5 Langkah Membuat SOP

Industri perawatan kesehatan modern itu rumit—dan bisa memakan waktu lama untuk mempelajari seluk beluknya, jadi selalu baik untuk memiliki sistem. SOP atau standar operasional prosedur adalah instruksi yang berfungsi sebagai pedoman proses kerja karyawan, seperti untuk memelihara sistem Electronic Data Capture (EDC). Instruksi ini dapat digunakan berulang kali dan berfungsi sebagai pengingat cara terbaik untuk menyelesaikan tugas.

Pikirkan SOP seperti resep: Ini memberi tahu Anda cara membuat sesuatu, langkah demi langkah — dan yang harus Anda lakukan hanyalah mengikuti instruksi dan hidangannya akan menjadi sempurna setiap saat. Tidak ada dugaan yang terlibat.

Penting bagi profesional kesehatan untuk memiliki SOP yang didokumentasikan sehingga mudah diikuti. Ini juga membuat SOP mudah diajarkan kepada anggota staf baru dan dikelola dari waktu ke waktu: jika Anda ingin SOP Anda mencerminkan informasi terkini, maka yang perlu Anda lakukan hanyalah memperbaruinya.

Apa itu SOP?

Prosedur Operasi Standar (SOP) adalah standar yang harus diikuti oleh para uji klinis untuk memastikan uji coba mereka mengikuti aturan dan regulasi dari organisasi mereka. Untuk uji klinis, penting untuk mengetahui apa yang diharapkan dari setiap langkah proses uji coba. Pedoman dan peraturan yang berlaku harus dirujuk, seperti ICH E6 Good Clinical Practice dan 21 CFR 50 untuk perlindungan subyek manusia. Biasanya, SOP berisi elemen-elemen berikut:

• Judul Halaman
• Daftar Isi
• Tujuan (jelaskan uji klinis, rangkum tujuan utamanya, pastikan semua akronim didefinisikan pada penggunaan pertama)
• Prosedur
• Jaminan kualitas/kontrol kualitas
• Referensi

Membuat SOP

Berikut adalah 5 langkah untuk membuat SOP:

1. Buat Daftar Periksa yang Dapat Ditindaklanjuti

Daftar periksa yang "dapat ditindaklanjuti" berarti bahwa setiap item dalam daftar adalah tugas spesifik dan konkret yang dapat dilakukan—tidak ada yang samar seperti "mengawasi proyek" atau "memantau kemajuan". Membuat SOP Anda lebih efisien semudah mendesainnya sehingga dapat diikuti oleh uji klinis mana pun. Ini akan memaksimalkan jumlah pekerjaan yang dapat Anda selesaikan dalam jangka waktu tertentu, sehingga dapat bekerja lebih efisien.

Ada SOP penting, dan kemudian ada SOP opsional. Contoh yang penting adalah bagaimana mendapatkan persetujuan sebelum memulai uji klinis. Akan selalu ada semacam SOP penting yang harus diterapkan sebelum Anda memulai uji coba, yang berarti bahwa memiliki daftar periksa dengan tugas-tugas tersebut di urutan pertama (dan ditandai sebagai prioritas) akan memungkinkan Anda untuk mematuhi peraturan dalam tepat waktu.

2. Buat Rencana untuk Meninjau dan Memutakhirkan SOP

Bagian penting dalam membuat SOP yang efisien adalah memiliki rencana untuk meninjau dan memperbaruinya, sehingga Anda tidak harus memulai dari awal setiap saat. Kuncinya adalah menyiapkan sistem sehingga Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi apa yang perlu diubah tanpa harus meninjau setiap langkah. Jika tim Anda bekerja dari template SOP, proses ini akan jauh lebih mudah karena Anda dapat menunjukkan kapan setiap bagian perlu diperbarui.

Menambahkan catatan untuk memperbarui adalah cara yang efektif untuk menjaga efisiensi dalam SOP Anda. Jika Anda memiliki anggota tim yang mengerjakan langkah tersebut, tambahkan inisial mereka di sebelah komentar sehingga mereka tahu untuk memeriksa bagian tersebut juga. Ini akan memastikan bahwa tidak ada langkah yang terlewatkan.

3. Kumpulkan Informasi untuk Dimasukkan ke dalam SOP Anda

SOP biasanya digunakan untuk memastikan keluaran yang seragam dan berkualitas. Ini berarti bahwa mereka fokus pada dokumentasi langkah-langkah, alat, dan teknik yang digunakan untuk menyelesaikan tugas atau mencapai suatu tujuan. Template SOP yang paling efektif adalah yang disesuaikan secara khusus dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Ini berarti bahwa semakin banyak informasi yang Anda kumpulkan mengenai apa yang ingin Anda sertakan dalam SOP Anda, semakin baik Anda dapat menyesuaikannya dengan kebutuhan Anda. Mengumpulkan informasi ini tidak hanya akan membantu pengembangan SOP Anda tetapi juga akan memastikan bahwa apa yang Anda lakukan akhirnya dimasukkan ke dalam SOP Anda adalah persis seperti yang Anda inginkan dan butuhkan untuk penggunaan sehari-hari.

Informasi yang dikumpulkan harus mencakup:

• Bagaimana prosedurnya dan untuk apa.
• Orang-orang dan departemen yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas atau prosedur.
• Siapa yang membutuhkan pelatihan tentang proses ini, termasuk siapa yang menulisnya (jika berbeda dari yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas).
• Kapan itu perlu dilakukan? Seberapa sering?
• Alat, perlengkapan, dan perlengkapan apa yang harus tersedia untuk menyelesaikan tugas?
• Siapa yang bertanggung jawab atas persyaratan pelaporan dan pencatatan?
• Apakah ada faktor lingkungan yang perlu diperhatikan?

4. Tulis, Tinjau, dan Publikasikan SOP Anda

Tulis SOP Anda, lalu minta anggota tim untuk meninjaunya. Ini akan memastikan bahwa tidak ada kesalahan atau kesalahpahaman, yang dapat menyebabkan kesalahan dalam pelaksanaan uji klinis yang sesuai. Setelah SOP ditinjau dan diedit dengan tepat, mintalah orang lain membacanya untuk memastikan sebelum menerbitkannya di seluruh organisasi Anda. Dengan cara ini Anda dapat merasa yakin bahwa semuanya benar sebelum didistribusikan.

5. Pertahankan SOP Lembur

SOP mudah digunakan dan efektif, tetapi hanya jika selalu up-to-date. Jangan sampai SOP Anda menjadi basi karena bisa menimbulkan beberapa masalah seperti salah langkah atau kurang akuntabilitas. Jika Anda punya waktu, lakukan tinjauan singkat setiap minggu hanya untuk memastikan tidak ada yang ditambahkan atau jika Anda memiliki anggota tim yang bertanggung jawab atas tugas yang ada, beri tahu mereka bahwa mereka bertanggung jawab untuk menjaga SOP tetap up- hingga saat ini. Jika Anda ingin semua orang bertanggung jawab, maka adakan rapat singkat setiap kali ada karyawan baru yang ditambahkan ke proyek/tugas dan bahas SOP bersama-sama. Melewati setiap langkah untuk memastikan semua orang memahami peran mereka akan membantu semua orang tetap akuntabel dan berada di jalur yang benar.

Ketika Anda bertanggung jawab atas tugas di tim Anda, tidak ada cara untuk menghindari pembuatan (atau penugasan kepada Anda) SOP. Apakah seseorang telah membuat SOP atau belum, Anda dapat menggunakan langkah-langkah di atas untuk membuatnya yang akan membantu tim Anda. Menerapkan lima langkah ini juga akan memberikan konsistensi dalam manajemen proyek/tugas Anda, yang akan membuat tim Anda lebih efisien dan produktif.