12 ข้อผิดพลาดในการใช้ ERP ที่มีราคาแพงที่ควรหลีกเลี่ยง

โดยใช้ ERP คุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในโชคชะตาของบริษัทของคุณ ไม่ว่าจะบวกหรือลบ ประสิทธิผลของแผนถูกกำหนดโดยความเสี่ยงของแผน ยิ่งมีความเสี่ยงมากเท่าใด โอกาสในการเกิดประสิทธิผลก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น

สิ่งนี้ก็เป็นจริงเช่นกันเมื่อตัดสินใจว่าจะใช้ ERP สำหรับบริษัทของคุณหรือไม่ เพราะทุกแง่มุมของบริษัทของคุณสามารถปรับปรุงได้ ส่งผลให้เกิดผลกำไรมหาศาล หรือบางทีอาจเกิดเหตุการณ์ที่เลวร้ายที่สุดและคุณต้องเผชิญกับการสูญเสีย

ขึ้นอยู่กับขั้นตอนของการนำ ERP ไปใช้ คุณควรพิจารณาถึงความเสี่ยงและอันตรายที่อาจเกิดขึ้นของระบบก่อน หากคุณได้ตัดสินใจที่จะดำเนินการใช้ ERP ต่อไป คุณควรเข้าใจก่อนว่าสิ่งนี้จะส่งผลต่อบริษัทของคุณอย่างไร วิธีนี้คุณสามารถบรรเทาผลกระทบได้มากที่สุด

ต่อไปนี้คือข้อผิดพลาดในการใช้งาน ERP ที่มีค่าใช้จ่ายสูง 11 ประการที่คุณควรหลีกเลี่ยงเพื่อไม่ให้สูญเสีย:

1. ขาดการวางแผนที่มีประสิทธิภาพ

สิ่งแรกที่คุณควรคำนึงถึงก่อนการนำ ERP ไปใช้กับบริษัทของคุณคือการวางแผนอย่างละเอียดถี่ถ้วน การวางแผนเพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ แต่การมีแนวคิดบางอย่างจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความซับซ้อนที่อาจเกิดขึ้นได้ การเปลี่ยนแปลงมักเป็นผลมาจากโปรแกรมใหม่และการใช้งานระบบในองค์กรของคุณ สิ่งนี้เรียกร้องให้มีการสร้างทีมและการทำงานเป็นทีมเพื่อหาวิธีที่จะเอาชนะความท้าทายบางอย่าง

ส่งเสริมให้ทีมของคุณจัดตั้งคณะกรรมการ ควรประกอบด้วยบุคลากรจากทุกแผนกเพื่อจัดการและเสนอแนวคิดในการรันระบบ ERP ซึ่งอาจเป็นประโยชน์เมื่อกำหนดค่าระบบใหม่ การวางแผนล่วงหน้าจะช่วยขจัดความเป็นไปได้ของความล้มเหลว สิ่งเหล่านี้อาจส่งผลให้เกิดการสูญเสียครั้งใหญ่เนื่องจากขาดแผนที่มั่นคง

2. ขาดการฝึกอบรมสำหรับพนักงานของคุณ

สังเกตว่าระบบ ERP สามารถเปลี่ยนแปลงกระบวนการและการดำเนินงานของบริษัททั้งหมดได้อย่างไร ส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในการปฏิบัติงานของพนักงาน หากคุณปฏิเสธที่จะให้การฝึกอบรมพนักงานของคุณเกี่ยวกับวิธีการปรับตัวเข้ากับระบบใหม่ คุณจะต้องเผชิญกับความท้าทาย นอกจากนี้ อย่าลืมพัฒนาฟังก์ชันต่างๆ ท่ามกลางการตั้งค่าใหม่เพื่อหลีกเลี่ยงประสิทธิภาพการทำงานที่ขัดแย้งกันและความทนทานต่อการสูญเสียบางส่วน

เนื่องจากการขาดการเตรียมการอาจทำให้กระบวนการหยุดชะงัก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากพนักงานบางคนอาจไม่เข้าใจการใช้งาน ERP และการทำงานของระบบ ความหายนะจึงบังเกิด ด้วยเหตุนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ฝึกอบรมพนักงานของคุณ จัดให้มีการสนทนา และปรับปรุงการสื่อสารเพื่อช่วยในการใช้งานระบบ

3. ประเมินความต้องการบริษัทของคุณไม่ครบถ้วน

คุณควรตระหนักถึงจุดอ่อนและจุดแข็งของบริษัทของคุณ เช่นเดียวกับที่คุณทำกับระบบอื่นๆ เพื่อเลือกระบบ ERP ที่จะช่วยคุณในการจัดการกับข้อบกพร่องของคุณ พูดคุยกับทีมของคุณและช่วยเหลือซึ่งกันและกันในการระบุและสังเกตความท้าทายที่คุณอาจเผชิญในกลุ่ม ตอนนี้คุณสามารถใช้การประเมินปัญหาของบริษัทเพื่อช่วยคุณเลือกระบบ ERP ที่สามารถชดเชยข้อบกพร่องของบริษัทของคุณได้

4. ไม่ทำการตรวจสอบระบบ

หลายครั้งที่ธุรกิจประสบความสูญเสียเนื่องจากซื้อระบบ ERP ที่ขาดความสามารถที่คาดไว้ ผู้ให้บริการบางรายมีพนักงานขายที่ให้ข้อมูลที่อาจเป็นประโยชน์กับคุณ

ตัวอย่างเช่น พวกเขาอาจบอกคุณว่าระบบ ERP ที่คุณกำลังจะซื้อจะใช้เวลาสองสามสัปดาห์ในการเริ่มต้นและทำงานได้อย่างราบรื่น อย่างไรก็ตาม ในความเป็นจริง อาจใช้เวลาสองสามเดือน ดังนั้นจึงต้องมีการอ้างอิงจากผู้ซื้ออย่างน้อยสองครั้งเสมอ วิธีนี้ช่วยให้คุณเขียนรีวิวได้อย่างแม่นยำและหลีกเลี่ยงการตั้งความคาดหวังที่ไม่สมจริง

5. ขาดการสื่อสารทั่วทั้งองค์กร

ก่อนที่คุณจะติดตั้ง ERP ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้สอนพนักงานของคุณถึงคุณค่าของการสื่อสาร เนื่องจากการขาดการสื่อสารระหว่างหน่วยงานสำคัญๆ อาจส่งผลให้เกิดหายนะและการสูญเสียด้วยตนเอง

การสื่อสารควรมีมาตรฐานสูงเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถบันทึกข้อมูลได้ ใช้กลยุทธ์ควบคู่กันภายในแผนก ความล้มเหลวในการสื่อสารอย่างราบรื่นอาจส่งผลให้ระบบล้มเหลวซึ่งอาจส่งผลเสียต่อธุรกิจของคุณ

6. ประเมินต้นทุนต่ำเกินไป

การนำ ERP ไปใช้อาจต้องใช้เวลาและทรัพยากรมาก เพื่อหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้สอบถามเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายสำหรับกระบวนการปรับใช้ ERP ทั้งหมด คุณควรคิดถึงการวิเคราะห์ทั้งสองปัจจัยเพื่อไม่ให้คุณสับสนระหว่างความคาดหวังกับต้นทุนจริง

วิธีที่ดีที่สุดในการประมาณเวลาที่ต้องใช้ในการตั้งค่าระบบ ERP คือการแบ่งต้นทุนของซอฟต์แวร์ระบบเป็น 100 ตัวอย่างเช่น ซอฟต์แวร์มูลค่า 60,000 เหรียญสหรัฐ อาจต้องใช้เวลา 600 ชั่วโมงในการให้คำปรึกษากับที่ปรึกษาที่มีทักษะ นอกจากนี้ หากคุณติดตั้งระบบด้วยตัวเอง เวลาจะเพิ่มเป็นสองเท่าได้อย่างง่ายดาย

7. ทำงานหลายอย่างพร้อมกันมากเกินไป

เมื่อนำระบบ ERP ไปใช้ ให้เน้นที่งานครั้งละหนึ่งงานเสมอ คำนึงถึงแผนกที่สำคัญที่สุดเสมอ สาเหตุหนึ่งที่ทำให้ธุรกิจส่วนใหญ่เกิดผลตรงกันข้ามหลังจากใช้ระบบนี้คือความต้องการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน

ในที่สุด การทำงานหลายอย่างพร้อมกันจะทำให้เกิดความล่าช้าเท่านั้น เนื่องจากจะมีอะไรให้เรียนรู้มากมายเกี่ยวกับการทำงานของระบบ เป็นผลให้การมุ่งเน้นไปที่งานทีละครั้งช่วยลดความล่าช้าเนื่องจากแผนกแรกที่ใช้ระบบจะช่วยแผนกอื่น ๆ สิ่งเหล่านี้สามารถช่วยให้เข้าใจว่าคุณลักษณะบางอย่างส่งผลต่อการทำงานของระบบอย่างไร นอกจากนี้ยังช่วยในกระบวนการวางแผน เนื่องจากคุณทำขั้นตอนบางอย่างเสร็จสิ้นก่อนที่จะย้ายไปทำงานใหม่

8. ไม่มีแผนกู้ภัย

เนื่องจากความซับซ้อน ระบบ ERP จึงเป็นหนึ่งในงานที่เสี่ยงที่สุดที่บริษัทสามารถทำได้ ดังนั้น จึงควรระมัดระวังในการวางแผนสำรองในกรณีที่มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น จำไว้ว่าคุณมีแผนหลากหลายที่สามารถนำไปใช้ให้เกิดผลทั้งด้านบวกและด้านลบ เพื่อให้แน่ใจว่าหากคุณไปถึงอุโมงค์ จะมีแสงเล็กๆ นำทางคุณกลับมาเสมอเพื่อเป็นการป้องกันความปลอดภัย

การมีแผนกู้ภัยยังช่วยให้คุณไม่ตื่นตระหนกเพราะคุณคาดหวังทั้งสองด้าน—ด้านดีและด้านร้าย ในโลกธุรกิจ คุณต้องเสี่ยงเสมอ ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือ คุณจะไม่ต้องเสี่ยงกับการตกลงไปในทะเลโดยไม่รู้ว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่ อย่าลืมสวมเสื้อชูชีพ! ยังมีความหวังที่จะได้รับการช่วยเหลือ และด้วยเหตุนี้ ให้หลีกเลี่ยงความพ่ายแพ้ที่มีราคาแพงจากการถูกจับโดยไม่ทันตั้งตัว

9. เริ่มต้นด้วยข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือจัดรูปแบบ

เป็นสิ่งสำคัญที่คุณจะต้องตรวจสอบข้อมูลของคุณอีกครั้งก่อนที่จะอัปโหลดไปยังระบบ ERP ลักษณะที่คุณเริ่มต้นด้วยข้อมูลของคุณจะกำหนดความถูกต้องของข้อมูลของบริษัทของคุณ

ตรวจสอบข้อมูลของคุณเพื่อหาตัวเลข การสะกดคำ และอื่นๆ ที่ไม่ถูกต้อง วิธีนี้จะช่วยคุณหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายในการเริ่มต้นระบบใหม่หรือการสูญเสียข้อมูลสำคัญบางอย่าง ด้วยเหตุนี้ การประเมินความสำคัญของการตั้งค่าข้อมูลที่ถูกต้องในช่วงเริ่มต้นของการนำ ERP ไปใช้ต่ำเกินไป จะทำให้บริษัทของคุณไม่สามารถดำเนินการได้ เนื่องจากซอฟต์แวร์ใช้เฉพาะข้อมูลที่คุณอัปโหลด

10. ขาดการบำรุงรักษาที่เหมาะสม

ระบบ ERP ก็เหมือนกับเครื่องมืออื่นๆ ที่ต้องอาศัยการบำรุงรักษาที่เหมาะสมเพื่อให้ทำงานได้อย่างถูกต้อง เพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียประสิทธิภาพการทำงานเนื่องจากประสิทธิภาพของซอฟต์แวร์ที่ช้า ให้พิจารณาการจัดทำงบประมาณสำหรับการบำรุงรักษา โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากราคาถูกกว่าค่าใช้จ่ายในการเสียเวลาและผลิตภาพเป็นจำนวนมาก นี่คือสิ่งที่จะเกิดขึ้นหากระบบทั้งหมดล้มเหลวหรือทำงานผิดพลาด

11. ไม่ใช้คุณสมบัติหลัก

เป็นเรื่องน่าผิดหวังที่รู้ว่าบางธุรกิจซื้อซอฟต์แวร์ ERP ที่พวกเขารู้จักน้อยมาก โดยเฉพาะในแง่ของหน้าที่ คุณสามารถลงทุนในระบบที่ดีที่สุดได้ แต่จะไร้ประโยชน์หากคุณและทีมของคุณไม่ทราบวิธีเพิ่มคุณลักษณะให้สูงสุด นี้อาจเตือนคุณว่าคุณควรฝึกอบรมพนักงานของคุณเกี่ยวกับวิธีการปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงใหม่ พวกเขาควรทำความคุ้นเคยกับระบบ ERP ให้ได้มากที่สุดเพื่อเพิ่มผลผลิต

12. การใช้แอปพลิเคชันเก่า

ส่งเสริมให้พนักงานของคุณใช้ ERP แทนการรวมเข้ากับแอปพลิเคชันอื่นๆ การใช้แอปพลิเคชันอื่นในขณะที่ใช้ระบบจะช่วยให้คุณประหยัดเงินในการออกใบอนุญาต ไม่ต้องพูดถึงค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นเมื่อใช้ซอฟต์แวร์จำนวนมาก

เมื่อใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์จำนวนมาก ก็มีความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดและการละเว้น เป็นผลให้คุณควรใช้ขั้นตอนที่ชาญฉลาดและยอมรับการใช้ระบบ ERP มันจะช่วยแอพปัจจุบันซึ่งอาจช่วยในการตระหนักถึงประสิทธิภาพของแอพพลิเคชั่น

บทสรุป

ระบบ ERP เป็นหนึ่งในการลงทุนที่แพงที่สุดที่บริษัทสามารถทำได้ ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ประสบความสูญเสียใดๆ และมีแผนสำรอง

ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นความคิดที่ดีที่จะเริ่มต้นด้วยการสังเกตวิธีเติบโตในการจัดการข้อมูล อยู่เหนือความผิดพลาดที่ผู้ผลิตและธุรกิจจำนวนมากทำ เมื่อคุณระบุข้อผิดพลาดแล้ว จะง่ายกว่ามากที่จะหลีกเลี่ยงการทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการนำระบบ ERP ไปใช้ เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว อย่าลืมหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านี้ คุณก็พร้อมที่จะไป