BLUF: военный стандарт, который может сделать ваше письмо более мощным

Хотя решения, которые вы принимаете, могут не иметь решающего значения, вы, вероятно, также тратите много времени на общение с людьми, которые заняты, чье время ценно и которые заслуживают, по крайней мере, такого же уровня внимания. Вот почему BLUF — такая полезная модель. Если вы пишете для блога своей компании, пишете сообщения Slack коллегам или пишете электронные письма клиентам, BLUF может помочь вам преодолеть шум и установить связь.

Но BLUF — это больше, чем простая коммуникативная тактика. Дело не в том, как следует из названия, просто в том, чтобы найти «нижний итог» и прикрепить его к началу всего, что вы пишете.

БЛЕФ, если вы последовательно применяете его на протяжении всего письма, — это способ организации ваших мыслей и понимания повествования, который позволяет вам как можно быстрее донести до читателя основные моменты. Это упражнение по написанию «всего тела», а не быстрое и грязное копирование и вставка.

Включите весь контекст, в котором читатель должен действовать

Независимо от того, просите ли вы о помощи или организуете звонок, ОБМАНЫВАЙТЕ свое общение с коллегами, уменьшая объем работы, которую должен выполнить ваш получатель, чтобы помочь вам. Во-вторых, постарайтесь уменьшить общее количество переключений контекста, необходимых для помощи (помните, что Slack принципиально отвлекает, если вы пишете, программируете и т. д.).

Это хороший пример того, что не следует делать:

Спрашивая, есть ли у кого-то время, чтобы поболтать или есть ли у него время, чтобы ответить на вопрос, сам по себе вызывает переключение контекста без немедленного решения. Теперь ваш получатель должен прочитать ваше сообщение, ввести «Отлично, какой у вас вопрос?» и дождитесь вашего ответа, прежде чем они смогут вам помочь. Это может звучать не так уж и много работы. Добавьте к этому десятки случаев в течение дня или недели, а также время, потраченное на вход в состояние потока и выход из него, и такой вид небрежного общения может стать значительной тратой времени.

Также избегайте такого рода вещей, когда вы предлагаете немного больше контекста, но все же недостаточно, чтобы это было действенным запросом для вашего получателя:

На этот раз, по крайней мере, в первом сообщении Slack есть реальный вопрос, но он слишком общий, чтобы на него ответить. Для правильного ответа требуется больше контекста.

Вместо этого дайте как можно больше контекста вопросу и сделайте это в одном сообщении:

Такой запрос дает получателю достаточно информации, чтобы он мог полностью удовлетворить вашу потребность и помочь вам без необходимости обмениваться несколькими сообщениями в поисках контекста.

Он дает четкое «что» («примеры мыслительного лидерства») и четкое «почему» («составление предложения для Acme»), которые вместе позволяют получателю более или менее сделать вывод о точных потребностях спрашивающего. Думая о БЛЕФЕ во время внутреннего общения, мы помещаем нашу заключительную мысль — часто наш вопрос — в начало.

Сделайте свой вопрос и свой тон ясными

Электронная почта была одним из первоначальных контекстов, в которых впервые был представлен BLUF, поэтому она естественным образом подходит для этого метода.

Для большого процента электронных писем, которые вы, вероятно, отправляете на работе, BLUF относительно прост в применении. Не делайте хрипов в начале письма. Начните с вопроса. Дайте дополнительные детали и контекст после этого. Тогда вашему получателю не придется сканировать вашу электронную почту вверх и вниз в поисках того, что он на самом деле должен сделать.

Первые несколько предложений любого электронного письма клиента должны четко объяснять цель и причину письма, а также (наши желаемые или предполагаемые) следующие шаги.

Но не всякое общение, особенно с клиентами, носит транзакционный характер. Иногда нам нужно сделать больше, чем передать запрос. Иногда нам нужно передать наше волнение, чувство неотложности или покаяние.

В этих случаях вы все равно хотите использовать BLUF и четко указать цель письма. Придать электронной почте эмоциональную окраску не означает тратить дополнительное время на обработку между получателем и целью письма.

Вы также хотите использовать один из центральных принципов BLUF — информация, расположенная выше в визуальной иерархии читателя, с большей вероятностью будет понята и сохранена — чтобы эффективно передать эмоции, которые вы хотите передать.

Посмотрите на приведенный ниже пример, отправленный новому клиенту в Animalz. После некоторой путаницы вокруг первой статьи, которую мы для них написали, нашей главной целью было продемонстрировать чувство безотлагательности в том, чтобы сделать все правильно и вернуться в нужное русло как можно быстрее. Итак, после первой строки — BLUF — мы объясняем причину письма таким образом, чтобы сделать эту срочность как можно более ясной:

Это естественная человеческая склонность, когда возникает какая-либо проблема, лишь осторожно признавать, что она вообще существует, — подходить к ней осторожно, если вообще подходить к ней. По электронной почте такой подход не передает то, что вы хотите. Это создает запутанное общение. Вы должны активно сопротивляться этому импульсу и атаковать проблемы в лоб, используя BLUF, если вы хотите предложить решения проблем, а не погрязнуть в них.

В окончательном варианте мы исходим из предположения о наличии проблемы — как это всегда бывает, если наш клиент не публикует активно контент, который мы с ним создаем, — и используем первые несколько драгоценных предложений в начале электронного письма. чтобы было совершенно ясно, что мы хотим это исправить. Самое главное, мы показываем, что у нас есть видение того, как это должно выглядеть.

Пересматривайте, пока ваше мышление не сойдет со страницы

Практически весь контент-маркетинг направлен на то, чтобы помочь людям. Однако часто эти люди заняты, и их внимание привлекает миллион вещей.

Вот почему недостаточно просто написать что-то полезное — ваш контент должен эффективно общаться с читателями.

Следовательно, вы должны ОБМАНЫВАТЬ свой контент-маркетинг так же, как вы ОБМАНАЕТЕ свои внутренние и внешние коммуникации. Организуйте свое письмо так, чтобы оно как можно быстрее доносило контекст и смысл до читателей.

В приведенном ниже примере введение к этой статье, посвященное анализу языка домашней страницы SaaS, должно изложить теорию того, почему понятный язык так важен для хороших домашних страниц.

Почему ясный язык — секрет отличной домашней страницы

Ваша домашняя страница служит приветственным ковриком для вашего бизнеса SaaS. Его ясность может иметь значение между тем, чтобы провести нового пользователя через процесс регистрации до конверсии, и заставить его покинуть ваш сайт, чтобы никогда не вернуться.

В двух предложениях мы делаем это. Четкий язык важен, потому что ваша домашняя страница — это первое впечатление о вашем продукте — самый важный момент в отношениях.

В следующем примере ниже та же статья получает введение, которое содержит больше слов, кажется, что говорит больше и, кажется, содержит больше деталей, но, в конце концов, не передает ясной мысли.

Почему ясный язык — секрет отличной домашней страницы

Сохраняя язык и дизайн ясными и лаконичными для всех пользователей, независимо от того, новички они или нет, вы можете быть уверены, что все понимают основную ценность вашего продукта. Выбрав простой язык для описания своего продукта, вы сможете общаться со всеми, независимо от того, полностью ли они разбираются в вашей области или являются новичками, просто ищущими лучший продукт для своего бизнеса.

Наоборот, он запутан, без четкой причины проводится различие между новыми и не новыми пользователями, смешивается язык и дизайн и не делается вывод о том, почему четкий язык так важен. Мы подчеркиваем, что сможем «общаться со всеми», но это, возможно, является синонимом самой идеи «ясного языка».

Коренная разница между этими двумя введениями проста. Один был написан писателем, который точно знал, что именно будет содержать статья, а другой был написан писателем, который этого не знал. Когда вы знаете главное, что собираетесь сделать, вы можете сразу выйти и начать говорить о них с самого начала. Если нет, вам приходится прибегать к созданию общих точек, которые находятся примерно в том же районе, что и ваша главная точка.

В качестве примера см. две вводные статьи ниже:

Вступление к статье слева проходит так же, как и многие наши первые наброски: томно и индуктивно. После некоторого прочищения горла дело, наконец, доходит до сути. Кто знает, будет ли читателю все еще интересно.

Введение справа — это фактическое вступление к статье Пола Грэма «Неустанно находчивый» — начинается с основного момента, который мы пытаемся донести: «Пару дней назад я, наконец, свелся к тому, чтобы быть хорошим основателем стартапа, к двум словам: неустанно находчивый.» Грэм продолжает объяснять, как он пришел к выводу и каковы его последствия для основателей, но вес статьи находится в первом предложении.

В версии слева читатель должен сконцентрироваться. Они должны следовать за мыслительным процессом писателя. Многие первые черновики делают это, потому что именно в первом черновике мы пишем, чтобы выяснить, что мы знаем.

Когда вы возвращаетесь и пересматриваете, одним из ваших главных приоритетов должен быть поиск мест, где сохраняются доказательства вашего собственного исследовательского процесса и мышления. Вы хотите, чтобы ваше письмо максимально эффективно общалось с читателем, а не раскрывало точный путь, по которому вы пришли к своим выводам. Это то, что сделает часть контента отполированной и завершенной.

Белая перчатка

Когда вы привыкли писать для преподавателей, родителей, друзей или кого-то еще, кто обязан читать ваши тексты, легко забыть, что в реальном мире вам нужно потрудиться, чтобы привлечь внимание читателя.

Вы начинаете работу, включая весь необходимый контекст, добираетесь до сути и пересматриваете до тех пор, пока все доказательства вашего мыслительного процесса не исчезнут со страницы.

Коллеги и клиенты будут ценить такое внимание к деталям. Среди читателей вашего блога и потенциальных клиентов это будет отражаться в том, что больше людей будут оставаться рядом и больше людей будут читать ваш контент.

В своем руководстве по написанию и консультированию «Принцип пирамиды» Барбара Минто утверждает, что важно тратить время на то, чтобы сделать ваше общение максимально четким и эффективным, потому что основатели и топ-менеджеры — чрезвычайно занятые люди. В некотором смысле хитрость в написании хорошего контента заключается в том, чтобы предположить, что ваши собственные читатели так же заняты.