12 kosztownych błędów we wdrażaniu ERP, których należy unikać

Korzystając z wdrożenia ERP możesz zaobserwować znaczącą zmianę w losach Twojej firmy. Albo pozytywnie, albo negatywnie. Skuteczność planu zależy od tego, jak ryzykowny jest plan. Im większe ryzyko, tym większe prawdopodobieństwo skuteczności.

Dotyczy to również decyzji o wdrożeniu systemu ERP dla Twojej firmy, ponieważ cały aspekt Twojej firmy można poprawić, co przyniesie ogromne zyski. A może następuje najgorszy scenariusz i stajesz w obliczu straty.

W zależności od faz wdrażania ERP, w których się znajdujesz, powinieneś najpierw rozważyć potencjalne ryzyko i zagrożenia systemu. Jeśli już zdecydowałeś się na wdrożenie ERP, powinieneś najpierw zrozumieć, jak wpłynie to na Twoją firmę. W ten sposób możesz maksymalnie złagodzić skutki.

Oto 11 kosztownych błędów w implementacji ERP, których powinieneś unikać, aby nie ponieść straty:

1. Brak skutecznego planowania

Pierwszą rzeczą, o której powinieneś pomyśleć przed wdrożeniem ERP w swojej firmie, jest dokładne zaplanowanie. Samo planowanie może nie wystarczyć, ale posiadanie kilku pomysłów pomoże ci uniknąć niektórych komplikacji, które mogą się pojawić. Zmiany są często wynikiem wdrożenia nowego programu i systemu w Twojej organizacji. Wymaga to budowania zespołu i pracy zespołowej w celu znalezienia sposobów na pokonanie niektórych wyzwań.

Zachęć swój zespół do utworzenia komitetu. Powinna składać się z osób ze wszystkich działów do obsługi i wymyślania pomysłów na uruchomienie systemu ERP. Może to być przydatne podczas konfigurowania nowego systemu. Planowanie z wyprzedzeniem pomaga wyeliminować możliwość niepowodzeń. Mogłoby to spowodować dużą stratę z powodu braku solidnego planu.

2. Brak szkoleń dla personelu

Zwróć uwagę, jak system ERP może zmienić procesy i operacje całej firmy, powodując zmiany w działaniach personelu. Jeśli odmówisz przeszkolenia swoich pracowników, jak dostosować się do nowego systemu, staniesz przed wyzwaniami. Pamiętaj też, aby rozwijać funkcje w trakcie nowej konfiguracji, aby uniknąć przeciwproduktywności i wytrzymywania niektórych strat.

Dzieje się tak, ponieważ brak przygotowania może spowodować zakłócenia procesu. Zwłaszcza, że ​​niektórzy pracownicy mogą nie rozumieć wdrożenia ERP i działania systemu. W ten sposób następuje spustoszenie. W rezultacie upewnij się, że przeszkolisz swoich pracowników, przeprowadzisz kilka dialogów i poprawisz komunikację, aby pomóc we wdrożeniu systemu.

3. Niedokładna ocena potrzeb Twojej firmy.

Powinieneś być świadomy słabości i mocnych stron Twojej firmy, tak jak w przypadku każdego innego systemu, aby wybrać system ERP, który pomoże Ci w rozwiązaniu Twoich niedociągnięć. Porozmawiaj ze swoim zespołem i pomagaj sobie nawzajem w identyfikowaniu i notowaniu wyzwań, z którymi możesz się zmierzyć jako grupa. Możesz teraz wykorzystać ocenę problemów firmy, aby pomóc Ci wybrać system ERP, który może zrekompensować niedociągnięcia Twojej firmy.

4. Nie dokonywanie przeglądu systemów

Wiele razy firmy ponoszą straty, ponieważ kupiły system ERP, który nie miał oczekiwanych możliwości. Niektórzy dostawcy zatrudniają sprzedawców, którzy dostarczają informacji, które mogą być dla Ciebie przydatne.

Na przykład mogą powiedzieć, że system ERP, który zamierzasz kupić, zajmie kilka tygodni, zanim zacznie działać płynnie. Jednak w rzeczywistości może to zająć kilka miesięcy. Dzięki temu zawsze uzyskaj co najmniej dwie referencje od nabywcy. Pozwala to na pisanie trafnych recenzji i uniknięcie stawiania nierealistycznych oczekiwań.

5. Brak komunikacji w całej organizacji

Zanim zainstalujesz ERP, upewnij się, że nauczyłeś swoich pracowników wartości komunikacji. Wynika to z faktu, że brak komunikacji między kluczowymi działami może skutkować katastrofą i stratą z własnej winy.

Komunikacja powinna być na wysokim poziomie, aby zapewnić przechwytywanie danych. Wdrażaj strategie wspólnie w ramach działów. Brak płynnego przepływu komunikacji może skutkować awarią systemu, która może być szkodliwa dla Twojej firmy.

6. Niedocenianie kosztów

Wdrożenie ERP może być czasochłonne i czasochłonne. Aby uniknąć nieoczekiwanych kosztów, koniecznie zapytaj o wydatki na cały proces wdrożenia ERP. Powinieneś pomyśleć o przeanalizowaniu obu czynników, aby nie wpaść między oczekiwaniami a rzeczywistymi kosztami.

Najlepszym sposobem oszacowania czasu wymaganego do skonfigurowania systemu ERP jest podzielenie kosztu oprogramowania systemowego przez 100. Na przykład wdrożenie oprogramowania o wartości 60 000 USD może zająć wykwalifikowanemu konsultantowi 600 godzin. Dodatkowo, jeśli samodzielnie wdrożysz system, czas może się podwoić.

7. Nadmierna wielozadaniowość

Wdrażając system ERP, zawsze skupiaj się na jednym zadaniu na raz. Zawsze miej na uwadze najważniejsze działy. Jednym z powodów, dla których większość firm osiąga efekt przeciwny do zamierzonego po wdrożeniu tego systemu, jest chęć wykonywania wielu zadań jednocześnie.

Ostatecznie wielozadaniowość spowoduje tylko opóźnienia. Dzieje się tak dlatego, że o działaniu systemu będzie można się wiele nauczyć. W rezultacie skupienie się na jednym zadaniu na raz zmniejsza opóźnienia, ponieważ działy, które jako pierwsze wdrożą system, będą wspomagać pozostałe działy. Mogą pomóc w zrozumieniu, w jaki sposób określone funkcje przyczyniają się do działania systemu. Pomaga to również w procesie planowania, ponieważ wykonujesz pewne etapy przed przejściem do nowego zadania.

8. Brak planu ratunkowego

Biorąc pod uwagę jego złożoność, system ERP jest jednym z najbardziej ryzykownych zadań, jakie może podjąć każda firma. W związku z tym zawsze rozsądnie jest opracować plan tworzenia kopii zapasowych na wypadek, gdyby coś poszło nie tak. Zwróć uwagę, że masz różne plany, które można wykorzystać zarówno do pozytywnych, jak i negatywnych wyników. Gwarantuje to, że jeśli dotrzesz do tunelu, zawsze będzie małe światło, które poprowadzi Cię z powrotem, jako środek ostrożności.

Posiadanie planu ratunkowego pomaga również nie wpadać w panikę, ponieważ przewidujesz oba cele – dobry i zły. W świecie biznesu zawsze musisz podejmować ryzyko. Jedyna różnica polega na tym, że nie będziesz musiał ryzykować wpadnięcia do morza, nie wiedząc, w co się pakujesz. Koniecznie załóż kamizelkę ratunkową! Wciąż jest nadzieja na ratunek, a tym samym uniknięcie kosztownych niepowodzeń wynikających z zaskoczenia.

9. Uruchamianie z nieprawidłowymi lub sformatowanymi danymi

Bardzo ważne jest, aby dokładnie sprawdzić swoje dane przed przesłaniem ich do systemu ERP. Sposób, w jaki zaczynasz od swoich danych, określa dokładność informacji o Twojej firmie.

Sprawdź swoje dane pod kątem nieprawidłowych cyfr, pisowni itp. Pomoże to uniknąć kosztów ponownego uruchomienia systemu lub utraty niektórych ważnych danych. W rezultacie niedocenianie znaczenia ustawiania dokładnych danych na początku wdrażania systemu ERP utrudnia postępy Twojej firmy. Dzieje się tak, ponieważ oprogramowanie wykorzystuje tylko dane, które przesyłasz.

10. Brak odpowiedniej konserwacji

Systemy ERP, jak każde inne narzędzie, do prawidłowego funkcjonowania opierają się na właściwej konserwacji. Aby uniknąć utraty produktywności z powodu niskiej wydajności oprogramowania, rozważ budżet na jego utrzymanie. Zwłaszcza, że ​​jest znacznie tańszy niż koszty utraty znacznej ilości czasu i produktywności. Tak się stanie, jeśli cały system ulegnie awarii lub będzie działać nieprawidłowo.

11. Niewykorzystywanie kluczowych funkcji

To rozczarowujące, gdy dowiaduję się, że niektóre firmy kupują oprogramowanie ERP, o którym niewiele wiedzą. Zwłaszcza jeśli chodzi o jego funkcje. Możesz zainwestować w najlepszy system, ale będzie on bezużyteczny, jeśli ty i twój zespół nie będziecie wiedzieć, jak zmaksymalizować funkcje. To może przypomnieć Ci, że powinieneś przeszkolić swoich pracowników, jak dostosować się do nowych zmian. Powinni jak najlepiej zapoznać się z systemem ERP, aby zwiększyć produktywność.

12. Korzystanie ze starych aplikacji

Postaraj się zachęcić pracowników do korzystania z ERP zamiast łączenia go z innymi aplikacjami. Korzystanie z innych aplikacji podczas korzystania z systemu pozwoli Ci zaoszczędzić pieniądze na licencjonowaniu. Nie wspominając o innych kosztach ponoszonych podczas korzystania z mnóstwa oprogramowania.

W przypadku korzystania z dużej liczby programów istnieje również ryzyko błędów i pominięć. W rezultacie powinieneś zrobić mądrzejszy krok i zobowiązać się do korzystania z systemu ERP. Pomoże to bieżącej aplikacji, co z kolei może pomóc w uświadomieniu sobie wydajności aplikacji.

Wniosek

System ERP to jedna z najdroższych inwestycji, jakie może wykonać każda firma. W rezultacie upewnij się, że nie poniesiesz żadnych strat i masz plan tworzenia kopii zapasowych.

W rezultacie warto zacząć od zwrócenia uwagi na to, jak rozwijać się w zarządzaniu danymi. Wznieś się ponad błędy popełniane przez wielu producentów i firm. Gdy zidentyfikujesz błędy, znacznie łatwiej będzie uniknąć ich na drodze do wdrożenia systemu ERP. Gdy skończysz, upewniając się, że unikniesz tych błędów, jesteś gotowy do pracy.