความพยายามของคุณควรมุ่งเน้นไปที่การรักษาความสนใจของผู้อ่าน คำถามสามารถทำให้เกิดความฟุ้งซ่านและสับสนได้ง่าย
- รักษาน้ำเสียงที่เป็นกลาง : การแสดงอารมณ์เป็นเรื่องปกติสำหรับข้อความส่วนตัว แต่ควรหลีกเลี่ยงในอีเมลธุรกิจและการตลาด ไม่ได้หมายความว่าการให้อีเมลสัมผัสถึงความรู้สึกที่ดีนั้นเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ แต่เพื่อแสดงทัศนคติแบบมืออาชีพ คุณจะต้องละทิ้งความรู้สึกใดๆ ทิ้งไป อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้ขึ้นอยู่กับผู้ชมและกลุ่มเฉพาะที่คุณทำงานเป็นส่วนใหญ่ หากอารมณ์สามารถช่วยให้คุณทำให้เนื้อหาของคุณเข้าถึงได้ง่ายขึ้น ก็ไม่มีเหตุผลที่จะไม่ใช้มันเพื่อประโยชน์ของคุณ
- สุภาพและเป็นมิตร : เรื่องนี้เป็นไปโดยไม่บอก แสดงให้ผู้อ่านเคารพและทัศนคติที่ดีของคุณ นี่คือกุญแจสู่การสื่อสารที่ดี
ใช้ภาพเพื่อดึงดูดความสนใจ
ใครบอกว่าอีเมลของคุณควรเป็นข้อความทั้งหมด เนื้อหาภาพเป็นที่นิยมอย่างมากในปัจจุบัน และการไม่รวมอยู่ในแคมเปญอีเมลของคุณอาจแนะนำว่าคุณติดอยู่ที่ใดที่หนึ่งในยุค 2000
โชคดีที่มีตัวเลือกมากมายให้คุณใช้ เช่น รูปภาพ แอนิเมชั่น และวิดีโอ ขออภัย ผู้ให้บริการอีเมลบางรายบล็อกเนื้อหาภาพบางประเภท ดังนั้นจึงควรตรวจสอบความเข้ากันได้ของรูปแบบล่วงหน้า
นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าภาพที่คุณใส่นั้นมีความโดดเด่น องค์ประกอบภาพที่มีคุณภาพต่ำอาจทำให้ผู้อ่านหลายคนเลิกใช้
และแน่นอน อย่าลืมปรับขนาดของรูปภาพให้เหมาะสม: คุณไม่ต้องการให้อีเมลของคุณใช้เวลานานในการโหลด
อย่าลืมใส่ CTA และลิงก์ไปยังเว็บไซต์ของคุณ
การส่งอีเมลถึงลูกค้าของคุณ คุณต้องการให้พวกเขาตอบสนองอย่างถูกต้อง โน้มน้าวให้พวกเขาดำเนินการบางอย่าง อย่าลังเลที่จะให้คำแนะนำที่สุภาพและอ่อนโยนแก่ผู้รับของคุณสำหรับการดำเนินการต่อไป
สมมติว่าคุณได้สร้างเว็บไซต์บน Ning และตั้งค่าการเป็นสมาชิกแบบชำระเงิน ตอนนี้คุณต้องการโปรโมตเนื้อหาของคุณโดยสนับสนุนให้สมาชิกที่มีแนวโน้มของคุณคลิกผ่านไปยังบทความใหม่ของคุณ เพียงแค่ร่างหัวข้อในอีเมลของคุณและปิดท้ายด้วยบางอย่างเช่น "ต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมหรือไม่ โปรดเยี่ยมชม เว็บไซต์ ของฉัน เพื่ออ่านบทความทั้งหมด” โดยที่คำที่ขีดเส้นใต้เป็นลิงก์ที่คลิกได้ ง่าย!
ปิดท้ายด้วยการปิดที่น่าเชื่อถือ
การปิดมีความสำคัญเท่ากับการแนะนำ ดังนั้นให้นับ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณทิ้งรสที่ค้างอยู่ในคอได้ดี เป้าหมายหลักของคุณคือการสร้างความประทับใจที่ดีให้กับผู้อ่านของคุณ ดังนั้น จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะสิ้นสุดข้อความของคุณด้วยข้อความเชิงบวก
อย่าลืม:
- ขอบคุณผู้อ่านที่สละเวลาและให้ความสนใจ (หรืออยู่กับ/เลือกแบรนด์ของคุณ)
- แสดงความคิดเห็นที่เป็นมิตรเช่น "ขอให้มีความสุขมาก ๆ ในวันนี้!";
- รวมวลีปิด (เช่น "ขอแสดงความนับถือ/ความปรารถนาดี", "ขอแสดงความนับถือ" ฯลฯ );
- ลงชื่อด้วยชื่อของคุณเอง
- ระบุรายละเอียดการติดต่อของคุณ
ตรวจทานเสมอ
แม้ว่าคุณจะคิดว่าอีเมลของคุณเป็นผลงานชิ้นเอก แต่ให้ใช้เวลาสักครู่แล้วมองให้มากขึ้น ในการเรียกใช้ครั้งที่สอง คุณอาจพบการพิมพ์ผิด การสะกดผิด ข้อผิดพลาดเครื่องหมายวรรคตอน และการใช้ไวยากรณ์ที่คุณไม่เคยเห็นมาก่อน จำเป็นต้องพูด การส่งอีเมลที่มีข้อบกพร่องประเภทนี้อาจทำให้คุณเสียความรู้สึกอย่างจริงจัง
คำพูดสุดท้าย
การเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพเป็นเรื่องของการฝึกฝนและการรู้จักผู้ฟังของคุณ ตราบใดที่คุณรู้อย่างชัดเจนว่าคุณกำลังเขียนถึงใครและความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับผู้ชมของคุณเป็นอย่างไร อีเมลของคุณก็จะถูกตอกย้ำอยู่ในหัว
พยายามทำตามคำแนะนำในบทความนี้ อย่ากลัวการลองผิดลองถูก และพยายามทำให้ดีที่สุดเพื่อพัฒนาทักษะการเขียนของคุณอยู่เสมอ การเขียนไม่ใช่วิทยาศาสตร์จรวด แต่ต้องใช้ความอดทนและความเข้าใจ และอย่าลืมเปิดรายชื่ออีเมลของคุณแบบปลายเปิด ยิ่งคุณมีคนรู้จักมากเท่าไหร่ คุณก็จะได้รับการเผยแพร่ในวงกว้างมากขึ้นเท่านั้น
