eM Client ile E-posta Yönetiminizi Süper Üretken Hale Getirin

Kaotik bir gelen kutusu, verimsiz bir işin göstergesidir. E-postalarınızı optimize etmediyseniz, zamanınızdan çok daha fazlasını kaybediyorsunuz. Bu nedenle, akıllı bir e-posta istemcisi seçmek işletmeniz için hayati önem taşır. Bu makale size böyle bir çözümü tanıtacaktır: eM İstemcisi.

Harika bir e-posta istemcisiyle e-posta göndermek çok daha eğlenceli olabilir. İş beklentileriyle etkileşime geçmenin ve kazançlı kurumsal anlaşmaları iple çekmenin kapısıdır. Şirketinizin servetinin itici gücü olabilir.

Ancak akıllı bir gelen kutusu için değilse, tüm bu fırsatlar dağınıklık içinde kaybolabilir.

Gereksiz önemsiz kalabalığın içinde önemli e-postaları kolayca kaçırabilirsiniz. Ve bu gereksiz e-posta yığını zamanla daha da büyüyor.

Bu nedenle, pazarlama ve ağ oluşturma çabalarınızdan en iyi şekilde yararlanmak için bu çok önemli araca yatırım yapmak akıllıca olacaktır.

eM istemcisine başlamadan önce, etkisiz e-posta yönetimiyle karşılaşabileceğiniz bazı sorunları paylaşacağım.

Kötü E-posta Yönetiminin Etkileri

#1. İstenmeyen e

Statista'ya göre, gelen kutunuzun %50'sinden fazlası spam'dı.

Şimdi ilgili bilgileri bulmak ve gereksiz şeyleri silmek için harcanan (veya boşa harcanan) zamanı hesaplayın.

Bir e-posta istemcisi bu sorunlardan kaçınmanıza yardımcı olur. Neyin hayati olduğuna odaklanabilir ve zamanınızın gerçek değerini bulabilirsiniz.

#2. iletişimsizlik

Dağınık gelen kutuları, önemli e-postaların kalabalıkta kaybolmasına ve çalışanların teslim tarihlerini kaçırmasına neden olabilir. Kuruluşunuzda standart bir e-posta istemcisine ve destekleyici araçlara sahip olmak, bir düzeyde rahatlık ve kolaylık getirir. Bu entegrasyon, çatlaklarda herhangi bir şeyin kaymasını önlemeye yardımcı olur.

Çeşitli departmanlar arasında stratejik işbirliğine yardımcı olabilir; daha iyi iletişim, kolaylaştırılmış iş akışı ve daha fazla verimlilikle sonuçlanır.

#3. Yasal Maliyetler

Henüz bir e-posta istemcisi kullanma ihtiyacı hissetmiyor olabilirsiniz. Ancak 10 yıllık bir belge sağlamanızı isteyen yasal bir talep sizi kesinlikle buna itebilir.

Güçlü e-posta yönetimi yardımcı programları, verilerinizi depolayabilir ve yönetebilir. Kritik e-posta konuşmalarını kaydetmeye yardımcı olur ve belge bulma sürecini kolaylaştırır.

Herhangi bir dosyayı zahmetsizce arayabilir ve gerekirse sunabilirsiniz.

Yasal cezalardan kaçınarak zamandan, iyi niyetten ve maliyetten tasarruf sağlar.

#4. Kötü Müşteri Hizmetleri

Aşırı karmaşık bir e-posta gelen kutusu, çalışanlarınızın önemli şeyler için uğraşarak zamanlarını boşa harcamasına neden olur.

Mutsuz bir müşteri ve kıyamet kopabilir. Tek bir olumsuz sosyal medya gönderisi, işletmeniz için en büyük talihsizliğe dönüşebilir.

Ne de olsa, bu kıyasıya rekabet zamanlarında müşterilerinizi hafife alamazsınız.

Buna karşılık, basitleştirilmiş bir e-posta yönetim sistemi, çalışanlarınıza tüketici taleplerini karşılamaları için yeterli zaman tanır.

#5. Güvenlik tehdidi

E-posta yoluyla gönderilen kötü amaçlı programlar, sınıflandırılmış bilgileri açığa çıkarabilir. Ayrıca sunucularınıza zarar verebilir ve zarar verebilir.

Bu nedenle, ek doğrulama özelliğine sahip bir e-posta istemcisine sahip olmak çok önemlidir. Ataşmanın içini açmadan arayarak güvenilirliğinden emin olabilirsiniz.

#6. Veri kaybı

Her veri parçası önemlidir. Bir saldırı durumunda güvenli veri depolama çok önemli hale gelir.

Bu nedenle, e-postalar için güçlü bir yedekleme sistemine sahip olmak zorunludur. Deneme zamanlarında sizi sıfırdan geri alma yeteneğine sahip olmalıdır.

Uygun bir arşivleme sistemi, veri kaybı durumunda tüm önemli postalarınızı geri yüklemenize yardımcı olabilir.

Artık bir e-posta istemcisinin önemini biliyorsunuz. Ana konuyla başlayalım.

eM İstemcisi: Akıllı E-posta

eM Client, hepsi bir arada bir e-posta üretkenliği çözümüdür.

Denenmiş ve test edilmiştir. Dünya çapında 30.000 işletmede 1.500.000'den fazla kişi, e-postalarından en iyi şekilde yararlanmak için bunu kullanıyor.

Başlarken

eM İstemcisi, Windows ve Mac için kullanılabilir. Bu yardımcı programı indirin, yüklemeye başlamak için bir hesap kurun ve oluşturun.

• İlk ekran sizden bir tema seçmenizi ister. Seçin ve İleri'ye tıklayın.

• Başlamak için birden fazla seçeneğiniz var. Araç, tüm büyük e-posta servisleriyle uyumludur.
• Kişileri içe aktarabilir ve farklı takvimler oluşturabilirsiniz. Google Talk ve XMPP/Jabber in Chat seçeneğini destekler.

• Bir e-posta ayarlamak için Posta'yı seçin. Ardından, servis sağlayıcınızı seçin ve aşağıdaki ekrana e-posta adresinizi girin.
• Hesap ayrıntılarınızı ekledikten sonra, sonraki ekran şifreleme anahtarlarının ayarlanmasını ister. eM'de yeni değilseniz, önceden ayarlanmış anahtarlarınızı da girebilirsiniz.

• Yeniyseniz, genel ve özel bir anahtar çifti oluşturmak için bir parola girin. Ayrıca 1024 bit veya 2048 bit anahtar boyutları arasında seçim yapabilirsiniz.
• Özellikle, daha büyük bir anahtar boyutu daha güvenli şifreleme sağlar.
• Ancak aynı zamanda, yaratılmaları daha fazla zaman alacaktır. Bu nedenle, şifreleme işlemi, her şifreli mesaj gönderdiğinizde veya aldığınızda daha fazla veri ve zaman tüketecektir.
• eM istemcisinin şifreleme prosedürü hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız lütfen bunu gözden geçirin.
• Bir parola oluşturduktan sonra, sizden şifreleme anahtarı çiftinizi kaydetmenizi isteyecektir.
• Aşağıdaki ekran, ortak anahtarınızı eM anahtar kitabıyla paylaşmanızı isteyecektir. Bir eM istemcisinin ortak anahtar dizini. Sadece hedeflenen alıcının ortak anahtarını arayarak şifreli e-postalar göndermek için kullanılabilir.
• Son olarak, etkinleştirilecek hizmetleri seçin ve Bitir'e tıklayın.

Özellikleri

Bu bölümde, eM Client'ın bazı önemli özelliklerini vurgulayacağım. Günlük e-posta uygulamanızda bulduğunuz ortak özellikleri tekrarlamayacağım.

Hadi başlayalım.

#1. Ana ekran

Bu ana ekran:

Kullanıcı arayüzü temizdir ve üretkenliğe ilham verir.

#2. Etiketler

Bu, gelen kutunuzu sıralamada son derece yararlıdır.

Bunu kullanmak için mesaj önizlemesini kapatın. Ana ekranınızı normal üçten iki bölmeli görünüme kaydırır.

Şunda gezinin: Menü → Görünüm → Düzen → Mesaj Paneli Kapalı .

Artık e-postalarınızı etiketleriyle birlikte görebilirsiniz. Ve gelen kutunuzu buna göre sıralamak için bunları kullanabilirsiniz.

Sıralama için Etiketler sütununa tıklayın, gelen kutunuzu sıralayacaktır.

Etiketleri ayarlamak için herhangi bir postayı sağ tıklayın, ardından iletişim kutusundan Etiketler'i seçin. Önceden ayarlanmış etiketlerin bir listesini gösterecektir. Bunları belirli bir postaya atamak için herhangi birine veya daha fazlasına tıklayın.

Aynı anda birden fazla e-postayı da etiketleyebilirsiniz. Sadece Ctrl tuşuna basın ve sol tıklama ile postaları seçin. Seçtikten sonra tek bir mail etiketleme işlemini takip ediniz.

Ayrıca seçime göre herhangi bir özel etiket de eklenebilir. Bunun için Menü → Etiketler → Ekle'ye tıklayın. Şimdi etiket adını, rengi, kısayolu (isteğe bağlı) ekleyin ve Tamam'ı tıklayın .

#3. Otomatik Yanıtlar

Tatildeyseniz veya mola veriyorsanız kullanışlıdır.

Otomatik yanıtlar ayarlayabilirsiniz. Bu otomatik yanıtlar, iki belirli tarih arasında veya yalnızca bir başlangıç ​​tarihi ile başlatılabilir.

Bu özelliği ayarlamak için Menü → Araçlar → Otomatik Yanıtlar'ı tıklayın.

#4. ekler

eM istemcisinin en iyi özelliklerinden biri, ekleri işleme yeteneğidir.

Önemli bir eski dosyayı bulmak için her e-postayı açmanız gerekmez.

Tüm ekler listeler veya kartlar olarak görüntülenebilir. Bunlar ayrıca Görüntü, Medya, Belge ve Arşiv alt kategorilerine ayrılabilir.

Bu üç yatay noktayı tıklayın ve diyalog kutusundan Ekler'i seçin.

Varsayılan görünüm, liste görünümündeki tüm ekleri gösterir. Ancak, Tümü'nün yanında Görseller , Medya , Belgeler ve Arşivler'i tıklayabilirsiniz . Son olarak, yalnızca o belirli kategoriyle ilgili tüm eklerinizi görebilirsiniz.

Eğer Liste görünümü sakar bulursanız, daha temiz bir kılavuz görünümü için Kartları tıklayın. Eklerinizi tarih, boyut veya öğe türü gibi ayrıntılar olmadan karo olarak gösterecektir.

Liste ve Kart seçenekleri, ek kategorilerinin (Görüntüler, Medya vb.) hemen üzerinde bulunabilir.

#5. Mesaj Arama

Bu, bu e-posta yönetim sisteminin öne çıkan bir özelliğidir. Tek bir posta açmadan gelen kutunuzda gezinerek herhangi bir mesajı arayabilirsiniz.

Bunun için sol üstteki sola bakan oka tıklayın.

Ardından herhangi bir e-postaya tıklayın. Bu tek kişiden gelen tüm postaları gösteren en sağdaki bölmeyi göreceksiniz. Ardından, imlecinizi sağ bölmede gezdirmeye devam edin ve anında o postanın tam önizlemesini gösterecektir.

Tüm postayı okuyabilir, ekleri açabilir ve bu önizleme panelinden yanıtlayabilirsiniz.

Belirli bir iş liderinden veya herhangi bir ilgili kişiden gelen tüm konuşma geçmişini gözden geçirmenin en hızlı yollarından biridir. Yoğun bir Pazartesi gününde hayat kurtarıcınız olabilir.

#6. Akıllı Filtre

Gelen kutularımdan birinde 41856 e-posta var.

Ve bu karmaşadan çok önemli olanları süzmek için herhangi bir süper güce sahip değilim.

Bu yüzden, eM istemci uygulamasının kullanışlı bir özelliği olan Kurallara, gelen kutunuzu dağınıklıktan arındırmanın akıllıca bir yoluna yöneldim.

Yaptığım şey, konu satırında veya mesaj gövdesinde Fırsatlar, Teklifler vb. gibi kelimeler içeren gelen kutusu postalarımı İstenmeyen adlı farklı bir klasöre göndermek için bir kural koymaktı.

Bu filtreye istisnalar da ekleyebilirsiniz. Örneğin, herhangi bir eki olan tüm e-postalar için tarama sürecinden kaçmak için bir istisna yaptım.

Bunu adım adım kontrol edin.

a) Menü'ye tıklayın ve açılır menüden Kurallar'ı seçin.

b) Sol üstte Yeni Kural'ı seçin.

c) Aldığım iletilere özel kurallar uygula seçeneğine ilerleyin. İleri 'yi tıklayın. Sonra vücutta veya konu bulunan kelimelerle seçin İleri'yi tıklayın.

d) Klasöre taşımayı kontrol edin ve sonraki adımlarda mesajın eki olduğu durumlar dışında .

e) Ardından, bu kuralı adlandırmalısınız. Ardından, kural önizleme bölümünde kelimeleri tıklayın. Ardından, filtrelemek istediğiniz kelimeleri girin. Örneğin tanıtım maillerini taşımak istedim. Bu yüzden teklifler, anlaşmalar vb. kelimeler kullandım.

Ardından, kural önizleme bölümünde klasöre tıklayın ve filtrelenmiş e-postalar için hedef klasörü seçin.

f) Şimdi, kural önizlemesi şöyle görünecek. Filtre kelimeleriniz ve hedef klasör, kelimelerin ve klasörün yerinde gösterilecektir. Sonrakine tıkla.

Sonraki ekranda kural adınızın solundaki onay kutusunu seçin ve üstteki Uygula'ya basın.

g) Son ikinci adımda, kuralı uygulamak istediğiniz kaynak klasörü seçin. Gelen kutusu e-postalarımı taramak istediğim için Gelen Kutusu'nu seçmiştim. Şimdi Çalıştır'a tıklayın ve işlem başlayacaktır. Klasörün boyutuna bağlı olarak birkaç dakika ile bir saat arasında sürebilir.

#7. İthalat ve ihracat

Yedekleme için e-postalarınızı çeşitli biçimlerde de kaydedebilirsiniz. Birden çok gelen kutusundan e-postaları tek bir birincil posta klasörüne kaydedebilirsiniz. Alternatif olarak, yerel eM deponuzdaki postaları da indirebilirsiniz.

Benzer şekilde, herhangi bir yedekleme dosyasından veya başka bir e-posta uygulamasından e-postaları ve ayarları içe aktarabilirsiniz.

Bu seçenekler için Menü → Dosyalar'a basın , ardından tercihinize göre İçe Aktar veya Dışa Aktar'ı seçin.

#8. Şifreli Mesajlar

eM istemcisi, güvenli mesajlar göndermek için standart PGP (Oldukça İyi Gizlilik) şifrelemesini kullanır.

Bunun için, ilk kurulumda yapmadıysanız, PGP anahtar çiftinizi oluşturmanız gerekir. Ardından süreç, ortak anahtarınızı alıcıyla paylaşmakla ilgilidir. Alıcı ortak anahtarınıza sahip olduğunda, şifreli mesajları paylaşabilirsiniz. Bu video süreci açıklıyor:

#9. Diğerleri

Özellik listesi gerçekten uzun ve ben sadece temel konulara değindim. eM Client, bugüne kadar gördüğüm en zengin özelliklere sahip e-posta yönetimi uygulamalarından biridir.

Ek olarak, uygulamanın içinden Google Meet'i başlatabilir, meslektaşlarınızla sohbet edebilir, not tutabilir, yinelenen e-postaları otomatik olarak silebilirsiniz.

Günlük iş faaliyetlerinizde üçüncü taraf bir araca neredeyse hiç ihtiyacınız olmayacak.

eM Client ayrıca, bunu kendi tarzınızda yapmanız için size dahili bir tema düzenleyici de sunar. Sonuç olarak, kısa testlerimde eM Client'ın e-posta iletişimi için mükemmel tek duraklı çözüm olduğunu gördüm.

Temiz, basit ve verimlidir; şiddetle tavsiye edilir.

Ve en iyi yanı, sınırlı özelliklerle ücretsiz olarak kullanılabilir olmasıdır. Ücretli seçenekler bile tek seferliktir. Yinelenen ödemelere elveda deyin.

eM İstemcisine Alternatifler

Mevcut tüketici seçim istiyor. Ve eM istemcisi beğeninize göre değilse alternatif seçenekleriniz var.

Mailbird, kaçırmamanız gereken benzer bir çözümdür. 14 gün para iade garantisi ile deneyebilirsiniz.

Her büyüklükteki şirket, genellikle paylaşılan bir gelen kutusu kullanır. Tüketici ile tek bir temas noktası olarak ve mükerrer yanıtları önlemek için kullanılır. Paylaşılan bir gelen kutusu için e-posta yönetimi istiyorsanız, Spark'ı deneyin. Paylaşılan bir gelen kutusu hakkında hızlı bir genel bakış için Spark'ın bu videosunu izleyin.

Son sözler

E-posta yönetimine yatırım yapmak akıllıcadır. Varsayılan barebone e-posta istemciniz işi yapabilirken, ideal olmaktan uzaktır.

eM Client gibi akıllı bir e-posta yöneticisi yatırıma değecektir.