5 خطوات لإنشاء SOP

صناعة الرعاية الصحية الحديثة معقدة - ويمكن أن تستغرق وقتًا طويلاً لتعلم كيفية التعامل معها ، لذلك من الجيد دائمًا أن يكون لديك نظام في مكانه الصحيح. إجراءات التشغيل الموحدة ، أو إجراءات التشغيل القياسية ، هي تعليمات تعمل كمبادئ توجيهية لعمليات عمل الموظفين ، مثل الحفاظ على نظام التقاط البيانات الإلكترونية (EDC). يمكن استخدام هذه التعليمات بشكل متكرر وتكون بمثابة تذكير بأفضل طريقة لإكمال المهمة.

فكر في الإجراء التشغيلي الموحد كوصفة: فهو يخبرك بكيفية صنع شيء ما ، خطوة بخطوة - وكل ما عليك فعله هو اتباع التعليمات وسيظهر الطبق بشكل مثالي في كل مرة. لا يوجد تخمين.

من المهم لأخصائيي الرعاية الصحية أن يكون لديهم إجراءات التشغيل الموحدة موثقة حتى يسهل متابعتها. كما أنه يجعل من السهل تدريس SOP للموظفين الجدد وإدارته بمرور الوقت: إذا كنت تريد أن تعكس إجراءات التشغيل الموحدة الخاصة بك أحدث المعلومات ، فكل ما عليك فعله هو تحديثها.

ما هو الإجراء التشغيلي الموحد؟

إجراءات التشغيل القياسية (SOP) هي المعيار الذي يجب أن يتبعه التجريبيون الإكلينيكيون للتأكد من أن تجربتهم تتبع القواعد واللوائح الخاصة بمنظمتهم. بالنسبة للمتخصصين في التجارب السريرية ، من المهم معرفة ما هو متوقع من كل خطوة من خطوات العملية التجريبية. يجب الرجوع إلى الإرشادات واللوائح المعمول بها ، مثل ICH E6 Good Clinical Practice و 21 CFR 50 لحماية الأشخاص. عادةً ما يحتوي الإجراء التشغيلي الموحد على العناصر التالية:

• صفحة عنوان الكتاب
• جدول المحتويات
• الغرض (وصف التجربة السريرية ، ولخص أهدافها الرئيسية ، والتأكد من تعريف جميع الاختصارات عند الاستخدام الأول)
• إجراءات
• ضمان الجودة / مراقبة الجودة
• مراجع

إنشاء SOP

فيما يلي الخطوات الخمس لإنشاء SOP:

1. قم بعمل قائمة تحقق قابلة للتنفيذ

تعني قائمة التحقق "القابلة للتنفيذ" أن كل عنصر في القائمة هو مهمة محددة وملموسة يمكن تنفيذها - لا شيء غامض مثل "الإشراف على المشروع" أو "مراقبة التقدم". إن جعل إجراءات التشغيل الموحدة الخاصة بك أكثر كفاءة أمرًا بسيطًا مثل تصميمها بحيث يمكن متابعتها من قبل أي خبير سريري. سيؤدي هذا إلى زيادة حجم العمل الذي يمكنك إنجازه في إطار زمني معين ، وبالتالي تكون قادرًا على العمل بشكل أكثر كفاءة.

هناك إجراءات تشغيل قياسية أساسية ، ثم هناك إجراءات تشغيلية اختيارية. يمكن أن يكون أحد الأمثلة الأساسية هو كيفية الحصول على موافقة مستنيرة قبل بدء تجربة سريرية. سيكون هناك دائمًا نوع من إجراءات التشغيل القياسية الأساسية التي يجب تنفيذها قبل أن تبدأ تجربتك ، مما يعني أن وجود قائمة مرجعية بهذه المهام أولاً في القائمة (وتم وضع علامة عليها كأولوية) سيسمح لك بالامتثال للوائح في وقت مناسب.

2. قم بإنشاء خطة لمراجعة وتحديث الإجراء التشغيلي الموحد

جزء مهم من إنشاء إجراء SOP فعال هو أن يكون لديك خطة لمراجعته وتحديثه ، حتى لا تضطر إلى البدء من الصفر في كل مرة. المفتاح هو إعداد نظام بحيث يمكنك بسرعة تحديد ما يجب تغييره دون الحاجة إلى مراجعة كل خطوة. إذا كان فريقك يعمل من نموذج SOP ، فيجب أن تكون هذه العملية أسهل بكثير لأنه يمكنك الإشارة إلى وقت الحاجة إلى تحديث كل قسم.

تعد إضافة ملاحظة للتحديث طريقة فعالة للحفاظ على الكفاءة في إجراءات التشغيل الموحدة الخاصة بك. إذا كان لديك أحد أعضاء الفريق يعمل على الخطوة ، فقم بإضافة الأحرف الأولى من اسمه بجوار التعليق حتى يعرفوا كيفية إلقاء نظرة على القسم أيضًا. سيضمن هذا عدم تفويت أي خطوة.

3. جمع المعلومات لتضمينها في الإجراء التشغيلي الموحد الخاص بك

تُستخدم إجراءات التشغيل الموحدة عادةً لضمان إنتاج موحد وعالي الجودة. هذا يعني أنهم يركزون على توثيق الخطوات والأدوات والتقنيات المستخدمة لإكمال مهمة أو الوصول إلى هدف. سيكون نموذج SOP الأكثر فاعلية هو النموذج المصمم خصيصًا لاحتياجات شركتك.

هذا يعني أنه كلما زادت المعلومات التي تجمعها فيما يتعلق بما تريد تضمينه في الإجراء التشغيلي الموحد الخاص بك ، كلما تمكنت من تكييفها بشكل أفضل لتناسب احتياجاتك. لن يساعد جمع هذه المعلومات في تطوير SOP الخاص بك فحسب ، بل سيضمن أيضًا أن ما تفعله أخيرًا في SOP الخاص بك هو بالضبط ما تريده وتحتاجه للاستخدام اليومي.

يجب أن تتضمن المعلومات التي تم جمعها ما يلي:

• ما هو الإجراء وما الغرض منه.
• الأشخاص والأقسام المسؤولة عن إكمال المهمة أو الإجراء.
• من الذي يتطلب التدريب على هذه العملية ، بما في ذلك من كتبها (إذا كان مختلفًا عن أولئك المطلوبين لإكمال المهمة).
• متى يجب القيام بذلك؟ كم مرة؟
• ما هي الأدوات والمعدات والإمدادات التي يجب أن تكون متاحة لإكمال المهمة؟
• من المسؤول عن أي متطلبات لإعداد التقارير وحفظ السجلات؟
• هل هناك عوامل بيئية يجب مراعاتها؟

4. كتابة ومراجعة ونشر الإجراء التشغيلي الموحد الخاص بك

اكتب الإجراء التشغيلي الموحد الخاص بك ، ثم اطلب من أحد أعضاء الفريق مراجعته. سيضمن ذلك عدم وجود أخطاء أو سوء فهم ، مما قد يتسبب في حدوث خطأ في إجراء التجارب السريرية المتوافقة. بمجرد مراجعة الإجراء التشغيلي الموحد وتحريره بشكل مناسب ، اطلب من شخص آخر قراءته للتأكد فقط قبل نشره في جميع أنحاء مؤسستك. بهذه الطريقة يمكنك أن تشعر بالثقة في أن كل شيء على ما يرام قبل توزيعه.

5. الحفاظ على SOP الإضافي

إجراءات التشغيل الموحدة سهلة الاستخدام وفعالة ، ولكن فقط إذا تم تحديثها باستمرار. لا تدع إجراءات التشغيل المعيارية الخاصة بك تصبح قديمة لأنها قد تسبب عددًا من المشكلات بما في ذلك الخطوات الفائتة أو الافتقار إلى المساءلة. إذا كان لديك متسع من الوقت ، فقم بإجراء مراجعة سريعة كل أسبوع فقط للتأكد من عدم إضافة أي شيء أو إذا كان لديك عضو في الفريق مسؤول عن المهمة المطروحة ، فأخبرهم أنهم مسؤولون عن الحفاظ على الإجراء التشغيلي الموحد- حتى تاريخه. إذا كنت تريد أن يكون الجميع مسؤولين ، فقم بعقد اجتماع قصير في كل مرة تتم فيها إضافة موظف جديد إلى المشروع / المهمة وتجاوز الإجراء التشغيلي الموحد معًا. إن إجراء كل خطوة للتأكد من أن الجميع يفهم دورهم سيساعد في إبقاء الجميع عرضة للمساءلة وعلى المسار الصحيح.

عندما تكون مسؤولاً عن المهام في فريقك ، فلا توجد طريقة لتجنب إنشاء (أو تعيينك) إجراءات التشغيل الموحدة. سواء قام شخص ما بإنشاء SOP أم لا ، يمكنك استخدام الخطوات المذكورة أعلاه لإنشاء واحد من شأنه أن يساعد فريقك. سيوفر تنفيذ هذه الخطوات الخمس أيضًا الاتساق في إدارة مشروعك / مهامك ، مما سيجعل فريقك أكثر كفاءة وإنتاجية.