Torne seu gerenciamento de e-mail superprodutivo com o eM Client

Uma caixa de entrada caótica é uma indicação de um negócio ineficiente. Se você não otimizou seus e-mails, está perdendo muito mais do que seu tempo. Portanto, escolher um cliente de e-mail inteligente é vital para o seu negócio. Este artigo irá apresentá-lo a uma dessas soluções: eM Client.

Enviar e-mail pode ser muito mais divertido com um ótimo cliente de e-mail. É a porta de entrada para interagir com clientes em potencial e entrar em negócios corporativos lucrativos. Ele pode se tornar a força motriz para o futuro da sua empresa.

Mas todas essas oportunidades podem ser perdidas na desordem se não for por uma caixa de entrada inteligente.

Você pode facilmente perder e-mails importantes na multidão de lixo desnecessário. E essa pilha de e-mails inúteis só fica maior com o tempo.

Portanto, é inteligente investir nessa ferramenta tão importante para obter o melhor de seus esforços de marketing e networking.

Antes de começar com o cliente de eM, compartilharei alguns dos problemas que você pode enfrentar com o gerenciamento de e-mail ineficaz.

Efeitos da má gestão de e-mail

# 1. Spam

De acordo com o Statista, mais de 50% da sua caixa de entrada era spam.

Agora calcule o tempo investido (ou desperdiçado) em encontrar informações relevantes e excluir o lixo.

Um cliente de e-mail ajuda você a evitar esses problemas. Você pode se concentrar no que é vital e descobrir o verdadeiro valor do seu tempo.

# 2. Falha de comunicação

Caixas de entrada desorganizadas podem resultar na perda de e-mails importantes no meio da multidão e na perda de prazos dos funcionários. Ter um cliente de email padrão e ferramentas de suporte em sua organização traz um nível de conforto e facilidade. Essa integração ajuda a evitar que algo escorregue nas rachaduras.

Ele pode ajudar na colaboração estratégica entre vários departamentos - melhores resultados de comunicação em fluxo de trabalho simplificado e maior eficiência.

# 3. Custos legais

Você pode não estar sentindo a necessidade de usar um cliente de e-mail ainda. Mas uma solicitação legal solicitando um documento com 10 anos de idade certamente pode empurrá-lo nessa direção.

Poderosos utilitários de gerenciamento de e-mail podem armazenar e gerenciar seus dados. Ele ajuda a salvar conversas de e-mail críticas e facilita o processo de descoberta de documentos.

Você pode pesquisar qualquer arquivo sem esforço e apresentá-lo se necessário.

Ele economiza seu tempo, boa vontade e custos, evitando penalidades legais.

# 4. Atendimento ao cliente ruim

Uma caixa de entrada de e-mail muito complicada faz seus funcionários perderem seu tempo procurando coisas importantes.

Um cliente insatisfeito e tudo mais pode acontecer. Uma única postagem negativa nas redes sociais pode se transformar na maior infelicidade de seus negócios.

Afinal, em tempos de competição acirrada, você não pode ignorar seus clientes.

Em contraste, um sistema de gerenciamento de e-mail simplificado dá tempo suficiente aos seus funcionários para atender às solicitações dos clientes.

# 5. Ameaça de Segurança

Programas maliciosos enviados por e-mail podem expor informações classificadas. Também pode prejudicar e prejudicar seus servidores.

Portanto, é essencial ter um cliente de e-mail com recurso de verificação de anexos. Pesquisando dentro do anexo sem abri-lo, você pode garantir sua credibilidade.

# 6. Perda de dados

Cada dado é importante. O armazenamento seguro de dados torna-se crucial no caso de um hack.

Portanto, é fundamental ter um sistema de backup forte para e-mails. Deve ser capaz de fazer você voltar do zero em tempos difíceis.

Um sistema de arquivamento adequado pode ajudá-lo a restaurar todos os seus e-mails vitais em caso de perda de dados.

Agora que você sabe a importância de um cliente de e-mail. Vamos começar com o assunto principal.

Cliente eM: Smart Email

O eM Client é uma solução completa de produtividade de e-mail.

É experimentado e testado. Mais de 1.500.000 pessoas em 30.000 empresas em todo o mundo o usam para aproveitar ao máximo seus e-mails.

Começando

O eM Client está disponível para Windows e Mac. Baixe este utilitário, instale e crie uma conta para começar.

• A tela inicial pede que você escolha um tema. Selecione e clique em Avançar.

• Você tem várias opções para começar. A ferramenta é compatível com todos os principais serviços de e-mail.
• Você pode importar contatos e configurar diferentes calendários. Suporta Google Talk e XMPP / Jabber na opção Chat .

• Para configurar um e-mail, selecione Mail. Em seguida, escolha seu provedor de serviços e digite seu endereço de e-mail na tela a seguir.
• Depois de adicionar os detalhes da sua conta, a tela subsequente solicitará a configuração das chaves de criptografia. Você também pode inserir suas chaves predefinidas se não for novo no eM.

• Se você for novo, digite uma senha para criar um par de chaves - pública e privada. Você também pode escolher entre tamanhos de chave de 1024 bits ou 2048 bits.
• Notavelmente, um tamanho de chave maior fornece criptografia mais segura.
• Mas, ao mesmo tempo, eles levarão mais tempo para serem criados. Portanto, o processo de criptografia consumirá mais dados e tempo cada vez que você enviar ou receber uma mensagem criptografada.
• Leia isto se quiser ler mais sobre o procedimento de criptografia do cliente eM.
• Depois de definir uma senha, ele solicitará que você salve seu par de chaves de criptografia.
• A tela a seguir solicitará que você compartilhe sua chave pública com o livro de chaves do eM. É um diretório de chave pública do cliente eM. Ele pode ser usado para enviar e-mails criptografados apenas procurando a chave pública do destinatário pretendido.
• Por fim, selecione os serviços a serem ativados e clique em Concluir.

Recursos

Nesta seção, destacarei alguns dos atributos importantes do eM Client. Não vou repetir recursos comuns que você encontra em seu aplicativo de e-mail diário.

Vamos começar.

# 1. Tela inicial

Esta é a tela inicial:

A interface do usuário é limpa e inspira produtividade.

# 2. Tag

Isso é extremamente útil para classificar sua caixa de entrada.

Para usar isso, desative a visualização da mensagem. Isso mudará sua tela inicial para uma exibição de dois painéis das três normais.

Acesse: Menu → Exibir → Layout → Painel de mensagem desativado .

Agora você pode ver seus e-mails com suas tags. E você pode usá-los para classificar sua caixa de entrada de acordo.

Para classificar, clique na coluna Tags e isso classificará sua caixa de entrada.

Para definir tags, clique com o botão direito em qualquer e-mail e selecione Tags na caixa de diálogo. Ele mostrará uma lista de tags predefinidas. Clique em qualquer um ou mais para atribuí-los a um e-mail específico.

Você também pode marcar vários e-mails de uma vez. Basta pressionar Ctrl e selecionar os e-mails com cliques do botão esquerdo . Após selecionar, siga o processo de marcação de um único e-mail.

Também se pode adicionar qualquer tag particular de acordo com a escolha. Para isso, clique em Menu → Marcas → Adicionar. Agora adicione o nome da tag, cor, atalho (opcional) e clique em OK.

# 3. Respostas Automáticas

É útil se você estiver de férias ou fazendo uma pausa.

Você pode configurar respostas automatizadas. Essas respostas automáticas podem ser iniciadas entre duas datas específicas ou apenas com uma data de início.

Para configurar este recurso, clique em Menu → Ferramentas → Respostas automáticas.

# 4. Anexos

Um dos melhores atributos do cliente eM é sua capacidade de lidar com anexos.

Você não precisa abrir cada e-mail para localizar um arquivo antigo importante.

Todos os anexos podem ser vistos como listas ou cartões. Eles podem ser divididos em subcategorias de Imagem, Mídia, Documento e Arquivos.

Clique nesses três pontos horizontais e selecione Anexos na caixa de diálogo.

A visualização padrão mostra todos os anexos na visualização de lista. Mas, você pode clicar em Imagens , Mídia , Documentos e Arquivos ao lado de Todos. Finalmente, você pode ver todos os seus anexos relacionados apenas a essa categoria específica.

Se você achar a exibição de lista desajeitada, clique em Cartões para uma exibição de grade mais limpa. Ele mostrará seus anexos como blocos sem quaisquer detalhes como data, tamanho ou tipo de item.

As opções de lista e cartões podem ser encontradas logo acima das categorias de anexo (imagens, mídia, etc.).

# 5. Pesquisa de mensagens

Este é um recurso de destaque deste sistema de gerenciamento de e-mail. Você pode pesquisar qualquer mensagem percorrendo sua caixa de entrada sem realmente abrir um único e-mail.

Para isso, clique na seta apontando para a esquerda no canto superior esquerdo.

Em seguida, clique em qualquer e-mail. Você verá o painel mais à direita mostrando todos os e-mails desse único contato. Depois disso, continue passando o cursor no painel direito e ele mostrará instantaneamente a visualização completa do e-mail.

Você pode ler todo o e-mail, abrir anexos e responder a partir do próprio painel de visualização.

É uma das maneiras mais rápidas de percorrer todo o histórico de conversas de um determinado cliente potencial ou de qualquer contato. Pode ser o seu salvador em uma segunda-feira movimentada.

# 6. Filtro Inteligente

Tenho 41856 e-mails em uma das minhas caixas de entrada.

E eu não possuo nenhum superpoder para filtrar os mais importantes dessa bagunça.

Então, virei-me para um recurso útil do aplicativo cliente eM, Regras, uma maneira astuta de deixar sua caixa de entrada livre de confusão.

O que fiz foi definir uma regra para enviar meus e-mails de caixa de entrada com palavras como Ofertas, Ofertas, etc., na linha de assunto ou corpo da mensagem para uma pasta diferente chamada Indesejado.

Você também pode adicionar exceções a este filtro. Por exemplo, abri uma exceção para todos os e-mails com anexos para escapar do processo de triagem.

Confira passo a passo.

a) Clique em Menu e selecione Regras no menu suspenso.

b) Selecione Nova regra no canto superior esquerdo.

c) Role para baixo até Aplicar regras personalizadas nas mensagens que recebo . Clique em Avançar . Em seguida, selecione com palavras encontradas no corpo ou assunto , clique em Avançar .

d) Marque a mudança para a pasta, exceto quando a mensagem tiver anexo nas etapas subsequentes.

e) Em seguida, você deve nomear esta regra. Em seguida, clique nas palavras na seção de visualização da regra. Depois, digite as palavras que deseja filtrar. Por exemplo, eu queria mover e-mails promocionais. Então, usei palavras como ofertas, acordos, etc.

Em seguida, clique na pasta na seção de visualização da regra e selecione a pasta de destino para os emails filtrados.

f) Agora, a visualização da regra se parecerá com isto. As palavras do filtro e a pasta de destino serão exibidas no local das palavras e da pasta . Clique próximo.

Marque a caixa de seleção à esquerda do nome da regra na tela subsequente e clique em Aplicar na parte superior.

g) Na penúltima etapa, selecione a pasta de origem onde deseja aplicar a regra. Eu tinha selecionado a Caixa de entrada porque queria filtrar meus e-mails na caixa de entrada. Agora clique em Executar e o processo começará. Isso pode levar de alguns minutos a uma hora, dependendo do tamanho da pasta.

# 7. Importar e exportar

Para backup, você também pode salvar seus e-mails em vários formatos. Pode-se salvar e-mails de várias caixas de entrada em uma pasta de correio principal. Como alternativa, você também pode baixar e-mails em seu armazenamento de eM local.

Da mesma forma, você pode importar e-mails e configurações de qualquer arquivo de backup ou outro aplicativo de e-mail.

Para essas opções, clique em Menu → Arquivos e selecione Importar ou Exportar de acordo com sua preferência.

# 8. Mensagens criptografadas

O cliente eM usa a criptografia PGP (Pretty Good Privacy) padrão para enviar mensagens seguras.

Para isso, você precisa gerar seu par de chaves PGP, se não o fez na configuração inicial. Então, o processo consiste em compartilhar sua chave pública com o destinatário. Assim que o destinatário tiver sua chave pública, você poderá compartilhar mensagens criptografadas. Este vídeo explica o processo:

# 9. Outras

A lista de recursos é realmente longa, e acabei de tocar no básico. O eM Client é um dos aplicativos de gerenciamento de e-mail com mais recursos que já vi até hoje.

Além disso, você pode iniciar o Google Meet, conversar com seus colegas, fazer anotações e excluir automaticamente e-mails duplicados de dentro do aplicativo.

Você dificilmente precisará de uma ferramenta de terceiros para suas atividades diárias de negócios.

O eM Client também oferece um editor de tema embutido para fazer isso em seu estilo. Conclusivamente, em meus breves testes, descobri que o eM Client é a solução completa perfeita para comunicação por e-mail.

É limpo, simples e eficiente; altamente recomendado.

E a melhor parte é que está disponível gratuitamente com recursos limitados. Mesmo as opções pagas são únicas. Diga adeus aos pagamentos recorrentes.

Alternativas ao cliente eM

O consumidor atual deseja escolha. E você tem opções alternativas se o cliente de eM não for do seu agrado.

Mailbird é uma solução semelhante que você não deve perder. Você pode experimentá-lo com uma garantia de devolução do dinheiro de 14 dias.

Empresas de todos os tamanhos costumam usar uma caixa de entrada compartilhada. É usado como um único ponto de contato com o consumidor e para evitar respostas duplicadas. Se você deseja gerenciamento de e-mail para uma caixa de entrada compartilhada, experimente o Spark. Veja este vídeo do Spark para uma rápida introdução sobre uma caixa de entrada compartilhada.

Palavras Finais

Investir em gerenciamento de e-mail é sensato. Embora seu cliente de e-mail barebones padrão possa fazer o trabalho, está longe de ser o ideal.

Um gerente de e-mail inteligente como o eM Client valerá o investimento.