Haga que su administración de correo electrónico sea súper productiva con eM Client

Una bandeja de entrada caótica es una indicación de un negocio ineficiente. Si no ha optimizado sus correos electrónicos, está perdiendo mucho más que su tiempo. Por lo tanto, elegir un cliente de correo electrónico inteligente es vital para su negocio. Este artículo le presentará una de estas soluciones: eM Client.

Enviar correos electrónicos puede ser mucho más divertido con un excelente cliente de correo electrónico. Es la puerta de entrada para interactuar con los prospectos comerciales y lograr lucrativos acuerdos corporativos. Puede convertirse en la fuerza impulsora de la fortuna de su empresa.

Pero todas estas oportunidades se pueden perder en el desorden si no fuera por una bandeja de entrada inteligente.

Puede perder fácilmente correos electrónicos importantes entre la multitud de basura innecesaria. Y esta pila de correos electrónicos inútiles solo aumenta con el tiempo.

Por lo tanto, es inteligente invertir en esta herramienta tan importante para aprovechar al máximo sus esfuerzos de marketing y redes.

Antes de comenzar con el cliente de eM, compartiré algunos de los problemas que podría enfrentar con una administración de correo electrónico ineficaz.

Efectos de una mala gestión del correo electrónico

# 1. Correo no deseado

Según Statista, más del 50% de su bandeja de entrada era spam.

Ahora calcule el tiempo invertido (o perdido) en encontrar información relevante y eliminar la basura.

Un cliente de correo electrónico le ayuda a evitar estos problemas. Puede concentrarse en lo que es vital y puede encontrar el valor real de su tiempo.

# 2. Falta de comunicación

Las bandejas de entrada desordenadas pueden hacer que los correos electrónicos importantes se pierdan entre la multitud y que los empleados no cumplan con los plazos. Tener un cliente de correo electrónico estándar y herramientas de apoyo en su organización brinda un nivel de comodidad y facilidad. Esta integración ayuda a evitar que cualquier cosa se resbale por las grietas.

Puede ayudar en la colaboración estratégica entre varios departamentos: una mejor comunicación da como resultado un flujo de trabajo optimizado y una mayor eficiencia.

# 3. Costos legales

Es posible que todavía no sienta la necesidad de utilizar un cliente de correo electrónico. Pero una solicitud legal solicitando proporcionar un documento de 10 años ciertamente puede empujarlo hacia esto.

Las potentes utilidades de administración de correo electrónico pueden almacenar y administrar sus datos. Ayuda a guardar conversaciones críticas por correo electrónico y facilita el proceso de descubrimiento de documentos.

Puede buscar cualquier archivo sin esfuerzo y presentarlo si es necesario.

Le ahorra tiempo, buena voluntad y costos al evitar sanciones legales.

# 4. Mal servicio al cliente

Una bandeja de entrada de correo electrónico demasiado complicada hace que sus empleados pierdan el tiempo buscando las cosas importantes.

Un cliente descontento y todo el infierno puede desatarse. Una sola publicación negativa en las redes sociales puede convertirse en la mayor desgracia para su negocio.

Después de todo, en estos tiempos de competencia feroz, no puede dar por sentado a sus clientes.

Por el contrario, un sistema de gestión de correo electrónico simplificado les da mucho tiempo a sus empleados para atender las solicitudes de los consumidores.

# 5. Trato de Seguridad

Los programas maliciosos que se envían por correo electrónico pueden exponer información clasificada. También puede dañar y deteriorar sus servidores.

Por lo tanto, es esencial tener un cliente de correo electrónico con una función de verificación de archivos adjuntos. Si busca en el interior del archivo adjunto sin abrirlo, puede garantizar su credibilidad.

# 6. Pérdida de datos

Cada dato es importante. El almacenamiento seguro de datos se vuelve crucial en caso de un ataque.

Por lo tanto, es imperativo tener un sistema de respaldo sólido para los correos electrónicos. Debería ser capaz de ayudarlo a recuperarse desde cero en tiempos difíciles.

Un sistema de archivo adecuado puede ayudarlo a restaurar todos sus correos vitales en caso de pérdida de datos.

Ahora que conoces la importancia de un cliente de correo electrónico. Empecemos por el tema principal.

Cliente eM: correo electrónico inteligente

eM Client es una solución de productividad de correo electrónico todo en uno.

Está probado y probado. Más de 1.500.000 personas en 30.000 empresas a nivel mundial lo utilizan para aprovechar al máximo sus correos electrónicos.

Empezando

eM Client está disponible para Windows y Mac. Descarga esta utilidad, instálala y crea una cuenta para comenzar.

• La pantalla inicial le pide que elija un tema. Seleccione y haga clic en Siguiente.

• Tienes múltiples opciones para empezar. La herramienta es compatible con todos los principales servicios de correo electrónico.
• Puede importar contactos y configurar diferentes calendarios. Es compatible con Google Talk y la opción XMPP / Jabber in Chat .

• Para configurar un correo electrónico, seleccione Correo. A continuación, elija su proveedor de servicios e ingrese su dirección de correo electrónico en la siguiente pantalla.
• Después de agregar los detalles de su cuenta, la pantalla siguiente solicita la configuración de claves de cifrado. También puede ingresar sus claves preestablecidas si no es nuevo en eM.

• Si es nuevo, ingrese una contraseña para crear un par de claves: pública y privada. También tiene la opción de seleccionar entre tamaños de clave de 1024 bits o 2048 bits.
• En particular, un tamaño de clave más grande proporciona un cifrado más seguro.
• Pero al mismo tiempo, llevará más tiempo crearlos. Por lo tanto, el proceso de cifrado consumirá más datos y tiempo cada vez que envíe o reciba un mensaje cifrado.
• Revise esto si desea leer más sobre el procedimiento de cifrado del cliente eM.
• Después de configurar una contraseña, se le pedirá que guarde su par de claves de cifrado.
• La siguiente pantalla le pedirá que comparta su clave pública con el libro de claves de eM. Es el directorio de claves públicas de un cliente de eM. Se puede utilizar para enviar correos electrónicos cifrados con solo buscar la clave pública del destinatario deseado.
• Finalmente, seleccione los servicios a activar y haga clic en Finalizar.

Características

En esta sección, destacaré algunos de los atributos importantes de eM Client. No repetiré las características comunes que encuentra en su aplicación de correo electrónico cotidiana.

Vamos a empezar.

# 1. Pantalla de inicio

Esta es la pantalla de inicio:

La interfaz de usuario es limpia e inspira productividad.

# 2. Etiquetas

Esto es inmensamente útil para ordenar su bandeja de entrada.

Para usar esto, desactive la vista previa del mensaje. Cambiará su pantalla de inicio a una vista de dos paneles de las tres normales.

Navegue por esto: Menú → Ver → Diseño → Panel de mensajes desactivado .

Ahora puede ver sus correos electrónicos con sus etiquetas. Y puede usarlos para ordenar su bandeja de entrada en consecuencia.

Para ordenar, haga clic en la columna Etiquetas y ordenará su bandeja de entrada.

Para configurar etiquetas, haga clic con el botón derecho en cualquier correo y luego seleccione Etiquetas en el cuadro de diálogo. Mostrará una lista de etiquetas preestablecidas. Haga clic en uno o más para asignarlos a un correo específico.

También puede etiquetar varios correos electrónicos a la vez. Simplemente presione Ctrl y seleccione los correos con los clics izquierdo . Después de seleccionar, siga el proceso de etiquetado de un solo correo.

También se puede agregar cualquier etiqueta en particular según su elección. Para esto, haga clic en Menú → Etiquetas → Agregar. Ahora agregue el nombre de la etiqueta, el color, el acceso directo (opcional) y haga clic en Aceptar.

# 3. Respuestas automáticas

Es útil si está de vacaciones o se está tomando un descanso.

Puede configurar respuestas automáticas. Estas respuestas automáticas se pueden iniciar entre dos fechas específicas o solo con una fecha de inicio.

Para configurar esta función, haga clic en Menú → Herramientas → Respuestas automáticas.

# 4. Archivos adjuntos

Uno de los mejores atributos del cliente eM es su capacidad para manejar archivos adjuntos.

No es necesario abrir cada correo electrónico para encontrar un archivo antiguo importante.

Todos los archivos adjuntos se pueden ver como listas o tarjetas. Estos se pueden dividir en subcategorías de imágenes, medios, documentos y archivos.

Haga clic en estos tres puntos horizontales y seleccione Adjuntos en el cuadro de diálogo.

La vista predeterminada muestra todos los archivos adjuntos en la vista de lista. Pero puede hacer clic en Imágenes , Medios , Documentos y Archivos junto a Todos. Finalmente, puede ver todos sus archivos adjuntos relacionados solo con esa categoría específica.

Si encuentra que la vista de lista es torpe, haga clic en Tarjetas para obtener una vista de cuadrícula más limpia. Mostrará sus archivos adjuntos como mosaicos sin ningún detalle como fecha, tamaño o tipo de elemento.

Las opciones de Lista y Tarjetas se pueden encontrar justo encima de las categorías de archivos adjuntos (Imágenes, Medios, etc.).

# 5. Búsqueda de mensajes

Esta es una característica destacada de este sistema de gestión de correo electrónico. Puede buscar cualquier mensaje desplazándose por su bandeja de entrada sin tener que abrir un solo correo.

Para ello, haga clic en la flecha que apunta a la izquierda en la parte superior izquierda.

Luego haga clic en cualquier correo electrónico. Verá el panel de la derecha que muestra todos los correos de ese único contacto. Después, siga colocando el cursor en el panel derecho y mostrará instantáneamente la vista previa completa de ese correo.

Puede leer todo el correo, abrir archivos adjuntos y responder desde ese panel de vista previa.

Es una de las formas más rápidas de revisar el historial completo de conversaciones de un cliente potencial comercial en particular o cualquier contacto. Puede ser su salvador en un lunes ajetreado.

# 6. Filtro inteligente

Tengo 41856 correos electrónicos en una de mis bandejas de entrada.

Y no poseo ningún superpoder para filtrar los más importantes de ese lío.

Entonces, me volví hacia una función útil de la aplicación cliente de eM, Reglas, una forma astuta de hacer que su bandeja de entrada esté ordenada.

Lo que hice fue establecer una regla para enviar los correos de mi bandeja de entrada con palabras como Ofertas, Ofertas, etc., en la línea de asunto o en el cuerpo del mensaje a una carpeta diferente llamada No deseado.

También puede agregar excepciones a este filtro. Por ejemplo, hice una excepción para todos los correos electrónicos con archivos adjuntos para escapar del proceso de selección.

Mira esto paso a paso.

a) Haga clic en Menú y seleccione Reglas en el menú desplegable.

b) Seleccione Nueva regla en la parte superior izquierda.

c) Desplácese hacia abajo para Aplicar reglas personalizadas en los mensajes que recibo . Haga clic en Siguiente . Luego, seleccione con las palabras encontradas en el cuerpo o el asunto , haga clic en Siguiente .

d) Verifique el movimiento a la carpeta, y excepto cuando el mensaje tenga un archivo adjunto en los pasos posteriores.

e) A continuación, debe nombrar esta regla. Luego, haga clic en palabras en la sección de vista previa de la regla. Luego, ingrese las palabras que desea filtrar. Por ejemplo, quería mover correos promocionales. Entonces, usé palabras como ofertas, promociones, etc.

Luego, haga clic en la carpeta en la sección de vista previa de la regla y seleccione la carpeta de destino para los correos electrónicos filtrados.

f) Ahora, la vista previa de la regla se verá así. Sus palabras de filtro y la carpeta de destino se mostrarán en el lugar de las palabras y la carpeta . Haga clic en Siguiente.

Seleccione la casilla de verificación a la izquierda del nombre de su regla en la pantalla siguiente y presione Aplicar en la parte superior.

g) En el penúltimo paso, seleccione la carpeta de origen donde desea aplicar la regla. Había seleccionado Bandeja de entrada porque quería filtrar los correos electrónicos de mi bandeja de entrada. Ahora haga clic en Ejecutar y comenzará el proceso. Puede llevar de unos minutos a una hora, según el tamaño de la carpeta.

# 7. Importar y exportar

Para realizar una copia de seguridad, también puede guardar sus correos electrónicos en varios formatos. Se pueden guardar correos electrónicos de varias bandejas de entrada en una carpeta de correo principal. Alternativamente, también puede descargar correos en su almacenamiento local de eM.

Del mismo modo, puede importar correos electrónicos y configuraciones desde cualquier archivo de respaldo u otra aplicación de correo electrónico.

Para estas opciones, presione Menú → Archivos , luego seleccione Importar o Exportar según sus preferencias.

# 8. Mensajes encriptados

El cliente eM utiliza el cifrado PGP (Pretty Good Privacy) estándar para enviar mensajes seguros.

Para esto, necesita generar su par de claves PGP si no lo ha hecho en la configuración inicial. Luego, el proceso consiste en compartir su clave pública con el destinatario. Una vez que el destinatario tenga su clave pública, puede compartir mensajes cifrados. Este video explica el proceso:

# 9. Otros

La lista de funciones es realmente larga y acabo de mencionar los conceptos básicos. eM Client es una de las aplicaciones de administración de correo electrónico con más funciones que he visto hasta la fecha.

Además, puede iniciar la reunión de Google, chatear con sus compañeros, tomar notas, eliminar automáticamente los correos electrónicos duplicados directamente dentro de la aplicación.

Apenas necesitará una herramienta de terceros para sus actividades comerciales diarias.

eM Client también le ofrece un editor de temas incorporado para hacerlo a su estilo. En conclusión, en mi breve prueba, descubrí que eM Client es la solución perfecta para la comunicación por correo electrónico.

Es limpio, simple y eficiente; muy recomendable.

Y la mejor parte es que está disponible de forma gratuita con funciones limitadas. Incluso las opciones pagas son únicas. Dile adiós a los pagos recurrentes.

Alternativas a eM Client

El consumidor actual quiere opciones. Y tiene opciones alternativas si el cliente de eM no es de su agrado.

Mailbird es una solución similar que no debe perderse. Puedes probarlo con una garantía de devolución de dinero de 14 días.

Las empresas de todos los tamaños suelen utilizar una bandeja de entrada compartida. Se utiliza como un único punto de contacto con el consumidor y para evitar respuestas duplicadas. Si desea administrar el correo electrónico para una bandeja de entrada compartida, pruebe Spark. Vea este video de Spark para un repaso rápido sobre una bandeja de entrada compartida.

Ultimas palabras

Es aconsejable invertir en la gestión del correo electrónico. Si bien su cliente de correo electrónico básico predeterminado puede hacer el trabajo, está lejos de ser ideal.

Un administrador de correo electrónico inteligente como eM Client valdrá la pena la inversión.