BLUF: Wojskowy standard, który może sprawić, że Twoje pisanie będzie bardziej wydajne

Chociaż decyzje, które podejmujesz, mogą nie dotyczyć życia lub śmierci, prawdopodobnie spędzasz również dużo czasu komunikując się z ludźmi, którzy są zajęci, których czas jest cenny i którzy zasługują na przynajmniej taki sam poziom uwagi. Dlatego BLUF jest tak użytecznym modelem. Niezależnie od tego, czy piszesz na blogu swojej firmy, piszesz wiadomości na Slack do współpracowników, czy piszesz e-maile do klientów, BLUF może pomóc Ci przebić się przez hałas i nawiązać kontakt.

Ale BLUF to coś więcej niż prosta taktyka komunikacyjna. Nie chodzi o to, jak nazwa może sugerować, po prostu o znalezienie swojej „dolnej linii” i przyklejenie jej na górze tego, co piszesz.

BLUF, jeśli zastosujesz go konsekwentnie podczas pisania, to sposób na uporządkowanie myśli i zrozumienie narracji, który pozwoli ci jak najszybciej przekazać czytelnikowi swoje główne punkty. Jest to ćwiczenie pisania „całym ciałem”, a nie szybkie i brudne kopiowanie i wklejanie.

Uwzględnij cały kontekst, którego Twój czytelnik potrzebuje do działania

Niezależnie od tego, czy prosisz o pomoc, czy organizujesz rozmowę, BLUFUJ swoją komunikację ze współpracownikami, zmniejszając ilość pracy, którą musi wykonać Twój odbiorca, aby Ci pomóc. Po drugie, spróbuj zmniejszyć ogólną ilość przełączania kontekstu, która jest niezbędna, aby ci pomóc (pamiętaj, że Slack jest zasadniczo rozpraszający, jeśli piszesz, kodujesz itp.).

Oto dobry przykład tego, czego nie robić:

Samo pytanie, czy ktoś ma czas na rozmowę lub czy ma czas, aby odpowiedzieć na pytanie, wymusza zmianę kontekstu bez natychmiastowego rozwiązania. Teraz odbiorca musi przeczytać Twoją wiadomość, wpisać „Świetnie, jakie masz pytanie?” i poczekaj na Twoją odpowiedź, zanim będą mogli Ci pomóc. To może nie brzmieć jak dużo pracy. Zsumuj jednak dziesiątki przypadków w ciągu dnia lub tygodnia, a także stracony czas na wchodzenie i wychodzenie ze stanu przepływu, a ten rodzaj niechlujnej komunikacji może stać się znacznym upływem czasu.

Unikaj również tego rodzaju rzeczy, w których oferujesz nieco więcej kontekstu, ale wciąż nie na tyle, aby był to wykonalny wniosek dla odbiorcy:

Tym razem przynajmniej w pierwszej wiadomości na Slacku znajduje się pytanie, ale jest ono zbyt ogólne, by odpowiedzieć. Wymaga więcej kontekstu, aby otrzymać właściwą odpowiedź.

Zamiast tego nadaj pytaniu jak najwięcej kontekstu i zrób to w jednej wiadomości:

Ten rodzaj zapytania daje odbiorcy wystarczająco dużo informacji, aby mógł w pełni odpowiedzieć na Twoją potrzebę i pomóc Ci bez konieczności wymiany wielu wiadomości w poszukiwaniu kontekstu.

Podaje jasne, co („przykłady przywództwa myślowego”) i jasne, dlaczego („składanie propozycji Acme”), które razem pozwalają odbiorcy mniej lub bardziej wywnioskować dokładną potrzebę pytającego. Myśląc o BLUF, kiedy komunikujemy się wewnętrznie, umieszczamy naszą końcową myśl – często naszą prośbę – na początku.

Spraw, aby Twoje pytanie i Twój ton był wyraźny

E-mail był jednym z oryginalnych kontekstów, w których BLUF został po raz pierwszy wymyślony, więc w naturalny sposób pasuje do tej metody.

W przypadku dużej części e-maili, które prawdopodobnie wysyłasz w pracy, zastosowanie BLUF jest stosunkowo proste. Nie hej i haj na początku e-maila. Zacznij od pytania. Następnie podaj dodatkowe szczegóły i kontekst. Dzięki temu odbiorca nie musi skanować wiadomości e-mail w górę iw dół w poszukiwaniu tego, co faktycznie musi zrobić.

Kilka pierwszych zdań każdego e-maila od klienta powinno jasno wyjaśniać cel i powód wiadomości e-mail, a także (nasze pożądane lub zamierzone) kolejne kroki.

Ale nie każda komunikacja, zwłaszcza z klientami, jest tak transakcyjna. Czasami musimy zrobić coś więcej niż tylko przekazać prośbę. Czasami musimy wyrazić nasze podekscytowanie, poczucie pilności lub pokuty.

W takich przypadkach nadal chcesz BLUFOWAĆ i jasno określić cel wiadomości e-mail. Nadanie wiadomości e-mail emocjonalnej przewagi nie oznacza dodatkowego czasu przetwarzania między odbiorcą a punktem wiadomości e-mail.

Chcesz również użyć jednej z głównych zasad BLUF — że informacje znajdujące się wyżej w hierarchii wizualnej czytelnika mają większe szanse na zrozumienie i zachowanie — aby skutecznie przekazać emocje, które chcesz przekazać.

Sprawdź poniższy przykład, wysłany do nowego klienta w Animalz. Po pewnym zamieszaniu wokół pierwszego artykułu, który dla nich stworzyliśmy, naszym głównym celem było zademonstrowanie poczucia pilności w naprawieniu rzeczy i jak najszybszym powrocie na właściwe tory. Tak więc po pierwszym wierszu — BLUF — wyjaśniamy nasze uzasadnienie wiadomości e-mail w sposób, który jak najbardziej wyjaśnia tę pilność:

Jest to naturalna ludzka skłonność, kiedy pojawia się jakikolwiek problem, tylko ostrożne przyznawanie, że w ogóle istnieje – podchodzenie do niego ostrożnie, jeśli w ogóle. Za pośrednictwem poczty e-mail takie podejście nie przekazuje tego, czego chcesz. Tworzy niejasną komunikację. Musisz aktywnie opierać się temu impulsowi i atakować problemy bezpośrednio za pomocą BLUF, jeśli chcesz rzucać rozwiązania problemów, a nie pławić się w nich.

W końcowym szkicu wychodzimy z założenia, że ​​jest problem – jak zawsze, jeśli nasz klient nie publikuje aktywnie treści, które z nim tworzymy – i używamy kilku pierwszych cennych zdań na początku e-maila aby było całkowicie jasne, że chcemy to naprawić. Co najważniejsze, pokazujemy, że mamy wizję tego, jak wygląda naprawa.

Powtarzaj, aż twoje myślenie zniknie ze strony

Praktycznie cały content marketing ma na celu pomóc ludziom. Często jednak ci ludzie są zajęci, a ich uwagę przyciąga milion rzeczy.

Dlatego nie wystarczy po prostu napisać coś użytecznego — Twoje treści muszą skutecznie komunikować się z czytelnikami.

Dlatego powinieneś BLUFOWAĆ swój content marketing w taki sam sposób, w jaki BLUFujesz swoją komunikację wewnętrzną i zewnętrzną. Zorganizuj swoje pisanie tak, aby jak najszybciej dostarczało kontekstu i znaczenia czytelnikom.

W poniższym przykładzie wprowadzenie do tego artykułu analizującego język strony głównej SaaS powinno przedstawić teorię, dlaczego jasny język jest tak ważny dla świetnych stron głównych.

Dlaczego wyraźny język jest sekretem świetnej strony głównej

Twoja strona główna służy jako powitalna mata dla Twojego biznesu SaaS. Jego przejrzystość może sprawić, że różnica między przejściem nowego użytkownika przez proces rejestracji do konwersji, a opuszczeniem witryny przez niego, aby nigdy nie wróciła.

W dwóch zdaniach to robimy. Jasny język jest ważny, ponieważ Twoja strona główna to pierwsze wrażenie na Twoim produkcie — najbardziej krytyczny moment w relacji.

W następnym przykładzie poniżej ten sam artykuł otrzymuje wprowadzenie, które zawiera więcej słów, wydaje się mówić więcej i wydaje się zawierać więcej szczegółów — ale ostatecznie nie przekazuje jasnego punktu.

Dlaczego wyraźny język jest sekretem świetnej strony głównej

Dzięki jasnemu i zwięzłemu językowi i projektowi dla wszystkich użytkowników, niezależnie od tego, czy są nowi, czy nie, możesz mieć pewność, że wszyscy rozumieją podstawową wartość Twojego produktu. Wybierając prosty język do opisu swojego produktu, będziesz mógł komunikować się ze wszystkimi, niezależnie od tego, czy całkowicie rozumieją Twoją branżę, czy też są nowicjuszami, którzy po prostu szukają najlepszego produktu dla swojej firmy.

Zamiast tego jest zagmatwany, bez wyraźnego powodu rozróżnia nowych i nie-nowych użytkowników, mieszając język i projekt, i nie wyciągając wniosków, dlaczego jasny język jest tak ważny. Dbamy o to, że będziemy w stanie „komunikować się ze wszystkimi”, ale jest to zapewne synonim samej idei „jasnego języka”.

Podstawowa różnica między tymi dwoma wprowadzeniami jest prosta. Jeden został napisany przez pisarza, który dokładnie wiedział, co będzie zawierał nadchodzący artykuł, a drugi został napisany przez pisarza, który nie wiedział. Kiedy znasz główny punkt, który zamierzasz poruszyć, możesz od razu wyjść i zacząć o nich mówić od początku. Jeśli tego nie zrobisz, musisz uciec się do ogólnych uwag, które znajdują się mniej więcej w tej samej okolicy, co twój główny punkt.

Zobacz dwa wprowadzenie do artykułów poniżej, aby zapoznać się z przykładem:

Wprowadzenie do artykułu po lewej stronie postępuje tak, jak robi to wiele naszych pierwszych szkiców: leniwie i indukcyjnie. Po odchrząknięciu w końcu dochodzi do sedna. Kto wie, czy czytelnik byłby nadal zainteresowany.

Wprowadzenie po prawej — jest to rzeczywiste wprowadzenie do artykułu Paula Grahama Nieustępliwie zaradny — zaczyna się od głównej kwestii, którą staramy się poruszyć: „Kilka dni temu w końcu udało mi się zostać dobrym założycielem startupu, sprowadzając się do dwóch słów: niestrudzenie zaradny”. Graham wyjaśnia dalej, w jaki sposób doszedł do konkluzji i jakie są jego konsekwencje dla założycieli, ale waga dzieła tkwi w pierwszym zdaniu.

W wersji po lewej czytelnik musi się skoncentrować. Muszą podążać za procesem myślowym pisarza. Wiele pierwszych szkiców robi to, ponieważ pierwszy szkic to miejsce, w którym piszemy, aby dowiedzieć się, co wiemy.

Kiedy cofasz się i powtórnie, jednym z twoich największych priorytetów powinno być znalezienie miejsc, w których wciąż trwają dowody twojego własnego procesu badawczego i myślenia. Chcesz, aby Twoje pismo komunikowało się z czytelnikiem z maksymalną skutecznością, a nie ujawniało dokładnej drogi, którą obrałeś, aby dojść do swoich wniosków. To właśnie sprawi, że treść będzie dopracowana i kompletna.

Pisanie w białych rękawiczkach

Kiedy jesteś przyzwyczajony do pisania dla profesorów, rodziców, przyjaciół lub kogokolwiek innego, kto jest zobowiązany do czytania twoich tekstów, łatwo jest zapomnieć, że w prawdziwym świecie musisz poświęcić uwagę czytelnikowi.

Wprowadzasz pracę, włączając cały niezbędny kontekst, przechodząc do sedna i powtarzając, aż wszystkie dowody twojego procesu myślowego znikną ze strony.

Wśród współpracowników i klientów ta dbałość o szczegóły zostanie doceniona. Wśród czytelników Twojego bloga i potencjalnych klientów znajdzie to odzwierciedlenie w większej liczbie osób pozostających w pobliżu i większej liczbie osób, które będą czytać Twoje treści.

W swoim przewodniku pisarskim i doradczym The Pyramid Principle, Barbara Minto twierdzi, że inwestowanie czasu, aby komunikacja była jak najbardziej przejrzysta i wydajna, jest ważna, ponieważ założyciele i dyrektorzy zarządzający są niezwykle zajętymi ludźmi. Pod pewnymi względami trik do pisania dobrych treści polega na założeniu, że twoi czytelnicy są równie zajęci.