BLUF: Standar Militer Yang Dapat Membuat Tulisan Anda Lebih Kuat

Meskipun keputusan yang Anda buat mungkin bukan keputusan hidup atau mati, Anda mungkin juga menghabiskan banyak waktu untuk berkomunikasi dengan orang-orang yang sibuk, yang waktunya berharga, dan yang paling tidak layak mendapatkan tingkat pertimbangan yang sama. Itu sebabnya BLUF adalah model yang sangat berguna. Baik Anda menulis untuk blog perusahaan Anda, menulis pesan Slack kepada rekan kerja, atau menulis email kepada pelanggan, BLUF dapat membantu Anda mengatasi kebisingan dan terhubung.

Tetapi BLUF lebih dari sekadar taktik komunikasi sederhana. Ini bukan, seperti namanya, hanya tentang menemukan "garis bawah" Anda dan menempelkannya di bagian atas apa pun yang Anda tulis.

BLUF, jika Anda menerapkannya secara konsisten di seluruh tulisan Anda, adalah cara mengatur pemikiran Anda dan memahami narasi yang memungkinkan Anda memberikan poin sentral Anda kepada pembaca Anda secepat mungkin. Ini adalah latihan menulis "seluruh tubuh", bukan copy-paste yang cepat dan kotor.

Sertakan Semua Konteks yang Dibutuhkan Pembaca Anda untuk Bertindak

Baik Anda meminta bantuan atau mengatur panggilan, BLUF komunikasi Anda dengan rekan kerja Anda dengan mengurangi jumlah pekerjaan yang harus dilakukan penerima untuk membantu Anda. Kedua, cobalah untuk mengurangi jumlah keseluruhan pengalihan konteks yang diperlukan untuk membantu Anda (ingat bahwa Slack pada dasarnya mengganggu jika Anda sedang menulis, membuat kode, dll).

Ini adalah contoh yang baik tentang apa yang tidak boleh dilakukan:

Menanyakan apakah seseorang punya waktu untuk mengobrol atau apakah mereka punya waktu untuk menjawab pertanyaan, dengan sendirinya, memaksa peralihan konteks tanpa penyelesaian segera. Sekarang penerima Anda harus membaca pesan Anda, ketik "Bagus, apa pertanyaan Anda?" dan tunggu tanggapan Anda sebelum mereka dapat membantu Anda. Itu mungkin tidak terdengar seperti banyak pekerjaan. Tambahkan lusinan contoh selama satu hari atau minggu, ditambah waktu yang hilang masuk dan keluar dari keadaan aliran, bagaimanapun, dan komunikasi ceroboh semacam ini bisa menjadi waktu yang cukup lama.

Hindari hal semacam ini juga, di mana Anda menawarkan sedikit lebih banyak konteks tetapi masih belum cukup untuk menjadi permintaan yang dapat ditindaklanjuti untuk penerima Anda:

Kali ini, setidaknya ada pertanyaan aktual yang tertanam di pesan Slack pertama, tetapi terlalu umum untuk dijawab. Ini menuntut lebih banyak konteks untuk dijawab dengan benar.

Sebaliknya, berikan konteks sebanyak mungkin pada permintaan, dan lakukan dalam satu pesan:

Jenis pertanyaan ini memberikan informasi yang cukup kepada penerima sehingga mereka dapat sepenuhnya memenuhi kebutuhan Anda dan membantu Anda tanpa harus bertukar banyak pesan untuk mencari konteks.

Ini memberikan apa yang jelas ("contoh kepemimpinan pemikiran") dan alasan yang jelas ("menyusun proposal untuk Acme") bahwa, bersama-sama, biarkan penerima menyimpulkan kurang lebih kebutuhan sebenarnya si penanya. Dengan memikirkan BLUF ketika kita berkomunikasi secara internal, kita menempatkan kesimpulan kita—seringkali, pertanyaan kita—di awal.

Buat Pertanyaan dan Nada Anda Jelas

Email adalah salah satu konteks asli di mana BLUF pertama kali dibayangkan, sehingga sangat cocok untuk metode ini.

Untuk sebagian besar jenis email yang mungkin Anda kirim di tempat kerja, BLUF relatif mudah diterapkan. Jangan bertele-tele di awal email Anda. Mulailah dengan bertanya. Berikan detail dan konteks pendukung setelah itu. Kemudian, penerima Anda tidak perlu memindai email Anda ke atas dan ke bawah untuk mencari apa yang sebenarnya harus mereka lakukan.

Beberapa kalimat pertama dari email pelanggan mana pun harus dengan jelas menjelaskan tujuan dan alasan email tersebut, serta (yang kami inginkan atau maksudkan) langkah selanjutnya.

Tetapi tidak semua komunikasi, terutama dengan klien, bersifat transaksional. Terkadang kita perlu melakukan lebih dari sekadar menyampaikan permintaan. Terkadang kita perlu menyampaikan kegembiraan kita, atau rasa urgensi, atau penebusan dosa.

Dalam kasus ini, Anda masih ingin BLUF dan memperjelas tujuan email. Memberi email Anda keunggulan emosional tidak berarti memberikan waktu pemrosesan ekstra antara penerima dan tujuan email.

Anda juga ingin menggunakan salah satu prinsip utama di balik BLUF—informasi yang lebih tinggi dalam hierarki visual pembaca lebih mungkin untuk dipahami dan dipertahankan—untuk menyampaikan emosi yang ingin Anda sampaikan secara efektif.

Lihat contoh di bawah ini, dikirim ke pelanggan baru di Animalz. Setelah beberapa kebingungan di sekitar artikel pertama yang kami buat untuk mereka, tujuan utama kami adalah menunjukkan rasa urgensi tentang membuat segala sesuatunya menjadi benar dan kembali ke jalur secepat mungkin. Jadi setelah baris pertama—BLUF—kami menjelaskan alasan kami untuk email dengan cara yang membuat urgensi itu sejelas mungkin:

Ini adalah kecenderungan alami manusia, ketika ada masalah apa pun, untuk hanya mengakuinya dengan hati-hati—untuk mendekatinya dengan hati-hati, jika memang ada. Melalui email, pendekatan semacam ini tidak menyampaikan apa yang Anda inginkan. Ini menciptakan komunikasi yang membingungkan. Anda harus secara aktif melawan impuls itu dan menyerang masalah secara langsung menggunakan BLUF jika Anda ingin memberikan solusi untuk masalah daripada berkubang di dalamnya.

Dalam draf terakhir, kami mulai dari asumsi bahwa ada masalah—seperti yang selalu terjadi, jika pelanggan kami tidak secara aktif memublikasikan konten yang kami buat dengan mereka—dan menggunakan beberapa kalimat berharga pertama di awal email. untuk membuatnya sangat jelas bahwa kami ingin memperbaikinya. Yang terpenting, kami menunjukkan bahwa kami memiliki visi untuk memperbaikinya.

Revisi Sampai Pemikiran Anda Keluar dari Halaman

Hampir semua pemasaran konten diletakkan di luar sana untuk membantu orang. Namun, seringkali orang-orang itu sibuk, dengan sejuta hal menarik perhatian mereka.

Itulah mengapa tidak cukup hanya menulis sesuatu yang bermanfaat—konten Anda perlu berkomunikasi secara efisien dengan pembaca.

Oleh karena itu, Anda harus BLUF pemasaran konten Anda dengan cara yang sama seperti Anda BLUF komunikasi internal dan eksternal Anda. Atur tulisan Anda sehingga memberikan konteks dan makna kepada pembaca secepat mungkin.

Pada contoh di bawah, pengantar artikel ini menganalisis bahasa beranda SaaS harus menjelaskan teori mengapa bahasa yang jelas sangat penting untuk beranda yang bagus.

Mengapa Bahasa yang Jelas Adalah Rahasia untuk Beranda yang Hebat

Beranda Anda berfungsi sebagai alas selamat datang untuk bisnis SaaS Anda. Kejelasannya dapat membuat perbedaan antara membawa pengguna baru melalui proses pendaftaran Anda ke konversi, dan membuat mereka meninggalkan situs Anda, tidak pernah kembali.

Dalam dua kalimat, kami melakukan itu. Bahasa yang jelas penting karena beranda Anda adalah kesan pertama produk Anda—titik paling kritis dalam hubungan.

Pada contoh berikutnya di bawah ini, artikel yang sama mendapatkan pendahuluan yang berisi lebih banyak kata, tampak mengatakan lebih banyak, dan tampak lebih detail—tetapi pada akhirnya, tidak menyampaikan maksud yang jelas.

Mengapa Bahasa yang Jelas Adalah Rahasia untuk Beranda yang Hebat

Dengan menjaga bahasa dan desain Anda jelas dan ringkas untuk semua pengguna, apakah mereka baru atau tidak, Anda dapat memastikan bahwa semua orang memahami nilai inti produk Anda. Dengan memilih bahasa yang sederhana untuk menggambarkan produk Anda, Anda akan dapat berkomunikasi dengan semua orang, apakah mereka benar-benar memahami bidang Anda, atau pemula yang hanya mencari produk terbaik untuk bisnis mereka.

Alih-alih, itu kacau, membedakan tanpa alasan yang jelas antara pengguna baru dan bukan pengguna baru, menggabungkan bahasa dan desain, dan gagal menarik kesimpulan mengapa bahasa yang jelas sangat penting. Kami menegaskan bahwa kami akan dapat "berkomunikasi dengan semua orang", tapi itu, bisa dibilang, identik dengan gagasan "bahasa yang jelas" itu sendiri.

Perbedaan mendasar antara kedua pengantar ini sederhana. Satu ditulis oleh seorang penulis yang tahu persis apa isi artikel yang akan datang, dan satu ditulis oleh seorang penulis yang tidak tahu. Ketika Anda tahu poin utama yang akan Anda buat, Anda bisa langsung keluar dan mulai membicarakannya dari awal. Jika tidak, Anda harus menggunakan poin umum yang tinggal di sekitar lingkungan yang sama dengan poin utama Anda.

Lihat dua pengantar artikel di bawah ini sebagai contoh:

Pendahuluan artikel di sebelah kiri melanjutkan seperti yang dilakukan banyak draf pertama kami: dengan santai dan induktif. Setelah beberapa pembersihan tenggorokan, akhirnya sampai pada intinya. Siapa tahu pembaca masih tertarik.

Pengantar di sebelah kanan—ini adalah pengantar sebenarnya dari artikel Paul Graham Relentlessly Resourceful—dimulai dengan poin utama yang kami coba sampaikan: “Beberapa hari yang lalu saya akhirnya menjadi pendiri startup yang baik menjadi dua kata: tanpa henti banyak akal." Graham melanjutkan untuk menjelaskan bagaimana dia mencapai kesimpulan dan apa implikasinya bagi para pendiri, tetapi bobot bagian itu ada di kalimat pertama.

Dalam versi di sebelah kiri, pembaca harus berkonsentrasi. Mereka harus mengikuti proses berpikir penulis. Banyak draf pertama yang melakukan ini, karena draf pertama adalah tempat kita menulis untuk mengetahui apa yang kita ketahui.

Ketika Anda kembali dan merevisi, salah satu prioritas terbesar Anda seharusnya adalah menemukan tempat di mana bukti dari proses penelitian dan pemikiran Anda tetap ada. Anda ingin tulisan Anda berkomunikasi dengan efektivitas maksimum kepada pembacanya, bukan mengungkapkan rute pasti yang Anda ambil untuk mencapai kesimpulan Anda. Itulah yang akan membuat sebuah konten terasa halus dan lengkap.

Tulisan Sarung Tangan Putih

Ketika Anda terbiasa menulis untuk profesor atau orang tua atau teman atau siapa pun yang wajib membaca tulisan Anda, mudah untuk melupakan bahwa di dunia nyata Anda perlu bekerja untuk menarik perhatian pembaca Anda.

Anda bekerja dengan memasukkan semua konteks yang diperlukan, langsung ke intinya, dan merevisi sampai semua bukti dari proses pemikiran Anda keluar dari halaman.

Di antara rekan kerja dan pelanggan, perhatian terhadap detail akan dihargai. Di antara pembaca blog Anda dan pelanggan potensial, itu akan tercermin pada lebih banyak orang yang bertahan dan lebih banyak orang yang datang untuk membaca konten Anda.

Dalam panduan menulis dan konsultasinya The Pyramid Principle, Barbara Minto membuat klaim bahwa menginvestasikan waktu untuk membuat komunikasi Anda sejelas dan seefisien mungkin adalah penting karena pendiri dan eksekutif C-suite adalah orang-orang yang sangat sibuk. Dalam beberapa hal, trik untuk menulis konten yang bagus adalah dengan mengasumsikan bahwa pembaca Anda sendiri sama sibuknya.