ทำให้การจัดการอีเมลของคุณมีประสิทธิภาพสูงสุดด้วย eM Client

กล่องขาเข้าที่วุ่นวายเป็นเครื่องบ่งชี้ธุรกิจที่ไม่มีประสิทธิภาพ หากคุณไม่ได้เพิ่มประสิทธิภาพอีเมล คุณจะสูญเสียมากกว่าเวลา ดังนั้น การเลือกไคลเอนต์อีเมลอัจฉริยะจึงมีความสำคัญสำหรับธุรกิจของคุณ บทความนี้จะแนะนำวิธีแก้ปัญหาดังกล่าวให้คุณทราบ: eM Client

การส่งอีเมลสามารถสนุกสนานมากขึ้นด้วยโปรแกรมรับส่งเมลที่ยอดเยี่ยม เป็นประตูสู่การมีปฏิสัมพันธ์กับผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าและผูกมัดในข้อตกลงองค์กรที่ร่ำรวย มันสามารถเป็นแรงผลักดันให้กับโชคชะตาของบริษัทคุณได้

แต่โอกาสทั้งหมดเหล่านี้อาจสูญหายไปจากความยุ่งเหยิงหากไม่ใช่สำหรับกล่องจดหมายอัจฉริยะ

คุณสามารถพลาดอีเมลสำคัญท่ามกลางขยะที่ไม่จำเป็นได้อย่างง่ายดาย และจำนวนอีเมลที่ไร้ประโยชน์นี้จะขยายใหญ่ขึ้นตามกาลเวลาเท่านั้น

ดังนั้นจึงเป็นเรื่องฉลาดที่จะลงทุนในเครื่องมือที่สำคัญทั้งหมดนี้ เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากความพยายามทางการตลาดและการสร้างเครือข่ายของคุณ

ก่อนที่จะเริ่มต้นกับไคลเอนต์ eM ฉันจะแบ่งปันปัญหาบางอย่างที่คุณอาจประสบกับการจัดการอีเมลที่ไม่มีประสิทธิภาพ

ผลกระทบของการจัดการอีเมลที่ไม่ดี

#1. สแปม

จากข้อมูลของ Statista พบว่ามากกว่า 50% ของกล่องจดหมายของคุณเป็นสแปม

ตอนนี้คำนวณเวลาที่ลงทุน (หรือเสียไป) ในการค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องและลบขยะ

โปรแกรมรับส่งเมลช่วยคุณหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้ คุณสามารถจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญและค้นพบคุณค่าที่แท้จริงของเวลาของคุณได้

#2. สื่อสารผิดพลาด

กล่องขาเข้าที่รกอาจส่งผลให้อีเมลสำคัญสูญหายในกลุ่มและพนักงานไม่มีกำหนดส่ง การมีไคลเอนต์อีเมลมาตรฐานและเครื่องมือสนับสนุนในองค์กรของคุณทำให้ระดับของความสะดวกสบาย การผสานรวมนี้ช่วยหลีกเลี่ยงสิ่งที่ไม่ลื่นหลุดในรอยแตก

สามารถช่วยในการร่วมมือเชิงกลยุทธ์ระหว่างแผนกต่างๆ—ผลการสื่อสารที่ดีขึ้นในเวิร์กโฟลว์ที่คล่องตัวและประสิทธิภาพมากขึ้น

#3. ค่าใช้จ่ายทางกฎหมาย

คุณอาจยังไม่รู้สึกว่าจำเป็นต้องใช้โปรแกรมรับส่งเมล แต่คำขอทางกฎหมายเพื่อขอเอกสารอายุ 10 ปีสามารถผลักดันคุณไปสู่สิ่งนี้ได้อย่างแน่นอน

ยูทิลิตีการจัดการอีเมลที่มีประสิทธิภาพสามารถจัดเก็บและจัดการข้อมูลของคุณได้ ช่วยในการบันทึกการสนทนาทางอีเมลที่สำคัญและทำให้กระบวนการค้นหาเอกสารง่ายขึ้น

คุณสามารถค้นหาไฟล์ใดๆ ได้อย่างง่ายดายและนำเสนอหากจำเป็น

ช่วยประหยัดเวลา ค่าความนิยม และค่าใช้จ่ายของคุณโดยหลีกเลี่ยงบทลงโทษทางกฎหมาย

#4. บริการลูกค้าไม่ดี

กล่องขาเข้าอีเมลที่ซับซ้อนเกินไปทำให้พนักงานของคุณเสียเวลาไปกับการสำรวจสิ่งที่สำคัญ

ลูกค้าที่ไม่มีความสุขคนหนึ่งและนรกทั้งหมดสามารถหลุดพ้นได้ โพสต์บนโซเชียลมีเดียเชิงลบเพียงโพสต์เดียวอาจกลายเป็นความโชคร้ายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ

ท้ายที่สุดแล้ว ในช่วงเวลาแห่งการแข่งขันที่ดุเดือดนี้ คุณไม่สามารถเอาเปรียบลูกค้าของคุณได้

ในทางตรงกันข้าม ระบบการจัดการอีเมลแบบง่ายจะช่วยให้พนักงานของคุณมีเวลาเพียงพอในการจัดการกับคำขอของผู้บริโภค

#5. ภัยคุกคามด้านความปลอดภัย

โปรแกรมที่เป็นอันตรายที่ส่งทางอีเมลสามารถเปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับได้ นอกจากนี้ยังสามารถทำร้ายและทำให้เซิร์ฟเวอร์ของคุณเสียหายได้

ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีโปรแกรมรับส่งเมลที่มีคุณสมบัติยืนยันไฟล์แนบ การค้นหาภายในไฟล์แนบโดยไม่ต้องเปิด คุณจะมั่นใจได้ถึงความน่าเชื่อถือ

#6. ข้อมูลสูญหาย

ข้อมูลทุกชิ้นมีความสำคัญ การจัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัยมีความสำคัญในกรณีที่มีการแฮ็ก

ดังนั้นการมีระบบสำรองข้อมูลที่แข็งแกร่งสำหรับอีเมลจึงมีความจำเป็น มันควรจะสามารถทำให้คุณฟื้นจากศูนย์ในยามยาก

ระบบการเก็บถาวรที่เหมาะสมสามารถช่วยคุณในการกู้คืนอีเมลสำคัญทั้งหมดของคุณในกรณีที่ข้อมูลสูญหาย

ตอนนี้คุณทราบถึงความสำคัญของโปรแกรมรับส่งเมลแล้ว เริ่มจากหัวข้อหลักกันก่อน

ไคลเอนต์ eM: อีเมลอัจฉริยะ

eM Client เป็นโซลูชันเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอีเมลแบบครบวงจร

มันถูกทดลองและทดสอบ ผู้คนกว่า 1,500,000 คนในธุรกิจ 30,000 แห่งทั่วโลกใช้อีเมลนี้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

เริ่มต้น

eM Client พร้อมใช้งานสำหรับ Windows และ Mac ดาวน์โหลดยูทิลิตี้นี้ ติดตั้งและสร้างบัญชีเพื่อเริ่มใช้งาน

• หน้าจอเริ่มต้นจะขอให้คุณเลือกธีม เลือกและคลิกถัดไป

• คุณมีตัวเลือกมากมายในการเริ่มต้น เครื่องมือนี้เข้ากันได้กับบริการอีเมลหลักทั้งหมด
• คุณสามารถนำเข้ารายชื่อและตั้งค่าปฏิทินต่างๆ รองรับตัวเลือก Google Talk และ XMPP/Jabber ในการ แชท

• สำหรับการตั้งค่าอีเมล ให้เลือก Mail จากนั้นเลือกผู้ให้บริการและป้อนที่อยู่อีเมลของคุณในหน้าจอต่อไปนี้
• หลังจากเพิ่มรายละเอียดบัญชีของคุณ หน้าจอต่อมาจะถามถึงการตั้งค่าคีย์การเข้ารหัส คุณยังสามารถป้อนคีย์ที่ตั้งไว้ล่วงหน้าได้หากคุณยังไม่เคยใช้ eM

• หากคุณยังใหม่อยู่ ให้ป้อนรหัสผ่านเพื่อสร้างคู่คีย์ ทั้งแบบสาธารณะและแบบส่วนตัว คุณยังมีตัวเลือกให้เลือกระหว่างขนาดคีย์ 1024 บิตหรือ 2048 บิต
• โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ขนาดคีย์ที่ใหญ่กว่าให้การเข้ารหัสที่ปลอดภัยยิ่งขึ้น
• แต่ในขณะเดียวกัน พวกเขาจะต้องใช้เวลามากขึ้นในการสร้าง ดังนั้น กระบวนการเข้ารหัสจะใช้ข้อมูลและเวลามากขึ้นทุกครั้งที่คุณส่งหรือรับข้อความที่เข้ารหัส
• โปรดดำเนินการตามนี้ หากคุณต้องการอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนการเข้ารหัสของไคลเอ็นต์ eM
• หลังจากตั้งค่ารหัสผ่านแล้ว ระบบจะแจ้งให้คุณบันทึกคู่คีย์เข้ารหัสของคุณ
• หน้าจอต่อไปนี้จะขอให้คุณแชร์คีย์สาธารณะของคุณกับหนังสือคีย์ eM เป็นไดเร็กทอรีคีย์สาธารณะของไคลเอ็นต์ eM สามารถใช้เพื่อส่งอีเมลที่เข้ารหัสโดยเพียงแค่ค้นหาคีย์สาธารณะของผู้รับที่ต้องการ
• สุดท้าย เลือกบริการเพื่อเปิดใช้งานและคลิก เสร็จสิ้น

คุณสมบัติ

ในส่วนนี้ ฉันจะเน้นคุณลักษณะที่สำคัญบางอย่างของ eM Client ฉันจะไม่ทำซ้ำคุณสมบัติทั่วไปที่คุณพบในแอปอีเมลทุกวัน

เอาล่ะ.

#1. หน้าจอหลัก

นี่คือหน้าจอหลัก:

ส่วนต่อประสานกับผู้ใช้นั้นสะอาดและสร้างแรงบันดาลใจในการผลิต

#2. แท็ก

สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างมากในการจัดเรียงกล่องจดหมายของคุณ

สำหรับการใช้สิ่งนี้ ให้ปิดการแสดงตัวอย่างข้อความ มันจะเปลี่ยนหน้าจอหลักของคุณเป็นมุมมองสองบานหน้าต่างจากสามบานปกติ

นำทางนี้: Menu → View → Layout → Message Panel Off

ตอนนี้คุณสามารถดูอีเมลของคุณด้วยแท็กของพวกเขา และคุณสามารถใช้สิ่งเหล่านั้นเพื่อจัดเรียงกล่องจดหมายของคุณตามลำดับ

สำหรับการจัดเรียง ให้คลิกที่คอลัมน์แท็ก จากนั้นระบบจะจัดเรียงกล่องจดหมายของคุณ

สำหรับการตั้งค่าแท็ก ให้คลิกขวาที่อีเมล จากนั้นเลือก แท็ก จากกล่องโต้ตอบ จะแสดงรายการแท็กที่ตั้งไว้ล่วงหน้า คลิกหนึ่งรายการขึ้นไปเพื่อกำหนดให้กับอีเมลเฉพาะ

คุณยังสามารถแท็กอีเมลหลายฉบับพร้อมกันได้ เพียงกด Ctrl แล้ว เลือกอีเมลด้วย การคลิกซ้าย หลังจากเลือกแล้ว ให้ทำตามขั้นตอนการแท็กอีเมลฉบับเดียว

หนึ่งยังสามารถเพิ่มแท็กเฉพาะตามตัวเลือก สำหรับสิ่งนี้ ให้คลิก เมนู → แท็ก → เพิ่ม ตอนนี้เพิ่มชื่อแท็ก สี ทางลัด (ไม่บังคับ) แล้วคลิก ตกลง

#3. ตอบกลับอัตโนมัติ

มันสะดวกถ้าคุณไปเที่ยวพักผ่อนหรือพักผ่อน

คุณสามารถตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติ การตอบกลับอัตโนมัติเหล่านี้สามารถเริ่มต้นได้ระหว่างวันที่ระบุสองวันหรือเพียงแค่วันที่เริ่มต้น

สำหรับการตั้งค่าคุณสมบัตินี้ ให้คลิก เมนู → เครื่องมือ → การตอบกลับอัตโนมัติ

#4. เอกสารแนบ

คุณลักษณะที่ดีที่สุดประการหนึ่งของไคลเอ็นต์ eM คือความสามารถในการจัดการไฟล์แนบ

คุณไม่จำเป็นต้องเปิดแต่ละอีเมลเพื่อค้นหาไฟล์เก่าที่สำคัญ

เอกสารแนบทั้งหมดสามารถดูเป็นรายการหรือการ์ดได้ สิ่งเหล่านี้สามารถแบ่งออกเป็นหมวดหมู่ย่อยของรูปภาพ สื่อ เอกสาร และหอจดหมายเหตุ

คลิกจุดแนวนอนสามจุดเหล่านี้ และเลือก ไฟล์แนบ จากกล่องโต้ตอบ

มุมมองเริ่มต้นจะแสดงสิ่งที่แนบมาทั้งหมดในมุมมองรายการ แต่คุณสามารถคลิก รูปภาพ , สื่อ , เอกสาร และ คลังเก็บ ข้าง ทั้งหมดได้ สุดท้าย คุณสามารถดูไฟล์แนบทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับหมวดหมู่เฉพาะนั้นๆ

หากคุณพบว่ามุมมอง รายการ ดูงุ่มง่าม ให้คลิกที่ การ์ด เพื่อดูมุมมองกริดที่สะอาดขึ้น มันจะแสดงไฟล์แนบของคุณเป็นไทล์โดยไม่มีรายละเอียดใดๆ เช่น วันที่ ขนาด หรือประเภทรายการ

ตัวเลือกรายการและการ์ดจะอยู่เหนือหมวดหมู่ไฟล์แนบ (รูปภาพ สื่อ ฯลฯ)

#5. ค้นหาข้อความ

นี่เป็นคุณลักษณะเด่นของระบบการจัดการอีเมลนี้ คุณสามารถค้นหาข้อความใดๆ ได้โดยการเลื่อนดูกล่องจดหมายของคุณโดยไม่ต้องเปิดจดหมายแม้แต่ฉบับเดียว

สำหรับสิ่งนี้ ให้คลิกลูกศรชี้ซ้ายที่ด้านบนซ้าย

จากนั้นคลิกที่อีเมลใดก็ได้ คุณจะเห็นบานหน้าต่างด้านขวาสุดที่แสดงอีเมลทั้งหมดจากผู้ติดต่อรายเดียว หลังจากนั้น เพียงวางเคอร์เซอร์ไว้ที่บานหน้าต่างด้านขวา และจะแสดงตัวอย่างอีเมลฉบับสมบูรณ์ทันที

คุณสามารถอ่านอีเมลทั้งหมด เปิดไฟล์แนบ และตอบกลับจากแผงแสดงตัวอย่างนั้นเอง

เป็นวิธีที่เร็วที่สุดวิธีหนึ่งในการดูประวัติการสนทนาทั้งหมดจากผู้นำธุรกิจหรือผู้ติดต่อรายใดรายหนึ่ง สามารถช่วยชีวิตคุณได้ในวันจันทร์ที่วุ่นวาย

#6. ตัวกรองอัจฉริยะ

ฉันมี 41856 อีเมลในกล่องจดหมายของฉัน

และฉันไม่มีพลังวิเศษที่จะกรองสิ่งสำคัญทั้งหมดออกจากระเบียบนั้น

ดังนั้นฉันจึงหันไปใช้คุณสมบัติที่มีประโยชน์ของแอปพลิเคชันไคลเอนต์ eM กฎ ซึ่ง เป็นวิธีที่ชาญฉลาดในการทำให้กล่องจดหมายของคุณไม่เกะกะ

สิ่งที่ฉันทำคือฉันตั้งกฎให้ส่งเมลในกล่องขาเข้าของฉันด้วยคำต่างๆ เช่น ดีล ข้อเสนอ ฯลฯ ในหัวเรื่องหรือเนื้อหาข้อความไปยังโฟลเดอร์อื่นที่ชื่อ Unwanted

คุณยังสามารถเพิ่มข้อยกเว้นให้กับตัวกรองนี้ได้ ตัวอย่างเช่น ฉันยกเว้นอีเมลทั้งหมดที่มีไฟล์แนบเพื่อหลีกเลี่ยงกระบวนการคัดกรอง

ตรวจสอบนี้ทีละขั้นตอน

ก) คลิก เมนู และเลือก กฎ จากดรอปดาวน์

b) เลือก กฎใหม่ ทางด้านซ้ายบน

ค) เลื่อนลงไปที่ ใช้กฎที่กำหนดเองกับข้อความที่ฉันได้รับ คลิก ถัดไป จากนั้นเลือก ด้วยคำที่พบในเนื้อหาหรือเรื่อง คลิก ถัดไป

ง) ตรวจสอบการ ย้ายไปยังโฟลเดอร์ และ ยกเว้นเมื่อข้อความมีไฟล์แนบ ในขั้นตอนต่อไป

จ) ต่อไป คุณต้องตั้งชื่อกฎนี้ จากนั้นคลิก คำ ในส่วนแสดงตัวอย่างกฎ หลังจากนั้น ให้ป้อนคำที่คุณต้องการกรองออก ตัวอย่างเช่น ฉันต้องการย้ายอีเมลส่งเสริมการขาย ดังนั้นฉันจึงใช้คำต่างๆ เช่น ข้อเสนอ ดีล ฯลฯ

จากนั้นคลิก โฟลเดอร์ ในส่วนแสดงตัวอย่างกฎ และเลือกโฟลเดอร์ปลายทางสำหรับอีเมลที่กรอง

f) ตอนนี้ การแสดงตัวอย่างกฎจะมีลักษณะดังนี้ คำกรองของคุณและโฟลเดอร์ปลายทางจะแสดงที่ตำแหน่งของ คำ และ โฟลเดอร์ คลิกถัดไป

เลือกช่องทำเครื่องหมายทางด้านซ้ายของชื่อกฎของคุณในหน้าจอถัดไป แล้วกด ใช้ ที่ด้านบน

g) ในขั้นตอนสุดท้ายที่สอง เลือกโฟลเดอร์ต้นทางที่คุณต้องการใช้กฎ ฉันเลือก Inbox เนื่องจากฉันต้องการคัดกรองอีเมลในกล่องขาเข้าของฉัน ตอนนี้คลิก เรียกใช้ และกระบวนการจะเริ่มขึ้น อาจใช้เวลาสองสามนาทีถึงหนึ่งชั่วโมง ขึ้นอยู่กับขนาดของโฟลเดอร์

#7. นำเข้าและส่งออก

สำหรับการสำรองข้อมูล คุณยังสามารถบันทึกอีเมลของคุณในรูปแบบต่างๆ ได้อีกด้วย สามารถบันทึกอีเมลจากกล่องจดหมายหลายกล่องไว้ในโฟลเดอร์อีเมลหลักเพียงโฟลเดอร์เดียว หรือคุณสามารถดาวน์โหลดอีเมลในที่จัดเก็บ eM ในพื้นที่ของคุณ

ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถนำเข้าอีเมลและการตั้งค่าจากไฟล์สำรองหรือแอปพลิเคชันอีเมลอื่นๆ

สำหรับตัวเลือกเหล่านี้ ให้กด Menu → Files จากนั้นเลือก Import หรือ Export ตามที่คุณต้องการ

#8. ข้อความที่เข้ารหัส

ไคลเอนต์ eM ใช้การเข้ารหัส PGP (Pretty Good Privacy) มาตรฐานสำหรับการส่งข้อความที่ปลอดภัย

สำหรับสิ่งนี้ คุณต้องสร้างคู่คีย์ PGP ของคุณ หากคุณไม่ได้อยู่ที่การตั้งค่าเริ่มต้น กระบวนการนี้เกี่ยวกับการแชร์คีย์สาธารณะของคุณกับผู้รับ เมื่อผู้รับมีกุญแจสาธารณะของคุณแล้ว คุณสามารถแบ่งปันข้อความที่เข้ารหัสได้ วิดีโอนี้อธิบายกระบวนการ:

#9. คนอื่น

รายการคุณสมบัตินั้นยาวจริง ๆ และฉันเพิ่งสัมผัสถึงพื้นฐาน eM Client เป็นหนึ่งในแอปพลิเคชันการจัดการอีเมลที่มีคุณลักษณะหลากหลายที่สุดที่ฉันเคยเห็นมาจนถึงปัจจุบัน

นอกจากนี้ คุณสามารถเริ่ม Google Meet, แชทกับเพื่อนของคุณ, จดบันทึก, ลบอีเมลที่ซ้ำกันโดยอัตโนมัติได้จากภายในแอปพลิเคชัน

คุณแทบจะไม่ต้องใช้เครื่องมือของบุคคลที่สามกับกิจกรรมทางธุรกิจประจำวันของคุณ

eM Client ยังให้คุณมีตัวแก้ไขธีมในตัวเพื่อทำในสไตล์ของคุณ สรุปแล้ว ในการทดสอบโดยย่อของฉัน ฉันพบว่า eM Client เป็นโซลูชันแบบครบวงจรที่สมบูรณ์แบบสำหรับการสื่อสารทางอีเมล

มันสะอาด เรียบง่าย และมีประสิทธิภาพ ขอแนะนำอย่างยิ่ง

และส่วนที่ดีที่สุดคือ ใช้งานได้ฟรีพร้อมคุณสมบัติจำกัด แม้แต่ตัวเลือกแบบชำระเงินก็ยังเป็นแบบครั้งเดียว บอกลาการชำระเงินที่เกิดขึ้นประจำ

ทางเลือกแทน eM Client

ผู้บริโภคในปัจจุบันต้องการทางเลือก และคุณมีทางเลือกอื่นหากไคลเอนต์ eM ไม่ชอบ

Mailbird เป็นโซลูชันที่คล้ายกันที่คุณไม่ควรพลาด คุณสามารถทดลองใช้ด้วยการรับประกันคืนเงินภายใน 14 วัน

บริษัททุกขนาดมักใช้กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน ใช้เป็นจุดติดต่อกับผู้บริโภคเพียงจุดเดียวและเพื่อหลีกเลี่ยงการตอบสนองที่ซ้ำกัน หากคุณต้องการจัดการอีเมลสำหรับกล่องจดหมายที่แชร์ ลองใช้ Spark ดูวิดีโอนี้โดย Spark เพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับกล่องจดหมายที่แชร์อย่างรวดเร็ว

คำพูดสุดท้าย

การลงทุนในการจัดการอีเมลนั้นฉลาด แม้ว่าโปรแกรมรับส่งเมลแบบแบร์โบนเริ่มต้นของคุณสามารถทำงานนั้นได้ แต่ก็ยังห่างไกลจากอุดมคติ

ผู้จัดการอีเมลที่ชาญฉลาดเช่น eM Client จะคุ้มค่ากับการลงทุน