eMClientでEメール管理を超生産的にする

混沌とした受信トレイは、非効率的なビジネスを示しています。 あなたがあなたの電子メールを最適化していないならば、あなたはあなたの時間よりはるかに多くを失っています。 したがって、スマートな電子メールクライアントを選択することはあなたのビジネスにとって不可欠です。 この記事では、そのようなソリューションの1つであるeMClientを紹介します。

優れた電子メールクライアントを使用すると、電子メールの送信がさらに楽しくなります。 これは、ビジネスの見通しと対話し、収益性の高い企業取引を促進するためのゲートウェイです。 それはあなたの会社の財産の原動力になることができます。

しかし、スマートな受信トレイがなければ、これらすべての機会が混乱して失われる可能性があります。

不要ながらくたの群衆の中で重要なメールを簡単に見逃す可能性があります。 そして、この役に立たない電子メールの山は、時間とともに大きくなるだけです。

したがって、この非常に重要なツールに投資して、マーケティングとネットワーキングの取り組みを最大限に活用することは賢明です。

eMクライアントを始める前に、効果のない電子メール管理で直面する可能性のある問題のいくつかを共有します。

不十分な電子メール管理の影響

＃1。 スパム

Statistaによると、受信トレイの50％以上がスパムでした。

次に、関連情報を見つけてジャンクを削除するために費やした（または無駄にした）時間を計算します。

電子メールクライアントは、これらの問題を回避するのに役立ちます。 あなたは重要なことに集中することができ、あなたの時間の本当の価値を見つけることができます。

＃2。 誤解

受信トレイが乱雑になると、重要な電子メールが群衆の中で失われ、従業員が期限を逃す可能性があります。 組織に標準の電子メールクライアントとサポートツールがあると、ある程度の快適さと使いやすさがもたらされます。 この統合は、亀裂に滑り込むものを回避するのに役立ちます。

さまざまな部門間の戦略的コラボレーションを支援できます。コミュニケーションが改善されると、ワークフローが合理化され、効率が向上します。

＃3。 訴訟費用

まだ電子メールクライアントを使用する必要性を感じていないかもしれません。 しかし、10年前の文書を提供することを求める法的な要求は、確かにあなたをこれに向かわせることができます。

強力な電子メール管理ユーティリティは、データを保存および管理できます。 重要な電子メールの会話を保存し、ドキュメントの検出プロセスを容易にします。

任意のファイルを簡単に検索し、必要に応じて提示できます。

法的な罰則を回避することにより、時間、信用、およびコストを節約します。

＃4。 悪いカスタマーサービス

複雑すぎる電子メールの受信トレイは、従業員が重要なものを探すのに時間を浪費する原因になります。

1人の不幸な顧客とすべての地獄は解き放たれる可能性があります。 単一の否定的なソーシャルメディアの投稿は、あなたのビジネスにとって最大の不幸に雪だるま式に増える可能性があります。

結局のところ、このような激しい競争の時代では、クライアントを当然のことと見なすことはできません。

対照的に、簡素化された電子メール管理システムは、消費者の要求に対処するために従業員に十分な時間を与えます。

＃5。 セキュリティの脅威

電子メールで配信される悪意のあるプログラムは、機密情報を公開する可能性があります。 また、サーバーに損害を与えたり、損なったりする可能性があります。

したがって、添付ファイルの確認機能を備えた電子メールクライアントが不可欠です。 添付ファイルを開かずに内部を検索することで、添付ファイルの信頼性を確保できます。

＃6。 データロス

すべてのデータが重要です。 ハッキングの場合、安全なデータストレージが重要になります。

したがって、電子メールの強力なバックアップシステムを用意することが不可欠です。 それはあなたが試練の時にゼロからあなたを元に戻すことができるはずです。

適切なアーカイブシステムは、データが失われた場合に重要なメールをすべて復元するのに役立ちます。

これで、電子メールクライアントの重要性がわかりました。 主なテーマから始めましょう。

eM Client：スマートメール

eM Clientは、オールインワンの電子メール生産性ソリューションです。

それは試され、テストされています。 世界中の30,000の企業の150万人を超える人々が、メールを最大限に活用するためにこれを使用しています。

入門

eMClientはWindowsとMacで利用できます。 このユーティリティをダウンロードし、アカウントをインストールして作成します。

• 第一画面では、テーマを選択するように求められます。 [次へ]を選択してクリックします。

• 最初に複数のオプションがあります。 このツールは、すべての主要な電子メールサービスと互換性があります。
• 連絡先をインポートして、さまざまなカレンダーを設定できます。 GoogleトークとXMPP / Jabber inChatオプションをサポートしています。

• メールを設定するには、[メール]を選択します。 次に、サービスプロバイダーを選択し、次の画面にメールアドレスを入力します。
• アカウントの詳細を追加した後、次の画面で暗号化キーの設定を求められます。 eMを初めて使用する場合は、事前設定されたキーを入力することもできます。

• 初めての場合は、パスワードを入力して、公開鍵と秘密鍵のペアを作成します。 また、1024ビットまたは2048ビットのキーサイズから選択することもできます。
• 特に、キーサイズが大きいほど、より安全な暗号化が提供されます。
• しかし同時に、それらは作成されるのにより多くの時間がかかります。 そのため、暗号化されたメッセージを送受信するたびに、暗号化プロセスはより多くのデータと時間を消費します。
• eMクライアントの暗号化手順について詳しく知りたい場合は、これを実行してください。
• パスワードを設定すると、暗号化キーのペアを保存するように求められます。
• 次の画面では、公開鍵をeMキーブックに共有するように求められます。 これはeMクライアントの公開鍵ディレクトリです。 目的の受信者の公開鍵を検索するだけで、暗号化された電子メールを送信するために使用できます。
• 最後に、アクティブ化するサービスを選択して、[完了]をクリックします。

特徴

このセクションでは、eMClientの重要な属性のいくつかに焦点を当てます。 日常のメールアプリにある一般的な機能は繰り返しません。

さぁ、始めよう。

＃1。 ホーム画面

これはホーム画面です：

ユーザーインターフェイスはすっきりしていて、生産性を高めます。

＃2。 タグ

これは、受信トレイを並べ替えるのに非常に役立ちます。

これを使用するには、メッセージプレビューをオフにします。 ホーム画面が通常の3ペインから2ペインビューにシフトします。

これをナビゲートします：メニュー→表示→レイアウト→メッセージパネルオフ。

これで、タグ付きのメールを見ることができます。 そして、それらを使用して、それに応じて受信トレイを並べ替えることができます。

並べ替えるには、[タグ]列をクリックすると、受信トレイが並べ替えられます。

タグを設定するには、任意のメールを右クリックして、ダイアログボックスから[タグ]を選択します。 プリセットタグのリストが表示されます。 それらを特定のメールに割り当てるには、1つ以上をクリックします。

一度に複数のメールにタグを付けることもできます。 Ctrlキーを押しながら、左クリックでメールを選択するだけです。 選択したら、単一のメールにタグを付けるプロセスに従います。

選択に応じて特定のタグを追加することもできます。 これを行うには、[メニュー] →[タグ] →[追加]をクリックします。 次に、タグ名、色、ショートカット（オプション）を追加し、[ OK ]をクリックします。

＃3。 自動返信

休暇中や休憩中などに便利です。

自動応答を設定できます。 これらの自動返信は、2つの特定の日付の間、または開始日だけで開始できます。

この機能を設定するには、[メニュー]→ [ツール]→ [自動返信]をクリックします。

＃4。 添付ファイル

eMクライアントの最も優れた属性の1つは、添付ファイルを処理する機能です。

重要な古いファイルを見つけるために各メールを開く必要はありません。

すべての添付ファイルは、リストまたはカードとして表示できます。 これらはさらに、画像、メディア、ドキュメント、アーカイブのサブカテゴリに分類できます。

これらの3つの水平ドットをクリックし、ダイアログボックスから[添付ファイル]を選択します。

デフォルトのビューでは、リストビューにすべての添付ファイルが表示されます。 ただし、[すべて]の横にある[画像]、[メディア]、[ドキュメント]、[アーカイブ]をクリックできます。 最後に、その特定のカテゴリに関連するすべての添付ファイルを表示できます。

リストビューが不器用な場合は、[カード]をクリックしてグリッドビューをきれいにします。 添付ファイルは、日付、サイズ、アイテムタイプなどの詳細なしでタイルとして表示されます。

リストとカードのオプションは、添付ファイルのカテゴリ（画像、メディアなど）のすぐ上にあります。

＃5。 メッセージ検索

これは、このメール管理システムのハイライト機能です。 実際にメールを1つも開かなくても、受信トレイをスクロールしてメッセージを検索できます。

これを行うには、左上の左向き矢印をクリックします。

次に、任意の電子メールをクリックします。 その単一の連絡先からのすべてのメールを示す右端のペインが表示されます。 その後、右ペインにカーソルを合わせると、そのメールの完全なプレビューがすぐに表示されます。

メール全体を読んだり、添付ファイルを開いたり、プレビューパネル自体から返信したりできます。

これは、特定のビジネスリーダーや連絡先からの完全な会話履歴を調べるための最速の方法の1つです。 それは忙しい月曜日にあなたの命の救世主になることができます。

＃6。 インテリジェントフィルター

受信トレイの1つに41856通のメールがあります。

そして、私はその混乱からすべての重要なものを除外するための超大国を持っていません。

そこで、私はeMクライアントアプリケーションの便利な機能であるRulesに目を向けました。これは、受信トレイをすっきりさせるための巧妙な方法です。

私がしたことは、件名またはメッセージ本文に「取引」、「オファー」などの単語が含まれる受信トレイのメールを、 Unwantedという名前の別のフォルダーに送信するルールを設定したことです。

このフィルターに例外を追加することもできます。 たとえば、スクリーニングプロセスを回避するために、添付ファイル付きのすべての電子メールに例外を設けました。

ステップバイステップでこれをチェックしてください。

a） [メニュー]をクリックし、ドロップダウンから[ルール]を選択します。

b）左上の[新しいルール]を選択します。

c）下にスクロールして、受信したメッセージにカスタムルールを適用します。 [次へ]をクリックします。 次に、本文または件名にある単語で選択し、[次へ]をクリックします。

d）フォルダへの移動を確認します。ただし、後続の手順でメッセージに添付ファイルがある場合を除きます。

e）次に、このルールに名前を付ける必要があります。 次に、ルールプレビューセクションの単語をクリックします。 その後、除外する単語を入力します。 たとえば、プロモーションメールを移動したかったのです。 だから、オファーやお得な情報などの言葉を使いました。

次に、ルールプレビューセクションで[フォルダー]をクリックし、フィルター処理された電子メールの宛先フォルダーを選択します。

f）これで、ルールのプレビューは次のようになります。 フィルタワードと宛先フォルダがワードとフォルダの場所に表示されます。 [次へ]をクリックします。

次の画面でルール名の左側にあるチェックボックスを選択し、上部にある[適用]をクリックします。

g）最後から2番目の手順で、ルールを適用するソースフォルダーを選択します。 受信トレイのメールをスクリーニングしたかったので、受信トレイを選択しました。 次に、[実行]をクリックすると、プロセスが開始されます。 フォルダのサイズにもよりますが、数分から1時間かかる場合があります。

＃7。 インポートとエクスポート

バックアップのために、さまざまな形式でメールを保存することもできます。 複数の受信トレイからのメールを1つのプライマリメールフォルダに保存できます。 または、ローカルのeMストレージにメールをダウンロードすることもできます。

同様に、任意のバックアップファイルまたは他の電子メールアプリケーションから電子メールと設定をインポートできます。

これらのオプションについては、 [メニュー]→[ファイル]をクリックし、好みに応じて[インポート]または[エクスポート]を選択します。

＃8。 暗号化されたメッセージ

eMクライアントは、標準のPGP（Pretty Good Privacy）暗号化を使用して安全なメッセージを送信します。

このため、初期設定を行っていない場合は、PGPキーペアを生成する必要があります。 次に、プロセスは公開鍵を受信者と共有することです。 受信者が公開鍵を入手したら、暗号化されたメッセージを共有できます。 このビデオでは、プロセスについて説明しています。

＃9。 その他

機能リストは確かに長く、基本について触れたばかりです。 eM Clientは、これまでに見た中で最も機能が豊富な電子メール管理アプリケーションの1つです。

さらに、Google Meetを開始したり、同僚とチャットしたり、メモを残したり、アプリケーション内で重複するメールを自動削除したりできます。

日常のビジネス活動にサードパーティのツールはほとんど必要ありません。

eM Clientには、自分のスタイルでそれを行うための組み込みのテーマエディタも用意されています。 結論として、私の簡単なテストで、eMClientが電子メール通信の完璧なワンストップソリューションであることがわかりました。

クリーンでシンプル、そして効率的です。 強くお勧めします。

そして最良の部分は、限られた機能で無料で利用できることです。 有料オプションも1回限りです。 定期的な支払いに別れを告げます。

eMClientの代替手段

現在の消費者は選択を望んでいます。 また、eMクライアントが好みに合わない場合は、別のオプションがあります。

Mailbirdは、見逃してはならない同様のソリューションの1つです。 14日間の返金保証付きでお試しいただけます。

あらゆる規模の企業が、共有の受信トレイを使用することがよくあります。 これは、消費者との単一の連絡窓口として、また重複した応答を避けるために使用されます。 共有受信トレイのメール管理が必要な場合は、Sparkをお試しください。 共有受信トレイについての簡単な説明については、Sparkによるこのビデオを参照してください。

最後の言葉

メール管理に投資するのは賢明です。 デフォルトの最低限の電子メールクライアントでその仕事をすることはできますが、理想からはほど遠いものです。

eMClientのようなスマートなEメールマネージャーは投資する価値があります。