Faceți-vă gestionarea e-mailului super productivă cu eM Client

O căsuță poștală haotică este un indiciu al unei afaceri ineficiente. Dacă nu ți-ai optimizat e-mailurile, pierzi mult mai mult decât timpul tău. Deci, alegerea unui client de e-mail inteligent este vitală pentru afacerea dvs. Acest articol vă va prezenta o astfel de soluție: eM Client.

Trimiterea prin e-mail poate fi mult mai distractivă cu un client de e-mail grozav. Este poarta de acces pentru a interacționa cu perspectivele de afaceri și pentru a încheia tranzacții corporative profitabile. Poate deveni forța motrice pentru averea companiei tale.

Dar toate aceste oportunități pot fi pierdute în dezordine dacă nu pentru o căsuță de e-mail inteligentă.

Puteți pierde cu ușurință e-mailuri importante în mulțimea de nedorite inutile. Și, acest morman de e-mailuri inutile devine doar mai mare cu timpul.

Așadar, este inteligent să investești în acest instrument extrem de important pentru a obține cele mai bune rezultate din eforturile tale de marketing și rețele.

Înainte de a începe cu clientul eM, vă voi împărtăși câteva dintre problemele cu care vă puteți confrunta cu gestionarea ineficientă a e-mailurilor.

Efectele managementului slab al e-mailului

#1. Spam

Potrivit Statista, peste 50% din căsuța dvs. de e-mail a fost spam.

Acum calculați timpul investit (sau pierdut) în găsirea informațiilor relevante și ștergerea nedoriturilor.

Un client de e-mail vă ajută să evitați aceste probleme. Vă puteți concentra pe ceea ce este vital și puteți găsi valoarea reală a timpului dvs.

#2. Comunicare greșită

Căsuțele de e-mail aglomerate pot duce la pierderea de e-mailuri importante în mulțime și la ratarea termenelor limită ale angajaților. A avea un client de e-mail standard și instrumente de asistență în organizația dvs. aduce un nivel de confort și ușurință. Această integrare ajută la evitarea alunecării de orice fel în fisuri.

Poate ajuta la colaborarea strategică între diferite departamente - o comunicare mai bună are ca rezultat un flux de lucru simplificat și o eficiență mai mare.

#3. Costurile legale

Este posibil să nu simțiți încă nevoia să utilizați un client de e-mail. Dar o cerere legală prin care se solicită furnizarea unui document vechi de 10 ani vă poate împinge cu siguranță în acest sens.

Utilitare puternice de gestionare a e-mailului vă pot stoca și gestiona datele. Ajută la salvarea conversațiilor critice prin e-mail și ușurează procesul de descoperire a documentelor.

Puteți căuta orice fișier fără efort și îl puteți prezenta dacă este necesar.

Vă economisește timp, bunăvoință și costuri, evitând sancțiunile legale.

#4. Serviciu prost pentru clienți

O căsuță de e-mail prea complicată îi face pe angajați să-și piardă timpul în căutarea lucrurilor importante.

Un client nemulțumit și tot iadul se poate dezlănțui. O singură postare negativă pe rețelele sociale poate duce la cea mai mare nenorocire pentru afacerea ta.

La urma urmei, în aceste vremuri de competiție tăioasă, nu-ți poți lua clienții de la sine înțeles.

În schimb, un sistem simplificat de gestionare a e-mailului oferă angajaților dvs. suficient timp pentru a răspunde solicitărilor consumatorilor.

#5. Amenințare la securitate

Programele rău intenționate livrate prin e-mail pot expune informații clasificate. De asemenea, poate dăuna și deteriora serverele dvs.

Deci, este esențial să aveți un client de e-mail cu o funcție de verificare a atașamentelor. Căutând în interiorul atașamentului fără a-l deschide, puteți asigura credibilitatea acestuia.

#6. Pierdere de date

Fiecare dată este importantă. Stocarea securizată a datelor devine crucială în cazul unui hack.

Prin urmare, este imperativ să aveți un sistem de rezervă puternic pentru e-mailuri. Ar trebui să fie capabil să vă facă înapoi de la zero în vremuri de încercare.

Un sistem de arhivare adecvat vă poate ajuta să vă restaurați toate e-mailurile vitale în caz de pierdere a datelor.

Acum că știți importanța unui client de e-mail. Să începem cu subiectul principal.

Client eM: Smart Email

eM Client este o soluție all-in-one de productivitate prin e-mail.

Este încercat și testat. Peste 1.500.000 de oameni din 30.000 de companii la nivel global îl folosesc pentru a profita la maximum de e-mailurile lor.

Noțiuni de bază

eM Client este disponibil pentru Windows și Mac. Descărcați acest utilitar, instalați și creați un cont pentru a începe.

• Ecranul inițial vă solicită să alegeți o temă. Selectați și faceți clic pe Următorul.

• Aveți mai multe opțiuni pentru a începe. Instrumentul este compatibil cu toate serviciile de e-mail majore.
• Puteți importa contacte și puteți configura diferite calendare. Acceptă Google Talk și opțiunea XMPP/Jabber în Chat .

• Pentru a configura un e-mail, selectați Mail. Apoi, alegeți furnizorul de servicii și introduceți adresa de e-mail în următorul ecran.
• După adăugarea detaliilor contului dvs., ecranul următor vă solicită configurarea cheilor de criptare. De asemenea, puteți introduce cheile presetate dacă nu sunteți nou la eM.

• Dacă sunteți nou, introduceți o parolă pentru a crea o pereche de chei - publică și privată. De asemenea, aveți posibilitatea de a alege între dimensiunile tastelor de 1024 de biți sau 2048 de biți.
• În special, o dimensiune mai mare a cheii oferă o criptare mai sigură.
• Dar, în același timp, le va lua mai mult timp pentru a fi create. Deci, procesul de criptare va consuma mai multe date și timp de fiecare dată când trimiteți sau primiți un mesaj criptat.
• Vă rugăm să parcurgeți acest lucru dacă doriți să citiți mai multe despre procedura de criptare a clientului eM.
• După configurarea unei parole, aceasta vă va solicita să salvați perechea de chei de criptare.
• Următorul ecran vă va cere să partajați cheia dvs. publică la cartea de chei eM. Este un director de chei publice al unui client eM. Poate fi folosit pentru a trimite e-mailuri criptate doar căutând cheia publică a destinatarului vizat.
• În cele din urmă, selectați serviciile de activat și faceți clic pe Terminare.

Caracteristici

În această secțiune, voi evidenția câteva dintre atributele importante ale eM Client. Nu voi repeta caracteristicile comune pe care le găsiți în aplicația de e-mail de zi cu zi.

Sa incepem.

#1. Ecranul de start

Acesta este ecranul de start:

Interfața cu utilizatorul este curată și inspiră productivitate.

#2. Etichete

Acest lucru este extrem de util în sortarea căsuței primite.

Pentru a utiliza aceasta, dezactivați previzualizarea mesajului. Acesta vă va muta ecranul de pornire la o vizualizare cu două panouri de la cele trei normale.

Navigați aici: Meniu → Vizualizare → Aspect → Panoul de mesaje Dezactivat .

Acum vă puteți vedea e-mailurile cu etichetele lor. Și le puteți folosi pentru a vă sorta căsuța de e-mail în consecință.

Pentru sortare, faceți clic pe coloana Etichete și va sorta căsuța de e-mail.

Pentru a seta etichete, faceți clic dreapta pe orice e-mail, apoi selectați Etichete din caseta de dialog. Va afișa o listă de etichete prestabilite. Faceți clic pe oricare sau mai multe pentru a le atribui unui anumit e-mail.

De asemenea, puteți eticheta mai multe e-mailuri simultan. Doar apăsați Ctrl și selectați e-mailurile cu clicuri stânga . După selectare, urmați procesul de etichetare a unui singur e-mail.

Se poate adăuga, de asemenea, orice etichetă specială, după alegere. Pentru aceasta, faceți clic pe Meniu → Etichete → Adăugați. Acum adăugați numele etichetei, culoarea, comanda rapidă (opțional) și faceți clic pe OK.

#3. Răspunsuri automate

Este la îndemână dacă ești în vacanță sau iei o pauză.

Puteți configura răspunsuri automate. Aceste răspunsuri automate pot fi inițiate între două date specifice sau doar cu o dată de începere.

Pentru a configura această caracteristică, faceți clic pe Meniu → Instrumente → Răspunsuri automate.

#4. Atasamente

Una dintre cele mai bune atribute ale clientului eM este capacitatea sa de a gestiona atașamente.

Nu trebuie să deschideți fiecare e-mail pentru a găsi un fișier vechi important.

Toate atașamentele pot fi vizualizate ca liste sau carduri. Acestea pot fi împărțite în subcategorii de imagine, media, document și arhive.

Faceți clic pe aceste trei puncte orizontale și selectați Atașamente din caseta de dialog.

Vizualizarea implicită arată toate atașamentele în vizualizarea listă. Dar, puteți da clic pe Imagini , Media , Documente și Arhive alături de Toate. În cele din urmă, puteți vedea toate atașamentele legate doar de acea categorie specifică.

Dacă vi se pare neîndemânatic vizualizarea Listă , faceți clic pe Carduri pentru o vizualizare mai curată a grilei. Vă va afișa atașamentele sub formă de plăci fără detalii precum data, dimensiunea sau tipul de articol.

Opțiunile Listă și Carduri pot fi găsite chiar deasupra categoriilor de atașamente (Imagini, Media etc.).

#5. Căutare mesaj

Aceasta este o caracteristică importantă a acestui sistem de gestionare a e-mailurilor. Puteți căuta orice mesaj derulând prin căsuța de e-mail fără a deschide efectiv un singur mesaj.

Pentru aceasta, faceți clic pe săgeata din stânga din stânga sus.

Apoi faceți clic pe orice e-mail. Veți vedea panoul din dreapta afișând toate e-mailurile de la acel singur contact. După aceea, treceți în continuare cursorul pe panoul din dreapta și va afișa instantaneu previzualizarea completă a e-mailului respectiv.

Puteți citi întregul e-mail, puteți deschide atașamente și puteți răspunde chiar din panoul de previzualizare.

Este una dintre cele mai rapide moduri de a parcurge istoricul complet al conversațiilor de la un anumit lider de afaceri sau orice contact. Poate fi salvatorul tău de viață într-o zi de luni aglomerată.

#6. Filtru inteligent

Am 41856 de e-mailuri într-una dintre căsuțele mele de e-mail.

Și nu am nicio superputere pentru a le filtra pe cele mai importante din acea mizerie.

Așadar, m-am îndreptat către o funcție la îndemână a aplicației client eM, Rules, o modalitate inteligentă de a vă dezordinea căsuța de e-mail.

Ceea ce am făcut a fost că am stabilit o regulă pentru a trimite e-mailurile mele primite cu cuvinte precum Oferte, Oferte etc., în linia de subiect sau corpul mesajului, într-un folder diferit numit Nedorit.

De asemenea, puteți adăuga excepții la acest filtru. De exemplu, am făcut o excepție pentru toate e-mailurile cu orice atașamente pentru a scăpa de procesul de screening.

Verificați acest lucru pas cu pas.

a) Faceți clic pe Meniu și selectați Reguli din meniul drop-down.

b) Selectați regulă nouă în stânga sus.

c) Derulați în jos până la Aplicați reguli personalizate la mesajele pe care le primesc . Faceți clic pe Următorul . Apoi selectați cuvintele găsite în corp sau subiect , faceți clic pe Următorul .

d) Verificați mutarea în dosar și , cu excepția cazului în care mesajul are atașament în pașii următori.

e) În continuare, trebuie să numiți această regulă. Apoi faceți clic pe cuvinte în secțiunea de previzualizare a regulilor. După aceea, introduceți cuvintele pe care doriți să le filtrați. De exemplu, am vrut să mut e-mailuri promoționale. Deci, am folosit cuvinte precum oferte, oferte etc.

Apoi faceți clic pe folder în secțiunea de previzualizare a regulilor și selectați folderul de destinație pentru e-mailurile filtrate.

f) Acum, previzualizarea regulii va arăta cam așa. Cuvintele dvs. de filtrare și folderul de destinație vor apărea la locul cuvintelor și folderului . Faceți clic pe următorul.

Bifați caseta de selectare din stânga numelui regulii în ecranul următor și apăsați Aplicați în partea de sus.

g) În al doilea ultim pas, selectați folderul sursă în care doriți să aplicați regula. Am selectat Inbox deoarece doream să-mi filtrez e-mailurile din inbox. Acum faceți clic pe Executare și procesul va începe. Poate dura de la câteva minute până la o oră, în funcție de dimensiunea dosarului.

#7. Import si export

Pentru backup, vă puteți salva și e-mailurile în diferite formate. Se pot salva e-mailuri din mai multe căsuțe de e-mail într-un singur folder de e-mail principal. De asemenea, puteți descărca e-mailuri din spațiul de stocare local eM.

În mod similar, puteți importa e-mailuri și setări din orice fișier de rezervă sau altă aplicație de e-mail.

Pentru aceste opțiuni, apăsați Meniu → Fișiere , apoi selectați Import sau Export în funcție de preferințele dvs.

#8. Mesaje criptate

Clientul eM folosește criptarea standard PGP (Pretty Good Privacy) pentru a trimite mesaje sigure.

Pentru aceasta, trebuie să generați perechea de chei PGP dacă nu ați făcut-o la configurarea inițială. Apoi, procesul este despre partajarea cheii publice cu destinatarul. Odată ce destinatarul are cheia dvs. publică, puteți partaja mesaje criptate. Acest videoclip explică procesul:

#9. Alții

Lista de funcții este într-adevăr lungă și tocmai am atins elementele de bază. eM Client este una dintre cele mai bogate aplicații de gestionare a e-mailurilor pe care le-am văzut până în prezent.

În plus, puteți porni Google meet, discutați cu colegii dvs., păstrați note, șterge automat e-mailurile duplicate chiar în aplicație.

Cu greu veți avea nevoie de un instrument terță parte cu activitățile dvs. zilnice de afaceri.

eM Client vă oferă, de asemenea, un editor de teme încorporat pentru a face acest lucru în stilul dvs. În concluzie, în scurta mea testare, am descoperit că eM Client este soluția perfectă pentru comunicarea prin e-mail.

Este curat, simplu și eficient; foarte recomandat.

Și cea mai bună parte este că este disponibil gratuit cu funcții limitate. Chiar și opțiunile plătite sunt o singură dată. Spuneți adio plăților recurente.

Alternative la eM Client

Consumatorul actual își dorește alegerea. Și aveți opțiuni alternative dacă clientul eM nu vă place.

Mailbird este o astfel de soluție similară pe care nu ar trebui să o ratați. Îl poți încerca cu o garanție de rambursare a banilor de 14 zile.

Corporațiile de toate dimensiunile folosesc adesea o căsuță de e-mail partajată. Este folosit ca punct unic de contact cu consumatorul și pentru a evita răspunsurile duble. Dacă doriți gestionarea e-mailului pentru o căsuță de e-mail partajată, încercați Spark. Vedeți acest videoclip de la Spark pentru o prezentare rapidă a unei căsuțe de e-mail partajate.

Cuvinte finale

Investiția în gestionarea e-mailului este înțeleaptă. În timp ce clientul dvs. de e-mail barebones implicit poate face treaba, este departe de a fi ideal.

Un manager inteligent de e-mail precum Clientul eM va merita investiția.