BLUF：可以使您的寫作更強大的軍事標準

雖然您做出的決定可能不是生死攸關的，但您可能還會花費大量時間與忙碌的人交流，他們的時間很寶貴，並且至少值得同等程度的考慮。 這就是為什麼 BLUF 是一個如此有用的模型。 無論您是為公司的博客寫作、給同事寫 Slack 消息，還是給客戶寫電子郵件，BLUF 都可以幫助您消除噪音並建立聯繫。

但 BLUF 不僅僅是一種簡單的溝通策略。 顧名思義，這並不是簡單地找到你的“底線”並將其貼在你所寫的任何內容的頂部。

BLUF，如果你在整個寫作過程中始終如一地應用它，它是一種組織你的思想和理解敘述的方式，它可以讓你盡快將你的中心點傳達給你的讀者。 這是一個“全身”的寫作練習，而不是快速而骯髒的複制和粘貼。

包括您的讀者需要採取行動的所有上下文

無論您是尋求幫助還是組織電話，都可以通過減少收件人為幫助您而必須做的工作量來減少您與同事的溝通。 其次，盡量減少幫助你所需的上下文切換的總量（請記住，如果你在寫作、編碼等，Slack 從根本上會分散注意力）。

這是不做什麼的一個很好的例子：

單獨詢問某人是否有時間聊天或是否有時間回答問題會強制進行上下文切換，而不會立即得到解決。 現在您的收件人必須閱讀您的消息，輸入“太好了，您的問題是什麼？” 並等待您的回复，然後他們才能幫助您。 這聽起來可能不是很多工作。 然而，在一天或一周的過程中加起來幾十個實例，再加上進入和退出流狀態的時間，這種草率的溝通可能會成為一個相當大的時間槽。

避免這種事情，你提供了更多的上下文，但仍然不足以成為你的收件人的可操作請求：

這一次，至少在第一條 Slack 消息中嵌入了一個實際問題，但它太籠統而無法回答。 它需要更多的上下文才能得到正確的回答。

相反，盡可能多地為詢問提供背景信息，並在一條消息中完成：

這種詢問為收件人提供了足夠的信息，他們可以完全滿足您的需求並為您提供幫助，而無需交換多條消息以查找上下文。

它給出了一個明確的內容（“思想領導力的例子”）和一個明確的原因（“為 Acme 提出建議”），讓接受者或多或少地推斷出提問者的確切需求。 通過在內部交流時考慮 BLUF，我們將結論性想法（通常是我們的問題）放在開頭。

讓你的要求和語氣清晰

電子郵件是最初設想 BLUF 的原始環境之一，因此它非常適合該方法。

對於您可能在工作中發送的大部分類型的電子郵件，BLUF 的應用相對簡單。 不要在你的電子郵件的開頭折騰。 從問開始。 之後提供支持細節和上下文。 然後，您的收件人不必上下掃描您的電子郵件以查找他們實際要做的事情。

任何客戶電子郵件的前幾句話都應清楚地解釋電子郵件的目的和原因，以及（我們希望或預期的）後續步驟。

但並非所有的溝通，尤其是與客戶的溝通，都是如此具有交易性。 有時我們需要做的不僅僅是傳達一個請求。 有時我們需要表達我們的興奮、緊迫感或懺悔。

在這些情況下，您仍然希望 BLUF 並明確電子郵件的目的。 讓您的電子郵件具有情感優勢並不意味著在您的收件人和電子郵件的重點之間增加額外的處理時間。

您還想使用 BLUF 背後的核心原則之一——讀者視覺層次中較高的信息更容易被理解和保留——來有效地傳達你想要傳達的情感。

查看下面的示例，該示例發送給 Animalz 的新客戶。 在對我們為他們製作的第一篇文章感到困惑之後，我們的主要目標是展示一種緊迫感，即讓事情正確並儘快回到正軌。 因此，在第一行（即 BLUF）之後，我們以一種使緊急性盡可能清晰的方式解釋了我們對電子郵件的推理：

這是人類的一種自然傾向，當有任何問題時，只謹慎地承認它甚至存在——如果有的話，小心翼翼地接近它。 通過電子郵件，這種方法無法傳達您想要的內容。 它會造成混亂的溝通。 如果您想為問題提供解決方案而不是沉迷於問題，您必須積極抵制這種衝動並使用 BLUF 正面攻擊問題。

在最終草案中，我們從假設存在問題開始——如果我們的客戶沒有積極發布我們與他們一起創建的內容，那麼總是存在問題——並使用電子郵件開頭的前幾句寶貴的句子非常清楚地表明我們想要修復它。 最重要的是，我們表明我們對修復它的樣子有遠見。

修改直到你的想法脫離頁面

幾乎所有的內容營銷都是為了幫助人們。 然而，這些人通常很忙，有一百萬件事情吸引著他們的注意力。

這就是為什麼僅僅寫一些有用的東西是不夠的——你的內容需要與讀者有效地交流。

因此，您應該像 BLUF 內部和外部通信一樣對您的內容營銷進行 BLUF。 組織你的寫作，以便盡快向讀者傳達上下文和意義。

在下面的示例中，本文分析 SaaS 主頁語言的介紹應該闡明為什麼清晰的語言對出色的主頁如此重要的理論。

為什麼清晰的語言是偉大主頁的秘訣

您的主頁是 SaaS 業務的歡迎墊。 它的清晰性可以使新用戶通過註冊過程進行轉換，並讓他們放棄您的網站，再也不會回來。

用兩句話，我們做到了。 清晰的語言很重要，因為您的主頁是您對產品的第一印象——關係中最關鍵的時刻。

在下面的下一個示例中，同一篇文章的介紹包含更多的單詞，似乎說的更多，並且似乎更詳細——但最終，並沒有傳達一個明確的觀點。

為什麼清晰的語言是偉大主頁的秘訣

通過為所有用戶保持語言和設計簡潔明了，無論他們是否是新用戶，您都可以確保每個人都了解您產品的核心價值。 通過選擇簡單的語言來描述您的產品，您將能夠與所有人交流，無論他們完全了解您的領域，還是只是為他們的業務尋找最佳產品的新手。

相反，它是混亂的，沒有明確的理由區分新用戶和非新用戶，將語言和設計混為一談，並且無法得出清晰的語言為何如此重要的結論。 我們強調我們將能夠“與每個人交流”，但這可以說是“清晰語言”本身的同義詞。

這兩個介紹之間的根本區別很簡單。 一篇是由一位知道即將發表的文章究竟要包含什麼內容的作家寫的，另一篇是由一個不知道的作家寫的。 當你知道你要表達的主要觀點時，你就可以站出來從頭開始談論它們。 如果不這樣做，則必須求助於與主要觀點大致位於同一社區的一般觀點。

示例見下面兩篇文章介紹：

左邊的文章介紹與我們的許多初稿一樣：懶洋洋地和歸納地。 在清了清嗓子之後，它最終進入了重點。 誰知道讀者是否還會感興趣。

右邊的介紹——這是對 Paul Graham 的文章 Relentless Resourceful 的實際介紹——從我們試圖提出的要點開始：“幾天前，我終於成為一個優秀的創業公司創始人，歸結為兩個詞：無情足智多謀。”格雷厄姆繼續解釋他是如何得出結論的，以及它對創始人的影響，但這篇文章的重點在於第一句話。

在左邊的版本中，讀者必須集中註意力。 他們必須跟隨作者的思維過程。 許多初稿都是這樣做的，因為初稿是我們寫來弄清楚我們所知道的東西的地方。

當你回去修改時，你最大的優先事項之一應該是找到你自己的研究過程和思維的證據持續存在的地方。 你希望你的文章能以最大的效率與讀者交流，而不是透露你得出結論的確切途徑。 這就是讓一段內容感覺優美和完整的原因。

白手套寫作

當你習慣於為教授、父母、朋友或其他有義務閱讀你作品的人寫作時，很容易忘記在現實世界中你需要付出努力來吸引讀者的注意力。

你通過包含所有必要的背景、直截了當、修改直到你的思考過程的所有證據都離開頁面來投入工作。

在同事和客戶中，對細節的關注將受到讚賞。 在您博客的讀者和潛在客戶中，這將反映在更多的人留下來，更多的人來閱讀您的內容。

Barbara Minto 在她的寫作和諮詢指南The Pyramid Principle中聲稱，投入時間讓您的溝通盡可能清晰和高效非常重要，因為創始人和 C 級高管都是非常忙碌的人。 在某些方面，寫好內容的訣竅是假設你自己的讀者同樣忙。