اجعل إدارة بريدك الإلكتروني أكثر إنتاجية مع عميل eM

البريد الوارد الفوضوي هو مؤشر على عمل غير فعال. إذا لم تقم بتحسين رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، فإنك تخسر أكثر بكثير من وقتك. لذلك ، يعد اختيار عميل البريد الإلكتروني الذكي أمرًا حيويًا لعملك. ستقدم لك هذه المقالة أحد هذه الحلول: عميل eM.

يمكن أن يكون البريد الإلكتروني أكثر متعة مع عميل بريد إلكتروني رائع. إنها البوابة للتفاعل مع آفاق الأعمال وللتعامل مع صفقات الشركات المربحة. يمكن أن تصبح القوة الدافعة لثروات شركتك.

ولكن كل هذه الفرص يمكن أن تضيع في الفوضى إن لم يكن البريد الوارد الذكي.

يمكنك بسهولة تفويت رسائل البريد الإلكتروني المهمة في حشد البريد غير الهام غير الضروري. وهذه الكومة من رسائل البريد الإلكتروني غير المجدية تزداد مع مرور الوقت.

لذلك ، من الذكاء الاستثمار في هذه الأداة بالغة الأهمية لتحقيق أقصى استفادة من جهود التسويق والشبكات.

قبل البدء بعميل eM ، سأشارك بعض المشكلات التي قد تواجهها مع إدارة البريد الإلكتروني غير الفعالة.

آثار سوء إدارة البريد الإلكتروني

# 1. رسائل إلكترونية مزعجة

وفقًا لـ Statista ، كان أكثر من 50٪ من بريدك الوارد عبارة عن بريد عشوائي.

الآن احسب الوقت المستثمر (أو الضائع) في العثور على المعلومات ذات الصلة وحذف البريد غير الهام.

يساعدك عميل البريد الإلكتروني على تجنب هذه المشاكل. يمكنك التركيز على ما هو حيوي ويمكنك معرفة القيمة الحقيقية لوقتك.

# 2. سوء الفهم

يمكن أن تؤدي صناديق البريد الوارد المزدحمة إلى فقد رسائل البريد الإلكتروني المهمة بين الحشود وتفويت الموظفين للمواعيد النهائية. إن وجود عميل بريد إلكتروني قياسي وأدوات دعم في مؤسستك يوفر مستوى من الراحة والسهولة. يساعد هذا التكامل على تجنب أي انزلاق في الشقوق.

يمكن أن تساعد في التعاون الاستراتيجي بين الإدارات المختلفة - نتائج اتصال أفضل في سير العمل المبسط وكفاءة أكبر.

# 3. تكاليف قانونية

قد لا تشعر بالحاجة إلى استخدام عميل بريد إلكتروني حتى الآن. لكن الطلب القانوني الذي يطلب تقديم مستند عمره 10 سنوات يمكن أن يدفعك بالتأكيد نحو ذلك.

يمكن لأدوات إدارة البريد الإلكتروني القوية تخزين وإدارة بياناتك. يساعد في حفظ محادثات البريد الإلكتروني المهمة ويسهل عملية اكتشاف المستندات.

يمكنك البحث في أي ملف دون عناء وتقديمه إذا لزم الأمر.

إنه يوفر وقتك وحسن نيتك وتكلفتك من خلال تجنب العقوبات القانونية.

# 4. خدمة عملاء سيئة

صندوق بريد إلكتروني شديد التعقيد يجعل موظفيك يضيعون وقتهم في الخوض في الأشياء المهمة.

عميل واحد غير سعيد ويمكن أن ينهار كل الجحيم. يمكن لأي منشور سلبي واحد على وسائل التواصل الاجتماعي أن يتحول إلى أكبر مصيبة لعملك.

بعد كل شيء ، في هذه الأوقات من المنافسة الشديدة ، لا يمكنك اعتبار عملائك أمرًا مفروغًا منه.

في المقابل ، يمنح نظام إدارة البريد الإلكتروني المبسط وقتًا كافيًا لموظفيك لمعالجة طلبات المستهلكين.

# 5. تهديد أمني

يمكن أن تؤدي البرامج الضارة التي يتم تسليمها عبر البريد الإلكتروني إلى كشف معلومات سرية. يمكن أن يؤدي أيضًا إلى الإضرار بخوادمك وإضعافها.

لذلك ، من الضروري أن يكون لديك عميل بريد إلكتروني مع ميزة التحقق من المرفقات. من خلال البحث داخل المرفق دون فتحه يمكنك التأكد من مصداقيته.

# 6. فقدان البيانات

كل جزء من البيانات مهم. يصبح التخزين الآمن للبيانات أمرًا بالغ الأهمية في حالة الاختراق.

لذا فإن وجود نظام نسخ احتياطي قوي لرسائل البريد الإلكتروني أمر حتمي. يجب أن يكون قادرًا على إعادتك من الصفر في الأوقات العصيبة.

يمكن أن يساعدك نظام الأرشفة المناسب في استعادة جميع رسائلك الحيوية في حالة فقد البيانات.

الآن بعد أن عرفت أهمية عميل البريد الإلكتروني. لنبدأ بالموضوع الرئيسي.

عميل eM: بريد إلكتروني ذكي

eM Client هو حل إنتاجي شامل للبريد الإلكتروني.

تم تجربتها واختبارها. يستخدمه أكثر من 1500000 شخص في 30.000 شركة على مستوى العالم لتحقيق أقصى استفادة من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم.

ابدء

eM Client متاح لنظامي التشغيل Windows و Mac. قم بتنزيل هذه الأداة وتثبيتها وأنشئ حسابًا لبدء التشغيل.

• تطلب منك الشاشة الأولية اختيار موضوع. حدد وانقر فوق التالي.

• لديك خيارات متعددة لتبدأ بها. الأداة متوافقة مع جميع خدمات البريد الإلكتروني الرئيسية.
• يمكنك استيراد جهات الاتصال وإعداد تقاويم مختلفة. وهو يدعم Google Talk وخيار XMPP / Jabber في الدردشة .

• لإعداد بريد إلكتروني ، حدد البريد. بعد ذلك ، اختر مزود الخدمة وأدخل عنوان بريدك الإلكتروني في الشاشة التالية.
• بعد إضافة تفاصيل حسابك ، تطلب الشاشة التالية إعداد مفاتيح التشفير. يمكنك أيضًا إدخال المفاتيح المحددة مسبقًا إذا لم تكن جديدًا على eM.

• إذا كنت جديدًا ، فأدخل كلمة مرور لإنشاء زوج مفاتيح - عام وخاص. لديك أيضًا خيار للاختيار بين أحجام مفاتيح 1024 بت أو 2048 بت.
• والجدير بالذكر أن حجم المفتاح الأكبر يوفر تشفيرًا أكثر أمانًا.
• لكن في الوقت نفسه ، سيستغرق إنشاءها مزيدًا من الوقت. لذلك ، ستستهلك عملية التشفير المزيد من البيانات والوقت في كل مرة تقوم فيها بإرسال أو استقبال رسالة مشفرة.
• يرجى مراجعة هذا إذا كنت ترغب في قراءة المزيد عن إجراءات تشفير عميل eM.
• بعد إعداد كلمة مرور ، سيطالبك بحفظ زوج مفاتيح التشفير.
• ستطلب منك الشاشة التالية مشاركة مفتاحك العام في دفتر مفاتيح eM. إنه دليل المفتاح العام لعميل eM. يمكن استخدامه لإرسال رسائل بريد إلكتروني مشفرة بمجرد البحث عن المفتاح العام للمستلم المقصود.
• أخيرًا ، حدد الخدمات المراد تنشيطها وانقر فوق "إنهاء".

سمات

في هذا القسم ، سوف أسلط الضوء على بعض السمات المهمة لعميل eM. لن أكرر الميزات الشائعة التي تجدها في تطبيق البريد الإلكتروني اليومي.

هيا نبدأ.

# 1. الشاشة الرئيسية

هذه هي الشاشة الرئيسية:

واجهة المستخدم نظيفة وتلهم الإنتاجية.

# 2. العلامات

هذا مفيد للغاية في فرز البريد الوارد الخاص بك.

لاستخدام هذا ، قم بإيقاف تشغيل معاينة الرسالة. سيؤدي ذلك إلى تحويل شاشتك الرئيسية إلى عرض من جزأين من العرض العادي الثلاثة.

انتقل إلى هذا: القائمة ← عرض ← تخطيط ← إيقاف لوحة الرسائل .

الآن يمكنك رؤية رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك مع علاماتها. ويمكنك استخدامها لفرز بريدك الوارد وفقًا لذلك.

للترتيب ، انقر فوق عمود العلامات ، وسيقوم بفرز صندوق الوارد الخاص بك.

لتعيين العلامات ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي بريد ، ثم حدد العلامات من مربع الحوار. سيعرض قائمة بالعلامات المحددة مسبقًا. انقر فوق أي واحد أو أكثر لتخصيصها لبريد معين.

يمكنك أيضًا وضع علامة على عدة رسائل بريد إلكتروني في وقت واحد. فقط اضغط على Ctrl ، وحدد رسائل البريد بنقرات على اليسار . بعد التحديد ، اتبع عملية وضع علامات على بريد واحد.

يمكن للمرء أيضًا إضافة أي علامة معينة حسب الاختيار. لهذا ، انقر فوق القائمة → العلامات → إضافة. أضف الآن اسم العلامة ، واللون ، والاختصار (اختياري) ، وانقر فوق موافق.

# 3. الردود التلقائية

إنه مفيد إذا كنت في إجازة أو تأخذ استراحة.

يمكنك إعداد الردود الآلية. يمكن بدء هذه الردود التلقائية بين تاريخين محددين أو مجرد تاريخ بدء.

لإعداد هذه الميزة ، انقر فوق القائمة → الأدوات → الردود التلقائية.

# 4. المرفقات

واحدة من أفضل سمات عميل eM هي قدرته على التعامل مع المرفقات.

لا يتعين عليك فتح كل بريد إلكتروني للعثور على ملف قديم مهم.

يمكن عرض جميع المرفقات كقوائم أو بطاقات. يمكن تقسيمها إلى فئات فرعية من الصور والوسائط والوثائق والمحفوظات.

انقر فوق هذه النقاط الأفقية الثلاث ، وحدد المرفقات من مربع الحوار.

تُظهر طريقة العرض الافتراضية جميع المرفقات في عرض القائمة. ولكن ، يمكنك النقر فوق الصور والوسائط والمستندات والمحفوظات بجانب الكل. أخيرًا ، يمكنك رؤية جميع المرفقات المتعلقة بهذه الفئة المحددة فقط.

إذا وجدت عرض القائمة غير لائق ، فانقر فوق البطاقات للحصول على عرض شبكة أكثر وضوحًا. سيعرض المرفقات الخاصة بك على شكل مربعات بدون أي تفاصيل مثل التاريخ أو الحجم أو نوع العنصر.

يمكن العثور على خيارات القائمة والبطاقات أعلى فئات المرفقات (الصور والوسائط وما إلى ذلك).

# 5. البحث عن الرسائل

هذه الميزة هي ميزة مميزة لنظام إدارة البريد الإلكتروني هذا. يمكنك البحث في أي رسالة عن طريق التمرير عبر صندوق الوارد الخاص بك دون فتح بريد واحد فعليًا.

لهذا ، انقر فوق السهم الذي يشير إلى اليسار في الجزء العلوي الأيسر.

ثم انقر فوق أي بريد إلكتروني. سترى الجزء الموجود في أقصى اليمين يعرض جميع الرسائل الواردة من جهة الاتصال الفردية. بعد ذلك ، استمر في تحريك المؤشر على الجزء الأيمن ، وسيظهر على الفور المعاينة الكاملة لهذا البريد.

يمكنك قراءة البريد بالكامل وفتح المرفقات والرد من لوحة المعاينة نفسها.

إنها إحدى أسرع الطرق لتصفح سجل المحادثة الكامل من قائد أعمال معين أو أي جهة اتصال. يمكن أن يكون منقذ حياتك في يوم الإثنين المزدحم.

# 6. مرشح ذكي

لدي 41856 رسالة بريد إلكتروني في أحد صناديق البريد الوارد الخاصة بي.

وليس لدي أي قوة عظمى لتصفية كل العناصر المهمة من تلك الفوضى.

لذلك ، اتجهت نحو ميزة مفيدة لتطبيق عميل eM ، القواعد ، وهي طريقة ذكية لجعل صندوق الوارد الخاص بك خاليًا من الفوضى.

ما فعلته هو أنني قمت بتعيين قاعدة لإرسال رسائل البريد الوارد الخاصة بي مع كلمات مثل العروض والعروض وما إلى ذلك ، في سطر الموضوع أو نص الرسالة إلى مجلد مختلف يسمى غير مرغوب فيه.

يمكنك أيضًا إضافة استثناءات لهذا الفلتر. على سبيل المثال ، قمت باستثناء جميع رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على مرفقات للهروب من عملية الفرز.

تحقق من ذلك خطوة بخطوة.

أ) انقر فوق القائمة وحدد القواعد من القائمة المنسدلة.

ب) حدد قاعدة جديدة في الجزء العلوي الأيسر.

ج) قم بالتمرير لأسفل لتطبيق القواعد المخصصة على الرسائل التي أتلقاها . انقر فوق التالي . ثم حدد مع الكلمات الموجودة في النص الأساسي أو الموضوع ، انقر فوق " التالي" .

د) تحقق من النقل إلى المجلد ، وباستثناء الحالات التي تحتوي فيها الرسالة على مرفق في الخطوات اللاحقة.

هـ) بعد ذلك ، عليك تسمية هذه القاعدة. ثم انقر فوق الكلمات في قسم معاينة القاعدة. بعد ذلك ، أدخل الكلمات التي تريد تصفيتها. على سبيل المثال ، أردت نقل رسائل البريد الترويجية. لذلك ، استخدمت كلمات مثل العروض والصفقات وما إلى ذلك.

ثم انقر فوق المجلد في قسم معاينة القاعدة ، وحدد المجلد الوجهة لرسائل البريد الإلكتروني التي تمت تصفيتها.

و) الآن ، ستبدو معاينة القاعدة مثل هذا. ستظهر كلمات التصفية والمجلد الوجهة في مكان الكلمات والمجلد . انقر فوق {التالي.

حدد مربع الاختيار الموجود على يسار اسم القاعدة في الشاشة التالية ، واضغط على تطبيق في الجزء العلوي.

ز) في الخطوة الثانية الأخيرة ، حدد المجلد المصدر حيث تريد تطبيق القاعدة. لقد اخترت Inbox لأنني أردت فحص رسائل البريد الإلكتروني الواردة. الآن انقر فوق تشغيل ، وستبدأ العملية. قد يستغرق الأمر من بضع دقائق إلى ساعة ، حسب حجم المجلد.

# 7. استيراد وتصدير

للنسخ الاحتياطي ، يمكنك أيضًا حفظ رسائل البريد الإلكتروني بتنسيقات مختلفة. يمكن للمرء حفظ رسائل البريد الإلكتروني من عدة صناديق بريد واردة في مجلد بريد أساسي واحد. بدلاً من ذلك ، يمكنك أيضًا تنزيل رسائل البريد الإلكتروني في وحدة تخزين eM المحلية.

وبالمثل ، يمكنك استيراد رسائل البريد الإلكتروني والإعدادات من أي ملف نسخ احتياطي أو تطبيق بريد إلكتروني آخر.

لهذه الخيارات ، اضغط على القائمة ← الملفات ، ثم حدد استيراد أو تصدير وفقًا لتفضيلاتك.

# 8. الرسائل المشفرة

يستخدم عميل eM تشفير PGP (خصوصية جيدة جدًا) لإرسال رسائل آمنة.

لهذا ، تحتاج إلى إنشاء زوج مفاتيح PGP الخاص بك إذا لم تكن قد قمت بذلك في الإعداد الأولي. ثم تتعلق العملية بمشاركة مفتاحك العام مع المستلم. بمجرد حصول المستلم على مفتاحك العام ، يمكنك مشاركة الرسائل المشفرة. يشرح هذا الفيديو العملية:

# 9. آحرون

قائمة الميزات طويلة بالفعل ، وقد تطرقت للتو إلى الأساسيات. يعد eM Client أحد أكثر تطبيقات إدارة البريد الإلكتروني ثراءً بالميزات التي رأيتها حتى الآن.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك بدء لقاء Google والدردشة مع زملائك والاحتفاظ بالملاحظات والحذف التلقائي لرسائل البريد الإلكتروني المكررة داخل التطبيق مباشرةً.

لن تحتاج إلى أداة خارجية مع أنشطة عملك اليومية.

يمنحك eM Client أيضًا محرر سمات يحمل في ثناياه عوامل للقيام بذلك بأسلوبك الخاص. بشكل قاطع ، في الاختبار الموجز الذي أجريته ، وجدت أن eM Client هو الحل المثالي الشامل للاتصال عبر البريد الإلكتروني.

إنه نظيف وبسيط وفعال ؛ ينصح به بشده.

وأفضل جزء هو أنه متاح مجانًا مع ميزات محدودة. حتى الخيارات المدفوعة لمرة واحدة. قل وداعا للدفعات المتكررة.

بدائل eM Client

المستهلك الحالي يريد الاختيار. ولديك خيارات بديلة إذا كان عميل eM لا يرضيك.

Mailbird هو أحد الحلول المشابهة التي لا يجب أن تفوتها. يمكنك تجربتها مع ضمان استرداد الأموال لمدة 14 يومًا.

غالبًا ما تستخدم الشركات من جميع الأحجام بريدًا واردًا مشتركًا. يتم استخدامه كنقطة اتصال واحدة مع المستهلك ولتجنب الردود المكررة. إذا كنت تريد إدارة البريد الإلكتروني لصندوق وارد مشترك ، فجرّب Spark. شاهد مقطع الفيديو هذا بواسطة Spark للحصول على نظرة سريعة حول البريد الوارد المشترك.

الكلمات الأخيرة

الاستثمار في إدارة البريد الإلكتروني أمر حكيم. بينما يمكن لعميل البريد الإلكتروني الافتراضي المجرد القيام بالمهمة ، إلا أنه بعيد عن المثالية.

سيكون مدير البريد الإلكتروني الذكي مثل eM Client يستحق الاستثمار.