BLUF: المعيار العسكري الذي يمكن أن يجعل كتابتك أكثر قوة

في حين أن القرارات التي تتخذها قد لا تكون حياة أو موت ، فمن المحتمل أيضًا أن تقضي الكثير من وقتك في التواصل مع الأشخاص المشغولين ، والذين يكون وقتهم ثمينًا ، والذين يستحقون على الأقل نفس المستوى من الاعتبار. لهذا السبب يعتبر BLUF نموذجًا مفيدًا. سواء كنت تكتب لمدونة شركتك ، أو تكتب رسائل Slack لزملائك في العمل ، أو تكتب رسائل بريد إلكتروني للعملاء ، فإن BLUF يمكن أن يساعدك في تجاوز الضوضاء والاتصال.

لكن BLUF هو أكثر من مجرد تكتيك اتصالات بسيط. لا يتعلق الأمر ، كما قد يوحي الاسم ، ببساطة بإيجاد "المحصلة النهائية" وإلصاقها أعلى كل ما تكتبه.

BLUF ، إذا قمت بتطبيقه باستمرار خلال كتابتك ، فهو وسيلة لتنظيم أفكارك وفهم السرد الذي يتيح لك تقديم نقاطك المركزية للقارئ بأسرع ما يمكن. إنه تمرين كتابة "كامل الجسم" ، وليس نسخًا ولصق سريعًا وقذرًا.

قم بتضمين كل السياق الذي يحتاجه القارئ للعمل

سواء كنت تطلب المساعدة أو تنظم مكالمة ، BLUF اتصالاتك مع زملائك في العمل عن طريق تقليل حجم العمل الذي يتعين على المستلم القيام به لمساعدتك. ثانيًا ، حاول تقليل المقدار الإجمالي لتبديل السياق الضروري لمساعدتك (تذكر أن Slack تشتت الانتباه بشكل أساسي إذا كنت تكتب وترميز ، وما إلى ذلك).

هذا مثال جيد لما لا يجب فعله:

السؤال عما إذا كان لدى شخص ما وقت للدردشة أو إذا كان لديه الوقت للإجابة على سؤال ، من تلقاء نفسه ، يفرض تبديل السياق دون حل فوري. الآن على المستلم قراءة رسالتك ، واكتب "رائع ، ما هو سؤالك؟" وانتظر ردك قبل أن يتمكنوا من مساعدتك. قد لا يبدو هذا الكثير من العمل. أضف عشرات الحالات على مدار يوم أو أسبوع ، بالإضافة إلى الوقت الضائع في الدخول إلى حالة التدفق والخروج منها ، ومع ذلك ، يمكن أن يصبح هذا النوع من الاتصالات غير المستقرة مصدرًا للوقت.

تجنب هذا النوع من الأشياء أيضًا ، حيث تقدم سياقًا أكثر قليلاً ولكن لا يزال غير كافٍ ليكون طلبًا قابلاً للتنفيذ من قبل المستلم الخاص بك:

هذه المرة ، يوجد على الأقل سؤال حقيقي مضمن في رسالة Slack الأولى ، لكن من العام جدًا أن تجيب عليه. يتطلب المزيد من السياق من أجل الحصول على إجابة مناسبة.

بدلاً من ذلك ، أعط أكبر قدر ممكن من السياق للسؤال ، وافعل ذلك في رسالة واحدة:

يمنح هذا النوع من الأسئلة المستلم معلومات كافية بحيث يمكنه تلبية احتياجاتك بالكامل ومساعدتك دون الحاجة إلى تبادل رسائل متعددة بحثًا عن السياق.

إنه يعطي ماهية واضحة ("أمثلة على قيادة الفكر") وسببًا واضحًا ("تجميع اقتراح لـ Acme") ، مما يجعل المتلقي يستنتج بشكل أو بآخر الحاجة الدقيقة للسائل. من خلال التفكير في BLUF عندما نتواصل داخليًا ، فإننا نضع أفكارنا الختامية - كثيرًا ما نسأل - في البداية.

اجعل استفسارك ونبرة صوتك واضحة

كان البريد الإلكتروني أحد السياقات الأصلية التي تم فيها تخيل BLUF لأول مرة ، لذا فهو مناسب بشكل طبيعي للطريقة.

بالنسبة لنسبة كبيرة من نوع رسائل البريد الإلكتروني التي من المحتمل أن ترسلها إلى العمل ، فإن BLUF سهل التطبيق نسبيًا. لا تهتم ولا تفكر في بداية بريدك الإلكتروني. ابدأ بالسؤال. قدم التفاصيل الداعمة والسياق بعد ذلك. بعد ذلك ، لا يتعين على المستلم فحص بريدك الإلكتروني لأعلى ولأسفل بحثًا عما يتعين عليه فعله بالفعل.

يجب أن توضح الجمل القليلة الأولى من أي بريد إلكتروني للعميل بوضوح الغرض والسبب من البريد الإلكتروني ، بالإضافة إلى الخطوات التالية (التي نرغب فيها أو المقصود منها).

ولكن ليس كل الاتصالات ، خاصة مع العملاء ، هي معاملات. نحتاج في بعض الأحيان إلى أكثر من مجرد نقل طلب. نحتاج أحيانًا إلى التعبير عن حماستنا ، أو إحساسنا بالإلحاح ، أو التكفير عن الذنب.

في هذه الحالات ، ما زلت تريد BLUF وتوضيح الغرض من البريد الإلكتروني. لا يعني إعطاء بريدك الإلكتروني ميزة عاطفية تخصيص وقت معالجة إضافي بين المستلم ووجهة البريد الإلكتروني.

أنت أيضًا تريد استخدام أحد المبادئ المركزية وراء BLUF - تلك المعلومات الأعلى في التسلسل الهرمي المرئي للقارئ من المرجح أن يتم فهمها والاحتفاظ بها - للتعبير بشكل فعال عن المشاعر التي تريد نقلها.

تحقق من المثال أدناه ، الذي تم إرساله إلى عميل جديد في Animalz. بعد بعض الالتباس حول المقالة الأولى التي أنتجناها لهم ، كان هدفنا الرئيسي هو إظهار الشعور بالإلحاح حول تصحيح الأمور والعودة إلى المسار الصحيح بأسرع ما يمكن. لذلك بعد السطر الأول - BLUF - نشرح أسبابنا للبريد الإلكتروني بطريقة تجعل هذا الإلحاح واضحًا قدر الإمكان:

إنه ميل بشري طبيعي ، عندما يكون هناك أي نوع من المشاكل ، للاعتراف بوجودها بحذر فقط - للتعامل معها بحذر شديد ، هذا على كل حال. عبر البريد الإلكتروني ، لا ينقل هذا النوع من النهج ما تريده. يخلق اتصالات مشوشة. عليك أن تقاوم بنشاط هذا الدافع وتهاجم المشاكل وجهاً لوجه باستخدام BLUF إذا كنت ترغب في طرح حلول للمشكلات بدلاً من الانغماس فيها.

في المسودة النهائية ، نبدأ من افتراض أن هناك مشكلة - كما هو الحال دائمًا ، إذا كان أحد عملائنا لا ينشر المحتوى الذي ننشئه معهم بنشاط - ونستخدم الجمل القليلة الأولى الثمينة في بداية البريد الإلكتروني لتوضيح أننا نريد إصلاحه تمامًا. الأهم من ذلك ، نظهر أن لدينا رؤية لما يبدو عليه الإصلاح.

راجع حتى تفكيرك خارج الصفحة

يتم وضع جميع أنواع تسويق المحتوى تقريبًا لمساعدة الأشخاص. ومع ذلك ، غالبًا ما يكون هؤلاء الأشخاص مشغولين ، بملايين الأشياء التي تجذب انتباههم.

لهذا السبب لا يكفي أن تكتب شيئًا مفيدًا فقط - يحتاج المحتوى الخاص بك إلى التواصل بكفاءة مع القراء.

لذلك ، يجب أن تقوم BLUF بتسويق المحتوى الخاص بك بنفس طريقة BLUF لاتصالاتك الداخلية والخارجية. نظم كتابتك بحيث تقدم السياق والمعنى للقراء في أسرع وقت ممكن.

في المثال أدناه ، يجب أن تضع مقدمة هذه المقالة التي تحلل لغة الصفحة الرئيسية SaaS نظرية توضح سبب أهمية اللغة الواضحة للصفحات الرئيسية الرائعة.

لماذا تعد اللغة الواضحة سر الصفحة الرئيسية الرائعة

تُعد صفحتك الرئيسية بمثابة حصيرة ترحيب لأعمال SaaS الخاصة بك. يمكن لوضوحه أن يحدث فرقًا بين تحويل مستخدم جديد خلال عملية التسجيل إلى التحويل ، وجعله يتخلى عن موقعك ، ولا يعود أبدًا.

في جملتين ، نقوم بذلك. اللغة الواضحة مهمة لأن صفحتك الرئيسية هي أول انطباع عن منتجك - أهم منعطف في العلاقة.

في المثال التالي أدناه ، تحصل المقالة نفسها على مقدمة تحتوي على المزيد من الكلمات ، ويبدو أنها تقول المزيد ، ويبدو أنها تدخل في مزيد من التفاصيل - ولكن في النهاية ، لا تنقل نقطة واضحة.

لماذا تعد اللغة الواضحة سر الصفحة الرئيسية الرائعة

من خلال الحفاظ على لغتك وتصميمك واضحين وموجزين لجميع المستخدمين ، سواء كانوا جددًا أم لا ، يمكنك التأكد من أن الجميع يفهم القيمة الأساسية لمنتجك. باختيار لغة بسيطة لوصف منتجك ، ستكون قادرًا على التواصل مع الجميع ، سواء كانوا يفهمون مجالك تمامًا ، أو كانوا مبتدئين يبحثون فقط عن أفضل منتج لأعمالهم.

بدلاً من ذلك ، فهو مشوش ، ويميز دون سبب واضح بين المستخدمين الجدد وغير الجدد ، ويخلط بين اللغة والتصميم ، ويفشل في استنتاج سبب أهمية اللغة الواضحة. لقد أوضحنا أننا سنكون قادرين على "التواصل مع الجميع" ، ولكن يمكن القول إن هذا مرادف لفكرة "اللغة الواضحة" نفسها.

الفرق الأساسي بين هاتين المقدمات بسيط. أحدهما كتبه كاتب يعرف بالضبط ما الذي ستحتوي عليه المقالة ، والآخر كتبه كاتب لم يفعل ذلك. عندما تعرف النقطة الرئيسية التي ستطرحها ، يمكنك الخروج مباشرة والبدء في الحديث عنها من البداية. عندما لا تفعل ذلك ، عليك أن تلجأ إلى توضيح النقاط العامة التي تعيش تقريبًا في نفس الحي الذي تعيش فيه نقطتك الرئيسية.

انظر المقدمات اثنين من المقالات أدناه للحصول على مثال:

تتقدم مقدمة المقالة الموجودة على اليسار بالطريقة التي تعمل بها العديد من المسودات الأولى: بكثافة واستقراء. بعد بعض تنظيف الحلق ، يصل الأمر في النهاية إلى هذه النقطة. من يدري ما إذا كان القارئ سيظل مهتمًا.

تبدأ المقدمة على اليمين - هذه هي المقدمة الفعلية لمقال بول جراهام الذي لا هوادة فيه - بالنقطة الرئيسية التي نحاول توضيحها: "منذ يومين ، أصبحت أخيرًا مؤسس شركة ناشئة جيدة حتى كلمتين: بلا هوادة واسع الحيلة ". يشرح غراهام كيف توصل إلى الاستنتاج وما هي آثاره على المؤسسين ، لكن وزن القطعة يكمن في الجملة الأولى.

في النسخة الموجودة على اليسار ، يجب على القارئ التركيز. يجب عليهم متابعة عملية تفكير الكاتب. العديد من المسودات الأولى تفعل ذلك ، لأن المسودة الأولى هي المكان الذي نكتب فيه لمعرفة ما نعرفه.

عندما تعود وتراجع ، يجب أن تكون إحدى أكبر أولوياتك هي العثور على الأماكن التي يستمر فيها الدليل على عملية البحث والتفكير الخاصة بك. تريد أن تتواصل كتاباتك بأقصى قدر من الفعالية لقارئها ، ولا تكشف عن المسار الدقيق الذي سلكته للوصول إلى استنتاجاتك. هذا ما يجعل قطعة المحتوى تبدو مصقولة ومكتملة.

كتابة القفازات البيضاء

عندما تكون معتادًا على الكتابة للأساتذة أو أولياء الأمور أو الأصدقاء أو أي شخص آخر ملزم بقراءة كتاباتك ، فمن السهل أن تنسى أنه في العالم الحقيقي تحتاج إلى العمل لجذب انتباه القارئ.

أنت تعمل من خلال تضمين كل السياق الضروري ، والوصول إلى النقطة الأساسية ، والمراجعة حتى يتم التخلص من جميع الأدلة على عملية التفكير الخاصة بك.

بين الزملاء والعملاء ، سيكون موضع تقدير هذا الاهتمام بالتفاصيل. من بين قراء مدونتك والعملاء المحتملين ، سينعكس ذلك في المزيد من الأشخاص الذين يتواجدون حولك وسيأتي المزيد من الأشخاص لقراءة المحتوى الخاص بك.

في دليلها الكتابي والاستشاري The Pyramid Principle ، تدعي Barbara Minto أن استثمار الوقت لجعل اتصالاتك واضحة وفعالة قدر الإمكان أمر مهم لأن المؤسسين والمديرين التنفيذيين في C-suite هم أشخاص مشغولون للغاية. في بعض النواحي ، تكمن الحيلة في كتابة محتوى جيد في افتراض أن القراء مشغولون بنفس القدر.