10 suggerimenti per scrivere e-mail efficaci: come trasmettere il tuo messaggio

Quante email ricevi ogni giorno? Ce ne sono molti che hai letto davvero? Hai mai pensato a cosa esattamente ti fa aprire determinati messaggi e ignorare tutto il resto? Se hai mai provato a promuovere qualcosa tramite e-mail, devi aver notato che alcuni messaggi e-mail sono efficaci, mentre altri falliscono.

Ci sono molti fattori che determinano se un'e-mail serve o meno al tuo scopo. Non importa se utilizzi la posta elettronica per scopi di marketing, comunicazione interpersonale o aziendale, sapere come scrivere e-mail efficaci è una delle abilità essenziali per aiutarti a trasmettere il tuo messaggio.

Cosa rende efficaci le email

Come mittente, consideri le tue e-mail speciali e uniche e hai tutto il diritto di pensarlo: dopo tutto, ti impegni nel tuo messaggio e ti aspetti che le persone reagiscano correttamente. Ma immagina solo: circa 144,8 e-mail vengono inviate ogni giorno in tutto il mondo ! Messaggi di posta elettronica privati, offerte commerciali, newsletter, promozioni, pubblicità, annunci, inviti: perdersi in queste infinite maree di dati è così facile.

Per scrivere e-mail che azzecchino davvero, dovresti, prima di tutto, capire cosa le rende efficaci. Le email efficaci sono quelle che:

• Sono aperti in primo luogo;
• sono letti e compresi;
• Fai una buona impressione su un lettore;
• Sono chiari e memorabili;
• Non impiegare molto tempo per leggere e rispondere;
• Incoraggia un lettore a rispondere o ad agire.

Con questo in mente, scrivere e-mail efficaci significa adattare il tuo messaggio ai gusti e alle preferenze del tuo pubblico e attenersi ai suggerimenti che puoi trovare di seguito.

1. Tieni a mente i tuoi obiettivi

Ogni volta che scrivi un'email, lo fai con uno scopo ben chiaro in vista, soprattutto quando ti occupi di email marketing. A quanto pare, non ti preoccuperesti di scrivere niente a nessuno senza motivo. Ecco cosa potresti voler ottenere con la tua email:

• Informa il tuo pubblico e tienilo aggiornato;
• Ottieni una risposta o una risposta alla tua domanda;
• Incoraggiare i destinatari a ulteriori comunicazioni, aprirsi al dialogo;
• Convincere un destinatario a eseguire un'azione specifica, ad esempio fare clic sul tuo sito Web , iscriversi a una newsletter, effettuare un acquisto, ecc.

Definisci l'obiettivo principale e tienilo a mente durante tutto il processo di scrittura e cerca di evitare di perseguire più obiettivi contemporaneamente poiché complicare le cose raramente è di buon auspicio quando si tratta di e-mail.

2. Attenzione alla struttura

Proprio come qualsiasi altro tipo di narrativa, un'e-mail è composta da diverse parti strutturali. Una struttura chiara non è solo un omaggio alla tradizionale scrittura delle lettere. Ti aiuta a essere coerente e seguire un collegamento logico, presentare le tue idee nella giusta sequenza in modo che il lettore possa assorbire e comprendere le informazioni nel modo più conveniente. Una tipica email è composta dai seguenti elementi:

• Linea tematica;
• Saluto;
• Introduzione (apertura);
• Corpo principale (con o senza sottotitoli);
• Invito all'azione (facoltativo);
• Chiusura;
• Dati di contatto (facoltativo).

Le violazioni della struttura possono essere interpretate come mancanza di professionalità o disattenzione, soprattutto quando si tratta di comunicazione aziendale. Inoltre, potrebbero impedire ai lettori di comprendere correttamente la tua idea.

3. Rifletti sull'oggetto

Una riga dell'oggetto è la prima cosa che incontra un destinatario trovando la tua email nella posta in arrivo. Ecco perché è così importante fare una buona impressione con esso, usarlo come allettamento per i tuoi lettori. La riga dell'oggetto non deve solo spiegare ai lettori cosa possono aspettarsi di trovare all'interno, ma anche convincerli a fare clic sull'e-mail. Ecco alcuni suggerimenti per scrivere un oggetto convincente:

• Evita frasi ed espressioni generiche come "Solo per te!", "Un'opportunità irripetibile" o "Messaggio molto importante!!!" poiché le e-mail con oggetto come queste vengono generalmente considerate spam e vengono eliminate immediatamente.
• Una buona riga dell'oggetto è una riga dell'oggetto breve: si dice che la lunghezza ottimale per una riga dell'oggetto sia di 61-70 caratteri. Apparentemente le istanze più lunghe richiedono più tempo per la lettura e sono più fastidiose. Quelli più brevi sono meno informativi e quindi hanno meno credibilità agli occhi dei lettori.
• Cerca di essere conciso, ma non dimenticare di essere abbastanza descrittivo. La riga dell'oggetto dovrebbe delineare chiaramente il contenuto della tua email senza entrare troppo nei dettagli. È sempre bello lasciare un po' di spazio per un mistero per incoraggiare il lettore ad aprire la tua email.
• Una riga dell'oggetto personalizzata è spesso la chiave del successo dell'e-mail. È noto che menzionare il nome di un destinatario in una riga dell'oggetto aumenta notevolmente la percentuale di clic .
• Rendi la tua riga dell'oggetto ricercabile. Anche se un lettore decide di saltare la tua email all'inizio, è molto probabile che voglia aprirla in un secondo momento. Per facilitare la ricerca nella casella di posta di un utente, includi una o due parole chiave memorabili nella riga dell'oggetto.

4. Inizia con un saluto adeguato

Il saluto è una parte essenziale di qualsiasi email. Senza di essa, il tuo messaggio sarà incompleto e sfocato. A meno che non specifichi una persona a cui ti stai avvicinando, il tuo messaggio verrà percepito in modo astratto. Non puoi aspettarti che un lettore si relazioni alla tua idea e si impegni se non la rendi personale.

La personalizzazione è uno dei capisaldi della scrittura di email efficaci. Pertanto, includere il nome di un lettore può aumentare notevolmente le possibilità che la tua email attiri l'attenzione e alla fine venga aperta. Si conferma che le email contenenti un messaggio personalizzato vantano tassi di apertura superiori del 13,1% .

Se la personalizzazione dei saluti per ogni e-mail ti sembra problematica, considera quale tipo di saluto è il più appropriato per il tuo pubblico. A seconda della tua nicchia, i tuoi saluti possono essere formali (ad es. "Gentile signore/signora") o informali (ad es. "Ehilà", ecc.).

5. Spiega perché stai scrivendo in una breve apertura

Andare dritti al punto senza giri di parole è una delle regole fondamentali per scrivere un'e-mail efficace. Senza dubbio, dovresti rispettare il tempo dei tuoi lettori, ma mettersi al lavoro senza una presentazione adeguata potrebbe essere considerato una mancanza di rispetto.

Una riga di apertura della tua email dovrebbe essere breve e servire allo scopo di presentare te stesso e l'oggetto del tuo messaggio. Spiega semplicemente chi sei e cosa fai (se necessario) e menziona il motivo per cui stai scrivendo. Il motivo può essere:

• Fare una richiesta;
• Chiedere informazioni;
• Offrendo aiuto;
• Dare informazioni;
• Lamentarsi;
• scusarsi;
• Chiamata all'azione;
• Rispondere.

Un apri email non dovrebbe essere più lungo di una o due frasi. Questo è quanto basta per preparare il terreno per il corpo principale del tuo messaggio.

6. Scrivi un corpo principale conciso e informativo per la tua email

Il corpo principale è senza dubbio la parte più importante di un'e-mail. È qui che comunichi l'idea principale del tuo messaggio, quindi vuoi sicuramente essere compreso nel modo più accurato, fare una buona impressione sul lettore e raggiungere i tuoi obiettivi. Ci sono diversi consigli da tenere in considerazione:

• Scrivi in ​​breve : quando scrivi al tuo pubblico, vuoi raccontare una storia completa, menzionare ogni dettaglio e spiegare la tua idea in modo che non ci sia più spazio per i dubbi. Dopotutto, desideri che gli altri vedano le cose come le vedi tu. Ma cerca di non lasciarti trasportare. Il fatto è che ogni giorno i tuoi destinatari ricevono un sacco di email in cui viene chiesto loro di leggere questo e quello. Naturalmente, il loro atteggiamento predefinito è quello di risparmiare tempo prezioso gestendo la tua email il più rapidamente possibile. Quindi, se il tuo lettore incontra un enorme muro di testo, la prima reazione sarà il fastidio. Le possibilità che un'e-mail del genere venga letta e compresa sono pateticamente piccole. È stato riferito che le email più efficaci sono lunghe fino a 50-125 parole , vantando un tasso di apertura superiore al 50%. Ecco perché dovresti concentrarti solo sui fatti e sugli argomenti principali nella tua e-mail, tralasciando la lanugine.
• Scrivi semplicemente : seguendo la stessa logica, cerca di non sovraccaricare il testo con termini, abbreviazioni, gergo professionale, ecc. Potresti voler dimostrare la tua professionalità e intuizione del settore in questo modo, ma il risultato finale può essere proprio il contrario. Mantieni il linguaggio semplice e rendi il processo di lettura il più semplice possibile.
• Rendi il testo ben scansionabile : la maggior parte delle persone non legge le e-mail dall'inizio alla fine. Corrono rapidamente attraverso il testo per afferrare il punto principale. Per rendere le cose più facili ai tuoi lettori, disponi il testo in modo che sia comodo da scansionare e piacevole da guardare. Dividi il tutto in diversi pezzi logici e facilmente digeribili, lasciando ampi spazi vuoti in mezzo. Se ha senso, introdurre diversi sottotitoli. Inoltre, considera l'utilizzo di elenchi numerati o puntati per ottimizzare i tuoi contenuti per un consumo più semplice.
• Delinea i tuoi vantaggi : se scrivi un'e-mail aziendale o di marketing, è fondamentale far sapere al tuo pubblico perché è proprio il tuo prodotto o servizio che li renderà felici. Ogni volta che qualcuno apre la tua email, la prima domanda che viene in mente è: "Perché dovrebbe interessarmi?". Enumerare le grandi caratteristiche del tuo marchio o prodotto non è sufficiente per convincere i tuoi clienti che hanno bisogno di te. Spiega brevemente ai tuoi potenziali clienti in che modo esattamente possono trarre vantaggio dalla tua scelta per dare loro un incentivo in più per saltare a bordo.
• Sii moderato con i complimenti : fare un complimento al tuo lettore può essere una bella aggiunta all'e-mail, ma solo nel caso in cui il complimento sia ben meritato e lo pensi davvero. Complementare senza motivo apparente, solo per lusingare il tuo potenziale cliente, è una cattiva pratica che può minare la tua autorità e mettere in discussione la tua professionalità.
• Non fare troppe domande : fare domande nelle e-mail va bene. Ma cerca di non sopraffare il destinatario con domande. Questo si riferisce principalmente alle e-mail di marketing. I tuoi sforzi dovrebbero essere concentrati sul mantenere l'attenzione del lettore. Le domande possono facilmente causare distrazione e confusione.
• Mantieni un tono neutro : esprimere emozioni è comune per i messaggi privati, ma dovrebbe essere evitato nelle e-mail di lavoro e di marketing. Non è per dire che dare a un'e-mail un bel tocco emotivo sia inaccettabile, ma per mostrare il tuo atteggiamento professionale, vorrai lasciare da parte qualsiasi sentimento. Tuttavia, questo dipende principalmente dal tuo pubblico e dalla nicchia in cui lavori. Se il tono emotivo può aiutarti a rendere i tuoi contenuti più accessibili, non c'è motivo per non usarlo a tuo vantaggio.
• Sii educato e amichevole : beh, questo è ovvio. Mostra al lettore il tuo rispetto e il tuo atteggiamento positivo. Questa è una chiave per una sana comunicazione.

7. Usa le immagini per catturare l'attenzione

Chi ha detto che la tua email dovrebbe essere tutta testo? Il contenuto visivo è estremamente popolare al giorno d'oggi e non includerlo nella tua campagna e-mail potrebbe suggerire che sei bloccato da qualche parte negli anni 2000.

Per fortuna, ci sono molte opzioni a tua disposizione, tra cui immagini, animazioni e video. Sfortunatamente, alcuni provider di posta elettronica bloccano determinati tipi di contenuto visivo, quindi si consiglia di verificare in anticipo la compatibilità del formato.

Inoltre, assicurati che le immagini che includi siano di prim'ordine. Elementi visivi di scarsa qualità possono allontanare molti dei tuoi lettori.

E, naturalmente, ricorda di ottimizzare le dimensioni delle immagini: non vuoi che la tua email impieghi un'eternità a caricarsi.

8. Non dimenticare di includere un CTA e un link al tuo sito

Inviando un'e-mail ai tuoi clienti, vuoi che reagiscano correttamente, convincerli a eseguire un'azione specifica. Non esitate a fornire ai vostri destinatari istruzioni gentili e gentili per ulteriori azioni.

Supponiamo che tu abbia creato un sito Web su Ning e impostato un abbonamento a pagamento. Ora vuoi promuovere i tuoi contenuti incoraggiando i tuoi potenziali membri a fare clic sul tuo nuovo articolo. Descrivi semplicemente il suo argomento nella tua e-mail e concludilo con qualcosa come "Vuoi saperne di più? Visita il mio sito web per leggere l'intero articolo”, dove la parola sottolineata è un link cliccabile. Facile!

9. Rilassati con una chiusura convincente

La chiusura è importante quanto l'introduzione, quindi falla contare. Assicurati che la tua email lasci un buon retrogusto. Il tuo obiettivo principale è fare una buona impressione sul tuo lettore, quindi è fondamentale concludere il tuo messaggio con una nota positiva.

Ricordati di:

• Ringrazia il tuo lettore per il tempo e l'attenzione (o per rimanere con / scegliere il tuo marchio);
• Inserisci un commento amichevole come "Buona giornata!";
• Includere una frase di chiusura (es. “Cordiali saluti/auguri”, “Cordiali saluti”, ecc.);
• Firma con il tuo nome;
• Fornisci i tuoi dati di contatto.

10. Correggi sempre le bozze

Anche se pensi che la tua email sia un capolavoro, prenditi un momento del tuo tempo e dagli un'occhiata in più. Alla tua seconda esecuzione, potresti trovare errori di battitura, errori di ortografia, errori di punteggiatura e errori grammaticali che non avresti potuto vedere prima. Inutile dire che l'invio di e-mail che contengono difetti di questo tipo può rovinare seriamente l'impressione su di te.

Parole finali

Scrivere e-mail efficaci è una questione di pratica e conoscere il tuo pubblico. Finché ti rendi conto chiaramente a chi stai scrivendo e che tipo di relazioni ci sono tra te e il tuo pubblico, le tue e-mail colpiranno il chiodo sulla testa.

Cerca di seguire i suggerimenti elencati in questo articolo, non temere i tentativi e gli errori e fai sempre del tuo meglio per migliorare le tue capacità di scrittura man mano che procedi. La scrittura non è una scienza missilistica, ma richiede pazienza e intuizione. Oh, e non dimenticare di mantenere la tua lista di e-mail aperta: più connessioni hai, più ampio raggio d'azione otterrai.

Brenda Peterson

Brenda è specialista tecnico presso Ning

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