12 أخطاء مكلفة بتطبيق تخطيط موارد المؤسسات يجب تجنبها

باستخدام تطبيق تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، يمكنك رؤية تحول كبير في ثروات شركتك. سواء سلبا أو إيجابا. يتم تحديد فعالية الخطة من خلال مدى خطورة الخطة. كلما زادت المخاطر ، زادت احتمالية الفعالية.

هذا صحيح أيضًا عند تحديد ما إذا كنت تريد تنفيذ ERP لشركتك لأنه يمكن تحسين الجانب الكامل لشركتك ، مما يؤدي إلى أرباح ضخمة. أو ربما يحدث السيناريو الأسوأ ، وتواجهك خسارة.

اعتمادًا على مراحل تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات التي أنت فيها ، يجب عليك أولاً مراعاة المخاطر والأخطار المحتملة للنظام. إذا كنت قد قررت بالفعل المضي قدمًا في تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، فيجب أن تفهم أولاً كيف سيؤثر ذلك على شركتك. بهذه الطريقة يمكنك تخفيف التأثيرات قدر الإمكان.

في ما يلي بعض 11 خطأً مكلفًا في تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يجب عليك التأكد من تجنبها حتى لا تتعرض لخسارة:

1. الافتقار إلى التخطيط الفعال

أول شيء يجب أن تفكر فيه قبل تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات لشركتك هو التخطيط بدقة. قد لا يكون التخطيط وحده كافيًا ، لكن وجود بعض الأفكار سيساعدك على تجنب بعض التعقيدات التي قد تنشأ. غالبًا ما تكون التغييرات نتيجة لتطبيق برنامج ونظام جديد في مؤسستك. وهذا يتطلب بناء الفريق والعمل الجماعي لاكتشاف طرق للتغلب على بعض التحديات.

شجع فريقك على تشكيل لجنة. يجب أن يتكون هذا من أشخاص من جميع الإدارات للتعامل مع أفكار لتشغيل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) والتوصل إلى أفكار. قد يكون هذا مفيدًا عند تكوين نظام جديد. يساعد وضع الخطط مسبقًا في القضاء على احتمال حدوث انتكاسات. قد يؤدي ذلك إلى خسارة كبيرة بسبب عدم وجود خطة قوية.

2. نقص التدريب لموظفيك

لاحظ كيف يمكن لنظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) تغيير عمليات وعمليات الشركة بأكملها ، مما يؤدي إلى تغييرات في عمليات الموظفين. إذا رفضت تدريب موظفيك على كيفية التكيف مع النظام الجديد ، فستواجه تحديات. تذكر أيضًا تطوير الوظائف في خضم إعداد جديد لتجنب الإنتاجية المضادة وتحمل بعض الخسائر.

هذا لأن نقص التحضير قد يسبب اضطرابات في العملية. خاصة وأن بعض الموظفين قد لا يفهمون تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات وعمليات النظام. وهكذا يحدث الخراب. نتيجة لذلك ، تأكد من تدريب موظفيك ، وإجراء بعض الحوارات ، وتحسين الاتصال للمساعدة في تنفيذ النظام.

3. عدم التقييم الكامل لاحتياجات شركتك.

يجب أن تكون على دراية بأوجه القصور ونقاط القوة في شركتك ، تمامًا كما تفعل مع أي نظام آخر ، من أجل تحديد نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الذي سيساعدك في معالجة أوجه القصور لديك. تحدث مع فريقك وساعد بعضكما البعض في تحديد وملاحظة أي تحديات قد تواجهها كمجموعة. يمكنك الآن استخدام تقييم مشكلات الشركة لمساعدتك في اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يمكنه تعويض أوجه القصور في شركتك.

4. عدم إجراء مراجعة للأنظمة

في كثير من الأحيان ، تعاني الشركات من خسارة لأنها اشترت نظام تخطيط موارد المؤسسات يفتقر إلى القدرات التي توقعوها. بعض مقدمي الخدمة لديهم مندوبي مبيعات يقدمون معلومات قد تكون مفيدة لك.

على سبيل المثال ، قد يخبرونك أن نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الذي توشك على شرائه سيستغرق بضعة أسابيع حتى يتم تشغيله بسلاسة. ومع ذلك ، في الواقع قد يستغرق الأمر شهرين. نتيجة لذلك ، احصل دائمًا على مرجعين على الأقل من المشتري. يتيح لك ذلك كتابة مراجعات دقيقة وتجنب وضع توقعات غير واقعية.

5. نقص التواصل عبر المنظمة

قبل تثبيت ERP الخاص بك ، تأكد من أنك علمت موظفيك قيمة الاتصال. هذا يرجع إلى حقيقة أن نقص التواصل بين الإدارات الحيوية يمكن أن يؤدي إلى كارثة ذاتية وخسارة.

يجب أن يكون الاتصال على مستوى عالٍ لضمان حصولك على البيانات. تنفيذ الاستراتيجيات جنبًا إلى جنب داخل الإدارات. قد يؤدي الفشل في تحقيق التدفق السلس للاتصال إلى فشل النظام الذي قد يكون ضارًا بعملك.

6. التقليل من التكاليف

يمكن أن يكون تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات كثيفًا للوقت والموارد. لتجنب التكاليف غير المتوقعة ، تأكد من الاستفسار عن نفقات عملية تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات بأكملها. يجب أن تفكر في تحليل كلا العاملين حتى لا تقع بين التوقعات والتكاليف الفعلية.

أفضل طريقة لتقدير الوقت اللازم لإعداد نظام تخطيط موارد المؤسسات هو تقسيم تكلفة برنامج النظام على 100. على سبيل المثال ، قد يستغرق تنفيذ قطعة برمجية بقيمة 60000 دولار أمريكي استشاريًا ماهرًا 600 ساعة لتنفيذه. بالإضافة إلى ذلك ، إذا قمت بتنفيذ النظام بنفسك ، فقد يتضاعف الوقت بسهولة.

7. الإفراط في تعدد المهام

عند تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، ركز دائمًا على مهمة واحدة في كل مرة. ضع في اعتبارك دائمًا الأقسام الأكثر أهمية. أحد الأسباب التي تجعل معظم الشركات تصبح ذات نتائج عكسية بعد تطبيق هذا النظام هي رغبتها في القيام بمهام متعددة.

تعدد المهام ، في النهاية ، لن يؤدي إلا إلى التأخير. هذا لأنه سيكون هناك الكثير لنتعلمه عن تشغيل النظام. ونتيجة لذلك ، فإن التركيز على مهمة واحدة في كل مرة يقلل من التأخير لأن الإدارات الأولى التي تنفذ النظام ستساعد الأقسام الأخرى. يمكنهم المساعدة في فهم كيفية مساهمة بعض الميزات في تشغيل النظام. يساعد هذا أيضًا في عملية التخطيط لأنك تكمل مراحل معينة قبل الانتقال إلى مهمة جديدة.

8. عدم وجود خطة إنقاذ

نظرًا لتعقيداته ، يعد نظام تخطيط موارد المؤسسات أحد أكثر المهام خطورة التي يمكن لأي شركة القيام بها. على هذا النحو ، من الحكمة دائمًا وضع خطة احتياطية في حالة حدوث خطأ ما. لاحظ أن لديك مجموعة متنوعة من الخطط التي يمكن استخدامها لتحقيق نتائج إيجابية وسلبية. هذا يضمن أنه في حالة وصولك إلى نفق ، سيكون هناك دائمًا ضوء صغير لإرشادك مرة أخرى كإجراء وقائي.

يساعدك وجود خطة إنقاذ أيضًا على عدم الذعر لأنك تتوقع كلا الطرفين - الجيد والسيئ. في عالم الأعمال ، يجب أن تخاطر دائمًا. والفرق الوحيد هو أنك لن تضطر إلى المخاطرة بالسقوط في البحر دون أن تعرف ما الذي تدخل فيه بنفسك. تأكد من ارتداء سترة نجاة! لا يزال هناك أمل في الإنقاذ ، وبالتالي تجنب الانتكاسات المكلفة للوقوف على حين غرة.

9. البدء ببيانات غير صحيحة أو منسقة

من الأهمية بمكان أن تقوم بمراجعة بياناتك مرة أخرى قبل تحميلها إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP). تحدد الطريقة التي تبدأ بها بياناتك دقة معلومات شركتك.

تحقق من بياناتك بحثًا عن أي أرقام وتهجئات غير صحيحة وما إلى ذلك. سيساعدك هذا على تجنب تكاليف إعادة تشغيل النظام أو فقدان بعض البيانات المهمة. ونتيجة لذلك ، فإن التقليل من أهمية إعداد بيانات دقيقة في بداية تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يعيق تقدم شركتك. هذا لأن البرنامج لا يستخدم إلا البيانات التي تقوم بتحميلها.

10. عدم وجود الصيانة المناسبة

تعتمد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ، مثل أي أداة أخرى ، على الصيانة المناسبة لتعمل بشكل صحيح. لتجنب فقدان الإنتاجية بسبب بطء أداء البرنامج ، ضع في اعتبارك وضع ميزانية لصيانتها. خاصة أنها أقل تكلفة بكثير من تكاليف خسارة قدر كبير من الوقت والإنتاجية. هذا ما سيحدث في حالة فشل النظام بأكمله أو حدوث عطل فيه.

11. عدم الاستفادة من الميزات الرئيسية

إنه لأمر مخيب للآمال معرفة أن بعض الشركات تشتري برامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) التي لا يعرفون الكثير عنها. خاصة من حيث وظائفها. يمكنك الاستثمار في أفضل نظام موجود ، لكنه سيكون عديم الفائدة إذا كنت أنت وفريقك لا تعرفون كيفية تعظيم الميزات. قد يذكرك هذا بضرورة تدريب موظفيك على كيفية التكيف مع التغييرات الجديدة. يجب أن يصبحوا على دراية بنظام تخطيط موارد المؤسسات قدر الإمكان من أجل زيادة الإنتاجية.

12. استخدام التطبيقات القديمة

اجعل هدفك هو تشجيع موظفيك على استخدام تخطيط موارد المؤسسات بدلاً من دمجه مع التطبيقات الأخرى. سيؤدي استخدام التطبيقات الأخرى أثناء استخدام النظام إلى توفير المال على الترخيص. ناهيك عن التكاليف الأخرى التي يتم تكبدها عند استخدام عدد كبير من البرامج.

عند استخدام عدد كبير من البرامج ، هناك أيضًا خطر حدوث أخطاء وسهو. نتيجة لذلك ، يجب أن تتخذ خطوة أكثر حكمة وتلتزم باستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP). سيساعد التطبيق الحالي ، والذي قد يساعد بدوره في تحقيق كفاءة التطبيق.

خاتمة

يعد نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أحد أغلى الاستثمارات التي يمكن أن تقوم بها أي شركة. نتيجة لذلك ، تأكد من أنك لا تتكبد أي خسائر وأن لديك خطة احتياطية.

نتيجة لذلك ، من الجيد أن تبدأ بالإشارة إلى كيفية الازدهار في إدارة البيانات. تجاوز الأخطاء التي يرتكبها العديد من المصنعين والشركات. بمجرد تحديد الأخطاء ، سيكون من الأسهل بكثير تجنب جعلها في طريقك إلى تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP). بمجرد الانتهاء ، مع التأكد من تجنب هذه الأخطاء الفادحة ، فأنت على استعداد للذهاب.