使用 eM 客戶端讓您的電子郵件管理變得高效

混亂的收件箱表明業務效率低下。 如果您還沒有優化電子郵件，那麼您損失的不僅僅是時間。 因此，選擇智能電子郵件客戶端對您的業務至關重要。 本文將向您介紹一種這樣的解決方案：eM 客戶端。

使用出色的電子郵件客戶端發送電子郵件會更有趣。 它是與業務前景互動和促成利潤豐厚的公司交易的門戶。 它可以成為貴公司發展的動力。

但是，如果沒有智能收件箱，所有這些機會都會在混亂中丟失。

在一堆不必要的垃圾郵件中，您很容易錯過重要的電子郵件。 而且，這堆無用的電子郵件只會隨著時間的推移而變得越來越大。

因此，投資這個非常重要的工具以充分利用您的營銷和網絡工作是明智之舉。

在開始使用 eM 客戶端之前，我將分享您在電子郵件管理無效時可能面臨的一些問題。

電子郵件管理不善的影響

#1. 垃圾郵件

根據 Statista，超過 50% 的收件箱是垃圾郵件。

現在計算在查找相關信息和刪除垃圾方面投入（或浪費）的時間。

電子郵件客戶端可幫助您避免這些麻煩。 您可以專注於重要的事情，並找到時間的真正價值。

#2. 溝通不暢

雜亂的收件箱可能會導致重要的電子郵件在人群中丟失，並且員工會錯過截止日期。 在您的組織中擁有標準的電子郵件客戶端和支持工具會帶來一定程度的舒適和輕鬆。 這種集成有助於避免任何東西在裂縫中滑落。

它可以協助各個部門之間的戰略協作——更好的溝通可以簡化工作流程並提高效率。

#3. 法律費用

您可能還沒有感覺到需要使用電子郵件客戶端。 但是，要求提供 10 年前的文件的法律要求肯定會促使您這樣做。

強大的電子郵件管理實用程序可以存儲和管理您的數據。 它有助於保存重要的電子郵件對話並簡化文檔發現過程。

您可以毫不費力地搜索任何文件並在需要時呈現它。

它通過避免法律處罰來節省您的時間、善意和成本。

#4. 糟糕的客戶服務

過於復雜的電子郵件收件箱會讓您的員工浪費時間處理重要的事情。

一個不滿意的客戶和所有的地獄都可能崩潰。 一個負面的社交媒體帖子可能會滾雪球成為您業務的最大不幸。

畢竟，在競爭激烈的時代，您不能將客戶視為理所當然。

相比之下，簡化的電子郵件管理系統為您的員工提供了充足的時間來滿足消費者的要求。

#5. 安全威脅

通過電子郵件發送的惡意程序可能會暴露機密信息。 它還會損害和損害您的服務器。

因此，擁有一個帶有附件驗證功能的電子郵件客戶端是必不可少的。 通過在不打開附件的情況下搜索附件，您可以確保其可信度。

#6. 數據丟失

每一條數據都很重要。 萬一遭到黑客攻擊，安全的數據存儲變得至關重要。

因此，擁有強大的電子郵件備份系統勢在必行。 它應該能夠讓您在艱難時期從頭開始。

一個適當的歸檔系統可以幫助您在數據丟失的情況下恢復所有重要郵件。

現在您知道電子郵件客戶端的重要性了。 讓我們從主要主題開始。

eM 客戶端：智能電子郵件

eM Client 是一種多合一的電子郵件生產力解決方案。

它經過試驗和測試。 全球 30,000 家企業中的 1,500,000 多人使用它來充分利用他們的電子郵件。

入門

eM 客戶端適用於 Windows 和 Mac。 下載此實用程序，安裝並創建一個帳戶以開始使用。

• 初始屏幕要求您選擇一個主題。 選擇並單擊下一步。

• 您可以從多個選項開始。 該工具與所有主要的電子郵件服務兼容。
• 您可以導入聯繫人並設置不同的日曆。 它支持 Google Talk 和 XMPP/Jabber in Chat選項。

• 要設置電子郵件，請選擇郵件。 接下來，選擇您的服務提供商並在以下屏幕中輸入您的電子郵件地址。
• 添加帳戶詳細信息後，隨後的屏幕會要求設置加密密鑰。 如果您不熟悉 eM，也可以輸入您的預設密鑰。

• 如果您是新手，請輸入密碼以創建公鑰和私鑰對。 您還可以選擇 1024 位或 2048 位密鑰大小。
• 值得注意的是，更大的密鑰大小提供了更安全的加密。
• 但與此同時，它們將需要更多時間來創建。 因此，每次發送或接收加密消息時，加密過程都會消耗更多數據和時間。
• 如果您想閱讀有關 eM 客戶端加密程序的更多信息，請閱讀此內容。
• 設置密碼後，它會提示您保存加密密鑰對。
• 以下屏幕將要求您將您的公鑰共享到 eM 密鑰簿。 它是 eM 客戶端的公鑰目錄。 它可用於通過查找預期收件人的公鑰來發送加密電子郵件。
• 最後，選​​擇要激活的服務並單擊完成。

特徵

在本節中，我將重點介紹 eM Client 的一些重要屬性。 我不會重複您在日常電子郵件應用程序中找到的常見功能。

讓我們開始。

#1. 主屏幕

這是主屏幕：

用戶界面乾淨整潔，可以提高工作效率。

#2. 標籤

這對整理收件箱非常有幫助。

要使用此功能，請關閉消息預覽。 它會將您的主屏幕從正常的三屏切換到兩屏視圖。

導航： Menu → View → Layout → Message Panel Off 。

現在，您可以查看帶有標籤的電子郵件。 而且，您可以使用這些來相應地對收件箱進行排序。

要進行排序，請單擊“標籤”列，它將對您的收件箱進行排序。

要設置標籤，請右鍵單擊任何郵件，然後從對話框中選擇標籤。 它將顯示預設標籤列表。 單擊任何一個或多個以將它們分配給特定郵件。

您還可以一次標記多封電子郵件。 只需按Ctrl，然後單擊左鍵選擇郵件。 選擇後，按照標記單個郵件的過程進行操作。

還可以根據選擇添加任何特定標籤。 為此，單擊菜單→標籤 → 添加。 現在添加標籤名稱、顏色、快捷方式（可選），然後單擊“確定”。

#3. 自動回复

如果您外出度假或休息，這很方便。

您可以設置自動回复。 這些自動回复可以在兩個特定日期之間或僅在開始日期之間啟動。

要設置此功能，請單擊菜單 → 工具 → 自動回复。

#4. 附件

eM 客戶端的最佳屬性之一是其處理附件的能力。

您不必打開每封電子郵件來查找重要的舊文件。

所有附件都可以作為列表或卡片查看。 這些可以進一步分為圖像、媒體、文檔和檔案等子類別。

單擊這三個水平點，然後從對話框中選擇附件。

默認視圖在列表視圖中顯示所有附件。 但是，您可以在“全部”旁邊單擊“圖像” 、“媒體” 、“文檔”和“檔案”。 最後，您可以查看與該特定類別相關的所有附件。

如果您發現列表視圖笨拙，請單擊卡片以獲得更清晰的網格視圖。 它會將您的附件顯示為圖塊，而沒有任何詳細信息，例如日期、尺寸或項目類型。

列表和卡片選項位於附件類別（圖像、媒體等）上方。

#5. 留言搜索

這是該電子郵件管理系統的一大亮點。 您可以通過滾動收件箱來搜索任何郵件，而無需實際打開一封郵件。

為此，請單擊左上角的向左箭頭。

然後單擊任何電子郵件。 您將看到最右側的窗格顯示來自該單個聯繫人的所有郵件。 之後，只需將光標懸停在右側窗格上，它就會立即顯示該郵件的完整預覽。

您可以閱讀整封郵件、打開附件並從該預覽面板本身進行回复。

這是瀏覽來自特定業務負責人或任何联係人的完整對話歷史記錄的最快方法之一。 在繁忙的星期一，它可以成為您的救星。

#6. 智能過濾器

我的一個收件箱中有 41856 封電子郵件。

而且我沒有任何超能力可以從那一團糟中過濾掉最重要的東西。

所以，我轉向 eM 客戶端應用程序的一個方便的功能，規則，一種使收件箱整潔的巧妙方法。

我所做的是設置一個規則，將主題行或郵件正文中包含促銷、優惠等字樣的收件箱郵件發送到名為 Unwanted 的不同文件夾。

您還可以向此過濾器添加例外。 例如，我對所有帶有任何附件的電子郵件進行了例外處理，以逃避篩選過程。

一步一步檢查這個。

a)單擊菜單並從下拉列表中選擇規則。

b)選擇左上角的新建規則。

c)向下滾動到對我收到的消息應用自定義規則。 單擊下一步。 然後選擇在正文或主題中找到的詞，單擊下一步。

d)檢查移動到文件夾，除非在後續步驟中郵件帶有附件。

e)接下來，您必須命名此規則。 然後單擊規則預覽部分中的單詞。 然後，輸入要過濾的單詞。 例如，我想移動促銷郵件。 所以，我使用了優惠、交易等詞。

然後點擊文件夾中的規則預覽部分，並選擇過濾郵件的目標文件夾。

f)現在，規則預覽看起來像這樣。 您的過濾詞和目標文件夾將顯示在詞和文件夾的位置。 點擊下一步。

在隨後的屏幕中選中規則名稱左側的複選框，然後點擊頂部的應用。

g)在最後一步中，選擇要應用規則的源文件夾。 我選擇了收件箱，因為我想篩選我的收件箱電子郵件。 現在單擊運行，該過程將開始。 可能需要幾分鐘到一個小時，具體取決於文件​​夾的大小。

#7. 進出口

對於備份，您還可以以各種格式保存電子郵件。 可以將來自多個收件箱的電子郵件保存到一個主郵件文件夾中。 或者，您也可以在本地 eM 存儲中下載郵件。

同樣，您可以從任何備份文件或其他電子郵件應用程序導入電子郵件和設置。

對於這些選項，點擊菜單 → 文件，然後根據您的喜好選擇導入或導出。

#8. 加密消息

eM 客戶端使用標準的 PGP（Pretty Good Privacy）加密來發送安全消息。

為此，如果您尚未進行初始設置，則需要生成您的 PGP 密鑰對。 然後這個過程是關於與接收者共享您的公鑰。 一旦收件人擁有您的公鑰，您就可以共享加密的消息。 這個視頻解釋了這個過程：

#9. 其他

功能列表確實很長，我只是觸及了基礎知識。 eM Client 是迄今為止我見過的功能最豐富的電子郵件管理應用程序之一。

此外，您可以直接在應用程序內啟動 Google meet、與同行聊天、記筆記、自動刪除重複的電子郵件。

您的日常業務活動幾乎不需要第三方工具。

eM Client 還為您提供了一個內置的主題編輯器，可以按照您的風格進行操作。 最後，在我的簡短測試中，我發現 eM Client 是完美的一站式電子郵件通信解決方案。

它乾淨、簡單、高效； 強烈推薦。

最好的部分是，它可以免費使用，但功能有限。 即使是付費選項也是一次性的。 告別經常性付款。

eM 客戶端的替代品

現在的消費者想要選擇。 如果 eM 客戶端不符合您的喜好，您確實有其他選擇。

Mailbird 就是一種您不容錯過的類似解決方案。 您可以嘗試使用 14 天退款保證。

各種規模的公司經常使用共享收件箱。 它用作與消費者的單點聯繫並避免重複響應。 如果您想要對共享收件箱進行電子郵件管理，請嘗試使用 Spark。 觀看 Spark 的此視頻，快速了解共享收件箱。

最後的話

投資於電子郵件管理是明智的。 雖然您默認的準系統電子郵件客戶端可以完成這項工作，但它遠非理想。

像 eM Client 這樣的智能電子郵件管理器值得投資。