10 sfaturi pentru a scrie e-mailuri eficiente: cum să vă transmiteți mesajul

Câte e-mailuri primești zilnic? Sunt multe dintre ele pe care le-ai citit cu adevărat? Te-ai gândit vreodată ce anume te face să deschizi anumite mesaje și să ignori toate celelalte? Dacă ați încercat vreodată să promovați ceva prin e-mail, trebuie să fi observat că unele mesaje de e-mail se întâmplă să fie eficiente, în timp ce altele nu reușesc.

Există o mulțime de factori care determină dacă un e-mail vă servește sau nu scopul. Indiferent dacă utilizați e-mailul în scopuri de marketing, comunicare interpersonală sau de afaceri, a ști cum să scrieți e-mailuri eficiente este una dintre abilitățile esențiale pentru a vă ajuta să vă transmiteți mesajul.

Ce face e-mailurile eficiente

În calitate de expeditor, consideri e-mailurile tale speciale și unice și ai tot dreptul să crezi așa – la urma urmei, depui un efort în mesajul tău și te aștepți ca oamenii să reacționeze corect. Dar imaginați-vă: aproximativ 144,8 e-mailuri sunt trimise zilnic în întreaga lume ! Mesaje private de e-mail, oferte de afaceri, buletine informative, promoții, reclame, anunțuri, invitații – a te pierde în aceste valuri nesfârșite de date este atât de ușor.

Pentru a scrie e-mailuri care au lovit cu adevărat la fața locului, ar trebui, în primul rând, să vă dați seama ce le face eficiente. E-mailurile eficiente sunt cele care:

• Sunt deschise în primul rând;
• Sunt citite și înțelese;
• Faceți o impresie bună unui cititor;
• Sunt clare și memorabile;
• Nu ia mult timp pentru a citi și a răspunde;
• Încurajează un cititor să răspundă sau să ia măsuri.

Având în vedere acest lucru, scrierea de e-mailuri eficiente este o chestiune de a vă adapta mesajul la gusturile și preferințele audienței și de a respecta sfaturile pe care le puteți găsi mai jos.

1. Ține cont de obiectivele tale

Ori de câte ori scrii un e-mail, o faci cu un scop foarte clar în vedere, mai ales când te ocupi de email marketing. Aparent, nu te-ai deranja să scrii nimic nimănui fără niciun motiv. Iată ce ați putea dori să obțineți cu e-mailul dvs.:

• Informează-ți publicul și ține-l la curent;
• Obțineți un răspuns sau un răspuns la întrebarea dvs.;
• Încurajați destinatarii pentru comunicare ulterioară, deschideți-vă pentru un dialog;
• Convingeți un destinatar să efectueze o anumită acțiune, de exemplu să faceți clic pe site-ul dvs. web , să vă înscrieți pentru un buletin informativ, să faceți o achiziție etc.

Definiți obiectivul principal și țineți-l în minte pe tot parcursul procesului de scriere și încercați să evitați să urmăriți mai multe obiective simultan, deoarece complicarea lucrurilor rareori este de bun augur când vine vorba de e-mailuri.

2. Atentie la structura

La fel ca orice alt tip de narațiune, un e-mail constă din mai multe părți structurale. O structură clară nu este doar un omagiu adus scrisorilor tradiționale. Te ajută să fii consecvent și să urmezi un link logic, să-ți prezinți ideile în ordinea corectă, astfel încât cititorul să poată absorbi și înțelege informațiile în cel mai convenabil mod. Un e-mail tipic este format din următoarele elemente:

• Linia de subiect;
• Salut;
• Introducere (deschizător);
• Corpul principal (cu sau fără subpoziții);
• Îndemn la acțiune (opțional);
• Închidere;
• Date de contact (optional).

Încălcările structurii pot fi luate ca o lipsă de profesionalism sau nepăsare, mai ales când vine vorba de comunicarea în afaceri. În plus, acestea pot împiedica cititorii să vă înțeleagă corect ideea.

3. Gândește-te puțin în subiectul tău

O linie de subiect este primul lucru pe care îl întâlnește un destinatar când vă găsește e-mailul în căsuța de e-mail. De aceea este atât de important să faci o impresie bună cu ea, să-l folosești ca o atracție pentru cititorii tăi. Subiectul dvs. nu trebuie doar să explice cititorilor ce se pot aștepta să găsească în interior, ci și să îi convingă să facă clic pe e-mail. Iată câteva sfaturi pentru a scrie un subiect convingător:

• Evitați expresiile și expresiile generice precum „Numai pentru tine!”, „Oportunitate o dată în viață” sau „Mesaj foarte important!!!” deoarece e-mailurile cu astfel de linii de subiect sunt de obicei luate ca spam și sunt șterse imediat.
• O linie de subiect bună este o linie de subiect scurtă: se raportează că lungimea optimă pentru o linie de subiect este de 61-70 de caractere. Exemplele mai lungi se pare că necesită mai mult timp pentru a citi și sunt mai enervante. Cele mai scurte sunt mai puțin informative și, prin urmare, au mai puțină credibilitate în ochii cititorilor.
• Gândește-te să fii concis, dar nu uita să fii suficient de descriptiv. Subiectul dvs. ar trebui să sublinieze în mod clar conținutul e-mailului dvs. fără a intra în detalii. Este întotdeauna plăcut să lăsați spațiu pentru un mister pentru a încuraja cititorul să vă deschidă e-mailul.
• Un subiect personalizat este adesea cheia succesului e-mailului. Se știe că menționarea numelui unui destinatar într-o linie de subiect crește semnificativ rata de clic .
• Faceți căutarea în linia de subiect. Chiar dacă un cititor decide să săriți peste e-mailul dvs. la început, este foarte posibil ca el/ea să-l deschidă mai târziu. Pentru a facilita căutarea în căsuța de e-mail a unui utilizator, includeți unul sau două cuvinte cheie memorabile în linia de subiect.

4. Începeți cu un salut adecvat

Salutul este o parte esențială a oricărui e-mail. Fără el, mesajul tău va fi incomplet și nefocalizat. Dacă nu specificați o persoană de care vă apropiați, mesajul dvs. va fi perceput abstract. Nu te poți aștepta ca un cititor să se relaționeze cu ideea ta și să se angajeze dacă nu o faci personală.

Personalizarea este una dintre pietrele de temelie ale scrierii de e-mailuri eficiente. Prin urmare, includerea prenumelui unui cititor poate crește foarte mult șansele ca e-mailul dvs. să capteze atenția și, în cele din urmă, să fie deschis. Se confirmă că e-mailurile care conțin un mesaj personalizat se laudă cu rate de deschidere cu 13,1% mai mari .

Dacă personalizarea saluturilor pentru fiecare e-mail vi se pare problematică, luați în considerare ce fel de salut este cel mai potrivit pentru publicul dvs. În funcție de nișa dvs., saluturile dvs. pot fi fie formale (de exemplu, „Stimate domn/doamnă”), fie informale (de exemplu, „Hei acolo”, etc.).

5. Explicați de ce scrieți într-o scurtă deschidere

A ajunge direct la subiect, fără a da în jurul tufișului, este una dintre regulile de bază ale scrierii unui e-mail eficient. Fără îndoială, ar trebui să respectați timpul cititorilor, dar trecerea la treabă fără o introducere adecvată ar putea fi considerată o lipsă de respect.

O linie de deschidere a e-mailului dvs. ar trebui să fie scurtă și să aibă scopul de a vă prezenta pe dvs. și subiectul mesajului dvs. Pur și simplu explicați cine sunteți și ce faceți (dacă este necesar) și menționați de ce scrieți. Motivul poate fi:

• formularea unei cereri;
• Cerând informații;
• Oferind ajutor;
• Oferind informatie;
• se plânge;
• Cererea de scuze;
• Apel la acțiune;
• Răspunzând.

Un deschizător de e-mail nu trebuie să aibă mai mult de una sau două propoziții. Acest lucru este suficient pentru a pregăti terenul pentru corpul principal al mesajului tău.

6. Scrieți un corp principal concis și informativ pentru e-mailul dvs

Corpul principal este, fără îndoială, cea mai importantă parte a unui e-mail. Aici comunici ideea principală a mesajului tău, așa că cu siguranță vrei să fii înțeles în cel mai corect mod, să faci o impresie bună cititorului și să-ți atingi obiectivele. Există mai multe recomandări de luat în considerare:

• Scrieți pe scurt : atunci când scrieți publicului dvs., doriți să spuneți o poveste completă, să menționați fiecare detaliu și să explicați ideea dvs., astfel încât să nu mai existe spațiu pentru îndoieli. La urma urmei, vrei să-i lași pe alții să vadă lucrurile așa cum le vezi tu. Dar încearcă să nu te lași dus de cap. Adevărul este că în fiecare zi, destinatarii tăi primesc o mulțime de e-mailuri în care li se cere să citească asta și să facă asta. Desigur, atitudinea lor implicită este de a economisi timp prețios, gestionând e-mailul cât mai repede posibil. Deci, dacă cititorul tău întâlnește un zid uriaș de text, prima reacție va fi supărarea. Șansele ca un astfel de e-mail să fie citit și înțeles sunt jalnic de mici. Se raportează că cele mai eficiente e-mailuri sunt lungi de 50-125 de cuvinte , având o rată de deschidere de peste 50%. De aceea, ar trebui să vă concentrați doar pe faptele și argumentele de bază din e-mailul dvs., lăsând deoparte pufurile.
• Scrieți simplu : Urmând aceeași logică, încercați să nu supraîncărcați textul cu termeni, abrevieri, jargon profesional etc. Poate doriți să vă demonstrați profesionalismul și cunoștințele din domeniu în acest fel, dar rezultatul final poate fi chiar invers. Păstrați limbajul simplu și faceți procesul de citire cât mai ușor posibil.
• Faceți textul bine scanat : Majoritatea oamenilor nu citesc e-mailurile de la început până la sfârșit. Ei parcurg rapid textul pentru a înțelege punctul principal. Pentru a ușura lucrurile pentru cititorii dvs., aranjați textul astfel încât să fie confortabil de scanat și plăcut de privit. Împărțiți totul în mai multe bucăți logice și ușor de digerat, lăsând spații largi goale între ele. Dacă are sens, introduceți mai multe subtitluri. De asemenea, luați în considerare utilizarea listelor numerotate sau marcate pentru a vă optimiza conținutul pentru un consum mai ușor.
• Subliniază-ți beneficiile : Dacă scrii un e-mail de afaceri sau de marketing, este esențial să anunți publicul de ce anume produsul sau serviciul tău îi va face fericiți. De fiecare dată când cineva îți deschide e-mailul, prima întrebare care vine în minte este: „De ce ar trebui să-mi pese?”. Enumerarea caracteristicilor excelente ale mărcii sau produsului dvs. nu este suficientă pentru a vă convinge clienții că au nevoie de dvs. Explicați pe scurt clienții potențiali cum pot beneficia ei de pe urma alegerii dvs., pentru a le oferi un stimulent suplimentar pentru a sari la bord.
• Fiți moderat cu complimentele : A face cititorului dvs. un compliment poate fi o completare plăcută la e-mail, dar numai în cazul în care complimentul este bine meritat și îl spuneți cu adevărat. Complementarea fără un motiv aparent, doar pentru a vă flata prospectul, este o practică proastă care vă poate submina autoritatea și vă poate pune profesionalismul sub semnul întrebării.
• Nu pune prea multe întrebări : Dar încercați să nu copleșiți destinatarul cu întrebări. Aceasta se referă în primul rând la e-mailurile de marketing. Eforturile tale ar trebui concentrate pe menținerea atenției cititorului. Întrebările pot provoca cu ușurință distragere și confuzie.
• Păstrați un ton neutru : exprimarea emoțiilor este obișnuită pentru mesajele private, dar ar trebui evitată în e-mailurile de afaceri și de marketing. Nu înseamnă că a oferi unui e-mail o notă emoțională plăcută este inacceptabil, dar pentru a-ți arăta atitudinea profesională, vei dori să lași orice sentimente deoparte. Cu toate acestea, acest lucru depinde în mare parte de publicul și nișa în care lucrați. Dacă tonul emoțional vă poate ajuta să vă faceți conținutul mai accesibil, nu există niciun motiv să nu îl folosiți în avantajul dvs.
• Fii politicos și prietenos : Ei bine, este de la sine înțeles. Arată cititorului respectul și atitudinea ta pozitivă. Aceasta este cheia unei comunicări sănătoase.

7. Utilizați elementele vizuale pentru a capta atenția

Cine a spus că e-mailul tău ar trebui să fie tot text? Conținutul vizual este extrem de popular în zilele noastre, iar faptul că nu îl includeți în campania dvs. de e-mail ar putea sugera că sunteți blocat undeva în anii 2000.

Din fericire, aveți la dispoziție o mulțime de opțiuni, inclusiv imagini, animații și videoclipuri. Din păcate, unii furnizori de e-mail blochează anumite tipuri de conținut vizual, așa că este recomandat să verificați în prealabil compatibilitatea formatului.

De asemenea, asigurați-vă că imaginile pe care le includeți sunt de top. Elementele vizuale de proastă calitate îi pot îndepărta pe mulți dintre cititorii dvs.

Și, bineînțeles, nu uitați să optimizați dimensiunea imaginilor: nu doriți ca e-mailul dvs. să dureze o veșnicie să se încarce.

8. Nu uitați să includeți un CTA și un link către site-ul dvs

Trimițând un e-mail clienților tăi, vrei ca aceștia să reacționeze corect la el, să-i convingi să efectueze o anumită acțiune. Nu ezitați să oferiți destinatarilor instrucțiuni politicoase și blânde pentru acțiuni ulterioare.

Să presupunem că ați creat un site web pe Ning și ați configurat un abonament plătit. Acum doriți să vă promovați conținutul, încurajându-vă potențialii membri să acceseze noul articol. Doar subliniați subiectul în e-mailul dvs. și completați-l cu ceva de genul „Vrei să afli mai multe? Vă rugăm să vizitați site - ul meu pentru a citi întregul articol”, unde cuvântul subliniat este un link pe care se poate face clic. Uşor!

9. Reduceți-l cu o închidere convingătoare

Închiderea este la fel de importantă ca și introducerea, așa că faceți-o să conteze. Asigurați-vă că e-mailul dvs. lasă un gust bun. Scopul tău principal este să faci o impresie bună cititorului tău, prin urmare, este vital să-ți închei mesajul într-o notă pozitivă.

A își aminti să:

• Mulțumiți cititorului pentru timpul și atenția acordată (sau rămânerea cu/alegerea mărcii);
• Introduceți un comentariu prietenos de genul „O zi bună!”;
• Includeți o frază de închidere (de exemplu, „Salutări/dorări”, „Cu drag”, etc.);
• Semnează cu propriul tău nume;
• Furnizați datele dvs. de contact.

10. Intotdeauna corecteaza

Chiar dacă credeți că e-mailul dvs. este o capodopera, luați un moment din timpul dvs. și aruncați-i o privire suplimentară. La a doua rundă, s-ar putea să găsiți greșeli de ortografie, greșeli de punctuație și greșeli gramaticale pe care nu le puteai vedea înainte. Inutil să spun că trimiterea de e-mailuri care conțin defecte de acest gen poate strica serios impresia despre tine.

Cuvinte finale

Scrierea de e-mailuri eficiente este o chestiune de practică și de cunoaștere a audienței. Atâta timp cât îți dai seama în mod clar cui îi scrii și ce fel de relații există între tine și publicul tău, e-mailurile tale vor da în cui.

Încercați să urmați sfaturile enumerate în acest articol, nu vă temeți de încercări și erori și faceți întotdeauna tot posibilul pentru a vă îmbunătăți abilitățile de scris pe măsură ce treceți. Scrisul nu este o știință rachetă, dar necesită răbdare și perspicacitate. A, și nu uitați să vă păstrați lista de e-mailuri deschisă: cu cât aveți mai multe conexiuni, cu atât veți obține o acoperire mai largă.

Brenda Peterson

Brenda este specialist tehnic la Ning

Vizualizați toate postările