BLUF: Der Militärstandard, der Ihr Schreiben kraftvoller machen kann

Während die Entscheidungen, die Sie treffen, möglicherweise nicht über Leben und Tod entscheiden, verbringen Sie wahrscheinlich auch viel Zeit damit, mit Menschen zu kommunizieren, die beschäftigt sind, deren Zeit wertvoll ist und die mindestens das gleiche Maß an Aufmerksamkeit verdienen. Deshalb ist BLUF ein so nützliches Modell. Egal, ob Sie für den Blog Ihres Unternehmens schreiben, Slack-Nachrichten an Kollegen schreiben oder E-Mails an Kunden schreiben, BLUF kann Ihnen helfen, den Lärm zu durchbrechen und eine Verbindung herzustellen.

Aber BLUF ist mehr als eine einfache Kommunikationstaktik. Es geht nicht, wie der Name vermuten lässt, einfach darum, Ihr „Endergebnis“ zu finden und es oben auf das zu setzen, was Sie schreiben.

BLUF ist, wenn Sie es während Ihres gesamten Schreibens konsequent anwenden, eine Möglichkeit, Ihre Gedanken zu organisieren und die Erzählung zu verstehen, mit der Sie Ihrem Leser Ihre zentralen Punkte so schnell wie möglich übermitteln können. Es ist eine „Ganzkörper“-Schreibübung, kein schnelles und schmutziges Kopieren und Einfügen.

Fügen Sie den gesamten Kontext hinzu, den Ihr Leser zum Handeln benötigt

Egal, ob Sie um Hilfe bitten oder einen Anruf organisieren, BLUFNEN Sie Ihre Kommunikation mit Ihren Kollegen, indem Sie den Arbeitsaufwand reduzieren, den Ihr Empfänger leisten muss, um Ihnen zu helfen. Versuchen Sie zweitens, die Gesamtmenge an Kontextwechseln zu reduzieren, die erforderlich sind, um Ihnen zu helfen (denken Sie daran, dass Slack grundsätzlich ablenkend ist, wenn Sie schreiben, programmieren usw.).

Dies ist ein gutes Beispiel dafür, was Sie nicht tun sollten:

Allein die Frage, ob jemand Zeit zum Chatten oder zur Beantwortung einer Frage hat, erzwingt einen Kontextwechsel ohne sofortige Lösung. Jetzt muss Ihr Empfänger Ihre Nachricht lesen und „Toll, was ist Ihre Frage?“ eingeben. und warten Sie auf Ihre Antwort, bevor sie Ihnen helfen können. Das klingt vielleicht nicht nach viel Arbeit. Rechnet man jedoch Dutzende von Instanzen im Laufe eines Tages oder einer Woche zusammen, plus die Zeit, die beim Ein- und Aussteigen aus einem Flow-Zustand verloren geht, kann diese Art von schlampiger Kommunikation zu einer erheblichen Zeitverschwendung werden.

Vermeiden Sie auch solche Dinge, bei denen Sie etwas mehr Kontext anbieten, aber immer noch nicht genug, um eine umsetzbare Anfrage für Ihren Empfänger zu sein:

Dieses Mal ist zumindest eine tatsächliche Frage in die erste Slack-Nachricht eingebettet, aber sie ist zu allgemein, um sie zu beantworten. Es erfordert mehr Kontext, um richtig beantwortet zu werden.

Geben Sie der Frage stattdessen so viel Kontext wie möglich und tun Sie dies in einer Nachricht:

Diese Art der Anfrage gibt dem Empfänger genügend Informationen, damit er Ihre Bedürfnisse vollständig ansprechen und Ihnen helfen kann, ohne mehrere Nachrichten austauschen zu müssen, um nach Kontext zu suchen.

Es gibt ein klares „Was“ („Beispiele für Vordenker“) und ein klares „Warum“ („Erstellen eines Vorschlags für Acme“), aus denen der Empfänger mehr oder weniger genau auf den Bedarf des Fragestellers schließen kann. Indem wir bei der internen Kommunikation an BLUF denken, stellen wir unseren abschließenden Gedanken – oft unsere Bitte – an den Anfang.

Machen Sie Ihre Frage und Ihren Ton klar

E-Mail war einer der ursprünglichen Kontexte, in denen BLUF zum ersten Mal vorgestellt wurde, daher ist es eine natürliche Ergänzung für die Methode.

Für einen großen Prozentsatz der Art von E-Mails, die Sie wahrscheinlich bei der Arbeit senden, ist BLUF relativ einfach anzuwenden. Versäubern Sie nicht den Anfang Ihrer E-Mail. Beginnen Sie mit der Frage. Geben Sie danach unterstützende Details und Kontext an. Dann muss Ihr Empfänger Ihre E-Mail nicht auf und ab durchsuchen, um herauszufinden, was er tatsächlich tun muss.

Die ersten paar Sätze jeder Kunden-E-Mail sollten den Zweck und Grund der E-Mail sowie (unsere gewünschten oder beabsichtigten) nächsten Schritte klar erläutern.

Aber nicht die gesamte Kommunikation, insbesondere mit Kunden, ist so transaktional. Manchmal müssen wir mehr tun, als nur eine Bitte übermitteln. Manchmal müssen wir unsere Aufregung oder ein Gefühl der Dringlichkeit oder Buße zum Ausdruck bringen.

In diesen Fällen möchten Sie immer noch BLUFEN und den Zweck der E-Mail klar machen. Ihrer E-Mail einen emotionalen Touch zu verleihen, bedeutet nicht, dass zwischen Ihrem Empfänger und dem Punkt der E-Mail zusätzliche Bearbeitungszeit liegt.

Sie möchten auch eines der zentralen Prinzipien hinter BLUF nutzen – dass Informationen, die in der visuellen Hierarchie des Lesers weiter oben stehen, mit größerer Wahrscheinlichkeit verstanden und behalten werden –, um die Emotionen, die Sie vermitteln möchten, effektiv zu vermitteln.

Sehen Sie sich das Beispiel unten an, das an einen neuen Kunden bei Animalz gesendet wurde. Nach einiger Verwirrung um den ersten Artikel, den wir für sie erstellten, bestand unser Hauptziel darin, ein Gefühl der Dringlichkeit zu demonstrieren, die Dinge richtig zu machen und so schnell wie möglich wieder auf Kurs zu kommen. Nach der ersten Zeile – dem BLUF – erklären wir unsere Begründung für die E-Mail so, dass diese Dringlichkeit so klar wie möglich wird:

Es ist eine natürliche menschliche Tendenz, wenn es irgendwelche Probleme gibt, nur vorsichtig zuzugeben, dass es überhaupt existiert – wenn überhaupt, vorsichtig damit umzugehen. Über E-Mail vermittelt diese Art von Ansatz nicht das, was Sie möchten. Es schafft verwirrte Kommunikation. Sie müssen diesem Impuls aktiv widerstehen und Probleme direkt mit BLUF angreifen, wenn Sie Lösungen für Probleme anbieten wollen, anstatt sich in ihnen zu suhlen.

Im endgültigen Entwurf gehen wir davon aus, dass es ein Problem gibt – wie immer, wenn ein Kunde von uns die mit ihm erstellten Inhalte nicht aktiv veröffentlicht – und verwenden die ersten paar wertvollen Sätze am Anfang der E-Mail um deutlich zu machen, dass wir es beheben wollen. Am wichtigsten ist, dass wir zeigen, dass wir eine Vision haben, wie die Reparatur aussieht.

Überarbeiten Sie, bis Ihr Denken von der Seite abweicht

Praktisch das gesamte Content-Marketing dient dazu, Menschen zu helfen. Oft sind diese Menschen jedoch beschäftigt, und eine Million Dinge ziehen ihre Aufmerksamkeit auf sich.

Aus diesem Grund reicht es nicht aus, nur etwas Nützliches zu schreiben – Ihre Inhalte müssen effizient mit den Lesern kommunizieren.

Daher sollten Sie Ihr Content-Marketing genauso BLUFEN wie Ihre interne und externe Kommunikation. Organisieren Sie Ihr Schreiben so, dass es den Lesern so schnell wie möglich Kontext und Bedeutung vermittelt.

Im Beispiel unten sollte die Einleitung zu diesem Artikel, der die SaaS-Homepage-Sprache analysiert, eine Theorie darlegen, warum eine klare Sprache für großartige Homepages so wichtig ist.

Warum klare Sprache das Geheimnis einer großartigen Homepage ist

Ihre Homepage dient als Willkommensmatte für Ihr SaaS-Geschäft. Seine Klarheit kann den Unterschied ausmachen, ob Sie einen neuen Benutzer durch Ihren Anmeldeprozess bis zur Konvertierung führen oder ob er Ihre Website verlässt und nie wieder zurückkehrt.

In zwei Sätzen tun wir das. Klare Sprache ist wichtig, denn Ihre Homepage ist der erste Eindruck Ihres Produkts – der kritischste Punkt in der Beziehung.

Im nächsten Beispiel unten erhält derselbe Artikel eine Einleitung, die mehr Wörter enthält, mehr zu sagen scheint und mehr ins Detail geht – aber am Ende keinen klaren Punkt vermittelt.

Warum klare Sprache das Geheimnis einer großartigen Homepage ist

Indem Sie Ihre Sprache und Ihr Design für alle Benutzer klar und prägnant halten, ob sie neu sind oder nicht, können Sie sicherstellen, dass jeder den Kernwert Ihres Produkts versteht. Indem Sie eine einfache Sprache wählen, um Ihr Produkt zu beschreiben, werden Sie in der Lage sein, mit allen zu kommunizieren, egal ob sie Ihr Fachgebiet vollständig verstehen oder Anfänger sind, die nur nach dem besten Produkt für ihr Unternehmen suchen.

Stattdessen ist es durcheinander, unterscheidet ohne ersichtlichen Grund zwischen neuen und nicht neuen Benutzern, vermengt Sprache und Design und zieht keine Schlussfolgerung darüber, warum eine klare Sprache so wichtig ist. Wir betonen, dass wir in der Lage sein werden, „mit allen zu kommunizieren“, aber das ist wohl gleichbedeutend mit der Idee der „klaren Sprache“ selbst.

Der grundlegende Unterschied zwischen diesen beiden Einführungen ist einfach. Einer wurde von einem Autor geschrieben, der genau wusste, was der kommende Artikel enthalten würde, und einer wurde von einem Autor geschrieben, der dies nicht wusste. Wenn Sie den Hauptpunkt kennen, den Sie ansprechen werden, können Sie sofort loslegen und von Anfang an darüber sprechen. Wenn Sie dies nicht tun, müssen Sie auf allgemeine Punkte zurückgreifen, die sich ungefähr in derselben Nachbarschaft wie Ihr Hauptpunkt befinden.

Ein Beispiel finden Sie in den beiden Artikeleinführungen unten:

Die Artikeleinleitung auf der linken Seite geht so vor sich, wie es viele unserer ersten Entwürfe tun: träge und induktiv. Nach einigem Räuspern kommt es schließlich zur Sache. Wer weiß, ob es den Leser noch interessiert.

Die Einleitung auf der rechten Seite – dies ist die eigentliche Einleitung von Paul Grahams Artikel „Unerbittlich einfallsreich“ – beginnt mit dem Hauptpunkt, den wir zu verdeutlichen versuchen: „Vor ein paar Tagen habe ich es endlich geschafft, ein guter Startup-Gründer zu sein, auf zwei Worte reduziert: unerbittlich findig." Graham fährt fort zu erklären, wie er zu dieser Schlussfolgerung gelangt ist und welche Implikationen sie für Gründer hat, aber das Gewicht des Stückes liegt im ersten Satz.

Bei der linken Version muss sich der Leser konzentrieren. Sie müssen dem Denkprozess des Autors folgen. Viele Erstentwürfe tun dies, weil wir im Erstentwurf schreiben, um herauszufinden, was wir wissen.

Wenn Sie zurückgehen und überarbeiten, sollte eine Ihrer größten Prioritäten darin bestehen, Orte zu finden, an denen Beweise für Ihren eigenen Forschungsprozess und Ihr Denken bestehen bleiben. Sie möchten, dass Ihr Schreiben dem Leser mit maximaler Effektivität kommuniziert und nicht den genauen Weg preisgibt, den Sie eingeschlagen haben, um zu Ihren Schlussfolgerungen zu gelangen. Dadurch fühlt sich ein Inhalt poliert und vollständig an.

White-Glove-Schreiben

Wenn Sie daran gewöhnt sind, für Professoren, Eltern, Freunde oder andere Personen zu schreiben, die verpflichtet sind, Ihre Texte zu lesen, vergessen Sie leicht, dass Sie in der realen Welt für die Aufmerksamkeit Ihrer Leser arbeiten müssen.

Sie arbeiten daran, den gesamten notwendigen Kontext einzubeziehen, auf den Punkt zu kommen und zu überarbeiten, bis alle Beweise für Ihren Denkprozess von der Seite sind.

Unter Kollegen und Kunden wird diese Liebe zum Detail geschätzt. Unter den Lesern und potenziellen Kunden Ihres Blogs wird sich dies darin widerspiegeln, dass mehr Leute bleiben und mehr Leute kommen, um Ihre Inhalte zu lesen.

In ihrem Schreib- und Beratungsleitfaden The Pyramid Principle behauptet Barbara Minto, dass es wichtig ist, Zeit zu investieren, um Ihre Kommunikation so klar und effizient wie möglich zu gestalten, da Gründer und C-Suite-Führungskräfte äußerst beschäftigte Menschen sind. In gewisser Weise besteht der Trick beim Schreiben guter Inhalte darin, anzunehmen, dass Ihre eigenen Leser genauso beschäftigt sind.