12 Kesalahan Implementasi ERP Mahal Yang Harus Dihindari

Dengan menggunakan implementasi ERP Anda bisa melihat perubahan yang signifikan dalam kekayaan perusahaan Anda. Baik secara positif maupun negatif. Efektivitas suatu rencana ditentukan oleh seberapa berisiko rencana tersebut. Semakin besar risikonya, semakin besar kemungkinan efektivitasnya.

Hal ini juga berlaku ketika memutuskan apakah akan menerapkan ERP untuk perusahaan Anda karena seluruh aspek perusahaan Anda dapat ditingkatkan, menghasilkan keuntungan besar. Atau mungkin skenario terburuk terjadi, dan Anda dihadapkan pada kerugian.

Bergantung pada fase implementasi ERP yang Anda jalani, Anda harus terlebih dahulu mempertimbangkan potensi risiko dan bahaya sistem. Jika Anda sudah memutuskan untuk melanjutkan implementasi ERP, Anda harus terlebih dahulu memahami bagaimana hal itu akan mempengaruhi perusahaan Anda. Dengan cara ini Anda dapat mengurangi efek sebanyak mungkin.

Berikut 11 kesalahan implementasi ERP mahal yang harus Anda hindari agar tidak mengalami kerugian:

1. Kurangnya Perencanaan yang Efektif

Hal pertama yang harus Anda pikirkan sebelum implementasi ERP untuk perusahaan Anda adalah merencanakan secara matang. Perencanaan saja mungkin tidak cukup, tetapi memiliki beberapa ide akan membantu Anda menghindari beberapa kerumitan yang mungkin muncul. Perubahan seringkali merupakan hasil dari implementasi program dan sistem baru di organisasi Anda. Ini panggilan untuk membangun tim dan kerja tim untuk mencari cara untuk mengatasi beberapa tantangan.

Dorong tim Anda untuk membentuk sebuah komite. Ini harus terdiri dari orang-orang dari semua departemen untuk menangani dan menghasilkan ide untuk menjalankan sistem ERP. Ini mungkin berguna saat mengonfigurasi sistem baru. Membuat rencana sebelumnya membantu menghilangkan kemungkinan kemunduran. Ini bisa mengakibatkan kerugian besar karena kurangnya rencana yang solid.

2. Kurangnya Pelatihan untuk Staf Anda

Perhatikan bagaimana sistem ERP dapat mengubah seluruh proses dan operasi perusahaan, yang mengakibatkan perubahan dalam operasi staf. Jika Anda menolak untuk memberikan pelatihan kepada karyawan Anda tentang cara beradaptasi dengan sistem baru, Anda akan menghadapi tantangan. Juga, ingatlah untuk mengembangkan fungsi di tengah pengaturan baru untuk menghindari kontraproduktif dan ketahanan dari beberapa kerugian.

Hal ini karena kurangnya persiapan dapat menyebabkan gangguan proses. Terutama karena beberapa karyawan mungkin tidak memahami implementasi ERP dan operasi sistem. Dengan demikian malapetaka terjadi. Oleh karena itu, pastikan untuk melatih staf Anda, mengadakan beberapa dialog, dan meningkatkan komunikasi untuk membantu implementasi sistem.

3. Tidak Sepenuhnya Mengevaluasi Kebutuhan Perusahaan Anda.

Anda harus menyadari kekurangan dan kekuatan perusahaan Anda, seperti yang Anda lakukan dengan sistem lain, untuk memilih sistem ERP yang akan membantu Anda mengatasi kekurangan Anda. Bicaralah dengan tim Anda dan bantu satu sama lain dalam mengidentifikasi dan mencatat tantangan apa pun yang mungkin Anda hadapi sebagai sebuah kelompok. Anda sekarang dapat menggunakan evaluasi masalah perusahaan untuk membantu Anda memilih sistem ERP yang dapat mengimbangi kekurangan perusahaan Anda.

4. Tidak Membuat Tinjauan Sistem

Banyak kali, bisnis menderita kerugian karena mereka membeli sistem ERP yang tidak memiliki kemampuan yang mereka harapkan. Beberapa penyedia memiliki tenaga penjual yang memberikan informasi yang mungkin berguna bagi Anda.

Misalnya, mereka mungkin memberi tahu Anda bahwa sistem ERP yang akan Anda beli akan membutuhkan waktu beberapa minggu untuk bangun dan berjalan dengan lancar. Namun, pada kenyataannya bisa memakan waktu beberapa bulan. Akibatnya, selalu dapatkan setidaknya dua referensi dari pembeli. Ini memungkinkan Anda untuk menulis ulasan yang akurat dan menghindari menetapkan ekspektasi yang tidak realistis.

5. Kurangnya Komunikasi Antar Organisasi

Sebelum Anda menginstal ERP Anda, pastikan Anda telah mengajari karyawan Anda nilai komunikasi. Hal ini disebabkan oleh fakta bahwa kurangnya komunikasi antar departemen vital dapat mengakibatkan bencana dan kerugian yang ditimbulkan sendiri.

Komunikasi harus berstandar tinggi untuk memastikan Anda menangkap data. Menerapkan strategi bersama-sama dalam departemen. Kegagalan untuk mencapai arus komunikasi yang lancar dapat mengakibatkan kegagalan sistem yang dapat berdampak buruk bagi bisnis Anda.

6. Meremehkan Biaya

Implementasi ERP dapat menghabiskan banyak waktu dan sumber daya. Untuk menghindari biaya tak terduga, pastikan Anda menanyakan tentang pengeluaran untuk seluruh proses implementasi ERP. Anda harus mempertimbangkan untuk menganalisis kedua faktor tersebut sehingga Anda tidak terjebak antara ekspektasi dan biaya aktual.

Cara terbaik untuk memperkirakan waktu yang diperlukan untuk menyiapkan sistem ERP adalah dengan membagi biaya perangkat lunak sistem dengan 100. Misalnya, perangkat lunak senilai USD$60.000 mungkin memerlukan 600 jam untuk diimplementasikan oleh konsultan yang terampil. Plus, jika Anda menerapkan sistem sendiri, waktu dapat dengan mudah berlipat ganda.

7. Multi-Tugas Berlebihan

Saat menerapkan sistem ERP, selalu fokus pada satu tugas dalam satu waktu. Selalu ingat departemen yang paling penting. Salah satu alasan kebanyakan bisnis menjadi kontraproduktif setelah menerapkan sistem ini adalah keinginan mereka untuk melakukan banyak tugas.

Multitasking, pada akhirnya, hanya akan menyebabkan penundaan. Ini karena akan ada banyak hal yang harus dipelajari tentang pengoperasian sistem. Akibatnya, fokus pada satu tugas pada satu waktu mengurangi penundaan karena departemen pertama yang menerapkan sistem akan membantu departemen lain. Mereka dapat membantu memahami bagaimana fitur tertentu berkontribusi pada operasi sistem. Ini juga membantu dalam proses perencanaan karena Anda menyelesaikan tahapan tertentu sebelum pindah ke tugas baru.

8. Tidak Memiliki Rencana Penyelamatan

Mengingat kompleksitasnya, sistem ERP adalah salah satu tugas paling berisiko yang dapat dilakukan oleh perusahaan mana pun. Karena itu, selalu bijaksana untuk menyusun rencana cadangan jika terjadi kesalahan. Perhatikan bahwa Anda memiliki berbagai rencana yang dapat digunakan untuk hasil positif dan negatif. Ini memastikan bahwa jika Anda mencapai terowongan, akan selalu ada lampu kecil untuk memandu Anda kembali sebagai tindakan pencegahan keamanan.

Memiliki rencana penyelamatan juga membantu Anda untuk tidak panik karena Anda mengantisipasi kedua ujungnya—baik dan buruk. Dalam dunia bisnis, Anda harus selalu mengambil risiko. Satu-satunya perbedaan adalah Anda tidak perlu mengambil risiko jatuh ke laut tanpa mengetahui apa yang Anda hadapi. Pastikan untuk memakai jaket pelampung! Masih ada harapan untuk penyelamatan dan, dengan demikian, menghindari kemunduran yang mahal karena lengah.

9. Memulai dengan Data yang Salah atau Diformat

Sangat penting bagi Anda untuk memeriksa ulang data Anda sebelum mengunggahnya ke sistem ERP. Cara Anda memulai dengan data menentukan keakuratan informasi perusahaan Anda.

Periksa data Anda apakah ada angka, ejaan, dan sebagainya yang salah. Ini akan membantu Anda menghindari biaya memulai ulang sistem atau kehilangan beberapa data penting. Akibatnya, meremehkan pentingnya menyiapkan data yang akurat di awal implementasi ERP akan menghambat kemajuan perusahaan Anda. Ini karena perangkat lunak hanya menggunakan data yang Anda unggah.

10. Kurangnya Perawatan yang Tepat

Sistem ERP, seperti alat lainnya, bergantung pada pemeliharaan yang tepat agar berfungsi dengan baik. Untuk menghindari kehilangan produktivitas karena kinerja perangkat lunak yang lambat, pertimbangkan penganggaran untuk pemeliharaannya. Terutama karena itu jauh lebih murah daripada biaya kehilangan banyak waktu dan produktivitas. Inilah yang akan terjadi jika seluruh sistem gagal atau tidak berfungsi.

11. Tidak Memanfaatkan Fitur Utama

Sangat mengecewakan mengetahui bahwa beberapa bisnis membeli perangkat lunak ERP yang hanya sedikit mereka ketahui. Terutama dari segi fungsinya. Anda dapat berinvestasi pada sistem terbaik di luar sana, tetapi akan sia-sia jika Anda dan tim Anda tidak tahu cara memaksimalkan fitur-fiturnya. Ini mungkin mengingatkan Anda bahwa Anda harus melatih karyawan Anda tentang cara beradaptasi dengan perubahan baru. Mereka harus terbiasa dengan sistem ERP untuk meningkatkan produktivitas.

12. Menggunakan Aplikasi Lama

Buatlah titik untuk mendorong karyawan Anda untuk menggunakan ERP daripada menggabungkannya dengan aplikasi lain. Menggunakan aplikasi lain saat menggunakan sistem akan menghemat uang Anda untuk lisensi. Belum lagi biaya lain yang dikeluarkan saat menggunakan banyak perangkat lunak.

Saat menggunakan sejumlah besar program perangkat lunak, ada juga risiko kesalahan dan kelalaian. Akibatnya, Anda harus mengambil langkah yang lebih bijaksana dan berkomitmen untuk menggunakan sistem ERP. Ini akan membantu aplikasi saat ini, yang pada gilirannya dapat membantu mewujudkan efisiensi aplikasi.

Kesimpulan

Sistem ERP adalah salah satu investasi paling mahal yang dapat dilakukan oleh perusahaan mana pun. Akibatnya, pastikan Anda tidak menderita kerugian dan Anda memiliki rencana cadangan.

Oleh karena itu, ada baiknya untuk memulai dengan memperhatikan cara berkembang dalam manajemen data. Bangkitlah dari kesalahan yang dibuat oleh banyak produsen dan bisnis. Setelah Anda mengidentifikasi kesalahan, akan jauh lebih mudah untuk menghindarinya saat Anda menerapkan sistem ERP. Setelah Anda selesai, pastikan untuk menghindari kesalahan ini, Anda siap untuk pergi.