Spraw, aby Twoje zarządzanie pocztą e-mail było super produktywne dzięki klientowi eM

Chaotyczna skrzynka odbiorcza wskazuje na nieefektywny biznes. Jeśli nie zoptymalizowałeś swoich e-maili, tracisz znacznie więcej niż czas. Dlatego wybór inteligentnego klienta poczty e-mail ma kluczowe znaczenie dla Twojej firmy. W tym artykule przedstawimy Ci jedno z takich rozwiązań: eM Client.

Wysyłanie e-maili może być o wiele przyjemniejsze dzięki świetnemu klientowi poczty e-mail. To brama do interakcji z perspektywami biznesowymi i zawierania lukratywnych transakcji korporacyjnych. Może stać się siłą napędową fortuny Twojej firmy.

Ale wszystkie te możliwości można zgubić w bałaganie, gdyby nie inteligentna skrzynka odbiorcza.

Możesz łatwo przegapić ważne e-maile w tłumie niepotrzebnych śmieci. A ta sterta bezużytecznych e-maili z czasem się powiększa.

Dlatego mądrze jest zainwestować w to bardzo ważne narzędzie, aby jak najlepiej wykorzystać swoje działania marketingowe i sieciowe.

Zanim zacznę z klientem eM, podzielę się niektórymi problemami, które możesz napotkać w przypadku nieefektywnego zarządzania pocztą e-mail.

Skutki złego zarządzania pocztą e-mail

#1. spam

Według Statista ponad 50% Twojej skrzynki odbiorczej stanowił spam.

Teraz oblicz czas zainwestowany (lub zmarnowany) na znalezienie odpowiednich informacji i usunięcie śmieci.

Klient poczty e-mail pomaga uniknąć tych problemów. Możesz skupić się na tym, co ważne i znaleźć prawdziwą wartość swojego czasu.

#2. Niezrozumienie

Zaśmiecone skrzynki odbiorcze mogą powodować utratę ważnych e-maili w tłumie i niedotrzymanie terminów przez pracowników. Posiadanie standardowego klienta poczty e-mail i narzędzi wspierających w Twojej organizacji zapewnia komfort i łatwość. Ta integracja pomaga uniknąć ślizgania się niczego w pęknięciach.

Może pomóc w strategicznej współpracy między różnymi działami — lepsza komunikacja skutkuje usprawnieniem przepływu pracy i większą wydajnością.

#3. Koszty prawne

Być może nie czujesz jeszcze potrzeby korzystania z klienta poczty e-mail. Ale wniosek prawny z prośbą o dostarczenie dokumentu sprzed 10 lat z pewnością może Cię w tym kierunku popchnąć.

Zaawansowane narzędzia do zarządzania pocztą e-mail mogą przechowywać Twoje dane i zarządzać nimi. Pomaga w zapisaniu krytycznych konwersacji e-mail i ułatwia proces odkrywania dokumentów.

Możesz bez wysiłku przeszukiwać dowolny plik i prezentować go w razie potrzeby.

Oszczędza czas, dobrą wolę i koszty, unikając kar prawnych.

#4. Zła obsługa klienta

Przesadnie skomplikowana skrzynka odbiorcza e-mail sprawia, że ​​Twoi pracownicy tracą czas na przedzieranie się przez ważne rzeczy.

Jeden niezadowolony klient i rozpęta się piekło. Pojedynczy negatywny post w mediach społecznościowych może zmienić się w największe nieszczęście dla Twojej firmy.

W końcu w tych czasach bezwzględnej konkurencji nie można brać swoich klientów za pewnik.

W przeciwieństwie do tego, uproszczony system zarządzania pocztą e-mail daje pracownikom wystarczająco dużo czasu na zaspokojenie żądań klientów.

#5. Zagrożenie bezpieczeństwa

Złośliwe programy dostarczane za pośrednictwem poczty e-mail mogą ujawnić informacje niejawne. Może również uszkodzić i osłabić twoje serwery.

Dlatego niezbędne jest posiadanie klienta poczty e-mail z funkcją weryfikacji załączników. Przeszukując załącznik bez otwierania, możesz zapewnić jego wiarygodność.

#6. Utrata danych

Każdy element danych jest ważny. Bezpieczne przechowywanie danych staje się kluczowe w przypadku włamania.

Dlatego konieczne jest posiadanie silnego systemu tworzenia kopii zapasowych wiadomości e-mail. Powinien być w stanie przywrócić cię od zera w trudnych czasach.

Właściwy system archiwizacji może pomóc w przywróceniu wszystkich ważnych wiadomości e-mail w przypadku utraty danych.

Teraz, gdy wiesz, jak ważny jest klient poczty e-mail. Zacznijmy od głównego tematu.

Klient eM: inteligentny e-mail

eM Client to kompleksowe rozwiązanie zwiększające produktywność poczty e-mail.

Jest wypróbowany i przetestowany. Ponad 1 500 000 osób w 30 000 firm na całym świecie używa go, aby jak najlepiej wykorzystać swoje wiadomości e-mail.

Pierwsze kroki

Klient eM jest dostępny dla systemów Windows i Mac. Pobierz to narzędzie, zainstaluj i utwórz konto, aby rozpocząć.

• Na ekranie początkowym zostaniesz poproszony o wybranie motywu. Wybierz i kliknij Dalej.

• Masz wiele opcji na początek. Narzędzie jest kompatybilne ze wszystkimi głównymi usługami pocztowymi.
• Możesz importować kontakty i konfigurować różne kalendarze. Obsługuje Google Talk i opcję XMPP/Jabber na czacie .

• Aby skonfigurować pocztę e-mail, wybierz Poczta. Następnie wybierz dostawcę usług i wprowadź swój adres e-mail na następnym ekranie.
• Po dodaniu szczegółów konta, kolejny ekran poprosi o ustawienie kluczy szyfrujących. Możesz również wprowadzić swoje wstępnie ustawione klucze, jeśli nie jesteś nowy w eM.

• Jeśli jesteś nowy, wprowadź hasło, aby utworzyć parę kluczy — publiczny i prywatny. Masz również możliwość wyboru między rozmiarami klucza 1024-bitowego lub 2048-bitowego.
• Warto zauważyć, że większy rozmiar klucza zapewnia bezpieczniejsze szyfrowanie.
• Ale jednocześnie ich stworzenie zajmie więcej czasu. Tak więc proces szyfrowania zużywa więcej danych i czasu za każdym razem, gdy wysyłasz lub odbierasz zaszyfrowaną wiadomość.
• Przejrzyj to, jeśli chcesz przeczytać więcej o procedurze szyfrowania klienta eM.
• Po ustawieniu hasła pojawi się monit o zapisanie pary kluczy szyfrowania.
• Poniższy ekran poprosi Cię o udostępnienie swojego klucza publicznego do księgi kluczy eM. Jest to katalog kluczy publicznych klienta eM. Może być używany do wysyłania zaszyfrowanych wiadomości e-mail, po prostu sprawdzając klucz publiczny zamierzonego odbiorcy.
• Na koniec wybierz usługi do aktywacji i kliknij Zakończ.

Cechy

W tej sekcji przedstawię niektóre z ważnych atrybutów klienta eM. Nie będę powtarzać typowych funkcji, które znajdziesz w swojej codziennej aplikacji pocztowej.

Zaczynajmy.

#1. Pulpit

To jest ekran główny:

Interfejs użytkownika jest przejrzysty i inspiruje produktywność.

#2. Tagi

Jest to niezwykle pomocne w sortowaniu skrzynki odbiorczej.

Aby z tego skorzystać, wyłącz podgląd wiadomości. Przeniesie ekran główny do widoku dwupanelowego z normalnych trzech.

Nawiguj po tym: Menu → Widok → Układ → Panel wiadomości wyłączony .

Teraz możesz zobaczyć swoje e-maile z ich tagami. I możesz ich użyć, aby odpowiednio posortować swoją skrzynkę odbiorczą.

Aby posortować, kliknij kolumnę Tagi, a Twoja skrzynka odbiorcza zostanie posortowana.

Aby ustawić tagi, kliknij prawym przyciskiem myszy dowolną wiadomość e-mail, a następnie wybierz Tagi w oknie dialogowym. Wyświetli listę wstępnie ustawionych tagów. Kliknij co najmniej jeden, aby przypisać je do określonej wiadomości e-mail.

Możesz także oznaczyć wiele e-maili jednocześnie. Po prostu naciśnij Ctrl i wybierz maile lewymi kliknięciami . Po wybraniu postępuj zgodnie z procesem tagowania pojedynczej wiadomości.

Można również dodać dowolny konkretny tag według własnego uznania. W tym celu kliknij Menu → Tagi → Dodaj. Teraz dodaj nazwę tagu, kolor, skrót (opcjonalnie) i kliknij OK.

#3. Odpowiedzi automatyczne

Przydaje się, gdy jesteś na wakacjach lub robisz sobie przerwę.

Możesz skonfigurować odpowiedzi automatyczne. Te automatyczne odpowiedzi można inicjować między dwiema określonymi datami lub po prostu od daty początkowej.

Aby skonfigurować tę funkcję, kliknij Menu → Narzędzia → Odpowiedzi automatyczne.

#4. Załączniki

Jednym z najlepszych atrybutów klienta eM jest jego zdolność do obsługi załączników.

Nie musisz otwierać każdego e-maila, aby znaleźć ważny stary plik.

Wszystkie załączniki można wyświetlać jako listy lub karty. Można je dalej podzielić na podkategorie Obraz, Media, Dokument i Archiwa.

Kliknij te trzy poziome kropki i wybierz Załączniki z okna dialogowego.

Widok domyślny pokazuje wszystkie załączniki w widoku listy. Możesz jednak kliknąć Obrazy , Multimedia , Dokumenty i Archiwa obok Wszystkie. Wreszcie możesz zobaczyć wszystkie swoje załączniki związane tylko z tą konkretną kategorią.

Jeśli uważasz, że widok listy jest niezgrabny, kliknij Karty, aby uzyskać bardziej przejrzysty widok siatki. Pokaże załączniki jako kafelki bez żadnych szczegółów, takich jak data, rozmiar lub typ przedmiotu.

Opcje listy i kart znajdują się tuż nad kategoriami załączników (obrazy, multimedia itp.).

#5. Wyszukiwanie wiadomości

Jest to najważniejsza funkcja tego systemu zarządzania pocztą e-mail. Możesz przeszukiwać dowolną wiadomość, przewijając skrzynkę odbiorczą bez otwierania ani jednej wiadomości.

W tym celu kliknij strzałkę skierowaną w lewo w lewym górnym rogu.

Następnie kliknij dowolny e-mail. Zobaczysz okienko z prawej strony zawierające wszystkie wiadomości e-mail od tego pojedynczego kontaktu. Następnie po prostu trzymaj kursor w prawym okienku, a natychmiast wyświetli się pełny podgląd tej wiadomości.

Możesz przeczytać całą pocztę, otworzyć załączniki i odpowiedzieć z samego panelu podglądu.

To jeden z najszybszych sposobów na przejrzenie pełnej historii konwersacji od konkretnego leada biznesowego lub dowolnego kontaktu. To może być ratownikiem życia w pracowity poniedziałek.

#6. Inteligentny filtr

W jednej ze skrzynek odbiorczych mam 41856 e-maili.

A ja nie mam żadnej supermocy, by odfiltrować z tego bałaganu te najważniejsze.

Zwróciłem się więc w stronę przydatnej funkcji aplikacji klienckiej eM, Reguł, która jest sprytnym sposobem na uporządkowanie skrzynki odbiorczej.

To, co zrobiłem, to ustawić regułę wysyłania wiadomości ze skrzynki odbiorczej ze słowami takimi jak Oferty, Oferty itp. W wierszu tematu lub treści wiadomości do innego folderu o nazwie Niechciane.

Możesz również dodać wyjątki do tego filtra. Na przykład zrobiłem wyjątek dla wszystkich e-maili z załącznikami, aby uniknąć procesu sprawdzania.

Sprawdź to krok po kroku.

a) Kliknij Menu i wybierz Reguły z listy rozwijanej.

b) Wybierz Nowa reguła w lewym górnym rogu.

c) Przewiń w dół do opcji Zastosuj niestandardowe reguły do ​​otrzymywanych wiadomości . Kliknij Dalej . Następnie wybierz słowa znalezione w treści lub temacie , kliknij Dalej .

d) Zaznacz przenieś do folderu i z wyjątkiem sytuacji, gdy wiadomość ma załącznik w kolejnych krokach.

e) Następnie musisz nazwać tę regułę. Następnie kliknij słowa w sekcji podglądu reguły. Następnie wprowadź słowa, które chcesz odfiltrować. Na przykład chciałem przenieść maile promocyjne. Użyłem więc słów takich jak oferty, oferty itp.

Następnie kliknij folder w sekcji podglądu reguł i wybierz folder docelowy dla przefiltrowanych wiadomości e-mail.

f) Teraz podgląd reguły będzie wyglądał mniej więcej tak. Twoje słowa filtru i folder docelowy zostaną wyświetlone w miejscu słów i folderu . Kliknij Następny.

Zaznacz pole wyboru po lewej stronie nazwy reguły na kolejnym ekranie i naciśnij Zastosuj u góry.

g) W przedostatnim kroku wybierz folder źródłowy, w którym chcesz zastosować regułę. Wybrałem skrzynkę odbiorczą, ponieważ chciałem wyświetlać wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej. Teraz kliknij Uruchom, a proces się rozpocznie. Może to potrwać od kilku minut do godziny, w zależności od rozmiaru folderu.

7. Importuj i eksportuj

Aby wykonać kopię zapasową, możesz również zapisywać wiadomości e-mail w różnych formatach. Wiadomości e-mail z wielu skrzynek odbiorczych można zapisywać w jednym głównym folderze poczty. Alternatywnie możesz również pobierać wiadomości e-mail z lokalnej pamięci eM.

Podobnie możesz importować wiadomości e-mail i ustawienia z dowolnego pliku kopii zapasowej lub innej aplikacji do obsługi poczty e-mail.

Aby uzyskać te opcje, kliknij Menu → Pliki , a następnie wybierz opcję Importuj lub Eksportuj zgodnie z własnymi preferencjami.

#8. Zaszyfrowane wiadomości

Klient eM używa standardowego szyfrowania PGP (Pretty Good Privacy) do wysyłania bezpiecznych wiadomości.

W tym celu musisz wygenerować parę kluczy PGP, jeśli nie zrobiłeś tego przy początkowej konfiguracji. Następnie proces polega na udostępnieniu Twojego klucza publicznego odbiorcy. Gdy odbiorca będzie miał Twój klucz publiczny, możesz udostępniać zaszyfrowane wiadomości. Ten film wyjaśnia proces:

#9. Inni

Lista funkcji jest rzeczywiście długa, a ja właśnie dotknąłem podstaw. eM Client to jedna z najbardziej funkcjonalnych aplikacji do zarządzania pocztą e-mail, jakie widziałem do tej pory.

Dodatkowo możesz uruchomić Google Meet, rozmawiać z rówieśnikami, prowadzić notatki, automatycznie usuwać duplikaty e-maili bezpośrednio w aplikacji.

W codziennej działalności biznesowej prawie nie będziesz potrzebować narzędzia innej firmy.

eM Client daje Ci również wbudowany edytor motywów, aby zrobić to w Twoim stylu. Podsumowując, w moich krótkich testach stwierdziłem, że eM Client jest idealnym rozwiązaniem do komunikacji e-mailowej.

Jest czysty, prosty i wydajny; wysoce rekomendowane.

A najlepsze jest to, że jest dostępny za darmo z ograniczonymi funkcjami. Nawet płatne opcje są jednorazowe. Pożegnaj się z powtarzającymi się płatnościami.

Alternatywy dla klienta eM

Obecny konsument pragnie wyboru. I masz alternatywne opcje, jeśli klient eM nie ci się podoba.

Mailbird to jedno z podobnych rozwiązań, którego nie można przegapić. Możesz go wypróbować z 14-dniową gwarancją zwrotu pieniędzy.

Firmy każdej wielkości często korzystają ze wspólnej skrzynki odbiorczej. Służy jako pojedynczy punkt kontaktu z konsumentem i pozwala uniknąć powielania odpowiedzi. Jeśli chcesz zarządzać pocztą e-mail dla udostępnionej skrzynki odbiorczej, wypróbuj Spark. Obejrzyj ten klip wideo autorstwa Sparka, aby szybko zapoznać się z udostępnioną skrzynką odbiorczą.

Ostatnie słowa

Inwestowanie w zarządzanie pocztą e-mail jest mądre. Chociaż domyślny klient poczty elektronicznej typu barebone może wykonać tę pracę, jest daleki od ideału.

Inteligentny menedżer poczty e-mail, taki jak klient eM, będzie wart zainwestowania.