5 pași pentru crearea unui SOP

Industria modernă de asistență medicală este complicată și poate dura mult timp pentru a învăța frânghiile, așa că este întotdeauna bine să existe un sistem. SOP-urile, sau procedurile de operare standard, sunt instrucțiuni care funcționează ca linii directoare pentru procesele de lucru ale angajaților, cum ar fi pentru menținerea unui sistem de captare electronică a datelor (EDC). Aceste instrucțiuni pot fi folosite în mod repetat și servesc ca un memento cu privire la cel mai bun mod de a finaliza o sarcină.

Gândiți-vă la un SOP ca o rețetă: vă spune cum să faceți ceva, pas cu pas - și tot ce trebuie să faceți este să urmați instrucțiunile și felul de mâncare va ieși perfect de fiecare dată. Nu este implicată nicio presupunere.

Este important ca profesioniștii din domeniul sănătății să aibă POS documentate, astfel încât să fie ușor de urmat. De asemenea, face POS ușor de predat noilor membri ai personalului și de gestionat în timp: dacă doriți ca POS să reflecte cele mai actuale informații, atunci tot ce trebuie să faceți este să le actualizați.

Ce este un SOP?

Procedura de operare standard (SOP) este standardul pe care trebuie să-l urmeze cercetătorii clinici pentru a se asigura că studiul lor respectă regulile și reglementările organizației lor. Pentru cercetătorii clinici, este important să știe ce se așteaptă de la fiecare pas al procesului de testare. Trebuie menționate ghidurile și reglementările aplicabile, cum ar fi ICH E6 Good Clinical Practice și 21 CFR 50 pentru protecția subiecților umani. De obicei, un POS conține următoarele elemente:

• Pagina titlu
• Cuprins
• Scop (descrieți studiul clinic, rezumați obiectivele sale principale, asigurați-vă că toate acronimele sunt definite la prima utilizare)
• Proceduri
• Asigurarea calitatii/controlul calitatii
• Referințe

Crearea unui SOP

Iată cei 5 pași pentru crearea unui SOP:

1. Faceți o listă de verificare acționabilă

O listă de verificare care poate fi „acționabilă” înseamnă că fiecare element de pe listă este o sarcină specifică și concretă care poate fi îndeplinită – nimic vag precum „supravegherea proiectului” sau „monitorizarea progresului”. Eficiența SOP-urilor dvs. este la fel de simplă ca și proiectarea acestora, astfel încât să poată fi urmate de orice specialist în studii clinice. Acest lucru va maximiza cantitatea de muncă pe care o puteți realiza într-un interval de timp dat, fiind astfel capabil să lucrați mai eficient.

Există SOP-uri esențiale și apoi există SOP-uri opționale. Un exemplu de cele esențiale ar putea fi modul de a obține consimțământul informat înainte de a începe un studiu clinic. Întotdeauna va exista un fel de POS esențial care trebuie implementat înainte de a începe procesul, ceea ce înseamnă că a avea o listă de verificare cu acele sarcini pe primul loc pe listă (și marcate ca prioritate) vă va permite să respectați reglementările într-un timp util.

2. Creați un plan pentru revizuirea și actualizarea POS

O parte importantă a creării unui POS eficient este să aveți un plan pentru revizuirea și actualizarea acestuia, astfel încât să nu trebuie să începeți de la zero de fiecare dată. Cheia este să configurați un sistem astfel încât să puteți identifica rapid ce trebuie schimbat fără a fi nevoie să revizuiți fiecare pas. Dacă echipa dvs. lucrează dintr-un șablon SOP, acest proces ar trebui să fie mult mai ușor, deoarece puteți indica când fiecare secțiune trebuie actualizată.

Adăugarea unei note pentru actualizare este o modalitate eficientă de a menține eficiența în SOP-urile dvs. Dacă aveți un membru al echipei care lucrează la pas, adăugați inițialele lui lângă comentariu, astfel încât să știe să se uite și peste secțiune. Acest lucru va asigura că niciun pas nu este ratat.

3. Colectați informații pentru a le include în POS

SOP-urile sunt de obicei utilizate pentru a asigura rezultate uniforme și de calitate. Aceasta înseamnă că se concentrează pe documentarea pașilor, instrumentelor și tehnicilor utilizate pentru a finaliza o sarcină sau a atinge un obiectiv. Cel mai eficient șablon SOP va fi unul care este adaptat în mod special nevoilor companiei dvs.

Aceasta înseamnă că, cu cât colectați mai multe informații cu privire la ceea ce doriți să includeți în POS dvs., cu atât le puteți adapta mai bine nevoilor dvs. Colectarea acestor informații nu numai că va ajuta la dezvoltarea POS-ului dvs., dar vă va asigura și că ceea ce faceți în sfârșit să puneți în POS-ul dvs. este exact ceea ce doriți și aveți nevoie pentru utilizarea de zi cu zi.

Informațiile colectate ar trebui să includă:

• Care este procedura și pentru ce este.
• Persoanele și departamentele care sunt responsabile pentru finalizarea sarcinii sau procedurii.
• Cine necesită instruire cu privire la acest proces, inclusiv cine l-a scris (dacă este diferit de cei necesari pentru a finaliza sarcina).
• Când trebuie făcut? Cât de des?
• Ce instrumente, echipamente și consumabile trebuie să fie disponibile pentru a finaliza sarcina?
• Cine este responsabil pentru orice cerințe de raportare și păstrare a evidenței?
• Există factori de mediu care trebuie luați în considerare?

4. Scrieți, revizuiți și publicați POS

Scrieți-vă POS, apoi cereți unui membru al echipei să-l revizuiască. Acest lucru va asigura că nu există greșeli sau neînțelegeri, care ar putea cauza o eroare în desfășurarea conformă a studiilor clinice. Odată ce POS este revizuit și editat în mod corespunzător, cereți pe altcineva să-l citească doar pentru a fi sigur înainte de a-l publica în organizația dvs. În acest fel, vă puteți simți încrezător că totul este corect înainte de a fi distribuit.

5. Menţineţi orele suplimentare POS

SOP-urile sunt ușor de utilizat și eficiente, dar numai dacă sunt ținute la zi. Nu lăsați POS-urile dvs. să devină învechite, deoarece ar putea cauza o serie de probleme, inclusiv pași ratați sau lipsa de responsabilitate. Dacă aveți timp, faceți o revizuire rapidă în fiecare săptămână doar pentru a vă asigura că nu a fost adăugat nimic sau dacă aveți un membru al echipei care este responsabil pentru sarcina la îndemână, apoi spuneți-i că ei sunt responsabili pentru menținerea POS-ului la zi. la zi. Dacă doriți ca toată lumea să fie responsabilă, atunci organizați o scurtă întâlnire de fiecare dată când un nou angajat este adăugat la proiect/sarcină și discutați împreună POS. Parcurgerea fiecărui pas pentru a vă asigura că toată lumea își înțelege rolul îi va ajuta pe toți să fie responsabili și pe drumul cel bun.

Când sunteți responsabil pentru sarcinile echipei dvs., nu există nicio modalitate de a evita crearea (sau alocarea dvs.) de SOP-uri. Indiferent dacă cineva a creat încă un SOP sau nu, puteți folosi pașii de mai sus pentru a crea unul care să vă ajute echipa. Implementarea acestor cinci pași va oferi, de asemenea, consecvență în managementul proiectelor/sarcinii dvs., ceea ce va face echipa dvs. mai eficientă și mai productivă.