Сделайте управление электронной почтой суперпродуктивным с помощью eM Client

Беспорядок в почтовом ящике свидетельствует о неэффективности бизнеса. Если вы не оптимизировали электронную почту, вы теряете гораздо больше, чем свое время. Итак, выбор умного почтового клиента жизненно важен для вашего бизнеса. Эта статья познакомит вас с одним из таких решений: eM Client.

Электронная почта может быть намного веселее с отличным почтовым клиентом. Это шлюз для взаимодействия с потенциальными деловыми партнерами и заключения прибыльных корпоративных сделок. Это может стать движущей силой успеха вашей компании.

Но все эти возможности можно потерять в беспорядке, если бы не умный почтовый ящик.

Вы легко можете пропустить важные электронные письма в толпе ненужного хлама. И эта куча бесполезных писем со временем только увеличивается.

Поэтому разумно инвестировать в этот важнейший инструмент, чтобы получить максимальную отдачу от своих маркетинговых и сетевых усилий.

Прежде чем начать работу с eM-клиентом, я расскажу о некоторых проблемах, с которыми вы можете столкнуться при неэффективном управлении электронной почтой.

Последствия плохого управления электронной почтой

№1. Спам

По данным Statista, более 50% вашего почтового ящика было спамом.

Теперь подсчитайте время, потраченное (или потраченное впустую) на поиск нужной информации и удаление мусора.

Почтовый клиент поможет вам избежать этих неприятностей. Вы можете сосредоточиться на самом важном и тратить свое время по-настоящему.

№2. Недопонимание

Загроможденные почтовые ящики могут привести к тому, что важные электронные письма будут потеряны в толпе, а сотрудники не будут соблюдать сроки. Наличие стандартного почтового клиента и вспомогательных инструментов в вашей организации обеспечивает комфорт и легкость. Эта интеграция помогает избежать скольжения в трещинах.

Это может помочь в стратегическом сотрудничестве между различными отделами - улучшение коммуникации приводит к упрощению рабочего процесса и повышению эффективности.

№3. Судебные издержки

Возможно, вы еще не чувствуете необходимости использовать почтовый клиент. Но юридический запрос с просьбой предоставить документ 10-летней давности, безусловно, может подтолкнуть вас к этому.

Мощные утилиты управления электронной почтой могут хранить ваши данные и управлять ими. Это помогает сохранять важные разговоры по электронной почте и упрощает процесс обнаружения документов.

Вы можете без труда найти любой файл и при необходимости представить его.

Это экономит ваше время, доброжелательность и затраты, избегая юридических штрафов.

№4. Плохое обслуживание клиентов

Слишком сложный почтовый ящик заставляет ваших сотрудников тратить время на то, чтобы заняться важными делами.

Один недовольный клиент - и весь ад может вырваться наружу. Один-единственный негативный пост в соцсети может обернуться снежным комом в самое большое несчастье для вашего бизнеса.

В конце концов, в наше время жесткой конкуренции нельзя воспринимать своих клиентов как должное.

Напротив, упрощенная система управления электронной почтой дает вашим сотрудникам достаточно времени для удовлетворения запросов потребителей.

№5. Угроза безопасности

Вредоносные программы, доставляемые по электронной почте, могут раскрывать секретную информацию. Это также может нанести вред вашим серверам.

Итак, очень важно иметь почтовый клиент с функцией проверки вложений. Осуществляя поиск внутри прикрепленного файла, не открывая его, вы можете убедиться в его надежности.

№6. Потери данных

Каждая часть данных важна. Безопасное хранение данных становится критически важным в случае взлома.

Поэтому наличие надежной системы резервного копирования электронной почты является обязательным. Он должен быть в состоянии вернуть вас к работе с нуля в трудные времена.

Правильная система архивирования может помочь вам восстановить всю вашу жизненно важную почту в случае потери данных.

Теперь, когда вы знаете важность почтового клиента. Начнем с основной темы.

Клиент eM: умная электронная почта

eM Client - это универсальное решение для повышения производительности электронной почты.

Это опробовано и проверено. Более 1 500 000 человек в 30 000 предприятий по всему миру используют его, чтобы максимально эффективно использовать электронную почту.

Начиная

Клиент eM доступен для Windows и Mac. Загрузите эту утилиту, установите и создайте учетную запись, чтобы начать работу.

• На начальном экране вас попросят выбрать тему. Выберите и нажмите Далее.

• У вас есть несколько вариантов для начала. Инструмент совместим со всеми основными почтовыми сервисами.
• Вы можете импортировать контакты и настраивать разные календари. Он поддерживает Google Talk и опцию XMPP / Jabber в чате .

• Чтобы настроить электронную почту, выберите Почта. Затем выберите поставщика услуг и введите свой адрес электронной почты на следующем экране.
• После добавления данных вашей учетной записи на следующем экране будет предложено настроить ключи шифрования. Вы также можете ввести свои предустановленные ключи, если вы не новичок в eM.

• Если вы новичок, введите пароль, чтобы создать пару ключей - открытый и закрытый. У вас также есть выбор между размером ключа 1024 или 2048 бит.
• Примечательно, что больший размер ключа обеспечивает более безопасное шифрование.
• Но в то же время на их создание уйдет больше времени. Таким образом, процесс шифрования будет потреблять больше данных и каждый раз, когда вы отправляете или получаете зашифрованное сообщение.
• Пожалуйста, пройдите через это, если хотите узнать больше о процедуре шифрования клиента eM.
• После установки пароля вам будет предложено сохранить пару ключей шифрования.
• На следующем экране вас попросят поделиться своим открытым ключом с книгой ключей eM. Это каталог открытых ключей клиента eM. Его можно использовать для отправки зашифрованных электронных писем, просто найдя открытый ключ предполагаемого получателя.
• Наконец, выберите службы для активации и нажмите Готово.

Функции

В этом разделе я выделю некоторые важные атрибуты eM Client. Я не буду повторять общие черты, которые вы найдете в своем повседневном почтовом приложении.

Давайте начнем.

№1. Домашний экран

Это главный экран:

Пользовательский интерфейс чистый и повышает продуктивность.

№2. Теги

Это очень помогает при сортировке вашего почтового ящика.

Для этого выключите предварительный просмотр сообщения. Он переместит ваш домашний экран на вид с двумя панелями из обычных трех.

Перейдите к этому: Меню → Вид → Макет → Панель сообщений выключена .

Теперь вы можете видеть свои электронные письма с их тегами. И вы можете использовать их для соответствующей сортировки своего почтового ящика.

Для сортировки щелкните столбец «Теги», и он отсортирует ваш почтовый ящик.

Чтобы установить теги, щелкните правой кнопкой мыши любое письмо и выберите «Теги» в диалоговом окне. Он покажет список предустановленных тегов. Щелкните любой из них, чтобы назначить их конкретному письму.

Вы также можете пометить сразу несколько писем. Просто нажмите Ctrl и выбирайте письма левой кнопкой мыши . После выбора следуйте процессу пометки отдельного письма.

Также можно добавить любой конкретный тег по выбору. Для этого нажмите Меню → Теги → Добавить. Теперь добавьте имя тега, цвет, ярлык (необязательно) и нажмите ОК.

№3. Автоматические ответы

Это удобно, если вы в отпуске или отдыхаете.

Вы можете настроить автоматические ответы. Эти автоответы могут быть инициированы между двумя конкретными датами или только с датой начала.

Чтобы настроить эту функцию, нажмите Меню → Инструменты → Автоматические ответы.

№4. Вложения

Одним из лучших атрибутов клиента eM является его способность обрабатывать вложения.

Вам не нужно открывать каждое электронное письмо, чтобы найти важный старый файл.

Все вложения можно просматривать в виде списков или карточек. Их можно разделить на подкатегории: изображения, мультимедиа, документы и архивы.

Щелкните эти три горизонтальные точки и выберите « Вложения» в диалоговом окне.

В представлении по умолчанию все вложения отображаются в виде списка. Но вы можете нажать « Изображения» , « Медиа» , « Документы» и « Архивы» рядом с « Все». Наконец, вы можете увидеть все свои вложения, относящиеся только к этой конкретной категории.

Если вы находите представление « Список» неуклюжим, нажмите « Карты», чтобы получить более чистый вид сетки. Он отобразит ваши вложения в виде плиток без каких-либо данных, таких как дата, размер или тип элемента.

Параметры списка и карточек можно найти прямо над категориями вложений (изображения, мультимедиа и т. Д.).

№5. Поиск сообщений

Это изюминка этой системы управления электронной почтой. Вы можете искать любое сообщение, прокручивая свой почтовый ящик, не открывая ни одного письма.

Для этого щелкните стрелку, указывающую влево, в верхнем левом углу.

Затем щелкните любое электронное письмо. Вы увидите крайнюю правую панель, показывающую все письма от этого контакта. После этого просто удерживайте курсор на правой панели, и он сразу же покажет полный предварительный просмотр этого письма.

Вы можете читать всю почту, открывать вложения и отвечать на этой панели предварительного просмотра.

Это один из самых быстрых способов просмотреть всю историю разговоров с конкретным бизнес-лидером или любым контактом. Он может стать вашим спасителем в напряженный понедельник.

№6. Интеллектуальный фильтр

У меня в одном из почтовых ящиков 41856 писем.

И у меня нет никакой суперсилы, чтобы отфильтровать самые важные из этого беспорядка.

Итак, я обратился к удобной функции клиентского приложения eM, Rules, - проницательному способу сделать ваш почтовый ящик свободным от беспорядка.

Что я сделал, так это установил правило для отправки своих писем со словами « Сделки», «Предложения» и т. Д. В строке темы или теле сообщения в другую папку с именем «Нежелательные».

Вы также можете добавить исключения в этот фильтр. Например, я сделал исключение для всех писем с вложениями, чтобы избежать проверки.

Проверьте это шаг за шагом.

a) Нажмите « Меню» и выберите « Правила» в раскрывающемся списке.

б) Выберите « Новое правило» в левом верхнем углу.

c) Прокрутите вниз до пункта «Применить пользовательские правила к получаемым мной сообщениям» . Щелкните Далее . Затем выберите слова, содержащиеся в теле или в теме , и нажмите « Далее» .

г) Отметьте перемещение в папку, кроме случаев, когда сообщение имеет вложение на последующих шагах.

д) Затем вы должны назвать это правило. Затем щелкните слова в разделе предварительного просмотра правила. После этого введите слова, которые хотите отфильтровать. Например, я хотел переместить рекламные письма. Итак, я использовал такие слова, как предложения, сделки и т. Д.

Затем щелкните папку в разделе предварительного просмотра правила и выберите папку назначения для отфильтрованных писем.

f) Теперь предварительный просмотр правила будет выглядеть примерно так. Ваши слова фильтра и папка назначения будут отображаться на месте слов и папки . Нажмите "Далее.

Установите флажок слева от имени правила на следующем экране и нажмите « Применить» вверху.

g) На втором последнем шаге выберите исходную папку, в которой вы хотите применить правило. Я выбрал папку «Входящие», так как хотел проверять свои электронные письма в папке «Входящие». Теперь нажмите « Выполнить», и процесс начнется. Это может занять от нескольких минут до часа, в зависимости от размера папки.

№7. Импорт и экспорт

Для резервного копирования вы также можете сохранять свои электронные письма в различных форматах. Электронные письма из нескольких почтовых ящиков можно сохранять в одну основную почтовую папку. Кроме того, вы также можете загружать почту в локальное хранилище eM.

Точно так же вы можете импортировать электронные письма и настройки из любого файла резервной копии или другого почтового приложения.

Для этих опций нажмите Меню → Файлы , затем выберите Импорт или Экспорт в соответствии с вашими предпочтениями.

№8. Зашифрованные сообщения

Клиент eM использует стандартное шифрование PGP (Pretty Good Privacy) для отправки защищенных сообщений.

Для этого вам необходимо сгенерировать пару ключей PGP, если вы этого не сделали при первоначальной настройке. Затем процесс заключается в том, чтобы поделиться вашим открытым ключом с получателем. Как только получатель получит ваш открытый ключ, вы сможете делиться зашифрованными сообщениями. Это видео объясняет процесс:

№9. Другие

Список функций действительно длинный, и я только что коснулся основ. eM Client - одно из самых многофункциональных приложений для управления электронной почтой, которые я когда-либо видел.

Кроме того, вы можете запускать встречи Google, общаться с коллегами, вести заметки, автоматически удалять повторяющиеся электронные письма прямо в приложении.

Вам вряд ли понадобится сторонний инструмент для повседневной работы.

В eM Client также есть встроенный редактор тем, чтобы сделать это в вашем стиле. В конце концов, в моем кратком тестировании я обнаружил, что eM Client является идеальным универсальным решением для общения по электронной почте.

Это чисто, просто и эффективно; настоятельно рекомендуется.

И что самое приятное, он доступен бесплатно с ограниченными функциями. Даже платные варианты разовые. Попрощайтесь с регулярными платежами.

Альтернативы eM Client

Настоящий потребитель хочет выбора. И у вас есть альтернативные варианты, если клиент eM вам не нравится.

Mailbird - одно из подобных решений, которое нельзя пропустить. Вы можете попробовать его с 14-дневной гарантией возврата денег.

Корпорации любого размера часто используют общий почтовый ящик. Он используется как единая точка контакта с потребителем и позволяет избежать дублирования ответов. Если вы хотите управлять электронной почтой для общего почтового ящика, попробуйте Spark. Посмотрите это видео от Spark для быстрого ознакомления с общим почтовым ящиком.

Заключительные слова

Инвестировать в управление электронной почтой - это разумно. Хотя ваш базовый почтовый клиент по умолчанию может справиться с этой задачей, он далек от идеала.

Умный почтовый менеджер, такой как eM Client, стоит вложенных средств.