Jadikan Manajemen Email Anda Super Produktif dengan Klien eM

Kotak masuk yang kacau adalah indikasi bisnis yang tidak efisien. Jika Anda belum mengoptimalkan email Anda, Anda kehilangan lebih dari waktu Anda. Jadi, memilih klien email yang cerdas sangat penting untuk bisnis Anda. Artikel ini akan memperkenalkan Anda pada satu solusi seperti itu: eM Client.

Mengirim email bisa menjadi jauh lebih menyenangkan dengan klien email yang hebat. Ini adalah pintu gerbang untuk berinteraksi dengan prospek bisnis dan untuk menjalin kesepakatan perusahaan yang menguntungkan. Ini bisa menjadi kekuatan pendorong bagi kekayaan perusahaan Anda.

Tapi semua peluang ini bisa hilang dalam kekacauan jika bukan karena kotak masuk yang cerdas.

Anda dapat dengan mudah melewatkan email penting di tengah kerumunan sampah yang tidak perlu. Dan, tumpukan email yang tidak berguna ini semakin besar seiring waktu.

Jadi, adalah cerdas untuk berinvestasi dalam alat yang sangat penting ini untuk mendapatkan yang terbaik dari upaya pemasaran dan jaringan Anda.

Sebelum memulai dengan klien eM, saya akan membagikan beberapa masalah yang mungkin Anda hadapi dengan pengelolaan email yang tidak efektif.

Efek Manajemen Email yang Buruk

#1. Spam

Menurut Statista, lebih dari 50% kotak masuk Anda adalah spam.

Sekarang hitung waktu yang diinvestasikan (atau terbuang) dalam mencari informasi yang relevan dan menghapus sampah.

Klien email membantu Anda menghindari masalah ini. Anda dapat fokus pada apa yang penting dan dapat menemukan nilai sebenarnya dari waktu Anda.

#2. miskomunikasi

Kotak masuk yang berantakan dapat menyebabkan email penting hilang di tengah keramaian dan karyawan kehilangan tenggat waktu. Memiliki klien email standar dan alat pendukung di organisasi Anda memberikan tingkat kenyamanan dan kemudahan. Integrasi ini membantu untuk menghindari apa pun yang tergelincir di celah-celah.

Ini dapat membantu kolaborasi strategis antara berbagai departemen—komunikasi yang lebih baik menghasilkan alur kerja yang efisien dan efisiensi yang lebih besar.

#3. Biaya Hukum

Anda mungkin belum merasa perlu menggunakan klien email. Tetapi permintaan hukum yang meminta untuk memberikan dokumen berusia 10 tahun pasti dapat mendorong Anda ke arah ini.

Utilitas manajemen email yang kuat dapat menyimpan dan mengelola data Anda. Ini membantu dalam menyimpan percakapan email penting dan memudahkan proses penemuan dokumen.

Anda dapat mencari file apa pun dengan mudah dan menyajikannya jika perlu.

Ini menghemat waktu, niat baik, dan biaya Anda dengan menghindari hukuman hukum.

#4. Layanan Pelanggan Buruk

Kotak masuk email yang terlalu rumit membuat karyawan Anda membuang waktu mereka untuk hal-hal penting.

Satu pelanggan yang tidak bahagia dan semuanya bisa lepas kendali. Satu posting media sosial negatif dapat menjadi kemalangan terbesar bagi bisnis Anda.

Lagi pula, di masa persaingan yang ketat ini, Anda tidak dapat menerima klien Anda begitu saja.

Sebaliknya, sistem manajemen email yang disederhanakan memberikan waktu yang cukup bagi karyawan Anda untuk memenuhi permintaan konsumen.

#5. Ancaman Keamanan

Program jahat yang dikirim melalui email dapat mengekspos informasi rahasia. Itu juga dapat membahayakan dan merusak server Anda.

Jadi, sangat penting untuk memiliki klien email dengan fitur verifikasi lampiran. Dengan mencari di dalam lampiran tanpa membukanya, Anda dapat memastikan kredibilitasnya.

#6. Data hilang

Setiap bagian data itu penting. Penyimpanan data yang aman menjadi sangat penting jika terjadi peretasan.

Jadi memiliki sistem cadangan yang kuat untuk email sangat penting. Itu harus mampu membuat Anda bangkit kembali dari awal di masa-masa sulit.

Sistem pengarsipan yang tepat dapat membantu Anda memulihkan semua surat penting Anda jika terjadi kehilangan data.

Sekarang Anda tahu pentingnya klien email. Mari kita mulai dengan subjek utama.

Klien eM: Email Cerdas

eM Client adalah solusi produktivitas email lengkap.

Itu dicoba dan diuji. Lebih dari 1.500.000 orang di 30.000 bisnis di seluruh dunia menggunakannya untuk memaksimalkan email mereka.

Mulai

eM Client tersedia untuk Windows dan Mac. Unduh utilitas ini, instal, dan buat akun untuk memulai.

• Layar awal meminta Anda untuk memilih tema. Pilih dan klik Berikutnya.

• Anda mendapatkan beberapa opsi untuk memulai. Alat ini kompatibel dengan semua layanan email utama.
• Anda dapat mengimpor kontak dan mengatur kalender yang berbeda. Ini mendukung Google Talk dan XMPP/Jabber dalam opsi Obrolan .

• Untuk mengatur email, pilih Mail. Selanjutnya, pilih penyedia layanan Anda dan masukkan alamat email Anda di layar berikut.
• Setelah menambahkan detail akun Anda, layar berikutnya meminta pengaturan kunci enkripsi. Anda juga dapat memasukkan kunci yang telah ditentukan sebelumnya jika Anda tidak baru menggunakan eM.

• Jika Anda baru, masukkan kata sandi untuk membuat pasangan kunci–publik dan pribadi. Anda juga memiliki pilihan untuk memilih antara ukuran kunci 1024 bit atau 2048 bit.
• Khususnya, ukuran kunci yang lebih besar menyediakan enkripsi yang lebih aman.
• Tetapi pada saat yang sama, mereka akan membutuhkan lebih banyak waktu untuk dibuat. Jadi, proses enkripsi akan memakan lebih banyak data dan waktu setiap kali Anda mengirim atau menerima pesan terenkripsi.
• Silakan baca ini jika Anda ingin membaca lebih lanjut tentang prosedur enkripsi klien eM.
• Setelah mengatur kata sandi, itu akan meminta Anda untuk menyimpan pasangan kunci enkripsi Anda.
• Layar berikut akan meminta Anda untuk membagikan kunci publik Anda ke buku kunci eM. Ini adalah direktori kunci publik klien eM. Ini dapat digunakan untuk mengirim email terenkripsi hanya dengan mencari kunci publik penerima yang dituju.
• Terakhir, pilih layanan yang akan diaktifkan dan klik Selesai.

Fitur

Di bagian ini, saya akan menyoroti beberapa atribut penting dari eM Client. Saya tidak akan mengulangi fitur umum yang Anda temukan di aplikasi email sehari-hari Anda.

Mari kita mulai.

#1. Tampilan depan

Ini adalah layar awal:

Antarmuka pengguna bersih dan menginspirasi produktivitas.

#2. Tag

Ini sangat membantu dalam menyortir kotak masuk Anda.

Untuk menggunakan ini, matikan pratinjau pesan. Ini akan menggeser layar beranda Anda ke tampilan dua panel dari tiga normal.

Arahkan ini: Menu → View → Layout → Message Panel Off .

Sekarang Anda dapat melihat email Anda dengan tag mereka. Dan, Anda dapat menggunakannya untuk mengurutkan kotak masuk Anda.

Untuk pengurutan, klik kolom Tag, dan kotak masuk Anda akan disortir.

Untuk menyetel tag, klik kanan pada email apa pun, lalu pilih Tag dari kotak dialog. Ini akan menampilkan daftar tag yang telah ditentukan sebelumnya. Klik salah satu atau lebih untuk menetapkannya ke email tertentu.

Anda juga dapat menandai beberapa email sekaligus. Cukup tekan Ctrl, dan pilih email dengan klik kiri . Setelah memilih, ikuti proses menandai satu email.

Seseorang juga dapat menambahkan tag tertentu sesuai pilihan. Untuk ini, klik Menu → Tag → Tambah. Sekarang tambahkan nama tag, warna, pintasan (opsional), dan klik OK.

#3. Balasan Otomatis

Ini berguna jika Anda sedang berlibur atau beristirahat.

Anda dapat mengatur tanggapan otomatis. Balasan otomatis ini dapat dimulai antara dua tanggal tertentu atau hanya dengan tanggal mulai.

Untuk mengatur fitur ini, klik Menu → Tools → Automatic Replies.

#4. lampiran

Salah satu atribut terbaik dari klien eM adalah kemampuannya untuk menangani lampiran.

Anda tidak perlu membuka setiap email untuk menemukan file lama yang penting.

Semua lampiran dapat dilihat sebagai daftar atau kartu. Mereka dapat dibagi lagi menjadi subkategori Gambar, Media, Dokumen, dan Arsip.

Klik tiga titik horizontal ini, dan pilih Lampiran dari kotak dialog.

Tampilan default memperlihatkan semua lampiran dalam tampilan daftar. Namun, Anda dapat mengeklik Gambar , Media , Dokumen , dan Arsip di samping Semua. Terakhir, Anda dapat melihat semua lampiran yang terkait dengan kategori tertentu saja.

Jika Anda menemukan tampilan Daftar kikuk, klik Kartu untuk tampilan kisi yang lebih bersih. Ini akan menampilkan lampiran Anda sebagai ubin tanpa detail seperti tanggal, ukuran, atau jenis item.

Opsi Daftar dan Kartu dapat ditemukan tepat di atas kategori lampiran (Gambar, Media, dll.).

#5. Pencarian Pesan

Yang ini adalah fitur utama dari sistem manajemen email ini. Anda dapat mencari pesan apa pun dengan menggulir kotak masuk Anda tanpa benar-benar membuka satu email pun.

Untuk ini, klik panah yang mengarah ke kiri di kiri atas.

Kemudian klik email apa saja. Anda akan melihat panel paling kanan yang menampilkan semua email dari satu kontak itu. Setelah itu, tetap arahkan kursor Anda di panel kanan, dan itu akan langsung menampilkan pratinjau lengkap email itu.

Anda dapat membaca seluruh email, membuka lampiran, dan membalas dari panel pratinjau itu sendiri.

Ini adalah salah satu cara tercepat untuk menelusuri riwayat percakapan lengkap dari pemimpin bisnis tertentu atau kontak apa pun. Ini bisa menjadi penyelamat hidup Anda di hari Senin yang sibuk.

#6. Filter Cerdas

Saya memiliki 41856 email di salah satu kotak masuk saya.

Dan saya tidak memiliki kekuatan super untuk menyaring yang paling penting dari kekacauan itu.

Jadi, saya beralih ke fitur praktis dari aplikasi klien eM, Aturan, cara cerdas untuk membuat kotak masuk Anda bebas dari kekacauan.

Apa yang saya lakukan adalah saya menetapkan aturan untuk mengirim email kotak masuk saya dengan kata-kata seperti Penawaran, Penawaran, dll., di baris subjek atau isi pesan ke folder lain bernama Tidak Diinginkan.

Anda juga dapat menambahkan pengecualian ke filter ini. Misalnya, saya membuat pengecualian untuk semua email dengan lampiran apa pun untuk menghindari proses penyaringan.

Lihat ini selangkah demi selangkah.

a) Klik Menu dan pilih Aturan dari dropdown.

b) Pilih Aturan Baru di kiri atas.

c) Gulir ke bawah untuk Menerapkan aturan khusus pada pesan yang saya terima . Klik Berikutnya . Kemudian pilih dengan kata-kata yang ditemukan di body atau subject , klik Next .

d) Periksa pindah ke folder, dan kecuali jika pesan memiliki lampiran di langkah selanjutnya.

e) Selanjutnya, Anda harus memberi nama aturan ini. Kemudian klik kata-kata di bagian pratinjau aturan. Setelah itu, masukkan kata-kata yang ingin Anda filter. Misalnya, saya ingin memindahkan surat promosi. Jadi, saya menggunakan kata-kata seperti penawaran, penawaran, dll.

Kemudian klik folder di bagian pratinjau aturan, dan pilih folder tujuan untuk email yang difilter.

f) Sekarang, pratinjau aturan akan terlihat seperti ini. Kata filter Anda dan folder tujuan akan muncul di tempat kata dan folder . Klik berikutnya.

Pilih kotak centang di sebelah kiri nama aturan Anda di layar berikutnya, dan tekan Terapkan di bagian atas.

g) Pada langkah kedua terakhir, pilih folder sumber tempat Anda ingin menerapkan aturan. Saya telah memilih Kotak Masuk karena saya ingin menyaring email kotak masuk saya. Sekarang klik Jalankan, dan prosesnya akan dimulai. Ini dapat memakan waktu beberapa menit hingga satu jam, tergantung pada ukuran folder.

#7. Impor dan ekspor

Untuk backup, Anda juga dapat menyimpan email Anda dalam berbagai format. Seseorang dapat menyimpan email dari beberapa kotak masuk ke dalam satu folder email utama. Atau, Anda juga dapat mengunduh email di penyimpanan eM lokal Anda.

Demikian pula, Anda dapat mengimpor email dan pengaturan dari file cadangan atau aplikasi email lainnya.

Untuk opsi ini, tekan Menu → Files , lalu pilih Impor atau Ekspor sesuai dengan preferensi Anda.

#8. Pesan Terenkripsi

Klien eM menggunakan enkripsi PGP (Pretty Good Privacy) standar untuk mengirim pesan aman.

Untuk ini, Anda perlu membuat pasangan kunci PGP Anda jika Anda belum melakukan pengaturan awal. Kemudian prosesnya adalah tentang membagikan kunci publik Anda dengan penerima. Setelah penerima memiliki kunci publik Anda, Anda dapat membagikan pesan terenkripsi. Video ini menjelaskan prosesnya:

#9. Yang lain

Daftar fitur memang panjang, dan saya baru saja menyentuh dasar-dasarnya. eM Client adalah salah satu aplikasi manajemen email paling kaya fitur yang pernah saya lihat hingga saat ini.

Selain itu, Anda dapat memulai pertemuan Google, mengobrol dengan rekan-rekan Anda, membuat catatan, menghapus email duplikat secara otomatis di dalam aplikasi.

Anda hampir tidak memerlukan alat pihak ketiga dengan aktivitas bisnis harian Anda.

eM Client juga memberi Anda editor tema bawaan untuk melakukannya sesuai gaya Anda. Secara meyakinkan, dalam pengujian singkat saya, saya menemukan eM Client sebagai solusi satu atap yang sempurna untuk komunikasi email.

Ini bersih, sederhana, dan efisien; sangat dianjurkan.

Dan bagian terbaiknya adalah, ini tersedia secara gratis dengan fitur terbatas. Bahkan opsi berbayar adalah satu kali. Ucapkan selamat tinggal pada pembayaran berulang.

Alternatif untuk Klien eM

Konsumen saat ini menginginkan pilihan. Dan Anda memiliki opsi alternatif jika klien eM tidak sesuai dengan keinginan Anda.

Mailbird adalah salah satu solusi serupa yang tidak boleh Anda lewatkan. Anda dapat mencobanya dengan jaminan uang kembali 14 hari.

Perusahaan dari semua ukuran sering menggunakan kotak masuk bersama. Ini digunakan sebagai titik kontak tunggal dengan konsumen dan untuk menghindari tanggapan ganda. Jika Anda ingin manajemen email untuk kotak masuk bersama, coba Spark. Lihat video ini oleh Spark untuk penjelasan singkat tentang kotak masuk bersama.

Kata-kata Terakhir

Berinvestasi dalam manajemen email adalah bijaksana. Meskipun klien email barebone default Anda dapat melakukan pekerjaan itu, itu jauh dari ideal.

Manajer email yang cerdas seperti Klien eM akan bernilai investasi.